3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
KT CHÁNH VĂN PHÒNG PHĨ VĂN PHỊNG
PHĨ VĂN PHỊNG
Lưu Tiến Minh
3.3.8. Dấu của cơ quan ban hành văn bản
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư:
Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định; khơng đóng dấu khống chỉ; dấu đóng đúng vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; việc đóng dấu treo do người ký ban hành văn bản quyết định. Trong những trường hợp này, dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức ban hành hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
3.3.9. Nơi nhận
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản với những trách nhiệm cụ thể như để thực hiện, để phối hợp thực hiện, để kiểm tra, giám sát, để biết, để lưu.
Danh sách nơi nhận cụ thể do cơ quan, đơn vị, hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo và người ký văn bản quyết định.
Việc xác định nơi nhận văn bán phải căn cứ vào quy định của pháp luật về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và quan hệ công tác của cơ quan.
Nơi nhận của văn bản có tên loại bao gồm từ “nơi nhận” và phần liệt kê tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Yếu tố này được trình bày tại góc trái, dưới cùng trang cuối của mỗi văn bản.
Từ “nơi nhận” được viết kiểu chữ thường, nghiêng, đậm, cỡ chữ 12. Tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, các cá nhân nhận văn bản viết theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ 11.
Sau từ “nơi nhận” có dấu hai chấm (:)
Trước tên các thành phần nhận văn bản có dấu gạch ngang (-) Sau tên mỗi thành phần nhận có dấu chấm phẩy (;)
Sau phần nhận cuối cùng là dấu chấm (6). Lưu ý: Có thể viết tắt thành phần lưu văn bản.
- Nơi nhận của công văn hành chính bao gồm hai phần
+ Phần thứ nhất bao gồm từ “kính gửi” và phần liệt kê tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản. Phần này được trình bày ở vị trí bên trên phần nội dung văn bản (Thay vào vị trí tên loại cơng văn) được viết theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ 14;
+ Phần thứ hai bao gồm từ “nơi nhận” và phần liệt kê các nơi nhận cụ thể (thành phần được liệt kê đầu tiên trong phần này là những nơi như đã trình bày ở trên). Phần này cũng có vị trí và cách trình bày giống thể thức của nơi nhận trong văn bản có tên loại.
Ví dụ:
Nơi nhận: