Quy trình tham gia dự thầu của các nhà thầu trong đấu thầu xây lắp thông thường gồm các bước được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 2.2: Trình tự tham gia đấu thầu xây lắp
2.2.1.1. 28TThu thập thông tin mời thầu
Thu thập thông tin trước khi bắt đầu một cuộc đấu thầu là một khâu hết sức quan trọng trong quy trình đấu thầu và tìm kiếm đơn hàng của Công ty. Phòng Kinh tế - Kế hoạch có nhiệm vụ tìm kiếm thông tin và thu thập thông tin về các công trình đấu thầu, báo cáo lãnh đạo để làm các thủ tục pháp lý đăng ký dự thầu hoặc nhận thầu và phương án lựa chọn đối tác liên doanh, liên kết để tham gia dự thầu trong các trường hợp cần thiết.
Tìm kiếm thông tin
Tham gia đấu thầu Hoàn thành, bàn giao công trình Ký kết hợp đồng Thực hiện hợp đồng
Thông tin hồ sơ mời thầu có thể được Công ty thu thập, tiếp cận qua nhiều nguồn:
- Thông qua phương tiện thông tin đại chúng: như truyền hình, truyền thanh, báo, internet…;
- Thông qua phương tiện thông tin đại chúng, như truyền hình, truyền thanh, báo, internet,…
- Từ các cá nhân, các đơn vị, các phòng ban trong Công ty; - Trực tiếp lãnh đạo Công ty được tập hợp.
- Từ các mối quan hệ của Công ty.
Để thu thập thông tin được chính xác đầy đủ cán bộ thu thập thông tin phải nghiên cứu kỹ các vấn đề:
- Chủ đầu tư. - Ban quản lý.
- Cơ quan lập dự án.
- Nguồn vốn thực hiện dự án. - Đối thủ.
Mặt khác vấn đề xử lý trang thiết bị cho việc xử lý thông tin cũng hết sức quan trọng. Được thể hiện qua phương tiện truyền thông, máy tính, internet…
2.2.1.2. 28TĐăng ký dự thầu
Khi đã tiếp nhận được thông tin về dự án Phòng Kinh tế - Kế hoạch có trách nhiệm xem xét thực tế năng lực của Công ty có phù hợp với yêu cầu dự án không? Sau đó báo cáo ban lãnh đạo Công ty (Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc) xem xét quyết định có tham gia dự thầu hay không.
phòng Kinh tế - Kế hoạch để đăng ký xin tham gia dự thầu công trình. Phòng Kinh tế - Kế hoạch có trách nhiệm theo dõi việc tham gia dự thầu công trình của các đơn vị nhằm tránh tình trạng đăng ký chồng chéo giữa các đơn vị.
2.2.1.3. 28TMua hồ sơ mời thầu
Sau khi báo cáo ban lãnh đạo Công ty (Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc) xem xét quyết định tham gia dự thầu, Phòng Kinh tế - Kế hoạch sẽ tham gia dự thầu và có trách nhiệm tiến hành mua hồ sơ mời thầu.
2.2.1.4. 28TLập hồ sơ dự thầu
Khi có hồ sơ mời thầu Phòng Kinh tế - Kế hoạch có trách nhiệm lập hồ sơ dự thầu.
Nếu các công trình mà đơn vị trực thuộc đề nghị Công ty (Phòng Kinh tế - Kế hoạch) chuẩn bị hồ sơ dự thầu thì nội dung của hồ sơ mời thầu tùy thuộc vào yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
2.2.1.5. 28TNộp hồ sơ dự thầu
Phòng Kinh tế - Kế hoạch sau khi lập xong hồ sơ dự thầu, kiểm tra xem xét lại và bổ sung những tài liệu còn thiếu (nếu có) để trình duyệt. Khi đảm bảo hồ sơ đã hoàn thành thì tiến hành đóng gói, niêm phong theo quy định và nộp thầu theo đúng thời gian quy định của hồ sơ mời thầu và lưu lại một bản tại phòng.
2.2.1.6. 28TTheo dõi kết quả đấu thầu
Sau khi nộp hồ sơ dự thầu, phòng Kinh tế - Kế hoạch cử cán bộ tham dự mở thầu và theo dõi kết quả.
Nếu trúng thầu phòng Kinh tế - Kế hoạch tiến hành các thủ tục để triển khai thi công công trình. Hồ sơ dự thầu được lưu giữ cho đến khi công trình hết thời hạn bảo hành.
Nếu công trình không trúng thầu. hồ sơ dự thầu được lưu giữ ở phòng Kinh tế - Kế hoạch, không có giá trị để thi công và phòng tiếp tục tìm kiếm thông tin về các công trình, dự án khác.
2.2.1.7. 28TThương thảo, ký kết và thực hiện Hợp đồng
Khi có quyết định trúng thầu Phòng Kinh tế - Kế hoạch có trách nhiệm phối hợp với Chủ đầu tư nghiên cứu nội dung, các điều khoản, thời gian thi công, phương thức thanh toán của hợp đồng. Sau khi đã thống nhất được nội dung, điều khoản của hợp đồng, phòng Kinh tế - Kế hoạch lập hợp đồng chính thức trình Tổng giám đốc Công ty ký kết.
Sau khi Hợp đồng được hai bên ký kết, mối quan hệ pháp lý giữa Nhà thầu và Chủ đầu tư được ràng buộc để thực hiện gói thầu. Nhà thầu bố trí nhân lực, máy móc thiết bị để tiến hành thi công công trình.