II. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA
1.2 Nội dung giải pháp
Kênh phân phối hiện nay công ty đang áp dụng đƣợc thể hiện qua hình dƣới đây.
Hình 12: Mơ hình phân phối sản phẩm hiện tại của công ty
Đặc trƣng sản phẩm của tấm nhôm là một sản phẩm đƣợc sử dụng làm vật liệu, là yếu tố đầu vào cho nghành công nghiệp quảng cáo và xây dựng. Đây cũng là một sản phẩm thông thƣờng, không chứa đựng công nghệ sản xuất cao, đặc biệt. Việc vận chuyển là lƣu trữ cũng tƣơng đối đơn giản. Điều này cho phép công ty tiến hành phân phối sản phẩm trên phạm vi rộng. Hiện nay, hàng nhập khẩu của cơng ty đƣợc phân phối chủ yếu bằng hình thức bán lẻ trực tiếp
Quy trình bán hàng của cơng ty Tuấn Linh bắt đầu bằng việc nhân viên kinh doanh tìm kiếm, khai thác, duy trì các mối quan hệ với khách hàng và nắm bắt nhu cầu của họ. Trên cơ sở đó, các bƣớc bán hàng đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Bước 1: Khách hàng có nhu cầu liên hệ với phòng inh doanh để biết
thông tin về sản phẩm, về mức giá hay các chƣơng tr nh hỗ trợ, chiết khấu khác.
Phòng Kinh Doanh Khách hàng
Bước 2: Trên cơ sở nhu cầu của khách hàng, sự thỏa thuận điều kiện giao
hàng, thanh tốn giữa nhân viên cơng ty và khách hàng, phòng kinh doanh lập Đề Nghị Xuất, gửi cho phịng Kế Tốn.
Bước 3: Phịng kế tốn xem xét Đề Nghị Xuất, cử ngƣời xuống kho xuất
hàng theo đề nghị đó.
Bước 4: Hàng đƣợc xuất từ ho, qua ngƣời chuyên chở đến nơi hách hàng
cần.
Bước 5: Khách hàng tiến hành thanh toán ngay cho ngƣời chuyên chở hoặc
xác nhận nợ với phòng kế tốn cơng ty và tiến hành thanh tốn hi đƣợc yêu cầu. Với những đặc điểm về sản phẩm nêu trên, kết hợp với những hạn chế của kênh phân phối công ty đang áp dụng là chƣa bao phủ đƣợc thị trƣờng, hiệu quả phân phối của công ty hơng cao. Để hồn thiện hệ thống phân phối, nhằm đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ sản phẩm, tăng số lƣợng hàng hóa bán đƣợc cơng ty có thể tiến hành đa dạng hóa trung gian, kênh phân phối so với thực tế hiện nay. Trong tƣơng lai, để nâng cao hiệu quả hoạt động phân phối, cơng ty có thể tiến hàng lựa chọn các trung gian phân phối tham gia kênh phân phối cho mình. Một mặt, cơng ty tuyển chọn các đại lý phân phối tham gia trực tiếp kênh phân phối của mình, một mặt tiến hành liên kết với các cửa hàng chuyên dụng bán vật liệu xây dựng. Bên cạnh đó, cơng ty tiến hàng mở thêm showroom tại trụ sở công ty, vừa để trƣng bày giới thiệu sản phảm, vừa tăng hả năng thu hút hách hàng đến liên hệ làm việc tại công ty. Bằng cách này, công ty có thể thực hiện hiệu quả hơn hoạt động phân phối với khả năng bao phủ thị trƣờng lớn hơn. Điều này đƣợc thể hiện rõ hơn qua h nh sau.
Hình 13: Mơ hình phân phối sản phẩm đề xuất với cơng ty
Điều kiện và lộ trình thực hiện giải pháp
Để hoàn thiện hệ thống kênh phân phối, trƣớc hết cơng ty cần có sự nhìn nhận đúng vai trị, chức năng của hoạt động phân phối. Việc xây dựng đƣợc một hệ thống kênh phân phối nhƣ trên hông thể thực hiện ngay lập tức, trong một thời gian ngắn, mà địi hỏi cơng ty phải thực hiện từng bƣớc trong thời gian dài. Chính vì thế, cơng ty có thể thực hiện từng bƣớc theo lộ trình sau:
Bước 1: Mở showroom tại trụ sở văn phịng cơng ty, một mặt giúp quảng
bá về sản phẩm, một mặt tăng sự thuận lợi trong trƣờng hợp khách hàng muốn nhìn thấy sản phẩm trƣớc khi quyết định mua.
Bước 2: Lựa chọn các đại lý tham gia kênh phân phối, tiêu thụ hàng cho
m nh. Các đại lý vừa là cầu nối công ty với thị trƣờng, giúp công ty nắm bắt tốt hơn, sát sao hơn nhu cầu thị trƣờng, vừa là trung gian giúp công ty thực hiện liên kết với các cửa hàng chuyên bán vật liệu xây dựng về sau.
Bước 3: Cùng với các đại lý thực hiện chiến dịch liên kết với các cửa hàng
chuyên bán vật liệu xây dựng, nhằm hoàn thiện hệ thống phân phối, giúp hoạt động phân phối diễn ra mạnh mẽ, hiệu quả. Qua đó giúp đẩy mạnh số lƣợng sản phẩm tiêu thụ đƣợc cho công ty.
Công ty TNHH TM&ĐT Tuấn Linh Showroom Đại lý Cửa hàng bán vật liệu XD Thị trƣờng
Nhƣ vậy, với hệ thống kênh phân phối mới nhƣ trên, công ty đã tăng hả năng tiếp cận thị trƣờng, tăng hả năng nắm bắt nhu cầu tiêu thụ của khách hàng. Thay vì một kênh duy nhất nối cơng ty với thị trƣờng ngồi, giờ đây cơng ty có thể liên hệ với các thị trƣờng hƣớng tới thông qua ba con đƣờng nhƣ trên. Hoàn thiện kênh phân phối là giải pháp thiết thực nhất giúp công ty tiêu thụ hàng hóa đƣợc nhiều hơn, qua đó tăng doanh thu bán hàng, góp phần làm tăng hiệu quả kinh doanh nhập khẩu cho công ty.
2. Nh m các giải pháp giảm chi phí trong điều kiện doanh nghiệp không thể tăng doanh thu
Chi phí nhập khẩu là một trong hai yếu tố thể hiện mối liên hệ bản chất của hiệu quả kinh doanh. Chi phí càng thấp thì lợi nhuận công ty thu đƣợc càng nhiều, cũng có nghĩa hiệu quả kinh doanh của công ty càng cao. Giảm chi phí nhập khẩu là một giải pháp tác động trực tiếp tới hiệu quả hoạt động nhập khẩu .Chi phí nhập khẩu bao gồm khá nhiều yếu tố. Để giảm chi phí nhập khẩu, ta có thể áp dụng các giải pháp để cắt giảm chi phí cho các yếu tố cấu thành đó. Trong hoạt động nhập khẩu,các chi phí có thể kể đến nhƣ: đơn giá hàng nhập, chi phí lƣu ho vận chuyển bảo quản hàng hóa, chi phí cho nhân viên, các chi phí khác liên quan đến khiếu nại khiếu kiện tranh chấp. Dƣới đây là các giải pháp làm giảm chi phí nhập khẩu cho cơng ty.
2.1 Giải pháp giảm đơ giá à g p
. . ơ sở của giải pháp
Đơn giá hàng nhập chính là mức giá cơng ty phải trả nhà cung cấp để mua một đơn vị hàng hóa của họ. Giảm đơn giá hàng nhập là giảm mức giá công ty phải bỏ ra để mua đƣợc hàng hóa về. Đơn giá hàng nhập khơng những liên quan đến chi phí cơng ty bỏ ra mua hàng về ban đầu mà còn liên quan trực tiếp, đóng vai trị quan trọng với khả năng tiêu thụ hàng hóa của cơng ty về sau. Vì vậy, có thể nói giảm đơn giá hàng nhập là một giải pháp khá hợp lý làm giảm chi phi nhập khẩu cho công ty.
2.1.2 Nội dung của giải pháp
Trong ngoại thƣơng, mức giá có sự khác biệt rất lớn tùy theo điều kiện mua hàng là CIF, là FOB hay là điều kiện mua khác. Trong nhiều trƣờng hợp, khi mua hàng ở điều kiện CIF, công ty sẽ phải chịu một đơn giá bất lợi hơn nếu mua FOB. Dù điều kiện mua hàng FOB buộc công ty phải thực hiện các nghiệp vụ về bảo hiểm và vận chuyển hàng hóa, nhƣng thay vào đó, cơng ty lại có thể chủ động trong việc vận chuyển hàng, có thể tiết kiệm đƣợc một khoản ngoại tệ cho quốc gia cũng nhƣ cho chính cơng ty. Nói cách hác, để giảm đơn giá hàng nhập, cơng ty cần tính tốn so sánh, cân nhắc, lựa chọn các điều kiện mua hàng sao cho hợp lý, tiết kiệm nhất.
Nếu trƣờng hợp công ty mua hàng theo điều kiện phải thực hiện các nghiệp vụ mua bảo hiểm và vận chuyển hàng hóa, cơng ty cũng có thể lựa chọn các đối tác cung cấp các dịch vụ này theo hƣớng có lợi cho m nh. Qua đó, làm giảm đơn giá hàng nhập, góp phần làm giảm chi phí nhập khẩu.
. .3 Điều kiện thực hiện giải pháp
Để làm đƣợc điều này, một mặt công ty lựa chọn các nhà cung cấp hàng hóa có mức giá chấp nhận đƣợc, một mặt công ty cân nhắc và lựa chọn điều kiện mua hàng. Điều này địi hỏi cơng ty phải có một thị trƣờng nhập khẩu khá lớn, phong phú các đối tác cung cấp hàng. Nhƣ vậy, công ty mới có thể tiến hành so sánh mức giá chào bán, điều kiện giao hàng để có lựa chọn tối ƣu nhất cho mình.
2.2 Giải pháp giảm chi phí v n chuyể , ưu k o, bảo quản sản phẩm
. . ơ sở của giải pháp
Chi phí vận chuyển, lƣu ho, bảo quản hàng hóa là các chi phí liên quan đến giá bán, đến lợi nhuận đạt đƣợc của công ty. Thực tế hiện nay, chi phí cho các cơng tác này của công ty đang lớn hơn mức chi phí trung b nh của các cơng ty hác cùng inh doanh nhập khẩu sản phẩm tấm nhôm hoảng 4,3% so với tỷ trọng trung b nh là hoảng 3,7%). Chính vì vậy, giảm chi phí cho các hoạt động này là một yêu cầu đặt ra cho cơng ty để giảm chi phí nhập khẩu nói chung.
2.2.2 Nội dung của giải pháp
Cơng ty có thể thực hiện việc cắt giảm chi phí cho vận chuyển hàng hóa bằng cách lựa chọn các phƣơng án và nhà vận chuyển một cách tối ƣu. Trên thực tế, giữa các phƣơng thức vận chuyển khác nhau là cả khoảng cách rất lớn về chi phí.
Giảm chi phí bảo quản và lƣu ho hàng nhập bằng cách đẩy nhanh quá trình tiêu thụ hàng hóa, cơng ty cũng cần phải xây dựng kế hoạch nhập khẩu một cách hợp lý cả về số lƣợng nhập từng đơn hàng và thời gian nhập từng lần. Điều này cho phép công ty giảm thiểu chi phí lƣu ho hi số lƣợng hàng chờ tiêu thụ trong kho là quá lớn mà vẫn hông đánh mất các cơ hội tiêu thụ hàng hóa khi thị trƣờng có nhu cầu.
. .3 Điều kiện và lộ trình thực hiện giải pháp
Để giảm đƣợc chi phí cho các hoạt động trên, cơng ty phải tìm kiếm và xây dựng đƣợc cho mình những mối liên hệ khá tốt với các đối tác vận chuyển. Từ đó, cơng ty mới có thể tiến hành lựa chọn các nhà vận chuyển hiệu quả.
Việc cắt giảm chi phí lƣu ho địi hỏi cơng ty phải xây dựng đƣợc một kế hoạch nhập khẩu khá khoa học, hợp lý. Điều này chỉ thực hiện đƣợc khi cơng ty có đội ngũ nhân lực đảm bảo chất lƣợng, khi công tác nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng của công ty đƣợc thực hiện một cách nghiêm túc.
Đây đƣợc coi là một giải pháp mang tính lâu dài, vì nó liên quan tới chi phí, một yếu tố quan trọng trong mối liên hệ bản chất của hiệu quả kinh doanh. Để thực sự mang lại hiệu quả, công ty cần áp dụng giải pháp này liên tục trong suốt quá trình kinh doanh của mình.
2.3 Giải pháp hồn thiện quy trình nh p khẩu và thực hiện nghiêm túc hợp đồng nh p khẩu
.3. ơ sở của giải pháp
Quy trình nhập khẩu là tập hợp các bƣớc thực hiện các nghiệp vụ để mua đƣợc hàng hóa về. Việc mất quá nhiều thời gian để thực hiện các nghiệp vụ đó
hay việc phải làm đi làm lại nhiều lần một nghiệp vụ gây gia tăng chi phí cho hoạt động của cơng ty. Hồn thiện quy trình nhập khẩu, tiết kiệm thời gian và cơng sức nhân lực là yêu cầu để làm giảm chi phí nhập khẩu.
Trong hoạt động ngoại thƣơng nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng, tính chất phức tạp của hoạt động là điều rất rõ ràng. Việc các chủ thể tham gia hoạt động đến từ các quốc gia, các nền văn hóa hác nhau, sử dụng ngơn ngữ khác nhau nhiều khi gây nên những hiểu lầm đáng tiếc. Thêm vào đó, việc thực hiện trách nhiệm và nghĩa vụ hợp đồng của các bên diễn ra hông đồng nhất. Điều này gây nên nhiều tranh chấp, kiện tụng. Để giải quyết ổn thỏa các tranh chấp này, các bên thƣờng phải bỏ ra các chi phí khá lớn, có hi lớn hơn hoặc tƣơng đƣơng với giá trị hợp đồng. Chính vì vậy, tránh các tranh chấp nhƣ thế là một biện pháp đảm bảo giảm thiểu các chi phí hơng đáng có trong hoạt động của cơng ty.
2.3.2 Nội dung của giải pháp
2.3.2.1 Hồn thiện quy trình nhập khẩu
Hồn thiện quy trình nhập khẩu là việc đƣa ra một trình tự các bƣớc thực hiện các cơng việc trong một lần nhập hàng. Hồn thiện quy trình nhập khẩu có thể đƣợc thực hiện nhờ việc phân cơng nhiệm vụ rõ ràng một cách chun mơn hóa. Đây là giải pháp giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho các giao dịch cũng nhƣ việc thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu hác nhƣ: thơng quan hàng hóa, thanh tốn quốc tế…
2.3.2.2 Thực hiện nghiêm túc hợp đồng nhập khẩu
Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là nghiệp vụ chính của hoạt động nhập khẩu. Đây là việc các bên thực hiện nghĩa vụ và nhận đƣợc quyền lợi. Với các điều khoản quy định trong hợp đồng, ràng buộc và thể hiện trách nhiệm cũng nhƣ quyền lợi, nghĩa vụ các bên. Để đƣợc đối tác cung cấp hàng hóa đảm bảo chất lƣợng, công ty nên chấp hành một cách nghiêm túc các điều khoản đã thống nhất trong hợp đồng.Đây cũng là yêu cầu đặt ra nhằm tránh những tranh chấp, khiếu
nại khơng đáng có. Khi việc này xảy ra, cơng ty có thể sẽ mất rất nhiều thời gian và chi phí để giải quyêt vấn đề. Do vậy, thực hiện nghiêm túc hợp đồng nhập khẩu cho phép công ty tránh các rủi ro này, đồng thời đảm bảo các nghiệp vụ ngoại thƣơng hác diễn ra suôn sẻ. Trên cơ sở đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu của công ty.
.3.3 Điều kiện và lộ trình thực hiện giải pháp
Yêu cầu chung đặt ra cho cơng ty để có thể hồn thiện quy trình nhập khẩu là tr nh độ của nguồn nhân lực. Khi ngƣời lao động có đủ khả năng nhận thức và đảm nhiệm một số cơng việc nhất định thì quy trình nhập khẩu mới có thể đƣợc thực hiện một cách thơng suốt, linh hoạt, hiệu quả.
Để thực hiện nghiêm túc hợp đồng nhập khẩu đã ý ết, th thái độ của nhân viên cũng nhƣ phƣơng châm kinh doanh của công ty là yếu tố quan trọng. Điều này xây dựng cho các nhân viên ý thức thực hiện một cách nghiêm túc các nghiệp vụ liên quan đến quyền lợi cũng nhƣ nghĩa vụ của mình.
Đây cũng là một giải pháp cơng ty có thể áp dụng đƣợc ngay trong thời gian ngắn trƣớc mắt. Tuy vậy, để nó thực sự mang lại hiệu quả kinh doanh nhập khẩu, công ty cần thực hiện nó lâu dài.
2.4 Giải pháp phân công hợp lý nguồn nhân lực
.4. ơ sở của giải pháp
Sắp xếp bố trí hợp lý nguồn nhân lực là sự sắp xếp và phân công một cách rõ ràng chức năng, nhiệm vụ giữa các phịng ban cơng ty cũng nhƣ sự phân chia trách nhiệm các nhân viên trong một phòng. Việc phân chia chức năng quyền hạn, nghĩa vụ giữa các phịng ban đảm bảo khơng diễn ra tình trạng chồng chéo hoạt động. Nếu không thực hiện đƣợc điều này, hoạt động của công ty có thể hơng đƣợc bao trùm. Có thể xảy ra hiện tƣợng nhiều phòng ban cùng thực hiện một cơng việc, và sẽ có những cơng việc hơng đƣợc phịng ban nào đảm trách.
2.4.2 Nội dung của giải pháp
Sự phân công rõ ràng chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban đƣợc thực hiện bằng cách phân chia các lĩnh vực, hoạt động mà phịng ban đó đảm nhiệm. Hiện nay, nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa là do phịng xuất nhập khẩu đảm nhiệm, nhƣng một nghiệp vụ của phịng này là thanh tốn quốc tế lại do phịng kế tốn phụ trách. Sự phân tách nghiệp vụ này mặc dù theo đúng chun mơn các phịng ban nhƣng lại làm cản trở hiệu quả kinh doanh nhập khẩu của công ty. Nhiều khi phịng kế tốn đang tập trung thực hiện các công việc hác, hông chú ý đến nghĩa vụ thanh tốn cho đơn hàng của cơng ty, làm cho đối tác chậm giao hàng, đánh mất cơ hội tiêu thụ sản phẩm của phòng kinh doanh nội địa, đồng thời làm