3.2. Các giải pháp chủ yếu nhằm tăng cường quản trị vốn lưu động ở Công ty
3.2.3.3 Con người (sử dụng kế toán thu hồi nợ chuyên nghiệp, tăng cường
đào tạo nghiệp vụ quản lý nợ)
3.2.3.3.1. Sử dụng kế tốn thu hồi nợ chun nghiệp
DN nên có một bộ phận chuyên trách về quản lý thu nợ và theo dõi công nợ, theo dõi sát sao các khoản nợ theo từng đối tượng khách hàng, theo thời hạn nợ.
- Đối với các khoản nợ trong hạn và đến hạn: công ty cần phải mở sổ theo dõi, chi tiết đến từng khách hàng, thời hạn nợ, số tiền nợ và cả tỷ lệ nợ. DN nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm để có thể thơng báo nhắc nợ, đối chiếu cơng nợ nhanh nhất, thay vì chờ đến ngày hố đơn hết hạn thanh tốn. Điều này khơng chỉ giúp DN quản lý tốt các khoản phải thu, mà còn giúp DN giữ được mối quan hệ tốt với khách
TĂNG LỢI NHUẬN
TĂNG KHOẢN PHẢI THU TĂNG DOANH THU
BÁN CHỊU
TĂNG CHI PHÍ LIÊN QUAN NPT CHI PHÍ CƠ HỘI DO ĐẦU TƯ KHOẢN PHẢI THU SO SÁNH LỢI NHUẬN VÀ CHI PHÍ GIA TĂNG QUYẾT ĐỊNH CHÍNH SÁCH BÁN CHỊU HỢP LÝ
hàng. Khi đến hạn thanh tốn cần có biện pháp đốc thúc khách hàng trả nợ: thơng báo nợ đến hạn cho khách hàng, chuẩn bị hợp đồng, giấy tờ, chứng từ thanh toán
- Đối với những khoản nợ q hạn thanh tốn mà khách hàng khơng trả nợ, cần gửi thư nhắc nợ lần 1, 2, 3 với các mốc thời gian cụ thể cho khách hàng có tuổi nợ cao hơn thời gian cho phép đồng thời công ty cần phối hợp cùng với khách hàng tìm hiểu rõ ngun nhân vì sao khách hàng chậm thanh tốn, u cầu khách hàng chứng minh khả năng trả nợ bằng thu nhập trong tương lai, bằng tài sản, bằng dòng tiền và thỏa thuận thời điểm trả nợ tiếp theo. Tùy vào mức độ và mối quan hệ giữa khách hàng với công ty mà áp dụng các biện pháp: gia hạn nợ, giãn nợ, xử lý tài sản đảm bảo (nếu có), giảm nợ, bán lại nợ hoặc yêu cầu sự can thiệp của cơ quan pháp luật nếu khách hàng nợ chây ỳ hoặc mất khả năng thanh toán nợ.
Nếu tỷ trọng nợ phải thu khó địi biến động theo chiều hướng xấu, cơng ty có thể dựa trên thời gian biểu về "tuổi" của các khoản phải thu tiền hành sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi. Kiểm sốt nợ theo mơ hình này giúp Cơng ty có thể theo dõi chi tiết thời hạn thanh toán của các khoản phải thu khách hàng theo thời gian. Nói cách khác nó giúp cơng ty có thể nhận biết một cách cụ thể những khoản nợ phải thu nào đang trong hạn, đến hạn thanh toán hay đã quá hạn thanh tốn bao lâu rồi qua đó chủ động đưa ra những biện pháp thích hợp đối với các khoản nợ đó.
BẢNG 3.4: THỜI GIAN BIỂU CÁC KHOẢN PHẢI THU
Độ dài thời gian của nợ phải thu
(ngày) Số tiền
Tỷ lệ của từng khoản phải thu so với tổng số nợ phải
thu I. Nợ phải thu trong hạn thanh
toán Từ 0 – 15 Từ 16 – 30 Từ 31 – 45 Từ 46 – 60 Từ 61 – 75 Từ 76 – 90 Trên 90
II. Nợ phải thu quá hạn
Từ 0 – 30 Từ 31 – 60 Từ 61 – 90 Trên 90
Tổng cộng
3.2.3.3.2. Tăng cường đào tạo nghiệp vụ quản lý nợ
Công ty cần chú trọng việc đầu tư, bồi dưỡng, đào tạo cho cán bộ quản lý và cán bộ tài chính về cơng tác quản lý nợ, cần phải huấn luyện các kỹ năng chuyên môn về quản lý nợ, các kỹ năng đánh giá, phân tích tình hình tài chính, phân loại nợ, kỹ thuật xử lý nợ,… và các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh toán, cách xử lý các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ...
3.2.3.4 Cơng cụ (sử dụng phần mềm quản lý nợ phải thu, đa dạng hóa các phương pháp xử lý nợ)
3.2.3.4.1. Sử dụng phần mềm quản lý nợ phải thu
Công ty nên đầu tư phần mềm kế tốn có phần hành (module) hỗ trợ quản lý cơng nợ như eCatstock, Sales & Inventory Controls hay GCOM. Những phần mềm ứng dụng này có thể ra được các báo cáo tổng hợp cũng báo cáo công nợ chi đến khách hàng theo các tiêu chí quản trị, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên thu nợ.
3.2.3.4.2. Đa dạng hóa các phương pháp xử lý nợ
Các công cụ thu hồi nợ chuyên nghiệp sẽ giúp cơng ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí và giảm thiểu được rủi ro khơng thu hồi được nợ. Sau đây là một số biện pháp thu hồi nợ hiệu quả nhưng cịn khá mới mẻ với cơng ty
Ứng dụng nghiệp vụ bao thanh toán trong việc mua bán nợ phải thu
Nghiệp vụ bao thanh toán ở Việt Nam theo quyết định 1096/2004/QĐ – NHNN được định nghĩa là: “một hình thức cấp tín dụng của tổ chức tín dụng cho bên bán hàng thông qua việc mua lại các khoản phải thu phát sinh từ việc mua, bán hàng hóa đã được bên bán hàng và bên mua hàng thỏa thuận trong hợp đồng mua, bán hàng hóa”
Việc sử dụng bao thanh toán sẽ giúp cho DN bán hàng tăng doanh thu nhờ chính sách bán hàng trả chậm; cải thiện dịng tiền, tăng khả năng thanh khoản, có nguồn tài chính mới mà khơng phụ thuộc vào các khoản vay ngân hàng, không phải thế chấp, cầm cố; đồng thời giảm thiểu rủi ro tín dụng do khơng thu hồi được nợ, giảm chi phí quản lý nợ phải thu.
Tuy nhiên thì sử dụng bao thanh tốn cũng như sử dụng một nguồn tài trợ, và nguồn tài trợ này có chi phí, đó chính là khoản lãi được tính trên số vốn mà đơn vị bao thanh toán ứng trước cho bên bán hàng phù hợp với lãi suất thị trường và phí tính trên giá trị khoản phải thu để bù đắp rủi ro tín dụng và chi phí quản lý sổ sách bán hàng và các chi phí
khác. Chính vì vậy, khi đứng trước câu hỏi có sử dụng bao thanh tốn hay khơng, cơng ty cần phải so sánh giữa việc thu hồi nguyên một khoản phải thu trong tương lai có kèm theo rủi ro khơng thu hồi được nợ và tốn kém chi phí quản lý nợ với việc thu ngay ở hiện tại một số tiền bằng khoản phải thu trừ đi một khoản bao thanh tốn.
3.2.3.5 Áp dụng chính sách chiết khấu thanh tốn
Để có thể xác định tỷ lệ chiết khấu hợp lý cần phải đặt nó trong mối liên hệ với lãi suất vay vốn hiện hành của ngân hàng. Bởi vì, khi bán hàng trả chậm công ty sẽ phải vay vốn hoặc đi chiếm dụng vốn để đáp ứng nhu cầu vốn cho hoạt động SXKD được tiến hành liên tục. Dù hình thức nào thì cơng ty cũng phải mất chi phí. Do đó, việc cơng ty giảm giá cho khách hàng một tỷ lệ nhất định trên tổng số tiền hàng mà tỷ lệ đó nhỏ hơn lãi suất tín dụng cộng với phần chi phí cơ hội của vốn để thu hồi được tiền hàng nhanh vẫn có lợi hơn là khơng chiết khấu để cho khách hàng nợ một thời gian và trong thời gian đó cơng ty lại phải vay vốn trả lãi suất để phục vụ cho các hoạt động SXKD của mình, mất chi phí quản trị nợ và chịu rủi ro khơng thu hồi được nợ.
Vấn đề đặt ra là công ty nên áp dụng tỷ lệ (%) chiết khấu là bao nhiêu để đảm bảo lợi ích cho cơng ty và được khách hàng chấp thuận
Giả sử trong năm 2014, tỷ lệ chiết khấu được đặt ra vừa đảm bảo lợi ích cho cả công ty và khách hàng là t (%) nếu khách hàng thanh tốn sớm tiền hàng trong vịng 10 ngày đầu với thời hạn thanh toán là 30 ngày (t/10 net 30)
Theo số liệu năm 2013 ta tính tốn được các chỉ tiêu sau:
Chỉ tiêu Năm 2013
1. Doanh thu thuần (trđ) 316.570,13
2. Các khoản phải thu bình quân
(trđ) 38.140,65
3. Số vòng quay nợ phải thu
4. Kỳ thu tiền bình qn (ngày) 39,43
(Nguồn: BCTC của cơng ty năm 2013)
-Theo báo cáo phương hướng nhiệm vụ SXKD năm 2014, Công ty đề ra mục tiêu DTT dự kiến sẽ đạt 320 tỷ đồng (tăng 1,08%) so với năm 2013
-Giả sử doanh thu tăng 1,08% thì các khoản phải thu khách hàng cũng tăng lên với tốc độ tương ứng (lúc này kỳ thu tiền bình qn vẫn là 39,43 ngày):
38.140,65× (1+1,08%) = 38.552,57 triệu đồng
Trong năm 2014, công ty muốn phấn đấu giảm kỳ thu tiền bình qn xuống cịn 36 ngày bằng việc thực hiện hình thức bán hàng có chiết khấu với mức chiết khấu là t (%).Khi đó, khoản phải thu khách hàng bình quân sẽ là
Npt2013=320000×1,1×36
360 =35.200 (triệu đồng)
Do đó, khoản phải thu giảm đi do thực hiện chính sách chiết khấu là: Δpt = 38.552,57– 35.200 = 3.352,57 (triệu đồng)
Hiện mức lãi suất vay vốn ngắn hạn Ngân hàng bình quân trên thị trường là 11%. Năm 2013, tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên VLĐ là 10,09%. Dự kiến trong năm tới cơng ty vẫn duy trì được mức sinh lời ổn định như vậy. Khi đó, chi phí cơ hội (khoản chi phí giảm đi do cơng ty khơng phải đi vay do thu hồi sớm tiền hàng và LN gia tăng do sử dụng số vốn thu hồi được từ phía khách hàng đem đầu tư kinh doanh) dự tính cho số vốn đầu tư vào khoản phải thu là:
11% + 10,09% = 21,09% - Lợi ích đạt được do khoản phải thu giảm
- Chi phí chiết khấu nếu cơng ty thực hiện chính sách bán hàng với mức chiết khấu t (%): t (%) x 320.000 x 1,1= 352.000t (triệu đồng)
Để thu được lợi ích khi áp dụng hình thức chiết khấu này thì mức chiết khấu t (%) phải thỏa mãn:
707,06 – 352.000t > 0 ⇒ t (%) < 0.2 %
Về khía khách hàng, họ đã thực hiện thanh tốn sớm hơn 3.43 ngày (39,43 – 36) giả sử số tiền này phải đi vay ngắn hạn với lãi suất 11%/năm thì tiền lãi họ phải chịu trong 3.43 ngày là :
11%
12×30×3,43=0,1 %
Như vậy, với mức chiết khấu 0,1% < t (%) < 0,2% thì chính sách bán hàng có chiết khấu vừa đảm bảo được lợi ích của cơng ty và lợi ích của khách hàng, nhanh chóng giúp cơng ty thu hồi tiền hàng.
3.2.4. Xác định nhu cầu dự trữ HTK hợp lý và tăng cường quản trị HTK3.2.4.1. Xác định đúng đắn nhu cầu dự trữ HTK 3.2.4.1. Xác định đúng đắn nhu cầu dự trữ HTK
Hiện nay, trong nước chưa sản xuất được nhưng NVL chính dùng để sản xuất ra các sản phẩm của cơng ty. Chính vì vậy mà phần lớn NVL chính cơng ty dùng cho sản xuất sản phẩm đều được nhập ngoại với thời gian vận chuyển dài và chi phí vận chuyển lớn, do đó để chủ động trong sản xuất, tạo điều kiện cho hoạt đông sản xuất diễn ra liên tục và đều đặn, để tiết kiệm chi phí, cơng ty buộc phải dự trữ NVL với số lượng lớn. Đây là một nguyên nhân khách quan khiến lượng NVL tồn kho luôn ở mức khá cao làm giảm hiệu quả sử dụng vốn.
Như vậy, với điều kiện chưa có thị trường đầu vào trong nước, để giảm lương NVL tồn kho tới mức thấp nhất có thể mà vẫn đảm bảo chủ
động trong hoạt động sản xuất, công ty cần xác định hợp lý lượng NVL mỗi lần cung ứng tối ưu và thời gian giao hàng.
Để làm được điều đó, cơng ty có thể áp dụng mơ hình tổng chi phí tối thiểu (EOQ). Dựa trên cơ sở xem xét mối quan hệ giữa chi phí lưu trữ, bảo quản HTK và chi phí thực hiện các hợp đồng cung ứng, trên cơ sở đó xác định mức đặt hàng kinh tế sao cho tổng chi phí tồn kho dự trữ là tối thiểu. Mơ hình này là một trong những kỹ thuật kiểm soát tồn kho phổ biến và lâu đời nhất, nó được nghiên cứu từ năm 1915 do ơng Ford. W. Harris đề xuất, nhưng đến nay nó vẫn được hầu hết các DN sử dụng bởi đây là một công cụ hiệu quả giúp xác định mức đặt hàng tối ưu, khoảng cách đặt hàng tối ưu và mức dự trữ bình quân tối ưu một cách đơn giản và chính xác.
Khi sử dụng mơ hình này, người ta phải tuân thủ các giả định quan trọng sau: nhu cầu vật tư trong một năm được biết trước và ổn định; thời gian chờ hàng không thay đổi và phải được biết trước; sự thiếu hụt dự trữ hồn tồn khơng xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện đúng; toàn bộ số lượng đặt mua hàng được nhận cùng một lúc; khơng có chiết khấu theo số lượng.
Nếu gọi:
c1: Chi phí lưu giữ, bảo quản HTK
c2: Chi phí một lần thực hiện hợp đồng cung ứng Qn: Số lượng vật tư, hàng hóa cần cung ứng trong năm Q: Mức đặt hàng mỗi lần
Qe: Mức đặt hàng kinh tế
Số lần cung ứng trong năm: Lc=Qn Qe
Số ngày cung ứng cách nhau giữa 2 lần cung ứng: Nc=360×Qe Qn
Thời điểm tái đặt hàng: Qđh=n × Qn
360
Ví dụ: Ngày 01/01/2014, Cơng ty Cổ phần Dược- VTYT Nghệ An ký hợp
đồng mua nguyên liệu bột thô Ciprofloxacin của Công ty Cổ phần Dược phẩm Vĩnh Phúc với các điều khoản hợp đồng như sau:
- Số lượng cung ứng trong năm: 3.000 kg - Chi phí lưu kho đơn vị sản phẩm: 5% giá bán - Chi phí cố định cho mỗi lần đặt hàng: 3trđ/lần - Giá bán: 1000.000đ/1kg
Áp dụng công thức trên ta xác định được số lượng đặt hàng tối ưu cho cơng ty:
Qe=√2×5 %3.000 .000××1.000.0003.000=600(kg)
Số lần đặt hàng trong năm là: Lc=3.000
600 =5(lần/năm)
Giả sử thời gian chờ đặt hàng tối thiểu là 7 (ngày). Do đó, lượng hàng cần thiết để sản xuất bình quân 1 ngày trong năm là: 3.000 kg/360 ngày= 8,33 (kg/ngày)
Vậy thời điểm tái đặt hàng cho đợt cung ứng kế tiếp của cơng ty là:
7×3.000
360 =58,33(kg)
Nói cách khác, công ty cần tái đặt hàng khi trong kho chỉ cịn lại 58,33 (kg) bột thơ Ciprofloxacin để sản xuất
(5 %×1000.000)×600
2 +3.000 .000× 3.000
600 =30(trđ)
Như vậy, với mơ hình này, cơng ty có thể xác định đúng đắn mức đặt hàng tối ưu, điểm tái đặt hàng trên cơ sở tối thiểu hóa chi phí lưu giữ tồn kho. Tuy nhiên, để áp dụng mơ hình này địi hỏi cơng tác thống kê, lập kế hoạch sản xuất phải được thực hiện một cách chính xác, đầy đủ và chi tiết đồng thời các giả định của mơ hình cần phải được tn thủ.
3.2.4.2. Tăng cường quản lý hàng tồn kho
Nhìn nhận lại cơng tác quản lý HTK trong năm vừa qua ta thấy vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: sự cố sản xuất xảy ra nhiều, sự tăng lên đột biến của chi phí SXKD dở dang vào cuối năm khiến cho lượng vốn ứ đọng lớn đồng thời, sự xuất hiện của các khoản: “giảm giá hàng bán”, “hàng bán bị trả lại” cho thấy chất lượng sản phẩm chưa được đảm bảo, công tác kiểm nghiệm chất lượng, bảo quản hàng hóa, thành phẩm chưa được thực hiện nghiêm ngặt. Đồng thời do đội ngũ cán bộ làm công tác thị trường, kế hoạch SX còn yếu cả về số lượng lẫn chất lượng nên việc lên kế hoạch dự trữ thành phẩm, hàng hóa cịn dẫn đến dư thừa, gây lãng phí và ứ đọng vốn. Sau đây em xin đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế trên:
- Hoạch định kế hoạch sản xuất và tiêu thụ năm kế hoạch trên cơ sở tình hình năm báo cáo, chi tiết khối lượng đến từng tháng, từng quí kết hợp với phân tích nhu cầu thị trường cả về chủng loại, số lượng, chất lượng của từng mặt hàng và biến động giá cả trong thời gian tới.
- Đối với công tác mua hàng, trước tiên căn cứ vào kế hoạch sản xuất và tiêu thụ, nhu cầu bán ra của công ty và các hợp đồng thường
xun, cơng ty cần xác định đúng lượng vật tư, hàng hóa cần mua trong kỳ. Đồng thời thường xuyên theo dõi sự biến động giá cả của thị trường