5. Bố cục đề tài
2.11 QUY TRÌNH TỐI ƢU HÓA HỆ THỐNG PHÂN PHỐI HÀNG HÓA VẬT
2.11.3 Quy trình tối ƣu hóa hệ thống phân phối hàng hóa vật chất
Quy trình đƣợc xây dựng nhƣ sau:
Giai đoạn 1: Dành cho khách hàng chƣa ký kết hợp đồng
Bƣớc 1
Bƣớc 2
Bƣớc 3
Bƣớc 4
Chào hàng
Tiếp nhận yêu cầu
Xem xét hồ sơ Ngƣng Không đạt Đạt Ký hợp đồng
41
44
Giai đoạn 1: Dành cho khách hàng chƣa ký kết hợp đồng Bƣớc 1: Chào hàng
Nhân viên phòng kế hoạch – kinh doanh tiến hành chào hàng cho các khách hàng mục tiêu.
Bƣớc 2: Tiếp nhận yêu cầu
Khi nhận đƣợc yêu cầu của khách hàng, phòng kế hoạch kinh doanh sẽ tiến hành xem xét hồ sơ.
Bƣớc 3: Xem xét hồ sơ
Việc xem xét hồ sơ bao gồm các nội dung chủ yếu sau: giấy phép kinh doanh, vốn, tài sản thế chấp, thái độ hợp tác….do nhân viên bộ phận trà Kombucha của phòng kế hoạch kinh doanh thực hiện. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu phải chuyển lên trƣởng phòng kế hoạch kinh doanh để thơng qua trƣớc khi trình lên ban giám đốc nhằm thực hiện ký kết hợp đồng. Nếu hồ sơ khơng đạt u cầu thì ngƣng và nhân viên kinh doanh báo kết quả lại cho khách hàng.
Bƣớc 4: Ký hợp đồng
Khi hồ sơ đã đạt yêu cầu thì lãnh đạo Cơng ty sẽ tiến hành ký hợp đồng. Sau khi đã ký hợp đồng thì nhân viên phịng kế hoạch – kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng.
Giai đoạn 2: Dành cho khách hàng đã ký kết hợp đồng Bƣớc 1: Tiếp nhận yêu cầu
Nhân viên bộ phận trà Kombucha của phòng kế hoạch – kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng thông qua đại diện trực tiếp của khách hàng, thông qua điện thoại, fax.
Bƣớc 2: Kiểm tra tài chính
Sau khi tiếp nhận yêu cầu, bộ phận tài chính mặt hàng trà Kombucha của phịng kế hoạch kinh doanh sẽ kiểm tra tình hình tài chính của khách hàng bao gồm các nội dung nhƣ các khoản nợ hiện tại, tình hình thực hiện các khoản nợ. Việc kiểm tra đƣợc thực hiện dựa trên một trong ba tình huống sau:
Thứ nhất là nợ đã thanh tốn gồm:
✔ Đã thanh tốn 100% giá trị thì việc đặt hàng đƣợc tiếp tục.
✔ Đã thanh toán <= 30% giá trị thì thực hiện đơn hàng thêm 2 ngày và tiến hành
thỏa thuận hai bên.
✔ Đã thanh tốn <= 50% giá trị thì thực hiện đơn hàng thêm 3 ngày và tiến hành
thỏa thuận hai bên.
✔ Đã thanh tốn <= 75% giá trị thì thực hiện đơn hàng thêm 4 ngày và tiến hành
thỏa thuận hai bên.
✔ Đã thanh tốn trên 75% giá trị thì thực hiện đơn hàng thêm 5 ngày và tiến hành
thỏa thuận hai bên.
Trọng tâm của việc thỏa thuận hai bên là các khoản nợ và yêu cầu khách hàng cam kết nhanh chóng trả tiền trong một thời gian hợp lý…Nếu quá trình làm việc với khách hàng diễn ra thuận lợi và cả hai bên đều đạt đƣợc sự thống nhất thì việc giao hàng đƣợc
45
tiếp tục. Nếu hai bên khơng đạt đƣợc thỏa thuận thì sẽ ngƣng việc giao hàng. Kết quả thỏa thuận phải thơng báo trực tiếp cho trƣởng phịng kế hoạch kinh doanh.
Thứ hai là nợ chƣa đến hạn thanh tốn thì q trình giao hàng sẽ đƣợc tiếp tục. Thứ ba là nợ đã quá hạn thanh toán bao gồm:
❖ Nợ quá hạn thanh tốn <= 5 ngày thì tiếp tục thực hiện giao hàng.
❖ Nợ quá hạn thanh tốn > 5 ngày thì tiếp tục thực hiện giao hàng đồng thời gửi
thƣ kèm theo hóa đơn và u cầu thanh tốn.
❖ Nợ q hạn thanh tốn > 10 ngày thì sẽ ngừng giao hàng, gửi thƣ yêu cầu thanh
tốn và khuyến cáo giảm tín nhiệm trong các u cầu tín dụng.
❖ Nợ q hạn thanh tốn > 15 ngày thì sẽ ngừng giao hàng, gửi thƣ yêu cầu thanh
tốn đồng thời thơng báo sẽ hủy bỏ giá trị tín dụng.
❖ Nợ q hạn thanh tốn > 20 ngày thì sẽ ngừng giao hàng và đơn phƣơng hủy bỏ
hợp đồng và khởi kiện ra pháp luật.
Sau quá trình kiểm tra tài chính, nếu khơng đạt u cầu sẽ ngƣng việc giao hàng và báo cáo cho trƣởng phòng kế hoạch kinh doanh ngƣợc lại nhân viên phòng kế hoạch kinh doanh tiếp tục kiểm tra về mặt số lƣợng.
Bƣớc 3: Kiểm tra số lƣợng
Sau khi kiểm tra tài chính thì đơn đặt hàng đƣợc xem xét về mặt số lƣợng nhằm đảm bảo cho quá trình vận chuyển đạt đƣợc tính tối ƣu. Việc kiểm tra số lƣợng lấy thời gian 17h làm điểm mốc.
Đối với các đơn đặt hàng trƣớc 17h, nhân viên sẽ tính tốn số lƣợng. Nếu thời gian 17h đã kết thúc hoặc đã đầy đủ các đơn hàng từ tất cả khách hàng thì nhân viên bắt đầu thực hiện bƣớc 4 là lập kế hoạch giao hàng. Ngƣợc lại sẽ tiếp tục chờ đợi các đơn đặt hàng khác.
Đối với các đơn đặt hàng sau 17h, nhân viên kinh doanh cũng tiến hành tƣơng tự và sẽ lập kế hoạch giao hàng bổ sung nếu đã nhận đƣợc đầy đủ đơn đặt hàng từ tất cả khách hàng và ngƣợc lại sẽ tiếp tục chờ đợi các đơn đặt hàng khác.
Bƣớc 4: Lập kế hoạch giao hàng
Đây là nhiệm vụ của nhân viên phịng kế hoạch – kinh doanh. Cơng việc này gồm có nhiều nội dung nhƣ thời gian giao hàng, hàng đƣợc lấy từ kho nào, vận chuyển đƣợc tiến hành bằng việc thuê ngoài hay điều động, mỗi lần vận chuyển bao nhiêu….Trong đó hai nhiệm vụ quan trọng là xem xét việc vận chuyển và nhà kho.
Nhiệm vụ 1: xem xét việc vận chuyển. Phòng kế hoạch – kinh doanh xem xét nhu cầu của lần tiếp theo. Nếu nhu cầu lớn và Công ty không thể điều động xe để phục vụ khách hàng thì Cơng ty sẽ tiến hành th ngồi nhằm bảo đảm thời gian vận chuyển đã cam kết. Việc thuê ngoài đƣợc tiến hành đơn giản do Công ty có mối quan hệ tốt với Công ty cho thuê xe. Sau khi đã có quyết định về thuê ngồi hay điều động thì trƣởng bộ phận trà Kombucha của phịng kế hoạch – kinh doanh sẽ phê duyệt quá trình vận chuyển.
Nhiệm vụ 2: Song song với vận chuyển thì xem xét nhà kho để cung cấp sản phẩm cho khách hàng cũng rất quan trọng. Căn cứ vào địa điểm khách hàng và nhu cầu đặt
46
hàng, nhân viên phòng kế hoạch – kinh doanh sẽ quyết định nhà kho nào sẽ xuất hàng. Để tiến hành việc cung cấp sản phẩm hiệu quả Công ty đã lập kế hoạch tiêu thụ sau đó đặt hàng cho nhà sản xuất rồi phân chia số lƣợng để nhập vào các kho hàng. Sau quá trình xem xét phịng kế hoạch kinh doanh sẽ phê duyệt nếu thấy hợp lý.
Bƣớc 5: Giao hàng.
Sau khi kế hoạch giao hàng đƣợc thơng qua thì mỗi bộ phận sẽ nhận đƣợc yêu cầu của việc thực hiện công việc và cùng tiến hành đồng bộ nhằm đảm bảo q trình giao hàng có hiệu quả nhất về thời gian và chi phí.
Bƣớc 6: Theo dõi sau bán hàng.
Quá trình giao hàng kết thúc thì nhân viên phịng kế hoạch – kinh doanh sẽ theo dõi quá trình sau bán hàng nhƣ thời gian trả tiền, thông tin phản hồi từ khách hàng. Các thông tin này sẽ đƣợc xem xét khi tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng vào các lần sau. Sau tất cả các quá trình thì việc phân bổ sẽ kết thúc.
Bƣớc 7: Kết thúc quá trình phân phối sản phẩm.
* Nhận xét:
Sự mềm dẻo của quy trình thể hiện ở việc Cơng ty lấy thời gian 17h làm điểm mốc ( vì đây là thời gian kết thúc giờ hành chính đồng thời các siêu thị và cửa hàng nhập khẩu bắt đầu đông khách hàng do mọi ngƣời vừa kết thúc một ngày làm việc nên tranh thủ uống một vài chai trà Kombucha) nhƣng Công ty vẫn linh động cho phép các đơn đặt hàng sau 17h nhƣng nằm trong khoảng từ 17h đến 18h đƣợc nằm trong kế hoạch giao hàng của các đơn đặt hàng trƣớc 17h.
Với một quy trình hoạt động có sự tƣơng tác chặt chẽ với nhau sẽ đảm bảo quá trình xử lý đơn đặt hàng, lƣu kho, vận chuyển, kho bãi đạt đƣợc sự tối ƣu nhƣ mong đợi. Trên cơ sở đó cơng ty có thể tiến hành triển khai thêm cho các mặt hàng khác.