3.3. Một số giải pháp nhằm phát triển loại hình du lịch MICE tại tỉnh
3.3.1. Giải pháp thành lập cơ quan chuyên trách cho loại hình du lịch MICE
tại Khánh Hòa – MICE Bureau
3.3.1.1. Cơ sở đề xuất giải pháp
- Thực trạng cho thấy ở Khánh Hòa hiện nay, các cơ sở khai thác kinh doanh loại hình du lịch MICE là nhiều hơn hẳn và nổi trội hơn so với các loại hình khác, chính vì thế việc quản lý và định hƣớng cho loại hình này là khơng thể thiếu.
- Học tập kinh nghiệm của Singapore, thể hiện định hƣớng phát triển loại hình du lịch MICE là một trong những chiến lƣợc kinh tế trọng tâm của chính quyền tỉnh Khánh Hòa trong tƣơng lai, khắc phục hạn chế thiếu định hƣớng phát triển cụ thể và thể hiện sự quan tâm đúng mực của chính quyền cho du lịch MICE giống nhƣ TP.HCM hay những địa phƣơng khác.
- Việc thành lập một cơ quan chuyên trách sẽ khuyến khích và liên kết phát triển MICE giữa các đơn vị khai thác và kinh doanh hình thức du lịch này, đóng vai trị tích cực trong việc phát triển du lịch MICE.
3.3.1.2. Nội dung của giải pháp
Có thể nói, việc Khánh Hịa chƣa có một trung tâm chuyên nghiệp chuyên trách cho việc phát triển loại hình du lịch MICE nhƣ các nƣớc trên thế giới để điều phối chung cho hoạt động kinh doanh ở lĩnh vực này, đã phần nào khiến cho việc phát triển MICE chƣa hiệu quả và chƣa tƣơng xứng với tiềm năng của địa phƣơng này.
Mặc dù hiện nay ở nƣớc ta đã có một số tổ chức chuyên trách MICE nhƣ Câu lạc bộ Vietnam Meeting and Incentive tập hợp các công ty du lịch lớn, một số khách sạn 5 sao và Hàng không Việt Nam cũng nhƣ Trung tâm CITE (Center of Incentive Tour & Events) của Bến Thành tourist, đã góp phần quảng bá hình ảnh du lịch MICE cho Việt Nam, nhƣng vẫn còn nhiều mặt hạn chế do khách hàng thiếu thông tin về Việt Nam, khách hàng Việt Nam có thói quen tự tổ chức, Việt Nam chƣa có thị trƣờng, chƣa có tên tuổi và chiến lƣợc marketing để phát triển thị phần MICE. Chính vì thế, việc thành lập MICE Bureau là hết sức cần thiết để phát triển hiệu quả loại hình du lịch này tại tỉnh Khánh Hòa.
Sở VH,TT&DL Khánh Hòa phối hợp với các cơ quan ban ngành phụ trách mảng du lịch của tỉnh thành lập một Trung tâm xúc tiến, phát triển MICE – MICE Bureau – nhằm làm nòng cốt để điều khiển mọi hoạt động kinh doanh loại hình du lịch MICE của tỉnh:
- Trung tâm này hoạt động nhƣ một tổ chức tự chủ về tài chính, có thu chi riêng trong q trình hoạt động.
- Nguồn vốn đƣợc hình thành từ ngân sách của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch và từ các dịch vụ phục vụ cho khách hàng và các đơn vị kinh doanh MICE.
- Trung tâm này là một tổ chức chịu sự quản lý của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, đƣợc thành lập để tƣ vấn, đề ra các chính sách, định hƣớng chung, giải quyết các vấn đề xảy ra về hoạt động MICE, liên kết các đơn vị kinh doanh lĩnh vực này cũng nhƣ phụ trách các đề án hỗ trợ phát triển du lịch Khánh Hịa một cách tồn diện.
- Trung tâm phụ trách chính hoạt động quảng bá, xúc tiến du lịch MICE của Khánh Hòa trong nƣớc và trên thế giới, xây dựng hình ảnh Khánh Hịa là một điểm đến MICE lý tƣởng, cũng nhƣ đảm bảo cho các sự kiện quốc tế và khu vực tại đây
diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và tạo dấu ấn.
Qua quá trình nghiên cứu, kết hợp với một số kiến thức, tác giả xin phép đƣợc đƣa ra một mơ hình cơ cấu Trung tâm xúc tiến phát triển MICE Khánh Hòa nhƣ sau:
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu Trung tâm xúc tiến, phát triển MICE Khánh Hòa – MICE Bureau
Nguồn: tác giả nghiên cứu.
Cơ cấu của Trung tâm sẽ bao gồm hai Ủy ban: đối nội và đối ngoại, với cơ cấu và nhiệm vụ của các phòng ban nhƣ sau:
- Phịng Marketing: phụ trách các cơng tác quảng bá, xúc tiến cho loại hình du lịch MICE, xây dựng hình ảnh Khánh Hịa là một điểm đến thu hút và hấp dẫn đối với du khách MICE trên thế giới qua nhiều kênh xúc tiến. Trong đó, cần thiết nhất là lập riêng một website cho MICE Bureau nhằm quảng bá, cập nhật thông tin và là cầu nối giữa các doanh nghiệp kinh doanh MICE. Thêm vào đó, bộ phận này có vai trị tìm hiểu nhu cầu của du khách và quảng bá trong và ngồi nƣớc.
- Phịng dịch vụ sự kiện: cung cấp thông tin về cơ sở vật chất, địa điểm, dịch vụ, các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, các cơ sở lƣu trú, dịch vụ sau sự kiện, giúp đỡ các cơng tác hành chính,... nhằm hỗ trợ và phối hợp với các đơn vị trong việc tổ chức hội nghị - hội thảo, triển lãm, khen thƣởng, các sự kiện quốc tế đƣợc thành công nhƣ kế hoạch.
- Phòng tổ chức liên kết: liên kết hoạt động MICE trong và ngoài nƣớc, thiết lập mối quan hệ hợp tác giữa các tổ chức kinh doanh du lịch MICE trong tỉnh, các
Giám đốc trung tâm Ủy ban đối ngoại Phòng Marketing Phòng dịch vụ sự kiện Phòng tổ chức liên kết Ủy ban đối nội Phịng tài chính - kế tốn Phịng nghiên cứu - lập kế hoạch Phịng thơng tin
vực nhằm đa dạng hóa các sản phẩm du lịch và tận dụng nguồn du khách tiềm năng. - Phịng tài chính – kế tốn: phụ trách quản lý ngân sách, quản lý các hoạt động thu chi của Trung tâm.
- Phòng nghiên cứu – lập kế hoạch: thu thập thông tin về thị trƣờng MICE, nhu cầu và thị hiếu du khách MICE, các trung tâm tổ chức MICE và các dịch vụ hỗ trợ,...; điều tra xu hƣớng phát triển MICE để đề ra những kế hoạch cụ thể cho việc phát triển loại hình này một cách hiệu quả và tận dụng hết tiềm năng.
- Phịng thơng tin: điều tra, thu thập, cập nhật kịp thời các thông tin cần thiết về hoạt động MICE, cũng nhƣ các hoạt động du lịch hỗ trợ khác tại tỉnh Khánh Hòa, tại Việt Nam, khu vực và trên thế giới. Phối hợp với phòng Marketing quản lý website của MICE Bureau.
Để Trung tâm ra đời và làm việc hiệu quả, cần có sự phối hợp của chính quyền tỉnh Khánh Hịa, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, các đơn vị, các doanh nghiệp có liên quan đến hoạt động MICE tại địa phƣơng. Trung tâm phải tạo mối liên kết tốt với các trung tâm tổ chức và khai thác MICE trong và ngoài tỉnh. Các kế hoạch và đề án của Trung tâm phải cụ thể, khoa học, đi theo định hƣớng chung của toàn ngành du lịch và đƣợc sự phê duyệt, hỗ trợ thực hiện của chính quyền địa phƣơng.
3.3.1.3. Lợi ích dự kiến của giải pháp
- Có định hƣớng rõ ràng về việc phát triển loại hình du lịch MICE tại tỉnh Khánh Hịa, góp phần xúc tiến và khuyến khích các tổ chức khai thác kinh doanh MICE phát triển hiệu quả.
- Nâng cao khả năng hoạt động và cạnh tranh về tổ chức MICE của tỉnh Khánh Hịa khi có sự định hƣớng, liên kết và phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị liên quan.
- Cung cấp thông tin hiệu quả cho du khách MICE tiềm năng trên thị trƣờng quốc tế, tạo cầu nối giữa các doanh nghiệp, các địa phƣơng và các quốc gia tham gia vào thị trƣờng du lịch MICE.
- Góp phần xây dựng một hình ảnh Khánh Hòa – điểm đến lý tƣởng của du lịch MICE quốc tế.