V. quy trình đấu thầu quốc tế trong lĩnh vực xâylắp
B- Giai đoạn nhận đơn thầu:
Trong giai đoạn này, các đơn vị dự thầu nhận được hồ sơ mời thầu với các thơng tin chi tiết, rõ ràng, có hệ thống về quy mơ, khối lượng quy cách yêu cầu chất lượng, tiến độ, điều kiện thực hiện của cơng trình. Hồ sơ mời thầu này phải được bên mời thầu soạn thảo, trên cơ sở nghiên cứu tính tốn cân nhắc thấu đáo để tiên liệu rất kỹ càng và chắc chắn mọi yếu tố có liên quan. Hồ sơ mời thầu này được gửi tới cho từng đơn vị dự thầu với hình
thức và nội dung giống hệt nhau, tạo ra các điều kiện ngang bằng cho cạnh tranh giữa các đơn vị dự thầu.
Giai đoạn nhận đơn thầu gồm 6 bước:
Bước 4: Lập hồ sơ mời thầu:
Bên mời thầu sẽ tiến hành soạn thảo bộ hồ sơ mời thầu gồm 3 phần chính sau:
a. Phần thương mại (commercial part):
+ Thư mời thầu (letter of invitation).
+ Chỉ dẫn cho các đơn vị dự thầu (introduction to bidders). + Dữ liệu đấu thầu (bid data).
+ Mẫu đơn thầu và phụ lục.
+ Các điều kiện chung của hợp đồng (General conditions of contract). + Các điều kiện riêng của hợp đồng (Special conditions of contract). + Bản kê khối lượng (bill of quantity).
+ Lịch biểu các thông tin bổ sung.
b. Các yêu cầu kỹ thuật (specifications):
Do tư vấn lập.
c. Các bản vẽ (drawings):
Do tư vấn lập.
Bước 5: Phát hành hồ sơ mời thầu
Sau khi soạn thảo xong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phát hành hồ sơ mời thầu cho các đơn vị dự thầu có tên trong danh sách sơ tuyển, với điều kiện các đơn vị dự thầu phải nộp đơn xin mua hồ sơ mời thầu và thanh tốn một khoản lệ phí khơng hồn lại trị giá từ 50 đến 100 USD/1 bộ tuỳ theo Bên mời thầu ấn định (lệ phí này chỉ có tính chất biểu kiến để trang trải chi phí in ấn, thư tín và đảm bảo rằng chỉ có những nhà thầu quan tâm mới cần đến).
Sau khi đã nhận được hồ sơ mời thầu, các đơn vị dự thầu báo lại đã nhận được cho bên mời thầu và bắt đầu tiến hành lập hồ sơ dự thầu.
Bước 6: Các đơn vị dự thầu đi thực địa
Nếu thấy cần biết rõ về địa điểm nơi đặt cơng trình, các đơn vị dự thầu có thể đề nghị bên mời thầu tổ chức đi thực địa. Bên mời thầu có trách nhiệm bố trí thời gian và cử người hướng dẫn các đơn vị dự thầu đi thực địa.
Bước 7: Sửa đổi tài liệu đấu thầu
Bên mời thầu có thể sửa đổi, bổ sung hồ sơ mời thầu. Sau khi chuẩn bị xong các sửa đổi, bổ sung, bên mời thầu gửi tới cho các đơn vị dự thầu tạo thành bộ hồ sơ mời thầu kèm theo sửa đổi, bổ sung. Khi nhận được thông báo này, các đơn vị dự thầu phải báo lại cho bên mời thầu biết.
Bước 8: Giải quyết thắc mắc cho các đơn vị dự thầu
Khi có thắc mắc về bộ hồ sơ mời thầu, các đơn vị dự thầu có thể nêu ra theo hai phương pháp sau:
+ Phương pháp 1: Gửi thư nêu các thắc mắc cho bên mời thầu trả
lời. Bên nời thầu phải gửi văn bản giải đáp đó tới mọi đơn vị dự thầu (chứ khơng riêng đơn vị dự thầu có thắc mắc).
+ Phương pháp 2: tổ chức cuộc họp cho tất cả đơn vị dự thầu tham
gia (được gọi là cuộc họp trước mở thầu), trong cuộc họp các đơn vị dự thầu sẽ đưa ra thắc mắc của mình dưới dạng văn bản. Sau khi nhận được thắc mắc bằng văn bản, bên mời thầu trả lời các thắc mắc đó và tiến hành một số lần họp với sự tham gia của tất cả các đơn vị dự thầu, cụ thể như sau:
+ Lần 1: Bên mời thầu thông báo cho các đơn vị dự thầu về các thắc mắc và trả lời bằng miệng.
+ Lần 3: Bên mời thầu trả lời các thắc mắc bổ sung bằng miệng.
Sau đó, bên mời thầu tập hợp tồn bộ các thắc mắc, thắc mắc bổ sung và các câu trả lời thành văn bản gửi cho các đơn vị dự thầu. Sau khi nhận được văn bản này, các đơn vị dự thầu phải báo lại đã nhận được cho bên mời thầu.
Bước 9: Nộp và nhận đơn thầu:
Trước khi hết hạn nộp đơn thầu 3 ngày, bên mời thầu sẽ thông báo cho các đơn vị dự thầu chưa nộp hồ sơ dự thầu. Các đơn vị dự thầu nộp hồ sơ dự thầu kèm theo bảo lãnh đấu thầu do ngân hàng cấp (có giá trị từ 1-3% giá chào của đơn vị dự thầu - do bên mời thầu ấn định trong hồ sơ mời thầu). Bên mời thầu nhận và ghi rõ ngày giờ nhận hồ sơ dự thầu, sau đó tiến hành báo lại cho các đơn vị dự thầu nộp đơn đúng hạn và có trách nhiệm bảo quản các hồ sơ dự thầu đó cho tới khi mở thầu. Đối với các hồ sơ dự thầu nộp chậm, bên mời thầu sẽ gửi trả lại trong trạng thái nguyên dấu niêm phong. Sau khi nhận được hồ sơ dự thầu nộp chậm, đơn vị dự thầu phải báo cho bên mời thầu biết.