- Chi phí quản lý doanh nghiệp
XÂY DỰNG CÔN SƠN
3.2.1. Xây dựng hồn thiện “Bản mơ tả cơng việc” và “Bản yêu cầu công việc” cho từng vị trí cơng việc
việc” cho từng vị trí cơng việc
Cơ sở đưa ra giải pháp:
Thực tế hiện nay Công ty chưa xây dựng các “Bản mô tả công việc” và “Bản yêu cầu thực hiện công việc” dẫn đến việc người được tuyển dụng vào khơng nắm chắc được cụ thể cơng việc của mình, người quản lý cũng khó sát sao đối với nhân viên, bố trí NLĐ vào các vị trí chưa thích hợp dẫn tới hiệu quả làm việc không cao, giảm động lực làm việc của NLĐ.
Nội dung giải pháp:
Để có thể xây dựng được “Bản mô tả công việc” và “Bản yêu cầu cơng việc” một cách chính xác nhất đối với từng vị trí cơng việc thì trước tiên cần phải hiểu rõ cơng việc đó, sau đó mới tiến hành xây dựng cụ thể các văn bản đó.
Đầu tiên, định danh cơng việc: Cơng ty cần phải xác định chính xác tên gọi của từng vị trí cụ thể, có những vị trí tương đương nhau nhưng đặc điểm cơng việc khác nhau thì cần phải có sự phân biệt rõ ràng, tránh nhầm lẫn giữa các cơng việc. Ví dụ như cùng là kỹ sư nhưng phải rõ ràng là kỹ sư điện, kỹ sư nước, kỹ sư nội thất, kỹ sư ngoại thất, ...
Thứ hai, phân tích cơng việc: Cơng ty tiến hành nghiên cứu công việc từ các văn bản chuyên môn về công việc và từ thực tế thu thập từ NLĐ đang làm
cơng việc đó tại Cơng ty từ đó đưa ra được mục tiêu của vị trí cơng việc, danh sách các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và tiêu chuẩn năng lực ứng với vị trí cơng việc đó. Cơng ty tiến hành lập các bảng hỏi đối với nhân viên tại vị trí cơng việc đó, với các lãnh đạo trực tiếp của từng vị trí để lấy được dữ liệu về cụ thể nhiệm vụ, trách nhiệm và kiến thức, năng lực yêu cầu tương ứng cũng như mong muốn kết quả có thể đạt được của vị trí cơng việc đó. Đồng thời xem xét các quyền hạn đi kèm về sử dụng máy móc, thiết bị, tài sản, tài chính và con người trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Tiếp theo, xây dựng “Bản mô tả công việc” và “Bản yêu cầu công việc”: Sau khi đã thu thập đầy đủ các dữ liệu thì tiến hành phân loại và sắp xếp mức độ quan trọng, mức độ ưu tiên của từng tiêu chí. Các tiêu chí cần được định nghĩa rõ ràng, cần lưu ý là có thể đo lường được, đây cũng là một cách để thể hiện sự trông đợi của Công ty với nhân viên. Để tránh sự nhầm lẫn thì với mỗi vị trí cơng việc cụ thể, ứng với mỗi chức danh cụ thể thì cần gắn một mã số cơng việc, mã số này tồn tại duy nhất với chức danh công việc đó.
Điều kiện thực hiện giải pháp:
Do đặc thù từng vị trí cơng việc có đặc điểm và mức độ phức tạp khác nhau nhiều, đặc biệt là các vị trí chun mơn về kỹ thuật, kỹ sư yêu cầu trình độ chun mơn cao và nhiều kinh nghiệm. Hiện nay, với sự phát triển của internet và cơng nghệ thơng tin nên Cơng ty có thể dễ dàng lập các bảng hỏi điện tử để gửi đến NLĐ, vừa tiết kiệm chi phí vừa nhanh chóng vừa thu thập được nguồn dữ liệu lớn hơn. Tuy nhiên, có những NLĐ khơng có các thiết bị để tiến hành trả lời online thì cần sự hỗ trợ từ các nhân sự khác, ví dụ như việc in bảng hỏi ra giấy hoặc hỗ trợ điền hộ bảng hỏi với dữ liệu do người kia cung cấp.
Việc phân tích được cơng việc cần sự kết hợp của nhiều nhân sự từ tất cả các vị trí trong Cơng ty, cần u cầu sự phối hợp và trả lời trung thực từ phí người trả lời bảng hỏi để kết quả được chính xác nhất có thể.
Việc tìm hiểu về cơng việc cần nhiều thời gian và cần phải được tiến hành nghiên cứu, bổ sung, sửa đổi liên tục ngay cả khi đã xây dựng các bản mô tả và bản yêu cầu công việc, tùy thuộc vào sự thay đổi của tình hình hoạt động của Cơng ty mà hồn thiện cho phù hợp nhất.
Kết quả dự kiến đạt được:
Sau quá trình thực hiện kết hợp từ nhiều bộ phận và NLĐ trong tồn Cơng ty, dự kiến “Bản mô tả công việc” và “Bản yêu cầu cơng việc” đối với từng vị trí cơng việc sẽ được xây dựng hồn thành một cách chi tiết và phù hợp nhất với đặc điểm ngành nghề kinh doanh, vị trí cơng việc cụ thể đó.
Ví dụ đối với vị trí nhân viên kế tốn cơng nợ, Cơng ty sẽ xây dựng “Bản yêu cầu công việc” đối với vị trí này có bản như sau:
Chức danh: Nhân viên kế tốn cơng nợ Mã số công việc: KTCN01
Bộ phận: Phịng kế tốn
Thời gian làm việc: - Sáng: 7h00 đến 11h30 - Chiều: Từ 13h30 đến 17h Từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần.
Yêu cầu về trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành kế tốn hoặc tài chính.
Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng:
- Sử dụng thành thạo phần mềm kế tốn MISA và sử dụng tốt tin học văn phịng: word, excel, ...
- Hiểu biết các quy định của Luật lao động.
- Có khả năng lập, sắp xếp và lưu trữ các biên bản đối chiếu khối lượng, đối chiếu công nợ khoa học, hợp lệ. Hiểu biết cơ bản về các loại nguyên liệu, thiết bị trong xây dựng.
- Kỹ năng giao tiếp tốt
- Biết sử dụng máy scan, máy in, máy photo,... Yêu cầu về kinh nghiệm
- NLĐ hoặc sinh viên mới ra trường đáp ứng yêu cầu trên, có kinh nghiệm trên 6 tháng làm việc tại vị trí tương đương.
Yêu cầu về sức khỏe
- Sức khỏe tốt để thực hiện các công việc được phân công. - Không mắc các bệnh truyền nhiễm.
Sau khi các “Bản mô tả công việc” và “Bản yêu cầu cơng việc” tương ứng với các vị trí cơng việc cụ thể ra đời thì các NLĐ làm việc tại từng vị trí, người quản lý trực tiếp, người phụ trách quản lý nhân sự chung có thể dựa vào đó để thực hiện các nhiệm vụ và cơng việc của mình. Đặc biệt tác động đến công tác tuyển dụng lao động và bố trí cơng việc. Dự đốn tuyển dụng sẽ tuyển được những người phù hợp với yêu cầu của vị trí đang thiếu và bố trí cơng việc cũng phù hợp hơn với trình độ, kỹ năng của từng người.
Bảng 3.1. Dự báo kết quả cơng tác bố trí lao động năm 2022 và 2023
(Đơn vị: người)
Năm
Lao động gián tiếp Lao động trực tiếp
Số lao động làm trái nghề Tỷ lệ trái nghề trong tổng lao động (%) Nhu cầu Thực tế Chênh lệch Nhu cầu Thực tế Chênh lệch 2022 18 18 0 174 176 2 2 1,03 2023 25 25 0 213 212 -1 1 0,42 Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Dựa vào bảng 3.1 dự báo kết quả cơng tác bố trí lao động năm 2022-2023, có thể nhận thấy rằng, nếu thực hiện giải pháp thì số lượng lao động chênh lệch giữa nhu cầu và thực tế giảm đi đáng kể, số lượng lao động phải làm trái ngành trái nghề cũng giảm đi rất nhiều, dự báo đến năm 2022 thì tỷ lệ lao động trái nghề trong Cơng ty chỉ cịn một người và chiếm 0,42% trong tổng lao động của Cơng ty. Bố trí lao động hợp lý hơn giúp NLĐ được làm việc đúng với chuyên mơn, đúng với hiểu biết và kỹ năng của mình, từ đó hăng hái làm việc hơn, tăng động lực lao động.