2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy truyền thông
- Nhân sự: Tổ Truyền thơng BSR có 7 người, gồm 01 Tổ trưởng và 6 nhân viên. - Cơ cấu tổ chức:
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Tổ Thông tin Truyền thông của BSR hiện nay
- Chức năng, nhiệm vụ: Tham mưu và tổ chức thực hiện công tác thông tin, truyền thơng (truyền thơng bên ngồi và nội bộ), tun truyền, quảng bá, quảng cáo, xây dựng hình ảnh, thương hiệu và các sản phẩm của BSR.
- Phân công công việc Tổ Thông tin Truyền thông BSR: + Tổ trưởng Truyền thông:
Chịu trách nhiệm chính trong cơng tác tham mưu và tổ chức thực hiện công tác thông tin, truyền thông, tuyên truyền, quảng bá, quảng cáo hình ảnh và các sản phẩm của BSR. TỔNG GIÁM ĐỐC Chuyên viên Truyền thơng CHÁNH VĂN PHỊNG TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔ TRƯỞNG TỔ TRUYỀN THƠNG Nhân viên Truyền thơng Chun viên Kỹ
Chịu trách nhiệm chính trong cơng tác tham mưu và tổ chức thực hiện xây dựng thương hiệu BSR.
Chịu trách nhiệm chính trong cơng tác tham mưu và tổ chức thực hiện việc chụp hình, quay phim, biên tập và dựng phim, viết tin, bài, cung cấp thông tin cho báo chí.
Chịu trách nhiệm chính trong cơng tác tham mưu và tổ chức thực hiện việc quản lý nội dung trang thông tin điện tử BSR và xuất bản Bản tin nội BSR.
Chịu trách nhiệm chính trong cơng tác tham mưu và tổ chức thực hiện việc tham gia các Giải thưởng truyền thơng nhằm quảng bá hình ảnh BSR.
Chịu trách nhiệm chính trong cơng tác tham mưu và tổ chức thực hiện công tác đối ngoại, đối nội của BSR.
Chịu trách nhiệm chính trong cơng tác tham mưu và tổ chức thực hiện công tác tổ chức các sự kiện của BSR.
Chịu trách nhiệm chính trong việc phê duyệt các điểm báo hằng ngày, xử lý các công việc trên Idoc và các công việc liên quan khác.
+ Chuyên viên Kỹ thuật Truyền thông
Tổ chức thực hiện công tác thông tin, truyền thơng, tun truyền, quảng bá, quảng cáo hình ảnh và các sản phẩm của BSR.
Tổ chức thực hiện xây dựng thương hiệu BSR.
Tổ chức thực hiện việc chụp hình, quay phim, biên tập và dựng phim, xử lý hình ảnh, viết tin, bài, cung cấp thơng tin cho báo chí.
Tổ chức thực hiện việc quản lý nội dung trang thông tin điện tử BSR và biên tập, xuất bản Bản tin nội BSR.
Tổ chức thực hiện việc tham gia các Giải thưởng truyền thông nhằm quảng bá hình ảnh BSR.
Tổ chức thực hiện công tác đối ngoại, đối nội của BSR. Tổ chức thực hiện công tác tổ chức các sự kiện của BSR.
Tổ chức thực hiện điểm báo hằng ngày, xử lý các công việc trên idoc và các công việc liên quan khác.
+ Chuyên viên Truyền thông
quảng cáo hình ảnh và các sản phẩm của BSR.
Tổ chức thực hiện xây dựng thương hiệu BSR.
Tổ chức thực hiện việc chụp hình, viết tin, bài, cung cấp thơng tin cho báo chí. Tổ chức thực hiện việc quản lý nội dung trang thông tin điện tử BSR và biên tập, xuất bản Bản tin nội BSR.
Tổ chức thực hiện việc tham gia các Giải thưởng truyền thông nhằm quảng bá hình ảnh BSR.
Tổ chức thực hiện công tác đối ngoại, đối nội của BSR. Tổ chức thực hiện công tác tổ chức các sự kiện của BSR.
Tổ chức thực hiện điểm báo hằng ngày, xử lý các công việc trên idoc và các công việc liên quan khác.
+ Nhân viên Truyền thông
Tổ chức thực hiện công tác thông tin, truyền thông, tuyên truyền, quảng bá, quảng cáo hình ảnh và các sản phẩm của BSR.
Tổ chức thực hiện xây dựng thương hiệu BSR.
Tổ chức thực hiện việc chụp hình, quay phim, viết tin, bài, cung cấp thơng tin cho báo chí.
Tổ chức thực hiện công tác tổ chức các sự kiện của BSR. Tổ chức thực hiện công tác đối ngoại, đối nội của BSR.
Tổ chức thực hiện điểm báo hằng ngày, xử lý các công việc trên idoc và các công việc liên quan khác
Tổ chức thực hiện các công việc liên quan khác.
2.2.2. Kết quả thực hiện công tác truyền thông của BSR trong giai đoạn 2015 - 2017 2017
2.2.2.1. Ngân sách truyền thông
Bảng 2.3: Ngân sách cho công tác truyền thông trong giai đoạn 2015 - 2017
Ngân sách Đơn vị Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Chi phí cho cơng tác truyền thơng, quảng cáo, hỗ trợ bán hàng.
2.2.2.2. Quảng cáo thương hiệu
(i) Quảng cáo trên kênh truyền hình
BSR khơng chọn hình thức quảng cáo trên các kênh truyền hình như các đơn vị thường chọn như quảng cáo TVC 30 giây trước/trong/sau chương trình thời sự của các đài truyền hình hoặc các chương trình giải trí khác, mà chọn hình thức sản xuất và phát lồng ghép các phóng sự giới thiệu về tình hình vận hành sản xuất kinh doanh hoặc các sự kiện do BSR tổ chức hoặc thông qua các chuyên mục khoa giáo trên các kênh truyền hình như VTV1, VOVTV, HTV7, HTV9, VTV8, VTC1, PTQ,...
Thể loại: Tin hoạt động sản xuất kinh doanh của BSR có thời lượng khoảng 30 - 45 giây. Các phóng sự BSR xây dựng có thời lượng từ: 45 giây đến 2 phút.
Nội dung: Ngắn ngọn, xúc tích, rõ ràng, cụ thể,...
Tần suất: Tùy theo sự kiện, chủ đề cần tuyên truyền mà BSR phối hợp với các phóng viên/nhà báo thực hiện các phóng sự và phát sóng trong các chương trình thời sự.
Hình 2.2: Phóng sự về sáng kiến cải tiến kỹ thuật của BSR phát sóng trên kênh VTV1 (Bản tin Thời sự 19h) của Đài Truyền hình Việt Nam
Ưu điểm: Theo đánh giá của khách hàng và cổ đông, cách làm này hiệu quả truyền thơng rất cao vì nó gắn và được phát trong các chương trình thời sự chính luận, khơng mang tính quảng cáo chung chung. Ít tốn chi phí.
Nhược điểm: Rất khó thực hiện, có những thời điểm nhiều chương trình thời sự của đất nước quan trọng nên phóng sự khơng đưa vào để phát được đúng thời điểm mình mong muốn. Dựa vào các yếu tố quan hệ cá nhân với nhau, khơng ký hợp đồng, khơng có tính pháp lý ràng buộc các bên thực hiện.
(ii) Quảng cáo trên các báo/tạp chí
Hằng năm, BSR dành một khoảng ngân sách để ký các hợp đồng hợp tác truyền thông với các cơ quan báo chí trung ương và địa phương.
Nội dung hợp tác: Chủ yếu tập trung đăng tải các bài viết PR với các chủ đề liên quan đến tình hình vận hành sản xuất kinh doanh, công tác đảm bảo an ninh, an tồn, bảo vệ mơi trường, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, công tác an sinh xã hội,... để đăng trên các mục chính luận, khơng đăng trên các trang quảng cáo của các cơ quan báo chí (báo giấy và báo điện tử) hoặc đăng logo thương hiệu BSR trên báo điện tử. Ưu tiên tập trung đăng trên báo điện tử. BSR khơng chọn hình thức quảng cáo thương hiệu qua các maket quảng cáo.
Các cơ quan báo chí mà BSR thường xuyên hợp tác truyền thông trong các năm qua như: Báo Thanh niên (điện tử, báo giấy), Báo Tuổi trẻ (điện tử), Báo Công Thương (điện tử, báo giấy), Báo Năng lượng Mới (điện tử, báo giấy), Báo Tài nguyên Môi trường (điện tử, báo giấy), Báo điện tử Vnexpress.net, Trang tin điện tử CafeF, Báo Thanh tra (điện tử, báo giấy), Báo Nhà báo và Công luận (điện tử), Báo Diễn đàn Doanh nghiệp (điện tử), Báo Đời sống và Pháp luật (điện tử), Báo Tiền phong (điện tử, báo giấy), Báo Quảng Ngãi (điện tử, báo giấy), Thời báo Kinh tế Sài Gòn (điện tử), Báo Đầu tư (điện tử), Báo Nhân dân (báo giấy), Báo Đại biểu Nhân dân (báo giấy), Báo điện tử Đảng Cộng sản Việt Nam, Tạp chí Cơng Thương (điện tử, báo giấy), Tạp chí Dầu khí (điện tử, báo giấy), Tạp chí Năng lượng Việt Nam (điện tử, báo giấy), Tạp chí Tài ngun Mơi trường (điện tử, báo giấy), Tạp chí Cơng nghiệp và Tiêu dùng (điện tử, báo giấy), Tạp chí Kinh doanh Tiếp thị
(điện tử, báo giấy), Báo Sài gịn Giải phóng (điện tử, báo giấy), Báo Tin tức (điện tử, báo giấy), Báo Văn nghệ (điện tử, báo giấy), Báo Quân đội Nhân dân (điện tử, báo giấy), Báo Công an Nhân dân (điện tử), Thời báo Kinh tế Việt Nam (điện tử, báo giấy),...
Thể loại: BSR viết và đăng bài viết PR theo từng chủ đề tuyên truyền trên các trang mục nội dung của báo/tạp chí, hạn chế đăng các trang quảng cáo.
Nội dung: Ngắn ngọn, xúc tích, rõ ràng, thơng tin cụ thể,...
Tần suất: Tùy theo sự kiện, chủ đề cần tuyên truyền mà BSR phối hợp với các phóng viên/nhà báo thực hiện các bài viết.
Ưu điểm: Cách làm này hiệu quả truyền thơng rất cao vì mang tính khách quan, là tác giả (phóng viên, nhà báo) khai thác nội dung, viết và BSR duyệt bài trước khi đăng, thơng tin được định hướng rõ ràng, khơng mang tính quảng cáo chung chung.
Nhược điểm: Kinh phí cao.
Hình 2.3: Bài viết “Nhà máy Lọc dầu Dung Quất: Vượt qua thách thức, khẳng định chất lượng ngành lọc hóa dầu trong nước” của BSR đăng trên Báo Sài
Hình 2.4: Bài viết “Lọc dầu Dung Quất lên phương án bù đắp thiếu hụt dầu thô từ mỏ Bạch Hổ” đăng trên Báo Vnexpress.net
(iii) Quảng cáo trên các kênh phát thanh
BSR không tập trung thực hiện việc này, chủ yếu là kênh phát thanh của Đài PTTH Quảng Ngãi nhưng dưới hình thức bài viết PR, bài viết cho các sự kiện, tin tức hoạt động sản xuất kinh doanh.
Năm 2014, 2015: BSR có thực hiện quảng cáo xăng E5 RON 92 trên kênh VOV Giao thơng của Đài Tiếng nói Việt Nam, nhưng khơng nhiều.
(iv) Quảng cáo ngoài trời
- Quảng cáo tại trụ sở công ty/Nhà máy Lọc dầu Dung Quất:
Hoạt động quảng cáo ngoài trời của BSR chủ yếu tập trung quảng cáo thương hiệu BSR thông qua các hình thức như: Pano/phướn/băng rơn tại các vị trí xung quanh Nhà máy Lọc dầu Dung Quất và trụ sở chính nhân các ngày lễ lớn, các sự kiện của công ty.
Ưu điểm: Chi phí thấp và tuyên truyền, phổ biến thông tin đến người lao động (chủ yếu tập trung cho truyền thơng nội),
Hình 2.5: Mẫu trang trí Tết nguyên đán tại Trụ sở công ty và Khu hành chính
Hình 2.6: Mẫu phướn dọc treo tại đường 1km vào Khu hành chính Nhà máy Lọc dầu Dung Quất
Hình 2.7: Mẫu băng rơn ngang tại Trụ sở cơng ty và Khu hành chính Nhà máy Lọc dầu Dung Quất
- Quảng cáo ngồi trời thơng qua treo băng rôn/phướn tại các trục đường chính của TP. Quảng Ngãi.
BSR cũng quảng cáo hình ảnh qua phướn, băng rơn treo dọc các trục đường chính của TP. Quảng Ngãi nhân các ngày kỷ niệm đặt biệt của đất nước, tỉnh Quảng Ngãi, của Tập đồn Dầu khí Việt Nam và BSR.
Ưu điểm: Chi phí thấp, hiệu quả truyền thông cao, tuyên truyền đến bà con nhân dân tỉnh Quảng Ngãi.
Hình 2.9: Mẫu pano quảng cáo tại Nhà văn hóa lao động tỉnh Quảng Ngãi nhân dịp Tết nguyên đán năm 2015
- Quảng cáo ngồi trời qua các panơ bảng hiệu lớn:
BSR đẩy mạnh hoạt động quảng cáo ngồi trời qua các panơ bảng hiệu lớn tại các trục đường chính tại các tỉnh/thành phố trong cả nước, như Quảng Ngãi, Quảng Nam, Đà Nẵng, Thừa Thiên Huế, Nghệ An, Thanh Hóa, Nam Định, Hải Dương, Hải Phòng, Vĩnh Phúc, Hưng Yên, Phú Thọ, Hà Nội, Bắc Ninh, Đồng Nai, Bà Rịa Vũng Tàu, TP. Hồ Chí Minh, Long An, Vĩnh Long.
Hình 2.10: Mẫu maket quảng cáo hình ảnh BSR gắn với quảng cáo sản phẩm xăng E5 RON 92 trên panô tại các tỉnh/thành phố.
Ưu điểm: Thời gian quảng cáo thường 1 năm, hiệu quả truyền thông cao, do bảng quảng cáo lớn, tầm nhìn rộng, quảng cáo tại các nơi mật độ lưu thơng cao.
Nhược điểm: Chi phí rất cao so với các hình thức quảng cáo khác. 2.2.2.3. Hoạt động quan hệ công chúng
(i) Quan hệ với nhân viên
Để giữ chân người lao động, người lao động yên tâm công tác, tâm huyết cống hiến, đóng góp cơng sức cho cơng ty, quyết tâm vận hành Nhà máy Lọc dầu Dung Quất an toàn, ổn định, liên tục và hiệu quả. BSR đã triển khai rất nhiều chương trình truyền thơng nội bộ.
BSR xác định công tác truyền thông nội bộ là kênh truyền thông rất quan trọng, đặc biệt là vận hành Nhà máy Lọc dầu Dung Quất, có nguy cơ cháy nỗ rất cao và trong tình hình BSR đang bị chảy máu chất xám. Các nhân sự vận hành giỏi, các chuyên gia của BSR đang có xu hướng chuyển công tác ra làm việc tại Công ty TNHH Lọc Hóa dầu Nghi Sơn (Thanh Hóa), nơi có nhà máy lớn hơn, lương và các chế độ khen thưởng, chính sách an sinh xã hội hơn BSR rất nhiều.
Các hình thức truyền thơng nội bộ BSR đã thực hiện: - Tổ chức đối thoại với người lao động:
BSR thường xuyên tổ chức các buổi đối thoại giữa ban lãnh đạo BSR và người lao động, các hội thảo/hội nghị, các cuộc họp để truyền đạt chủ trương, đường lối, chính sách của BSR đến người lao động, để chia sẻ kinh nghiệm, tâm tư, tình cảm và những đề xuất, kiến nghị,... của người lao động đối với doanh nghiệp.
BSR đã ban hành các chế độ chính sách, khen thưởng cho những người có thành tích trong quá trình làm việc. BSR cũng tạo ra những cơ hội thăng tiến cho người lao động, bố trí cơng việc phù hợp với chun môn, để phát huy tối đa năng lực của từng nhân viên trong công việc.
- Mạng LAN: BSR xây dựng hệ thống mạng LAN, kết hợp với Email để lưu giữ thông tin và chia sẻ thơng tin trong q trình làm việc.
- Email: Mỗi người lao động của BSR điều được thiết lập một địa chỉ email (ví dụ: sytm@bsr.com.vn) để trao đổi, chia sẻ thông tin phục vụ công việc chung.
Ngoài ra, Bộ phận IT cũng thiết lập địa chỉ email cho từng bộ phận với nhau (ví dụ: truyenthong@bsr.com.vn), từng nhóm chun mơn (ví dụ:
totruongvanphong@bsr.com.vn), từng phịng (ví dụ: hanhchinh@bsr.com.vn), từng ban (ví dụ: vanphong@bsr.com.vn) và tồn cơng ty (ví dụ: allbsr@bsr.com.vn) để thuận tiện trong việc trao đổi, chia sẻ thông tin.
Hệ thống email của BSR ngồi nhiệm vụ phục vụ cơng việc hàng ngày, cịn là kênh để truyền tải các thông tin, phổ biến các nội quy, quy định, quy trình, quy chế, các thông điệp truyền thông,… của Ban lãnh đạo Công ty đến các bộ phận và người lao động trong tồn cơng ty.
- Điện thoại nội bộ: BSR triển khai hệ thống thông tin liên lạc nội bộ nhằm thuận lợi trong trao đổi chia sẻ thông tin, giao tiếp,….
- Bộ đàm: BSR triển khai kênh liên lạc thông qua hệ thống bộ đàm, kênh này chủ yếu phục vụ chính cho các bộ phận trực tiếp sản xuất ngồi cơng trường nhằm trao đổi, báo cáo thông tin nhanh chóng, kịp thời để giải quyết các tình huống khẩn cấp, nóng.
- Hệ thống loa phát thanh: BSR triển khai hệ thống loa phát thanh. Khi có các thơng tin nóng, cần thơng báo tới nhiều người, nhiều vị trí cơng việc khác nhau, loa phát thanh sẽ thực hiện nhiệm vụ. Lợi thế của loa phát thanh là giải quyết nhu cầu thông tin rất nhanh, đến nhiều đối tượng,….
- Hệ thống màn hình trình chiếu:
BSR triển khai 4 hệ thống màn hình lớn tại Trụ sở 208 Hùng Vương, Tòa nhà Building A, Tòa nhà Building A1 và trước cổng A2 (cổng vào khu hành chính Nhà máy Lọc dầu Dung Quất). Các màn hình này trình chiếu thơng tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hằng ngày của BSR, các clip truyền thông theo từng chủ đề.
Tại các phịng họp, BSR bố trí các màn hình tivi lớn để trình chiếu các nội dung phục vụ hội họp và tại các cầu thang máy ở các tịa nhà, BSR bố trí các màn hình tivi thơng báo lịch họp, các thơng tin về sản xuất kinh doanh và các thông tin khác đến nhân viên.
- Điểm báo: Tổ Thông tin Truyền thông BSR theo dõi, cập nhật và thiết lập cơ sở dữ liệu tin tức hàng ngày về hoạt động của BSR, các thơng tin thị trường lọc hóa dầu cũng như các thông tin quan trọng khác trên các phương tiện truyền thông. Điểm báo kịp thời giúp BSR tiếp cận được các thông tin trên các kênh truyền thông phổ thông và quan trọng, kiểm sốt được thơng tin của BSR trên các báo, nhanh chóng nắm bắt được những thơng tin bất lợi để kịp thời đề xuất phương án xử lý.
- Website: Truyền tải tất cả các thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động các tổ chức chính trị - xã hội của Cơng ty. Website BSR (www.bsr.com.vn) được xây dựng có giao diện đẹp, bắt mắt, khoa học, dễ đọc, truy cập nhanh chóng,… Tin tức