- INVOICE, CERTIFICATE Thƣ chỉ dẫn của ngƣời gửi hàng
B, Quy trình phục vụ hàng xuất tại NCTS Quy định chung:
Quy định chung:
- Chịu trách nhiệm về tiếp nhận hàng để sẵn sàng vận chuyển, theo các quy định của IATA và của hãng vận chuyển.
- Đối với các lô hàng không đủ điều kiện tiếp nhận nhƣng hãng vận chuyển yêu cầu chấp nhận (ghi xác nhận và ký vào hƣớng dẫn gửi hàng/ hoặc lập biên bản bất thƣờng) thì thực hiện theo yêu cầu của hãng vận chuyển
Lƣu đồ 2.1 : Quy trình phục vụ hàng xuất của NCTS Bƣớc 1: Tracing Thông tin hàng xuất: khcx/cgo allowance/ ULD/Pre- MNF/Fax/ văn bản khác từ hãng vc/khách hàng, Điều hành/lịch bay, phiếu kscb Tracing
Thực hiện Thông tin CNH
TNH Thực hiện Thực hiện Bốc xếp thực hiện
Xe xúc thực hiện Điều phối thực hiện
P/A
Phiếu cân bằng
Đã đủ dữ liệu Vào số liệu thực hiện
Kiểm tra các lô hàng đã đƣợc soi an ninh No Dữ liệu hàng hóa đã ready trên hệ thống Làm tài liệu (5) yes Xuất hàng thực hiện (4) Bốc xếp thực hiện Xe xúc thực hiện Đầu kéo thực hiện
Báo cáo chất xếp sau khi hoàn thành chất xếp Thông tin xuất hàng
Cân ULD hàng (6) Tracing thực hiện Bốc xếp thực hiện Đầu kéo thực hiện Uld đã có hàng và thẻ
ULD
Dữ liệu sau khi cân
Xử lý điện văn (15) Điện văn trƣớc trong và sau flt Giao nhận thực hiện (7) Đầu kéo thực hiện Uld hàng đã cân và phiếu chuyển giao Bàn giao hàng
cho NIAGS tại bãi giao nhận (8-a)
Hàng do Niags kéo
Bàn giao tại a/c cho NIAGS (8-b) Hàng của các hãng NCTS tự kéo Giao nhận xử lý hàng ofld (9) Có ofld Hàng Ofld Đƣa về kho Đƣa hàng OFLD vào kho thực hiện
(10) Hồ sơ Hồ sơ OFLD Hoàn thiện hồ sơ chuyến bay (11) Bàn giao hồ sơ chuyến bay Tracing kiểm tra hồ sơ (12) Hồ sơ hợp lệ Lƣu hồ sơ theo quy định MNF notoc bộ tài liệu chuyến bay Khơng ofld Ca trƣởng hồn thành phiếu kiểm
sốt chuyến bay (14) Thông tin bất thƣờng Trực ban điều hành (15) Nộp bản chính Có bất thƣờng báo cáo
- Tiếp nhận thông tin hàng xuất, các tài liệu, văn bản từ đại diện hãng vận chuyển, đại lý hàng hóa và các kênh thơng tin khác, khách hàng, điều hành, lịch bay,…
+ Cấp bản hƣớng dẫn gửi hàng (HDGH) và hƣớng dẫn khách kê khai. Kiểm tra thông tin trên bảng kê khai HDGH đối chiếu với booking do hãng vận chuyển (VC) cung cấp, số AWB, tên địa chỉ ngƣời gửi hàng, ngƣời yêu cầu dịch vụ, hãng vận chuyển, điểm đến, số kiện, chủng loại hàng, chuyến bay, ngày bay
+ Hƣớng dẫn nhân viên bốc xếp xuống hàng cho khách, xếp hàng vào các giá theo đúng cùng số AWB, phân loại cùng Dim và các nhãn mác khác phải quay ra ngòai để dễ nhận biết, hàng xếp theo nguyên tắc tổng số kiện trên từng giá phải đều nhau
- Tiếp nhận hàng:
+ Kiểm tra tình trạng các gía hàng, số AWB, tình trạng hàng hóa, bao bì nhãn mác
+ Kiểm tra niêm phong hải quan ( hàng quốc tế) + Kiểm tra các lô hàng đã đƣợc soi chiếu an ninh
+ Đo Dim lơ hàng theo các chìêu dài, rộng, cao của từng kiện hàng, đảm bảo 100% các kiện hàng đều đƣợc đo chính xác
+ Ghi các số liệu đã đo vào ơ kích thƣớc và thời gian bắt đầu tiếp nhận vào HDGH
+ Hƣớng dẫn tiến hành bốc xếp, điều phối, xe xúc tiến hành cân hàng
- Nhập số liệu:
+ Cập nhật thông tin trên bản hợp đồng HDGH (BM/NCTS/017) vào hệ thống COS bao gồm: số AWB, tên địa chỉ ngƣời gửi hoặc ngƣời yêu cầu dịch vụ, hãng VC, điểm đến, số kiện, số cân, chủng loại hàng, chuyến bay, ngày bay, thời gian bắt đầu, kết thúc TNH
+ Tính các khoản phí sử dụng dịch vụ cho khách đối với các lơ hàng bay các hãng khác nhƣ phí: bốc xếp, Facility, lƣu kho các loại phí khác. Lập hóa đơn hoặc
giấy xác nhận sử dụng dịch vụ (hàng nội địa nhập số liệu vào hệ thống theo dõi- VN thu hộ phí dịch vụ)
+ Chuyển chứng từ cho bộ phận thu ngân: HDGH, booking, hóa đơn tài chính, giấy xác nhận sử dụng
+ Hƣớng dẫn khách sang quầy thu ngân để trả tiền dịch vụ + Lƣu tài liệu
Bƣớc 2: Xuất hàng và làm tài liệu chuyến bay
Nhận thông tin xuất hàng từ bộ phận Tracing
+ Lấy xác nhận của hải quan (hàng quốc tế)
+ Kiểm tra kẹp chì kho, xe chở hàng nếu từ thành phố
+ Bốc xếp hàng hóa, xe xúc tiến hành thực hiện và đầu kéo thực hiện vận chuyển
+ Báo cáo chất xếp sau khi đã hoàn thành chất xếp để làm tài liệu. Bàn giao túi tài liệu cho nhân viên lái xe, lƣu tài liệu chuyến bay→ký sổ giao nhận tài liệu hàng xuất. Lƣu tài liệu chuyến bay gồm: MNF chuyến bay, lƣu tại bộ
phận hàng xuất 1 bộ hồ sơ chuyến bay gồm: AWB copy, HDGH, Booking, công văn, điện văn, biên bản bất thƣờng (nếu có)
Bƣớc 3: Chất xếp lên ULD (Unit Load Device)
- Phối hợp với nhân viên xuất hàng tìm hàng trong kho và chuyển hàng ra vị trí chất xếp
- Lót nilon hoặc ván kê đối với từng loại hàng khác nhau
- Nâng hàng lên cao hoặc hạ thấp khi có yêu cầu từ nhân viên bốc xếp để xếp lên ULD, gắn thẻ ULD. Đếm số kiện, kiểm tra nhãn mác bao bì trên kiện hàng, kiểm tra tem an ninh và báo với nhân viên xuất hàng - Phủ nilon, chằng lƣới theo quy định. Phối hợp với đầu kéo, đấu móc
dully từ vị trí chất xếp kéo hàng ra cân deadload. Đẩy ULD lên giá tĩnh để cân khi (trên một dully có hai ULD)
- Dữ liệu sau khi cân đƣợc lƣu trữ làm tài liệu
Bƣớc 4: Giao nhận hàng hóa
- ULD hàng đã cân xong kết hợp với phiếu chuyển giao để tiến hành giao nhận hàng hóa. Đồng thời tài liệu MNF Bộ tài liệu chuyến bay đƣợc bàn giao khi giao nhận hàng hóa.
- Hàng hóa đƣợc các xe đầu kéo vận chuyển đến bãi giao nhận bàn giao cho NIAGS. Hàng hóa từ bãi tập kết ra máy bay (A/C), hàng hóa này có thể do NIAGS kéo hoặc do NCTS kéo theo hợp đồng đa phƣơng giữa NCTS và NIAGS và các hãng hàng không.
- Tại đây sẽ có 2 trƣờng hợp, nếu hàng khơng xảy ra tình trạng OFLD thì hàng này sẽ đƣợc chất xếp lên máy bay để vận chuyển và khi đó nhân viên NCTS tiến hành hoàn thiện hồ sơ chuyến bay
- Trƣờng hợp hàng xảy ra tình trạng OFLD thì ta tiến hành giao nhận số hàng này cho bộ phận xử lý hàng OFLD, hàng này đƣợc đƣa về kho để thực hiện bảo quản chờ chuyến bay sau. Mọi thông tin bất thƣờng đƣợc báo cáo với trực ban điều hành cùng các bộ phận liên quan xử lý. - Tiến hành lập hồ sơ OFLD, sau đó cũng hồn thiện hồ sơ cho chuyến
bay. Kết thúc chuyến bay bàn giao hồ sơ chuyến bay cho bộ phân Tracing kiểm tra hồ sơ.
- Đối với các hồ sơ hợp lệ thì tiến hành lƣu, lƣu trữ theo quy định. Mọi thông tin bất thƣờng đƣợc báo cáo với trực ban điều hành xử lý
2.2.2.2. Quy trình phục vụ hàng nhập của tại ga hàng hóa Nội Bài