- INVOICE, CERTIFICATE Thƣ chỉ dẫn của ngƣời gửi hàng
2. Bản danh sách đã khai thác Tài liệu hàng chuyển tiếp
Kiểm tra tài
liệu c.bay Ktra hàng hóa c.bay
Tài liệu Lập báo cáo chuyến bay Tập hợp biên bản bất thg Vận đơn bất thƣờng Bất Thƣờng Lập BBB Thƣờng Tracing Điện thông báo Theo dõi các trƣờng hợp
ko đủ điều kiện Thủ tục trả hàng
QT. NĐ. NĐ.
Bàn giao hồ sơ chuyến bay
Hợp lệ
Kiểm tra để
làm thủ tục Khách hàng
Kho Nội Bài
Kho thành phố PXK Ko bất Thƣờng Trợ giúp Pax Bất thƣờng TCKT Bất thƣờng Khách hàng Trả hàng theo PXK Bất thƣờng (nếu có) Tài liệu chuyến bay
Bước 1: Giao nhận hàng hóa tại máy bay: Do nhân viên giám sát, nhân
viên đầu kéo và nhân viên giao nhận thực hiện
- Nhân viên giám sát hàng hóa đội phục vụ hàng hóa sân đỗ có mặt khi máy bay hạ cánh, đón nhận tài liệu và hàng hóa đối với các chuyến bay Việt Nam) và đón nhận tài liệu và hàng hóa đối với các chuyến bay có hàng rời ( đối với các chuyến bay của hãng khác)
- Kiểm tra sơ bộ tài liệu, đối chiếu thực tế với hàng hóa theo từng mân, thùng (ULD), phân loại các loại hàng ƣu tiên.
- Phân loại hàng chuyển tiếp, thông báo và phối hợp với nhân viên kiểm tra hàng để kéo về kho hoặc để lại khu vực sân đỗ chuyến bay theo kế hoạch. - Thông báo cho lái xe đầu kéo kéo hàng về theo các thứ tự ƣu tiên và bàn
giao tài liệu cho Đội phục vụ hàng nhập(PVHN)
Bước 2: Xử lý tài liệu phục vụ hàng nhập: Do nhân viên xử lý thông tin
thực hiện
Xử lý tài liệu ban đầu
- Nhận túi tài liệu từ nhân viên lái xe đầu kéo đội phục vụ hàng hóa sân đỗ - Kiểm tra AWB, so sánh với bản danh sách hàng hóa- Ghi các yêu cầu lên
bản danh sách hàng hóa ( Hàng đặc biệt, hàng Gia Lâm, hàng Mỹ Đình,..) - Kiểm tra danh sách hàng bƣu điện, lập Mail Mnf trƣờng hợp có CN 38.
Trƣờng hợp khơng có CN38 thơng báo checker lập Mail MNF theo thực tế túi bƣu kiện đến
Sau khi nhận thông tin chi tiết từ kiểm tra hàng
- Nhập số liệu vào hệ thống máy tính phần mềm quản lý (COS), thơng báo hàng về cho khách ghi nhận việc thực hiện, in danh sách hàng chuyển tiếp, hàng chuyển về Gia Lâm, Mỹ Đình, lấy xác nhận của hải quan.
- Bàn giao danh sách hàng chuyển tiếp cho kiểm tra hàng, AWB liệu cho thủ tục, tài liệu chuyển Mỹ Đình, Gia Lâm cho lái xe.
- Hoàn tất hồ sơ chuyến bay bàn giao cho Tracing (tìm kiếm nếu chuyến bay có bất thƣờng hàng hóa), lƣu hồ sơ chuyến bay bình thƣờng.
Bước 3: Kiểm tra hàng: Nhân viên kiểm tra thực hiện
- Kiểm tra thực tế hàng và bƣu điện so sánh với tài liệu, đƣa hàng vào các vị trí bảo quản theo đúng quy định, hàng đi Gia Lâm, đi Mỹ Đình, bàn giao hàng chuyển tiếp, hàng lạc tuyến cho đội xuất,…
- Ghi chép thơng tin vào bảng danh sách hàng hóa. Lập biên bản hàng hóa bất thƣờng
- Bàn giao hồ sơ đã kiểm tra hàng và biên bản bất thƣờng cho xử lý tài liệu - Trả hàng và bƣu điện cho khách hàng
- Chuyển, bàn giao hàng chuyển tiếp cho đội xuất, xe ô tô về Gia Lâm, Mỹ Đình
- Kiểm sốt hàng tồn trong kho theo danh sách thủ tục cung cấp
- ( Xóa sổ các lơ hàng đã trả).OK hệ thống và lƣu phiếu xuất kho theo quy định
Bước 4: Tracing: Nhân viên Tracing
- Tiếp nhận thông tin yêu cầu phục vụ từ khách hàng
- Triển khai tới tài liệu đối với hàng có yêu cầu phục vụ nhanh - Thông báo cho an ninh đối với chuyến bay có hàng giá trị cao - Gửi các điện liên quan đến chuyến bay (IRP, NFD, DLV,…)
- Lấy xác nhận hải quan đối với các lô hàng lạc tuyến và các lơ hàng khi có yêu cầu đã đƣợc cán bộ đội xác nhận
- Bàn giao hồ sơ chuyến bay, hồ sơ lô hàng cho TCKT
- Gửi các điện thông báo khác và trả lời liên quan đến các lơ hàng nhập - Theo dõi, tìm kiếm đến các lơ hàng thiếu, hàng bất thƣờng
- Theo dõi thƣ trả lại
- Tổng hợp số lƣợng xe chuyển hàng về kho thành phố trong tháng chuyển TCKT
Bước 5: Làm thủ tục trả hàng: Nhân viên làm thủ tục trả hàng thực hiện
- Nhận AWB phân loại vào các quầy phục vụ
- Làm thủ tục trả hàng, tính tốn các khoản thu, lƣu trữ các hồ sơ theo quy định
- Theo dõi gửi thƣ báo từ lần 2 ( datapost, TEL,…) - Bàn giao các hồ sơ lô hàng cho Tracing
- In báo cáo hàng tồn, phối hợp tổ kho để kiểm soát theo thực tế
Yêu cầu đối với khách đến nhận hàng:
- Giấy tờ tùy thân có hiệu lực ( CMT nhân dân, hộ chiếu,…) - Các giấy tờ liên quan đến lô hàng