3.3. Tổ chức ứng dụng quy trỡnh phõn tớch chi phớ phục vụ cho việc ra quyết định
3.3.3.1. Những vấn đề về tổ chức bộ mỏy
Vai trũ của kế toỏn quản trị đang ngày càng được khẳng định trong việc ra quyết định, nhất là khi cú sự ra đời của cỏc cụng cụ hỗ trợ. Mặt khỏc, để cỏc cụng cụ này cú thể hỗ trợ tối đa và hiệu quả trong việc ra quyết định thỡ mụ hỡnh tổ chức kế toỏn quản trị trong doanh nghiệp đúng vai trũ một vai rất quan trọng. Đối với cỏc doanh nghiệp vừa và lớn, việc tổ chức kế toỏn quản trị theo quy trỡnh là hợp lý.
Quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu ra quyết định sẽ khú thực hiện nếu khụng cú sự hỗ trợ đầy đủ của ban quản lý cấp cao và sự tham gia của cỏc bộ phận kinh doanh khỏc nhau bao gồm tiếp thị, nghiờn cứu và phỏt triển sản phẩm, mua sắm, sản xuất, tài chớnh, …Trong đú, kế toỏn quản trị đúng vai trũ then chốt trong việc đảm bảo thành cụng của quy trỡnh. Bởi vỡ xuất phỏt từ chuyờn mụn, bộ phận kế toỏn quản quản trị được đào tạo trong thu thập, phõn tớch, đo lường và bỏo cỏo thụng tin nờn cú thể tham gia vào tất cả cỏc giai đoạn trong quy trỡnh và chịu trỏch nhiệm nắm giữ toàn bộ quy trỡnh.
Bước đầu tiờn trong quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu là thiết lập giỏ mục tiờu. Điều này liờn quan đến việc phõn tớch thị trường, tỡm hiểu nhu cầu cỏ nhõn của khỏch hàng và những gỡ họ cú thể trả tiền cho cỏc sản phẩm mới dự kiến; đỏnh giỏ sản phẩm cạnh tranh và giỏ cả của chỳng cựng với chi phớ ước tớnh. Trong trường hợp Cụng ty sử dụng chiến lược giỏ ưu tiờn, cú nghĩa là giảm giỏ để giành thị thờm thị phần, kế toỏn quản trị cũng cú thể dễ dàng thực hiện phõn tớch chi phớ – khối lượng – lợi nhuận để ra quyết định.
Bước tiếp theo trong quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu là thiết lập cỏc mức lợi nhuận mục tiờu. Cụng ty cú thể dựa vào chiến lược tổng thể và cỏc chỉ tiờu tài chớnh như lợi nhuận trờn doanh thu (ROS), vốn đầu tư, … để thiết lập cỏc mức lợi nhuận mục tiờu cho từng dũng sản phẩm và cỏc sản phẩm. Cựng với việc thiết lập cỏc giỏ bỏn mục tiờu, việc thiết lập cỏc mục tiờu lợi nhuận cũng đũi hỏi sự hiểu biết, kinh nghiệm và kỹ năng phõn tớch tài chớnh mà kế toỏn quản trị cú thể mang lại cho quy trỡnh.
Một khi chi phớ ước tớnh đó được thiết lập và chi phớ thực tế được xỏc định, chi phớ cắt giảm ước tớnh cú thể được tớnh toỏn. Khi một sản phẩm đạt tới giai đoạn sản xuất và nú đang được bỏn, kế toỏn quản trị vẫn cú vai trũ trong việc gúp phần thực hiện quy trỡnh chi phớ mục tiờu ra quyết định. Thứ nhất, chi phớ thực tế nờn được theo dừi và so sỏnh với chi phớ mục tiờu để xỏc định xem chi phớ mục tiờu cú được đỏp ứng hay khụng. Thụng tin này cú thể được sử dụng trong dự ỏn chi phớ tương lai. Thứ hai, cú thể cú nhiều cơ hội giảm chi phớ để đạt được trong giai đoạn sản xuất bằng cỏch ỏp dụng Kaizens.
Mặt khỏc, ban lónh đạo cấp cao sẽ hỗ trợ cho những thành viờn tham gia nhúm nghiờn cứu, đại diện cho cỏc bộ phận tiếp thị, lập kế hoạch sản phẩm, thiết kế, phỏt triển sản phẩm, mua sắm và thậm chớ cả cỏc nhà cung cấp chớnh về quy trỡnh cụng nghệ sản xuất và tài khoản sử dụng. Rừ ràng, cỏc thành viờn tham gia trong nhúm cú ảnh hưởng đến quyết định liờn quan đến từng chức năng của sản phẩm. Việc ra quyết định cú sự phụ thuộc lẫn nhau giữa marketing và lập kế hoạch sản phẩm, thiết kế và phỏt triển, quy trỡnh cụng nghệ và sản xuất. Quyết định ở một giai đoạn này sẽ ảnh hưởng đến những giai đoạn khỏc. Bộ phận kế toỏn quản trị cần phải tham gia để cung cấp thụng tin phản hồi nhanh chúng về những tỏc động của chi phớ đến cỏc lựa chọn thay thế khỏc nhau và việc ra quyết định. Kỹ thuật vừa là ý tưởng của việc phỏt triển sản phẩm và sản xuất đồng thời tham gia vào trực tiếp vào quỏ trỡnh phỏt triển sản phẩm. Quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu mở rộng ý tưởng hơn nữa về phớa thị trường, nhà cung cấp chớnh và cả quản trị chi phớ.
Như vậy, nếu được tổ chức theo quy trỡnh, kế toỏn quản trị cú thể trở thành một đội chi phớ mục tiờu đa chức năng, đúng gúp cỏc kỹ năng phõn tớch tài chớnh cho nỗ lực của quy trỡnh và đúng gúp đỏng kể về mặt cho sự thành cụng lõu dài của Cụng ty.