chi phớ phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh tại cụng ty Cổ phần Thƣơng mại Xuất Nhập Khẩu Thiờn Nam
3.1.1. Quan điểm
Để xỏc lập quy trỡnh phõn tớch chi phớ ra quyết định kinh doanh tại Cụng ty phải tuõn thủ một số quan điểm chung sau đõy:
- Phự hợp với mục tiờu, chiến lược xõy dựng và phỏt triển của Cụng ty.
- Phự hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trỡnh sản xuất, yờu cầu và trỡnh độ quản lý của Cụng ty.
- Phải đảm bảo tớnh khả thi đối với Cụng ty, đảm bảo hài hũa giữa chi phớ và lợi ớch đem lại và cú khả năng ỏp dụng cỏc cụng nghệ hiện đại.
- Phự hợp với năng lực chuyờn mụn của cỏn bộ kế toỏn, phự hợp với tỡnh hỡnh trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật trong cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty.
- Đỏp ứng được mục đớch của cỏc cấp lónh đạo của Cụng ty mà khụng phỏ vỡ cơ cấu tổ chức hiện tại.
- Phải xem xột lợi ớch và chi phớ, nghĩa là đảm bảo nguyờn tắc tiết kiệm và cú hiệu quả, theo nguyờn tắc này, thụng tin cung cấp phải cú chất lượng cao với chi phớ hợp lý.
3.1.2. Định hƣớng
Quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu được sử dụng để lờn kế hoạch hoặc dự toỏn chi phớ của sản phẩm trước khi sản phẩm được sản xuất và giới thiệu cho khỏch hàng nhằm đảm bảo rằng cỏc sản phẩm cú lợi nhuận thấp sẽ khụng được sản xuất và giới thiệu.
Việc xỏc lập quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu ra quyết định tại Cụng ty phải hướng tới cỏc mục tiờu sau:
1) Phải tập trung vào cỏc yờu cầu của khỏch hàng
Để giải quyết cỏc vấn đề của thị trường, trước tiờn quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu phải tập trung vào cỏc yờu cầu của khỏch hàng về chất lượng, chi phớ và tuổi thọ của sản phẩm, làm cơ sở cho cỏc quyết định liờn quan đến sản phẩm và hướng dẫn việc phõn tớch cỏc chi phớ mục tiờu.
Quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu buộc Cụng ty phải cụ thể húa về những gỡ khỏch hàng muốn và mức giỏ mà họ sẵn sàng trả, phải xỏc định và xem đõy như một kỹ năng thực hành tốt nhất trong chi phớ mục tiờu (Swenson nd, 2003). Cụng ty phải chủ động tiếp thu ý kiến từ khỏch hàng về cỏc vấn đề thiết kế sản phẩm để kiểm tra xem khỏch hàng cú sẵn sàng trả tiền cho cỏc đổi mới thiết kế hay khụng và nhằm xỏc định sự đổi mới trong thiết kế cú được khỏch hàng chấp nhận hay khụng, ngay cả trong trường hợp chi phớ bỏ ra vượt quỏ giỏ trị mang lại cho khỏch hàng. Quỏ trỡnh này cú thể được thực hiện thụng qua cỏc cuộc thảo luận và trao đổi với khỏch hàng trong việc tựy chọn cỏc thiết kế khỏc nhau, nhằm mục đớch hướng tới cõn bằng giữa chi phớ và giỏ trị.
Đõy chớnh là một khỏc biệt rất lớn so với cỏc quy trỡnh quản lý chi phớ khỏc cú xu hướng khụng kết nối với nhận thức giỏ trị và yờu cầu của khỏch hàng, và vỡ vậy quy trỡnh này cú thể giải quyết được vấn đề mà nền kinh tế thị trường đặt ra cho Cụng ty.
2) Phải tập trung vào việc làm giảm chi phớ ở ngay giai đoạn đầu trong quỏ trỡnh phỏt triển sản phẩm
Quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu được bắt đầu ở giai đoạn sớm nhất trong quỏ trỡnh phỏt triển sản phẩm mới đú là giai đoạn nghiờn cứu, thiết kế. Vỡ vậy việc phõn tớch chi phớ một cỏch chi tiết phải được diễn ra ngay từ đầu. Dẫn đến quỏ trỡnh thay đổi thiết kế cần được thực hiện trước khi bắt đầu sản xuất và giới thiệu sản phẩm. Điều này cú nghĩa là thiết kế ban đầu được đơn giản húa trước khi sản xuất, dẫn đến chi phớ thấp hơn và thời gian đưa ra thị trường nhanh chúng hơn khi thiết kế được hoàn thành.
3) Phải cú sự tham gia của toàn bộ cỏc chuỗi giỏ trị/chuỗi cung ứng
Tầm quan trọng của sự tham gia của chuỗi cung ứng là để xỏc định những cơ hội tiết kiệm chi phớ. Điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp tổng chi phớ của một sản phẩm là nguyờn liệu và cỏc thành phần được mua chiếm tỷ lệ cao.
Mặt khỏc, chi phớ mục tiờu sẽ khụng thể đạt được mà khụng cần cỏc cụng ty cú liờn quan. Một vài nhà cung cấp xem chuỗi cung ứng của họ như một phần của một “thiết kế mở rộng hoạt động doanh nghiệp” và thụng tin chi phớ được chia sẻ cựng cỏc nhúm liờn cụng ty được thành lập để đỏp ứng giảm chi phớ mục tiờu xỏc nhận nhà cung cấp để mua trong để nhắm chi phớ mục tiờu là khớa cạnh khú khăn nhất của phương phỏp chi phớ mục tiờu hiện nay.
4) Phải xem xột toàn bộ vũng đời sản phẩm
Để đảm bảo rằng tổng chi phớ được giảm thiểu cho cả Cụng ty và khỏch hàng, quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu đũi hỏi phải khảo sỏt đầy đủ chi phớ vũng đời của sản phẩm (Swenson nd, 2003). Điều này bao gồm cả việc xem xột giỏ mua, chi phớ vận hành, bảo dưỡng và chi phớ phõn phối của sản phẩm.
5) Phải thiết lập một quy trỡnh đa ngành với sự tham gia của cỏc bộ phận chức năng
Một đặc điểm được đề cập trong tất cả cỏc tài liệu quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu là bản chất đa ngành của quy trỡnh và tầm quan trọng của sự tham gia của tất cả cỏc bộ phận chức năng trong việc phõn tớch và ra quyết định kinh doanh. Trỏch nhiệm cho cỏc chi phớ mục tiờu đạt được cũng phải được chia sẻ trờn cỏc bộ phận chức năng. Sự tham gia đa ngành trong quỏ trỡnh quản lý chi phớ và vai trũ quan trọng do cỏc bộ phận chức năng khỏc nhau được thể hiện như sau:
- Bộ phận tài chớnh – kế toỏn với vai trũ điều phối: Quản lý việc giao chỉ tiờu chi phớ cho cỏc thành phần và cỏc hệ thống cỏ nhõn, thực hiện bỏo cỏo và theo dừi thành tớch hiệu suất trờn toàn doanh nghiệp, thỳc đẩy và đạt được chi phớ mục tiờu, đồng thời nhấn mạnh sự cần thiết phải hành động khi xảy ra sai lệch.
- Bộ phận bỏn hàng lập kế hoạch và phõn phối: Lập chi phớ mục tiờu tổng
- Bộ phận mua: Tỡm cỏch tiết kiệm chi phớ thụng qua việc phõn tớch cỏc bộ
phận và cỏc thành phần được sử dụng trong cỏc sản phẩm mới và làm việc với nhà cung cấp để cải thiện cơ sở chi phớ của họ và thiết kế lại cỏc bộ phận.
- Bộ phận kỹ thuật: Sử dụng cỏc kỹ thuật như kỹ thuật phõn tớch giỏ trị để
xỏc định tiết kiệm chi phớ cú thể được thực hiện trong khi duy trỡ chức năng của sản phẩm.
- Bộ phận sản xuất: Tỡm cỏch tiết kiệm chi phớ thụng qua cải tiến trong quy
trỡnh sản xuất hoặc thụng qua liờn tục cải thiện hoặc nhiều thay đổi cơ bản lõu dài (CIMA NHS Working Group, 2005).
6) Thành viờn trong mỗi bộ phận chức năng phải hiểu đƣợc vai trũ của họ và cỏch mà họ sẽ ảnh hƣởng đến chi phớ trong việc thực hiện quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu:
Quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu đạt được thành cụng cao nhất khi mà những thành viờn trong cỏc bộ phận cú một sự hiểu biết cơ bản về cỏch thức vận hành của nú và vai trũ, nhiệm vụ của họ trong quy trỡnh này. Ngoài ra, cỏc thành viờn trong cỏc bộ phận cần phải được luõn chuyển qua nhiều bộ phận khỏc nhau trước khi được giao một dự ỏn lập kế hoạch chi phớ, tạo cơ sở nền tảng cho cỏc thành viờn cú thờm kiến thức và kinh nghiệm nhằm đảm bảo khả năng phỏt hiện những sai lệch và thực hiện phương phỏp để cải thiện chi phớ.
7) Phải thiết lập một quy trỡnh với sự lặp đi lặp lại
Quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu khụng phải là một khoa học chớnh xỏc, phụ thuộc vào dữ liệu đỏng tin cậy và đụi khi là cỏc ước tớnh. Sự khú khăn của nú cũng là một quỏ trỡnh lặp đi lặp lại nơi cỏc chi phớ mục tiờu phỏt triển liờn quan đến việc tỡm cỏch cõn bằng giữa chức năng sản phẩm, giỏ cả, số lượng, nguồn vốn đầu tư và chi phớ. Tuy nhiờn, điều quan trọng là chi phớ mục tiờu tổng thể ban đầu được coi là một cam kết bất di bất dịch và nếu điều này khụng thể được đỏp ứng, sản phẩm khụng thể đưa vào sản xuất và tung ra thị trường.
Mặc dự cỏc chỉ tiờu chi phớ cho cỏc thành phần hoặc cỏc quỏ trỡnh phỏt triển riờng biệt, một khi chỳng được thiết lập thỡ khụng nờn thay đổi. Mục tiờu phải đạt được cao hơn giả thuyết, vỡ vậy cỏc nhà quản lý phải cú một quyết tõm để đạt được chi phớ mục tiờu nhằm đảm bảo cho sự ra mắt của sản phẩm. Và thực tế là kết quả kiểm nghiệm việc thực hiện mục tiờu và từ đú đưa ra cỏc biện phỏp để cải thiện.
9) Phải thể hiện và giải quyết đƣợc hết cỏc vấn đề khỏc cú liờn quan
Đối với doanh nghiệp sản xuất, trọng tõm của quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu là “thay đổi thiết kế sản phẩm để đạt chi phớ mục tiờu” (Sakurai, 1989). Mặc dự vậy, cỏc vấn đề chớnh được hiểu như nhu cầu của thị trường, khỏch hàng, người sử dụng và đảm bảo hoạt động tài chớnh đạt yờu cầu với chi phớ nhất định hoặc giỏ khụng vượt quỏ chi phớ mục tiờu vẫn phải được đề cập đến trong quy trỡnh và phải giải quyết.
Nhỡn chung, việc ỏp dụng quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu phục vụ cho việc ra quyết định cú thể đỏp ứng nhu cầu cấp bỏch hiện nay của Cụng ty, giỳp Cụng ty đưa ra những quyết định tốt nhất nhằm gia tăng giỏ trị bền vững cho Cụng ty trong nền kinh tế thị trường với phương hướng phỏt triển mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay của Cụng ty.