2.1. Tổng quan về cụng ty Cổ phần Thƣơng mại XNK Thiờn Nam
2.1.3. Đặc điểm hoạt động, quản lý, tài chớnh, kế toỏn của cụng ty
2.1.3.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Hiện nay Cụng ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Thiờn Nam hoạt động trong 4 lĩnh vực chớnh sau đõy:
Thiờn Nam chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực thương mại, xuất nhập khẩu sắt thộp với cỏc mặt hàng chủ lực là thộp dõy cỏn núng với đủ cỏc size, thộp cuộn, thộp tấm, thộp lỏ cỏn núng, cỏn nguội dạng cuộn. Trong năm 2011, Cụng ty
Thiờn Nam đó khỏnh thành và đưa vào hoạt động kho bói hơn 7.600 m2 với
những trang thiết bị hiện đại nhập khẩu như trạm cõn 100 tấn, cổng trục 30 tấn tại Long An để đảm bảo chất lượng thộp kinh doanh và mở rộng hoạt động sản xuất, nhằm gia tăng giỏ trị cho doanh nghiệp. Đội ngũ nhõn sự kinh doanh trẻ, năng động, đỏp ứng nhanh chúng nhu cầu cung ứng hàng húa của khỏch hàng.
Hỡnh 2.1 – Hỡnh ảnh về sản phẩm sắt thộp tại Cụng ty (Nguồn: Cụng ty Cổ phần Thương mại Xuất Nhập Khẩu Thiờn Nam)
Nhập khẩu và phõn phối hàng cụng nghệ phẩm:
Nhập khẩu và phõn phối cỏc mặt hàng thực phẩm cụng nghệ cao cấp tại Việt Nam. Thị trường hoạt động phủ khắp từ Bắc chớ Nam. Kinh doanh mặt hàng độc quyền từ cỏc nhà sản xuất thực phẩm danh tiếng cú nền cụng nghệ cao trờn khắp cỏc chõu lục.
Kinh doanh bất động sản:
Kinh doanh bất động sản, cho thuờ văn phũng, kho hàng. Đầu tư nõng cấp cỏc mặt bằng và tũa nhà văn phũng để tăng giỏ trị khai thỏc, nghiờn cứu thị trường để hợp tỏc đầu tư vào cỏc dự ỏn bất động sản với cỏc đối tỏc chiến lược. Cỏc cao ốc văn phũng được thiết kế hiện đại cựng với cỏc trang thiết bị nội thất cao cấp mang tớnh thẩm mỹ cao và cỏc dịch vụ tiện ớch rất phự hợp với mụi trường văn phũng chuyờn nghiệp
Dịch vụ khỏc:
Dịch vụ ủy thỏc Xuất nhập khẩu cỏc mặt hàng Nhà nước cho phộp; Dịch vụ làm thủ tục hải quan, khai thuế hải quan, giao nhận hàng húa; Mua bỏn, đại lý, ký gởi hàng cụng nghệ phẩm, lương thực, thực phẩm, vật tư thiết bị, phương tiện vận tải, rượu, thuốc lỏ nội, nụng sản, thủy hải sản, kim khớ điện mỏy, vật liệu xõy dựng, trang trớ nội thất, phõn bún, thuốc trử sõu, gổ, mỏy múc thiết bị, mỹ phẩm, sỏch và văn húa phẩm; Mua bỏn hàng điện gia dụng, hạt nhựa , vật tư ngành ảnh, văn phũng phẩm, băng đĩa nhạc, đồ điện gia dụng, giày da, tỳi xỏch, đồng hồ, mắt kớnh, cơ điện lạnh, mỏy giặt, xe gắn mỏy và phụ tựng, xe đạp, quần ỏo, bia, nước giải khỏt (trừ kinh doanh dịch vụ ăn uống); Đại lý ký gởi hàng húa; Cho thuờ văn phũng đại diện, kinh doanh nhà. Mụi giới bất động sản.
Xuất Nhập Khẩu: Xuất nhập khẩu trực tiếp cỏc mặt hàng nụng, thủy hải sản, cụng nghệ thực phẩm, kim khớ điện mỏy, nguyờn vật liệu phục vụ sản xuất , mỏy múc thiết bị, vật liệu xõy dựng và trang trớ nội thất, mỹ phẩm.
2.1.3.2. Đặc điểm Quản lý - Tài chớnh – Kế toỏn tại cụng ty a) Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý tại Cụng ty a) Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý tại Cụng ty
Sơ đồ 2.1 – Sơ đồ tổ chức bộ mỏy quản lý tại Cụng ty (Nguồn: Cụng ty Cổ
phần Thương mại Xuất Nhập Khẩu Thiờn Nam)
b) Đặc điểm về tỡnh hỡnh tài chớnh và quản lý tài chớnh tại Cụng ty
Vốn điều lệ của Cụng ty Thiờn Nam do cỏc cổ đụng gúp vốn vào cụng ty bằng cỏch mua cổ phần và được quy định trong điều lệ Cụng ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Thiờn Nam. Vốn điều lệ của Cụng ty hiện nay là
80.000.000.000đ với cơ cấu vốn như sau:
+ Nhà nước: 16.544.000.000đ chiếm 20,68%
+ Vốn ngoài Nhà nước: 63.456.000.000đ chiếm 79,32%.
Cơ cấu vốn trờn cú thể thay đổi và tự động điều chỉnh trong quy chế tựy thuộc vào sự quyết định chuyển nhượng phần vốn do Nhà nước sở hữu tại Cụng ty hoặc Cụng ty phỏt hành thờm cổ phiếu mới.
Ngoài ra, trong quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh Cụng ty cú thể vay vốn từ cỏc tổ chức tớn dụng nhằm đỏp ứng đủ vốn, phục vụ cho cỏc hoạt động của mỡnh.
Liờn quan đến vấn đề quản lý tài chớnh, Cụng ty ban hành quy chế quản lý tài chớnh để hướng dẫn cỏc hoạt động tại Cụng ty. Hàng năm, quy chế này sẽ được
xem xột và bổ sung lại để phự hợp với quy định về quản lý tài chớnh tại cỏc cụng ty cổ phần và tỡnh hỡnh kinh doanh của Cụng ty.
c) Cụng tỏc kế toỏn, thống kờ, kiểm toỏn tại Cụng ty
Yờu cầu cụng tỏc kế toỏn, thống kờ, kiểm toỏn:
Cụng ty phải tuõn thủ đỳng luật kế toỏn, luật thống kờ, chế độ kiểm toỏn, lập và gửi bỏo cỏo quý, năm đỳng mẫu biểu, thời gian quy định; chịu trỏch nhiệm về tớnh trung thực, chớnh xỏc của số liệu, tài liệu.
Bỏo cỏo quyết toỏn tài chớnh tổng hợp năm của cụng ty bao gồm: cỏc mẫu biểu bỏo cỏo quyết toỏn tài chớnh doanh nghiệp ban hành theo quy định hiện hành.
Trong cỏc bỏo cỏo quyết toỏn phải phõn định rừ phần hạch toỏn tập trung của Cụng ty và phần tổng hợp bỏo cỏo quyết toỏn của cỏc đơn vị trực thuộc.
Tổ chức cụng tỏc kế toỏn, thống kờ, kiểm toỏn:
Cụng ty tổ chức bộ mỏy theo hỡnh thức tập trung, cú niờn độ kế toỏn bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thỳc vào ngày 31/12 hàng năm, đăng ký hỡnh thức kế toỏn theo hỡnh thức nhật ký chứng từ và sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 thỏng 03 năm 2006.
Cụng ty tổ chức và thực hiện cụng tỏc kế toỏn, thống kờ, kiểm toỏn theo quy định của Bộ Tài Chớnh, của cỏc cơ quan ban ngành khỏc, nhằm phục vụ cho cụng tỏc điều hành của Tổng Giỏm Đốc và cụng tỏc giỏm sỏt, kiểm tra của Hội Đồng Quản Trị. Tổng giỏm đốc cú trỏch nhiệm xõy dựng kế hoạch tài chớnh hàng năm phự hợp với kế hoạch kinh doanh trỡnh Hội đồng quản trị thụng qua và bỏo cỏo trước Đại Hội đồng cổ đụng hàng năm.
Cuối kỳ kế toỏn (thỏng, quý, năm), bộ phận kế toỏn chịu trỏch nhiệm lập bỏo cỏo tài chớnh, quyết toỏn trỡnh Tổng Giỏm Đốc xem xột và ký duyệt.
Cuối kỳ (thỏng, quý, năm), tổ kiểm toỏn nội bộ cụng ty cú nhiệm vụ phõn tớch cỏc chỉ tiờu tài chỏnh, phõn tớch đỏnh giỏ tỡnh hỡnh tài chỏnh cụng ty, đề xuất Tổng giỏm đốc cỏc biện phỏp nhằm giải quyết tốt tỡnh hỡnh tài chớnh Cụng ty.
Ban Kiểm Soỏt cú nhiệm vụ thẩm tra bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty và chịu trỏch nhiệm về tớnh trung thực của số liệu bỏo cỏo tài chớnh đó được thẩm tra. Sau khi thẩm tra, Ban kiểm soỏt bỏo cỏo kết quả thẩm tra cho Hội Đồng Quản Trị phờ duyệt.
Cụng ty phải thuờ một cụng ty kiểm toỏn độc lập để thực hiện kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh trước khi cụng bố cụng khai tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty.
Cụng ty phải thực hiện cụng bố cụng khai tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty và chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về số liệu đó cụng bố.
2.2. Quy trỡnh phõn tớch chi phớ phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh tại cụng ty Cổ phần Thƣơng mại XNK Thiờn Nam doanh tại cụng ty Cổ phần Thƣơng mại XNK Thiờn Nam
2.2.1. Quan điểm chung về phõn tớch chi phớ phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh tại cụng ty quyết định kinh doanh tại cụng ty
2.2.1.1. Quan điểm về quyết định kinh doanh tại Cụng ty
Chỳng ta biết rằng ra quyết định là một phần rất quan trọng trong cuộc sống và đặc biệt việc ra quyết định cũn là vấn đề sống cũn trong kinh doanh của tổ chức. Trong suốt quỏ trỡnh hoạt động của mỡnh, Thiờn Nam đó khụng ngừng đối mặt với rất nhiều quyết định kinh doanh mà trong đú cú khụng ớt những quyết định mang tớnh chiến lược, quyết định đến sự phỏt triển và phồn vinh của Cụng ty.
Ra quyết định là một chức năng cơ bản của tập thể ban lónh đạo Cụng ty, đồng thời cũng là nhiệm vụ phức tạp và khú khăn nhất của họ. Trong quỏ trỡnh điều hành hoạt động kinh doanh, ban lónh đạo Cụng ty luụn phải đối diện với việc phải đưa ra cỏc quyết định ở nhiều dạng khỏc nhau. Tớnh phức tạp càng tăng thờm khi mà mỗi một tỡnh huống phỏt sinh đều tồn tại khụng chỉ một hoặc hai mà nhiều phương ỏn liờn quan khỏc nhau phải lựa chọn.
Là một cụng ty Cổ phần niờm yết trờn sàn chứng khoỏn, tập thể Ban Lónh đạo Thiờn Nam luụn ý thức được rằng bất cứ quyết định nào được đưa ra và thực thi sẽ ảnh hưởng rất nhiều khụng chỉ với bản thõn Cụng ty mà cú thể cũn ảnh
hưởng đến cổ đụng, nhà đầu tư, khỏch hàng và những đối tỏc. Chớnh vỡ vậy, mọi quyết định đưa ra đều được xem xột rất thận trọng trước khi ban hành và thực thi. Quyết định kinh doanh phải hướng đến một mục tiờu nhất định và mang lại giỏ trị tối đa cho Cụng ty.
2.2.1.2. Tiờu chớ kinh tế ra quyết định kinh doanh tại Cụng ty Để ra quyết định kinh doanh đỳng đắn, tập thể ban lónh đạo Cụng ty luụn cõn Để ra quyết định kinh doanh đỳng đắn, tập thể ban lónh đạo Cụng ty luụn cõn nhắc đến từng mục tiờu cụ thể để lựa chọn tiờu chớ kinh tế phự hợp làm căn cứ cho việc ra quyết định.
Tiờu chớ về mặt kinh tế thụng thường mà tập thể ban lónh đạo Thiờn Nam hướng tới là lựa chọn hành động dự tớnh sẽ mang lại lợi nhuận cao nhất cho Cụng ty.
Mặt khỏc, để ra quyết định một cỏch hiệu quả, cỏc quyết định đưa ra phải đặt trong mối quan hệ giữa lợi ớch và chi phớ. Nếu một phương ỏn mang lại thu nhập cao nhất cho Cụng ty nhưng cú chi phớ quỏ cao, làm cho tỷ lệ lợi ớch trờn chi phớ thấp thỡ chưa hẳn đó là một phương ỏn tối ưu. Bởi vỡ Cụng ty cũng cú rất nhiều mục tiờu cần phải đạt đến trong khi đú nguồn lực thường thỡ cú hạn.
Việc lựa chọn một tiờu chớ kinh tế đỳng đắn làm cơ sở cho việc ra quyết định kinh doanh là hết sức cần thiết và giỳp Cụng ty cú thể đưa ra được những quyết định kinh doanh hợp lý, mang lại giỏ trị cao nhất cho Cụng ty.
2.2.1.3. Vai trũ của chi phớ trong việc ra quyết định kinh doanh tại Cụng ty Cụng ty
Để thực hiện cỏc mục tiờu của mỡnh Cụng ty phải bỏ ra những khoản chi phớ nhất định. Chi phớ hoạt động kinh doanh của Cụng ty được xõy dựng trờn tiờu chớ hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm. Cỏc tỷ lệ định phớ, biến phớ trờn lói gộp được xõy dựng trong kế hoạch tài chớnh hàng năm của Cụng ty.
Là một cụng ty thương mại, hoạt động kinh doanh chủ yếu hiện nay của Thiờn Nam là mua và bỏn hàng hoỏ nhằm thu lợi nhuận và thực hiện cỏc mục tiờu kinh tế xó hội khỏc của Cụng ty. Trong tương lai khi chớnh thức bước vào
mở rộng sản xuất thỡ ngoài cỏc chi phớ trờn thỡ Cụng ty sẽ phải gỏnh chịu thờm chi phớ sản xuất và cỏc chi phớ cú liờn quan khỏc.
Cỏc chi phớ hoạt động kinh doanh phỏt sinh trong kỳ nào được bự đắp bằng thu nhập hoặc doanh thu kinh doanh của Cụng ty trong kỳ đú. Núi cỏch khỏc, chi phớ hoạt động kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của Cụng ty. Vỡ vậy vấn đề kiểm soỏt chi phớ hoạt động kinh doanh rất được Cụng ty quan tõm. Điều này được thể hiện trong kế hoạch kiểm soỏt chi phớ của Cụng ty. Kế hoạch đó hoạch định phương phỏp kiểm soỏt nguồn vốn và cỏc khoản chi tiờu sao cho sử dụng được tối đa cỏc nguồn lực với chi phớ hợp lý nhất, mang lại hiệu quả cao nhất cho Cụng ty.
Một trong những căn cứ để ra quyết định kinh doanh là chi phớ hoạt động kinh doanh. Mục tiờu của Cụng ty là tối đa húa lợi nhuận trờn cơ sở sử dụng hợp lý cỏc nguồn lực trong điều kiện giới hạn.
Với mục đớch hoạt động hiệu quả hơn sau những đợt kinh doanh suy thoỏi trờn thị trường gần đõy, giống như nhiều cụng ty khỏc, Thiờn Nam cũng đang tỡm kiếm những cỏch thức khỏc nhau để đẩy mạnh doanh số bỏn hàng và tăng lợi nhuận. Khi bắt tay vào xõy dựng cỏc chiến lược sản xuất kinh doanh Cụng ty luụn phải tớnh đến việc cỏc chi phớ sẽ được quản lý và sử dụng như thế nào, xem cỏc đồng vốn bỏ ra đạt hiệu quả đến đõu, cú đem lại lợi nhuận và hiệu quả như mong muốn ban đầu hay khụng? Rừ ràng yếu tố chi phớ luụn đúng vai trũ quan trọng trong bất cứ kế hoạch mở rộng và tăng trưởng kinh doanh nào của Cụng ty. Chớnh vỡ vậy, nếu muốn tăng trưởng và đẩy mạnh lợi nhuận thỡ Cụng ty cần phải khụng ngừng tỡm kiếm những phương thức quản lý và sử dụng hiệu quả nhất cỏc nguồn vốn, chi phớ kinh doanh, đồng thời phải tỏi đầu tư cỏc khoản tiền đú cho những cơ hội tăng trưởng triển vọng nhất. Muốn làm được điều đú, trước tiờn Cụng ty cần phải xõy dựng được một quy trỡnh phõn tớch chi phớ ra quyết định kinh doanh hợp lý, phự hợp với nền kinh tế thị trường.
2.2.2. Quy trỡnh phõn tớch chi phớ phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh tại cụng ty kinh doanh tại cụng ty
2.2.2.1. Quy trỡnh tổng quỏt
Quy trỡnh phõn tớch chi phớ ra quyết định kinh doanh tại Cụng ty gắn liền với quy trỡnh dưới đõy:
Sơ đồ 2.2 – Sơ đồ quy trỡnh phõn tớch chi phớ phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh tổng quỏt tại Cụng ty (Nguồn: Cụng ty Cổ phần Thương mại
Xuất Nhập Khẩu Thiờn Nam)
2.2.2.2. Diễn giải nội dung quy trỡnh
1) Bƣớc 1: Khảo sỏt thị trƣờng và xỏc định sản phẩm
Thụng qua kết quả khảo sỏt thị trường, xỏc định nhu cầu về cỏc sản phẩm của khỏch hàng và dự đoỏn xu hướng phỏt triển của sản phẩm trờn thị trường, từ đú Cụng ty lựa chọn sản phẩm với cỏc chức năng, tớnh năng xỏc định để giới thiệu cho khỏch hàng.
2) Bƣớc 2: Tỡm kiếm nhà cung cấp
Dựa vào cỏc loại sản phẩm đó xỏc định, bước tiếp theo Cụng ty sẽ phải tỡm kiếm cỏc nhà cung cấp sản xuất và bỏn cỏc loại sản phẩm trờn.
Khảo sỏt thị trƣờng và xỏc định sản phẩm Ƣớc tớnh giỏ vốn sản phẩm Đặt mua sản phẩm Tỡm kiếm nhà cung cấp Cung cấp sản phẩm cho khỏch hàng Phõn tớch biến động chi phớ, phõn tớch C-V-P
3) Bƣớc 3: Ƣớc tớnh giỏ vốn sản phẩm
Căn cứ vào giỏ chào bỏn sản phẩm của cỏc nhà cung cấp và số lượng tiờu thụ dự kiến, ước tớnh giỏ vốn của sản phẩm. Cụng ty sẽ cõn nhắc trong việc lựa chọn nhà cung cấp dựa vào giỏ vốn ước tớnh của sản phẩm cựng với cỏc tiờu chớ về chất lượng sản phẩm, uy tớn của nhà cung cấp, điều kiện hợp đồng,…
4) Bƣớc 4: Đặt mua sản phẩm
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, cỏc bộ phận cú liờn quan sẽ liờn hệ nhà cung cấp để trao đổi về vấn đề đặt mua sản phẩm và ký hợp đồng.
5) Bƣớc 5: Cung cấp sản phẩm cho khỏch hàng
Thực hiện giới thiệu và cung cấp sản phẩm cho khỏch hàng thụng qua cỏc kờnh phõn phối sản phẩm của doanh nghiệp theo cỏc hỡnh thức bao tiờu hoặc tự doanh.
6) Bƣớc 6: Phõn tớch biến động chi phớ, phõn tớch C-V-P để đỏnh giỏ
hiệu quả kinh doanh của từng sản phẩm và đƣa ra cỏc quyết định.
Việc phõn tớch biến động chi phớ được thực hiện với phõn tớch biến động lượng và biến động giỏ, nhằm xỏc định cỏc yếu tố làm ảnh hưởng đến tỡnh hỡnh biến động chi phớ liờn quan đến việc kinh doanh sản phẩm, xỏc định nguyờn nhõn và đưa ra cỏc giải phỏp để khắc phục.
Việc phõn tớch C-V-P sẽ giỳp Cụng ty đỏnh giỏ được hiệu quả kinh doanh