3.2. Nội dung và quy trỡnh phõn tớch chi phớ phục vụ cho việc ra quyết định kinh
3.2.2. Diễn giải nội dung và trỡnh tự cỏc bƣớc tiến hành quy trỡnh
Quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh tại Cụng ty gồm cỏc bước như sau:
Bƣớc 1: Thiết lập giỏ bỏn cho cỏc sản phẩm mới và doanh thu bỏn hàng ƣớc tớnh từ kết quả phõn tớch thị trƣờng và mục tiờu lợi nhuận
Khụng Ƣớc tớnh chi phớ sản phẩm Chi phớ ƣớc tớnh cú đƣợc chấp nhận? Phõn tớch thị trƣờng và xỏc định sản phẩm Xỏc định chi phớ mục tiờu
Quỏ trỡnh nghiờn cứu và thiết kế sản phẩm
Đƣa sản phẩm vào sản xuất Thay đổi thiết kế và cải tiến sản phẩm
Sản phẩm chuẩn Thiết kế cú đạt đƣợc chi phớ mục tiờu? Khụng C h i p h ớ m ụ c tiờ u C h ip h ớ c h u k ỳ số ng C h i p h ớ K a iz en s Khụng
Trong bước này Cụng ty cần xem lại những phõn khỳc thị trường mà Cụng ty muốn bỏn sản phẩm. Nhúm nghiờn cứu của Cụng ty cần phải xỏc định một sản phẩm cụ thể với cỏc chức năng mà khỏch hàng cú nhiều khả năng mua và số tiền mà họ sẵn lũng trả cho những chức năng đú, từ đú định hỡnh ra một sản phẩm với những chức năng nhất định và giỏ bỏn ước tớnh. Sau đú, nhúm nghiờn cứu cần phải xỏc định những nhõn tố nào sẽ tỏc động đến giỏ bỏn sản phẩm nếu sau khi bỏ bớt một hoặc một số chức năng của sản phẩm. Vào cuối quỏ trỡnh này, nhúm nghiờn cứu sẽ đưa ra ý tưởng về giỏ bỏn mục tiờu cú thể bỏn của sản phẩm được đề xuất với một tập hợp chức năng xỏc định và giỏ bỏn sẽ thay đổi như thế nào nếu bỏ bớt một số chức năng của sản phẩm.
Thụng qua nghiờn cứu thị trường, Cụng ty cú thể ước tớnh được số lượng sản phẩm tiờu thụ dự kiến và ước tớnh doanh thu dự kiến trờn cơ sở kết hợp giỏ bỏn mục tiờu của sản phẩm. Trong kế hoạch lợi nhuận của mỡnh, Cụng ty cú thể ước tớnh được lợi nhuận mục tiờu mà Cụng ty mong muốn đối với sản sản phẩm thụng qua chỉ tiờu lói gộp mong muốn.
Bƣớc 2: Xỏc định chi phớ mục tiờu của sản phẩm
Chi phớ mục tiờu được xỏc định bằng cỏch lấy giỏ bỏn mục tiờu trừ đi lợi nhuận mục tiờu. Theo cụng thức này, Cụng ty cú thể dễ dàng xỏc định chi phớ mục tiờu mà sản phẩm phải đạt được trước khi xem xột nú cú thể được cho phộp đưa vào sản xuất hay khụng.
Bƣớc 3: Thực hiện phõn bổ chi phớ mục tiờu cho cỏc bộ phận chức năng của sản phẩm
Chi phớ mục tiờu tại Cụng ty cũng nờn được xỏc định chi tiết cho từng bộ phận (đại diện cho cỏc chức năng) của sản phẩm. Việc xỏc định chi phớ cho cỏc bộ phận phải dựa vào mức độ quan trọng của nú đối với sản phẩm, từ đú xỏc định tỷ lệ chi phớ của từng thành phần trong tổng số chi phớ của sản phẩm theo tỷ lệ thuận với mức độ quan trọng của nú. Cụng ty cú thể thực hiện việc đỏnh giỏ mức độ quan trọng từng bộ phận của sản phẩm bằng cỏch cho điểm cỏc chức năng của sản phẩm. Cỏch cho điểm tầm quan trọng sẽ được xếp theo thứ tự, điểm cao nhất
là 5 và thấp nhất là 0. Thứ tự ưu tiờn tương ứng với điểm 5 là 1 và sẽ tăng dần đến 5. Việc đỏnh giỏ tầm quan trọng của tớnh năng sản phẩm và đỏnh giỏ tớnh ưu tiờn của cỏc chức năng đú sẽ lập thành bảng chỉ tiờu cho viờc phõn bổ chi phớ dưới đõy:
Bảng 3.1 – Mẫu bảng đỏnh giỏ chỉ tiờu phõn bổ chi phớ
STT Chỉ tiờu Tầm quan trọng Thứ tự ưu tiờn
1 Chức năng 1
2 Chức năng 2
3 Chức năng 3
… …………..
Việc xỏc định chi phớ mục tiờu cho từng bộ phận của sản phẩm đũi hỏi phải cú một hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật hợp lý và phải phự hợp với điều kiện sản xuất tại Cụng ty.
Bƣớc 4: Xỏc định chi phớ ƣớc tớnh cho sản phẩm
Một khi chi phớ mục tiờu tổng thể đó được thiết lập cho cỏc sản phẩm, Cụng ty cần phải ước tớnh chi cho sản phẩm để thiết kế sản phẩm dựa trờn quy trỡnh sản xuất hiện tại, cỏc nhà cung cấp, năng suất và vật tư định mức. Lập bảng tớnh chi phớ ước tớnh cho sản phẩm theo mẫu dưới đõy:
Bảng 3.2 – Mẫu bảng xỏc định chi phớ ước tớnh cho từng sản phẩm
Chỉ tiờu Chức năng 1 Chức năng 2 Chức năng 3 …. Tổng Chi phớ trực tiếp Chi phớ giỏn tiếp
Tổng cộng
Bƣớc 5: So sỏnh chi phớ ƣớc tớnh với chi phớ mục tiờu
Lập bảng so sỏnh giữa chi phớ ước tớnh của sản phẩm khi thiết kế và chi phớ mục tiờu của sản phẩm khi nghiờn cứu.
Bảng 3.3 – Mẫu bảng so sỏnh chi phớ ước tớnh và chi phớ mục tiờu
Chỉ tiờu Chi phớ mục tiờu Chi phớ ƣớc tớnh Chờnh lệch
Chức năng 1 Chức năng 2 Chức năng 3 …………...
Tổng
Kết quả của việc so sỏnh cú thể rơi vào một trong cỏc trường hợp sau:
- Nếu chi phớ ước tớnh vượt quỏ chi phớ mục tiờu, cần xem xột lại quỏ trỡnh thiết kế, lặp lại phõn tớch chi phớ/giỏ trị kỹ thuật của sản phẩm nhằm cắt giảm chi phớ ước tớnh. Đõy cú thể là một quỏ trỡnh lặp đi lặp lại cho đến khi đỏp ứng được chi phớ mục tiờu thỡ thụi. Nếu sau khi xem xột hết cỏc phương ỏn mà khụng thiết kế được sản phẩm đạt được chi phớ mục tiờu thỡ Cụng ty khụng nờn đưa sản phẩm vào sản xuất và giới thiệu cho khỏch hàng.
- Nếu chi phớ ước tớnh đạt đến chi phớ mục tiờu Cụng ty cú thể đưa ra quyết định sản xuất sản phẩm và giới thiệu cho khỏch hàng.
Bƣớc 6: Quản lý chi phớ trong quỏ trỡnh sản xuất của sản phẩm
Trong quỏ trỡnh sản xuất cần phỏt hiện những bộ phận của sản phẩm cú chi phớ quỏ cao so với tầm quan trọng được xỏc định ở bước thứ 3. Quy trỡnh sản xuất những bộ phận này cần phải điều chỉnh thụng qua việc ỏp dụng cỏc nguyờn tắc và phương phỏp quản ý nghiờm ngặt để giảm chi phớ sản xuất.
Bờn cạnh đú, ở giai đoạn này bộ phận kỹ thuật của Cụng ty cũng cần phỏt hiện cỏc bộ phận của sản phẩm cú chi phớ quỏ thấp so với tầm quan trọng của nú để gia tăng chi phớ hợp lý nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm. Thường xuyờn theo dừi và phỏt hiện những chi phớ khụng phự hợp để khụng ngừng cắt giảm chi phớ nhằm duy trỡ một tỷ lệ chi phớ/lợi nhuận ở mức thấp nhất (chi phớ thực tế/lợi nhuận mục tiờu phải luụn luụn nhỏ hơn hoặc bằng chi phớ mục tiờu/lợi nhuận mục tiờu). Hay núi cỏch khỏc, ở giai đoạn này, nhà quản trị Cụng ty phải nhận
diện những cơ hội để cắt giảm chi phớ thụng qua việc ỏp dụng Kaizens với nguyờn lý 5S đơn giản đú là: loại bỏ những thứ khụng cần thiết khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp gọn gàng, đặt ở vị trớ thuận tiện cho người sử dụng, mỏy múc thiết bị được bảo quản, bảo dưỡng sạch sẽ.
Bƣớc 7: Đỏnh giỏ kết quả thực hiện chi phớ
Trong quỏ trỡnh tổ chức và quản lý sản xuất theo phương phỏp chi phớ mục tiờu cú thể dẫn đến một trong cỏc kết quả như sau:
- Chi phớ thực tế nằm trong giới hạn chi phớ mục tiờu và chi phớ ước tớnh: Nhà quản trị cần phải tạm dừng cỏc hoạt động sản xuất để xem xột lại kế hoạch sản xuất vỡ khả năng đạt lợi nhuận mục tiờu từ sản xuất là bấp bờnh.
- Chi phớ thực tế đạt đến chi phớ mục tiờu: Nhà quản trị cần phải xem xột lại toàn bộ quy trỡnh. Phải xem xột kỹ quỏ trỡnh thiết kế sản phẩm đó hợp lý chưa hoặc xem xột lại cỏc bước của giai đoạn sản xuất để giảm chi phớ.
Việc đỏnh giỏ kết quả thực hiện chi phớ cú thể được thực hiện theo bảng:
Bảng 3.4 – Mẫu bảng đỏnh giỏ kết quả thực hiện chi phớ
Chỉ tiờu Chi phớ mục tiờu Chi phớ ƣớc tớnh Chi phớ thực tế
Chức năng 1 Chức năng 2 Chức năng 3 …………...
Tổng
Cỏc phương phỏp cú thể vận dụng ở giai đoạn thiết kế sản phẩm và giai đoạn sản xuất nhằm cắt giảm chi phớ như sau:
+ Kế hoạch tốt hơn quỏ trỡnh chế tạo sản phẩm;
+ Cải tiến phương phỏp sản xuất, lựa chọn đầu tư hợp lý, lựa chọn cụng nghệ phự hợp mang lại hiệu suất cao, vận dụng hệ thống sản xuất kịp thời để loại bỏ cỏc chi phớ phỏt sinh do thời gian chờ cỏc yếu tố sản xuất.
+ Áp dụng hệ thống quản trị chất lượng tổng thể (TQS) để trỏnh lóng phớ làm gia tăng chi phớ.