mặt với cỏc quyết định kinh doanh mà đũi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp cần xem xột và cõn nhắc kỹ lưỡng trước khi ra quyết định. Nguyờn nhõn của sự cõn nhắc đú là do nguồn lực của doanh nghiệp thường cú hạn, trong khi đú doanh nghiệp lại cú quỏ nhiều mục tiờu phải lựa chọn. Vỡ vậy mọi quyết định đưa ra thường phải đặt trong mối quan hệ giữa lợi ớch và chi phớ. Rừ ràng, yếu tố chi phớ đúng vai trũ rất quan trọng trong việc ra quyết định kinh doanh của doanh nghiệp, là một trong những căn cứ cho việc lựa chọn phương ỏn này hay loại bỏ phương ỏn kia.
Để ra quyết định kinh doanh đỳng đắn và hiệu quả, nhà quản lý cần phải cú những kỹ năng cần thiết liờn quan đến kỹ thuật phõn tớch chi phớ ra quyết định. Qua việc phõn tớch chi phớ cú thể cung cấp cho nhà quản lý những thụng tin thớch hợp làm cơ sở cho việc ra quyết định kinh doanh, đảm bảo cho việc thực hiện mục tiờu gia tăng giỏ trị của doanh nghiệp.
1.3. Quy trỡnh phõn tớch chi phớ phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh doanh
1.3.1. Mục tiờu của quy trỡnh phõn tớch chi phớ phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh quyết định kinh doanh
Như chỳng ta đó biết, chi phớ cú vai trũ rất quan trọng trong việc ra quyết định kinh doanh của doanh nghiệp, là một trong những yếu tố làm căn cứ cho việc ra quyết định. Vỡ vậy, việc xỏc lập quy trỡnh phõn tớch chi phớ ra quyết định kinh doanh hợp lý trong doanh nghiệp là hết sức cần thiết.
Quy trỡnh phõn tớch chi phớ ra quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp phải đỏp ứng được cỏc mục tiờu cụ thể như sau:
1. Chỉ rừ cỏch thức tiếp cận để đưa ra quyết định kinh doanh;
2. Chỉ rừ những tiờu chớ phải đỏp ứng khi phõn tớch ra quyết định kinh doanh;
3. Chỉ rừ cỏc cỏc loại chi phớ và ảnh hưởng của chi phớ đến tiờu chớ khi ra quyết định kinh doanh.
Thụng qua quy trỡnh phõn tớch chi phớ ra quyết định, nhà quản trị doanh nghiệp cú được những thụng tin thớch hợp liờn quan đến chi phớ nhằm phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh. Đú là những chi phớ hữu ớch nhằm tạo ra giỏ trị gia tăng cho khỏch hàng và từ đú tạo nờn giỏ trị của sản phẩm, dịch vụ. Cỏc quyết định đưa ra phải trờn cơ sở xem xột những thụng tin chi phớ thớch hợp, đảm bảo cho việc ra quyết định hợp lý, thỏa món cỏc tiờu chớ kinh tế mà doanh nghiệp lựa chọn.
Chớnh vỡ vậy việc lựa chọn một quy trỡnh phõn tớch chi phớ ra quyết định kinh doanh đỏp ứng cỏc mục tiờu trờn trong doanh nghiệp là khụng phải là một vấn đề đơn giản. Doanh nghiệp cần phải xem xột đến nhiều yếu tố như khả năng cung cấp thụng tin chi phớ thớch hợp, khả năng vận dụng và ra quyết định linh hoạt, hiệu quả và giải quyết được cỏc vấn đề đặt ra của nền kinh tế thị trường. Quy trỡnh phõn tớch chi phớ theo mục tiờu phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh đảm bảo được cỏc yờu cầu trờn.
1.3.2. Quy trỡnh phõn tớch chi phớ phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh trong nền kinh tế thị trƣờng
Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động của doanh nghiệp phải hướng đến thị trường và thỏa món những yờu cầu của thị trường. Vỡ vậy quy trỡnh phõn tớch chi phớ ra quyết định trong nền kinh tế thị trường cần phải hướng đến đỏp ứng, giải quyết cỏc vấn đề này.
Tiếp cận chi phớ ra quyết định trong nền kinh tế thị trường cú nhiều phương phỏp. Mỗi phương phỏp đều cú quy trỡnh, kỹ thuật tiếp cận khỏc nhau, trong đú nổi bật là phương phỏp tiếp cận phõn tớch chi phớ mục tiờu để ra quyết định kinh doanh.
Phõn tớch chi phớ mục tiờu ra quyết định là tổng thể cỏc phương phỏp, cụng cụ quản trị cho phộp đạt được mục tiờu chi phớ và mục tiờu hoạt động ở giai đoạn thiết kế và kế hoạch húa sản phẩm mới. Quy trỡnh này cũng cho phộp cung cấp một cơ sở kiểm soỏt ở giai đoạn sản xuất và đảm bảo được cỏc sản phẩm này đạt được mục tiờu lợi nhuận đó được xỏc định phự hợp với chu kỳ sống của sản
phẩm. Núi cỏch khỏc, quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu ra quyết định là “phương phỏp quản trị chi phớ được sử dụng nhằm đạt được lợi nhuận đó đặt ra” (CIMA NHS Working Group, 2005). Với mỗi loại sản phẩm, để đạt được mức lợi nhuận mong muốn họ phải tỡm cỏch giảm chi phớ đến mức mong muốn trong giai đoạn nghiờn cứu, thiết kế và cung ứng vật tư.
Tiếp cận phõn tớch chi phớ mục tiờu để ra quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp gắn liền với quy trỡnh sau:
Sơ đồ 1.4 – Sơ đồ quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu ra quyết định
Ƣớc tớnh chi phớ chu kỳ sống
Chi phớ chu kỳ sống ước tớnh chấp nhận?
Xỏc định sản phẩm Giỏ mục tiờu
Lợi nhuận mục tiờu
Đƣa vào sản xuất
Sản xuất và quỏ trỡnh thay đổi thiết kế design changes
Sản phẩm chuẩn
Thiết kế cú đỏp ứng được chi phớ mục tiờu ?
Chi p h ớ m ụ c tiờu Chi p h ớ c h u k ỳ số ng Chi p h ớ K a ize n s Chi phớ mục tiờu
Thay đổi thiết kế sản xuất sản phẩm
Khụng Khụng g Gia i đ oạ n lậ p kế ho ạ ch sả n x uấ t
Qua sơ đồ trờn chỳng ta thấy, quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh cú thể được chia thành cỏc bước như sau:
Bƣớc 1: Thiết lập một giỏ bỏn mục tiờu cho cỏc sản phẩm mới và
doanh thu bỏn hàng ƣớc tớnh từ kết quả phõn tớch thị trƣờng và mục tiờu lợi nhuận.
Trong bước này doanh nghiệp cần xem lại những phõn khỳc thị trường mà doanh nghiệp muốn bỏn sản phẩm. Nhúm nghiờn cứu của doanh nghiệp cần phải xỏc định một sản phẩm cụ thể với cỏc chức năng mà khỏch hàng cú nhiều khả năng mua nhất và số tiền mà họ sẵn lũng trả cho những chức năng đú. Nhúm nghiờn cứu phải tỡm hiểu về cỏc giỏ trị nhận thức cỏ nhõn đối với cỏc chức năng sản phẩm, từ đú định hỡnh ra một sản phẩm với những chức năng nhất định và giỏ bỏn ước tớnh cho sản phẩm đú. Đồng thời, nhúm nghiờn cứu cũng cần phải xỏc định những nhõn tố nào sẽ tỏc động chủ yếu đến giỏ bỏn của sản phẩm nếu sau khi bỏ bớt một hoặc một số chức năng của sản phẩm. Điều này là hết sức cần thiết cho việc đưa ra quyết định bỏ bớt chức năng nào của sản phẩm trong trường hợp doanh nghiệp khụng thể cung cấp sản phẩm với tất cả cỏc chức năng trong khi vẫn phải đỏp ứng chi phớ mục tiờu của sản phẩm. Vào cuối quỏ trỡnh này, nhúm nghiờn cứu sẽ đưa ra ý tưởng về giỏ bỏn mục tiờu cú thể bỏn của sản phẩm được đề xuất với một tập hợp cỏc chức năng đó được xỏc định và giỏ bỏn dự kiến sẽ thay đổi như thế nào nếu bỏ bớt một số chức năng của sản phẩm.
Thụng qua khảo sỏt và phõn tớch thị trường, doanh nghiệp cú thể ước tớnh được số lượng tiờu thụ dự kiến và từ đú xỏc định doanh thu dự kiến trờn cơ sở kết hợp với giỏ bỏn mục tiờu của sản phẩm. Trong kế hoạch lợi nhuận của mỡnh, doanh nghiệp cú thể ước tớnh được lợi nhuận mục tiờu mà doanh nghiệp mong muốn đối với từng sản phẩm thụng qua chỉ tiờu lợi nhuận gộp mong muốn.
Bƣớc 2: Xỏc định chi phớ mục tiờu
Chi phớ mục tiờu được xỏc định bằng cỏch lấy giỏ bỏn mục tiờu trừ đi lợi nhuận mục tiờu. Theo cụng thức này, doanh nghiệp cú thể dễ dàng xỏc định chi
phớ mục tiờu mà sản phẩm phải đạt được trước khi xem xột nú cú được phộp đưa vào sản xuất hay khụng.
Bƣớc 3: Thực hiện phõn tớch chi phớ mục tiờu chức năng cho cỏc bộ
phận của sản phẩm
Chi phớ mục tiờu nờn được xỏc định chi tiết cho từng bộ phận (đại diện cho cỏc chức năng) của sản phẩm. Việc xỏc định chi phớ mục tiờu cho cỏc bộ phận phải dựa vào mức độ quan trọng của nú đối với sản phẩm, từ đú xỏc định tỷ lệ chi phớ của từng thành phần trong tổng số chi phớ của sản phẩm theo tỷ lệ thuận với mức độ quan trọng của nú. Doanh nghiệp cú thể thực hiện việc đỏnh giỏ mức độ quan trọng từng bộ phận của sản phẩm bằng cỏch cho điểm cỏc chức năng của sản phẩm. Mặt khỏc, việc xỏc định chi phớ mục tiờu cho từng bộ phận của sản phẩm cũng đũi hỏi phải cú một hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật hợp lý và phải phự hợp với điều kiện sản xuất tại doanh nghiệp.
Bƣớc 4: Xỏc định chi phớ ƣớc tớnh cho sản phẩm
Một khi chi phớ mục tiờu tổng thể đó được thiết lập cho cỏc sản phẩm, doanh nghiệp cần phải xỏc định chi phớ ước tớnh cho sản phẩm để thiết kế sản phẩm dựa trờn quy trỡnh sản xuất hiện tại, cỏc nhà cung cấp, cụng suất mỏy múc thiết bị và định mức kinh tế - kỹ thuật của sản phẩm.
Bƣớc 5: So sỏnh chi phớ ƣớc tớnh với chi phớ mục tiờu
Thực hiện so sỏnh giữa chi phớ ước tớnh của sản phẩm khi thiết kế với chi phớ mục tiờu của sản phẩm khi nghiờn cứu.
- Nếu chi phớ ước tớnh vượt quỏ chi phớ mục tiờu, cần xem xột lại quỏ trỡnh thiết kế, lặp lại việc phõn tớch chi phớ/giỏ trị kỹ thuật của sản phẩm nhằm cắt giảm chi phớ ước tớnh. Đõy cú thể là một quỏ trỡnh lặp đi lặp lại cho đến khi đỏp ứng được chi phớ mục tiờu. Nếu sau khi xem xột hết cỏc phương ỏn mà khụng thiết kế được sản phẩm đạt được chi phớ mục tiờu thỡ doanh nghiệp khụng nờn đưa sản phẩm vào sản xuất và giới thiệu cho khỏch hàng.
- Nếu chi phớ ước tớnh đạt đến chi phớ mục tiờu doanh nghiệp cú thể đưa ra quyết định sản xuất sản phẩm và giới thiệu cho khỏch hàng.
Bƣớc 6: Quản lý chi phớ trong quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm
Trong quỏ trỡnh sản xuất cần phỏt hiện những bộ phận của sản phẩm cú chi phớ quỏ cao so với tầm quan trọng được xỏc định ở bước thứ 3. Quy trỡnh sản xuất những bộ phận này cần phải điều chỉnh thụng qua việc ỏp dụng cỏc nguyờn tắc và phương phỏp quản lý nghiờm ngặt để giảm chi phớ sản xuất.
Bờn cạnh đú, ở giai đoạn này cũng cần phỏt hiện cỏc bộ phận của sản phẩm cú chi phớ quỏ thấp so với tầm quan trọng của nú để gia tăng chi phớ hợp lý nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm. Việc theo dừi và phỏt hiện những chi phớ khụng phự hợp phải được thực hiện thường xuyờn để khụng ngừng cắt giảm chi phớ nhằm duy trỡ một tỷ lệ chi phớ/lợi nhuận ở mức thấp nhất (chi phớ thực tế/lợi nhuận mục tiờu phải luụn luụn nhỏ hơn hoặc bằng chi phớ mục tiờu/lợi nhuận mục tiờu). Hay núi cỏch khỏc, ở giai đoạn này, nhà quản trị phải nhận diện những cơ hội để cắt giảm chi phớ thụng qua việc ỏp dụng Kaizens.
Bƣớc 7: Đỏnh giỏ kết quả thực hiện chi phớ
Trong quỏ trỡnh tổ chức và quản lý sản xuất theo phương phỏp chi phớ mục tiờu cú thể dẫn đến một trong cỏc kết quả sau:
- Chi phớ thực tế nằm trong giới hạn chi phớ mục tiờu và chi phớ ước tớnh: Nhà quản trị cần phải tạm dừng cỏc hoạt động sản xuất để xem xột lại kế hoạch sản xuất vỡ khả năng đạt lợi nhuận mục tiờu từ sản xuất là bấp bờnh.
- Chi phớ thực tế đạt đến chi phớ mục tiờu: Nhà quản trị cần phải xem xột lại toàn bộ quy trỡnh. Phải xem xột kỹ quỏ trỡnh thiết kế sản phẩm đó hợp lý chưa hoặc xem xột lại cỏc bước của giai đoạn sản xuất để giảm chi phớ. Cỏc phương phỏp cú thể vận dụng ở giai đoạn thiết kế sản phẩm và giai đoạn sản xuất nhằm cắt giảm chi phớ như:
+ Kế hoạch tốt hơn quỏ trỡnh chế tạo sản phẩm;
+ Cải tiến phương phỏp sản xuất, lựa chọn đầu tư hợp lý, lựa chọn cụng nghệ phự hợp mang lại hiệu suất cao, vận dụng hệ thống sản xuất kịp thời để loại bỏ cỏc chi phớ phỏt sinh do thời gian chờ cỏc yếu tố sản xuất.
+ Áp dụng hệ thống quản trị chất lượng tổng thể (TQS) để trỏnh lóng phớ làm gia tăng chi phớ (luanvan.net.vn).
1.4. Sự cần thiết ỏp dụng quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu phục vụ cho việc ra quyết định
Quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu ra quyết định được ỏp dụng hầu hết cho cỏc cụng ty thực hiện cạnh tranh bằng cỏch liờn tục phỏt hành một dũng sản phẩm mới hoặc nõng cấp vào thị trường. Đối với họ, quy trỡnh này là một cụng cụ quan trọng cú ý nghĩa sống cũn.
Quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu ra quyết định là một cụng cụ hữu ớch cho việc lập kế hoạch sản xuất và giới thiệu một bộ sản phẩm cú mức độ lợi nhuận nhất định. Điều này trỏi ngược với cỏch tiếp cận truyền thống trong việc tạo ra một sản phẩm được dựa trờn quan điểm của bộ phận kỹ thuật về thiết kế sản phẩm và doanh nghiệp sẽ phải vật lộn với việc chi phớ quỏ cao so với giỏ thị trường, làm cho sản phẩm giảm tớnh cạnh tranh.
Doanh nghiệp sản xuất và tung ra một sản phẩm hoàn toàn mới trong điều kiện ngành sản xuất cụng nghiệp đó phỏt triển, doanh nghiệp sẽ phải cạnh tranh dựa trờn cụng nghệ mới của nú và chớnh sản phẩm, dịch vụ. Đối thủ cạnh tranh xuất hiện là cơ sở để cạnh tranh lan truyền đến cỏc khu vực khỏc như chu kỳ sống, chất lượng, độ đỏng tin cậy. Khi ngành sản xuất cụng nghiệp đó trưởng thành, cơ sở cạnh tranh thường di chuyển đến giỏ cả. Từ đõy, lợi nhuận sẽ phải thu nhỏ lại. Cỏc doanh nghiệp bắt đầu tập trung vào việc cắt giảm chi phớ. Tuy nhiờn, cơ cấu chi phớ cho cỏc sản phẩm hiện tại phần lớn bị khúa trong giai đoạn nghiờn cứu và thiết kế sản phẩm, làm cho cỏc hoạt động cắt giảm chi phớ bị hạn chế rất nhiều. Khi cỏc doanh nghiệp bắt đầu nhận ra rằng phần lớn cỏc chi phớ của sản phẩm được cam kết dựa trờn cỏc quyết định trong sự phỏt triển của một sản phẩm, họ sẽ tập trung chuyển sang hành động cú thể được thực hiện trong giai đoạn phỏt triển sản phẩm.
Cho đến gần đõy, cỏc doanh nghiệp đó tập trung vào việc đỏp ứng yờu cầu của khỏch hàng. Hầu hết cỏc nhõn viờn nghiờn cứu và phỏt triển sản phẩm đó
xem chi phớ của sản phẩm như là một biến phụ thuộc, là kết quả của cỏc quyết định về chức năng, tớnh năng và khả năng thực hiện một sản phẩm. Bởi vỡ chi phớ của một sản phẩm thường khụng được đỏnh giỏ cho đến khi bước vào giai đoạn phỏt triển sản phẩm, nú thường dẫn đến trường hợp giỏ thành sản phẩm cao hơn so với mong muốn. Vỡ vậy, doanh nghiệp phải xem xột lại quỏ trỡnh thiết kế sản phẩm. Quỏ trỡnh này được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.5 – Sơ đồ phương phỏp tiếp cận quản lý chi phớ truyền thống
Trong khi đú, quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu ra quyết định lại đại diện cho một cỏch tiếp cận cơ bản khỏc với cỏch tiếp cận truyền thống. Nú được dựa trờn ba cơ sở:
Những yờu cầu về sản phẩm
Thiết kế sản phẩm
Quỏ trỡnh thiết kế & Ƣớc tớnh chi phớ
Phõn tớch cung/cầu
Sản xuất
Giảm chi phớ
Chi phớ quỏ cao?
1. Định hướng sản phẩm đến khả năng chi trả của khỏch hàng hoặc định hướng giỏ cả thị trường thụng qua việc nghiờn cứu thị trường.