1.2. Chi phớ và vai trũ của chi phớ trong việc ra quyết định kinh doanh
1.2.2.4. Phõn loại chi phớ theo khả năng kiểm soỏt
Theo cỏch phõn loại này, chi phớ được chia thành hai loại: Chi phớ kiểm soỏt được và chi phớ khụng kiểm soỏt được.
Chi phớ kiểm soỏt đƣợc:
Chi phớ kiểm soỏt được đối với một cấp quản lý là những khoản chi phớ mà nhà quản trị cấp đú được quyền ra quyết định. Vớ dụ: Tại một cửa hàng, nhà quản trị cú thể quyết định được chi phớ tiếp khỏch của cửa hàng và như vậy nú được xem là chi phớ cú thể kiểm soỏt được.
Chi phớ khụng kiểm soỏt đƣợc:
Những khoản chi phớ mà nhà quản trị cấp đú khụng được quyền ra quyết định gọi là chi phớ khụng kiểm soỏt được. Vớ dụ: Nhà quản trị của cửa hàng trờn khụng thể quyết định chi phớ để sản xuất sản phẩm bỏn tại cửa hàng đú và vỡ vậy những chi phớ này được xem là chi phớ khụng kiểm soỏt được đối với cấp quản lý này.
Phõn loại chi phớ theo khả năng kiểm soỏt giỳp doanh nghiệp trả lời cõu hỏi “ai ở vị trớ cú thể tỏc động đến khoản chi phớ” (Phạm Văn Dược và cộng sự, 2010), từ đú xem xột khả năng ra quyết định liờn quan đến khoản chi phớ đú của nhà quản trị cỏc cấp. Với cỏch phõn loại này cho thấy, nhà quản trị cấp nào chỉ cú thể ra quyết định phự hợp với cỏc khoản chi phớ phỏt sinh trong phạm vi của cấp đú.
1.2.2.5. Một số cỏch phõn loại chi phớ khỏc liờn quan đến phõn tớch chi phớ ra quyết định
Chi phớ trực tiếp – Chi phớ giỏn tiếp:
Chi phớ trực tiếp của một đối tượng tập hợp chi phớ là những khoản chi phớ phỏt sinh cú thể tớnh thẳng và toàn bộ vào đối tượng đú. Chi phớ trực tiếp gắn liền với đối tượng tập hợp chi phớ, phỏt sinh, tồn tại, phỏt triển và mất đi cựng với sự phỏt sinh, tồn tại, phỏt triển và mất đi của đối tượng tập hợp chi phớ.
Chi phớ giỏn tiếp của một đối tượng tập hợp chi phớ là những khoản chi phớ khụng thể tớnh thẳng toàn bộ cho đối tượng đú mà phải thực hiện phõn bổ. Chi phớ giỏn tiếp là những chi phớ gắn liền với cỏc hoạt động phục vụ, hỗ trợ cho sự
phỏt sinh, tồn tại và phỏt triển của nhiều đối tượng khỏc nhau, do đú khụng thể tớnh toàn bộ cho đối tượng nào.
Trờn gúc độ của nhà quản trị thỡ chi phớ trực tiếp thường mang tớnh cú thể loại trừ được vỡ nú gắn liền với một đối tượng cụ thể, cũn chi phớ giỏn tiếp thỡ khụng thể loại trừ được vỡ nú gắn với nhiều đối tượng. Qua cỏch phõn loại này đó giỳp nhà quản trị cú cỏi nhỡn tổng quỏt hơn về những chi phớ cú thể cắt giảm và những chi phớ khụng thể cắt giảm, để từ đú ra quyết định kinh doanh hợp lý.
Chi phớ chờnh lệch:
Chi phớ chờnh lệch là chi phớ cú trong phương ỏn này nhưng lại khụng cú hoặc chỉ cú một phần trong phương ỏn khỏc. Chi phớ chờnh lệch là căn cứ giỳp nhà quản trị lựa chọn cỏc phương ỏn kinh doanh.
Chi phớ cơ hội:
Chi phớ cơ hội là những thu nhập tiềm tàng bị mất đi khi chọn phương ỏn này thay vỡ phương ỏn khỏc. Vớ dụ: Bạn đang cú trong tay 100 triệu đồng ở ngõn hàng, bạn quyết định dựng 100 triệu đồng này đầu tư vào chứng khoỏn, chi phớ cơ hội đối với bạn là khoản lói tiền gửi hàng năm bị mất đi.
Chi phớ cơ hội khụng được phản ỏnh trờn sổ sỏch kế toỏn nhưng lại rất quan trọng, phải xem xột và cõn nhắc mỗi khi doanh nghiệp cần lựa chọn phương ỏn kinh doanh.
Chi phớ chỡm:
Chi phớ chỡm (lặn) là những chi phớ đó chi ra trong quỏ khứ và nú khụng thể trỏnh được dự lựa chọn bất kỳ phương ỏn nào, vớ dụ như những khoản chi phớ đó được đầu tư để mua sắm tài sản cố định, những chi phớ liờn quan đến việc thành lập doanh nghiệp ban đầu, …
1.2.3. Vai trũ của chi phớ trong việc ra quyết định kinh doanh
Một trong những mục tiờu quan trọng của cỏc doanh nghiệp là tối đa húa lợi nhuận. Do đú, đối với nhà quản lý doanh nghiệp thỡ chi phớ là một trong mối quan tõm hàng đầu, bởi vỡ chi phớ cú ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và quyết định kinh doanh.
Trong quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường xuyờn phải đối mặt với cỏc quyết định kinh doanh mà đũi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp cần xem xột và cõn nhắc kỹ lưỡng trước khi ra quyết định. Nguyờn nhõn của sự cõn nhắc đú là do nguồn lực của doanh nghiệp thường cú hạn, trong khi đú doanh nghiệp lại cú quỏ nhiều mục tiờu phải lựa chọn. Vỡ vậy mọi quyết định đưa ra thường phải đặt trong mối quan hệ giữa lợi ớch và chi phớ. Rừ ràng, yếu tố chi phớ đúng vai trũ rất quan trọng trong việc ra quyết định kinh doanh của doanh nghiệp, là một trong những căn cứ cho việc lựa chọn phương ỏn này hay loại bỏ phương ỏn kia.
Để ra quyết định kinh doanh đỳng đắn và hiệu quả, nhà quản lý cần phải cú những kỹ năng cần thiết liờn quan đến kỹ thuật phõn tớch chi phớ ra quyết định. Qua việc phõn tớch chi phớ cú thể cung cấp cho nhà quản lý những thụng tin thớch hợp làm cơ sở cho việc ra quyết định kinh doanh, đảm bảo cho việc thực hiện mục tiờu gia tăng giỏ trị của doanh nghiệp.
1.3. Quy trỡnh phõn tớch chi phớ phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh doanh
1.3.1. Mục tiờu của quy trỡnh phõn tớch chi phớ phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh quyết định kinh doanh
Như chỳng ta đó biết, chi phớ cú vai trũ rất quan trọng trong việc ra quyết định kinh doanh của doanh nghiệp, là một trong những yếu tố làm căn cứ cho việc ra quyết định. Vỡ vậy, việc xỏc lập quy trỡnh phõn tớch chi phớ ra quyết định kinh doanh hợp lý trong doanh nghiệp là hết sức cần thiết.
Quy trỡnh phõn tớch chi phớ ra quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp phải đỏp ứng được cỏc mục tiờu cụ thể như sau:
1. Chỉ rừ cỏch thức tiếp cận để đưa ra quyết định kinh doanh;
2. Chỉ rừ những tiờu chớ phải đỏp ứng khi phõn tớch ra quyết định kinh doanh;
3. Chỉ rừ cỏc cỏc loại chi phớ và ảnh hưởng của chi phớ đến tiờu chớ khi ra quyết định kinh doanh.
Thụng qua quy trỡnh phõn tớch chi phớ ra quyết định, nhà quản trị doanh nghiệp cú được những thụng tin thớch hợp liờn quan đến chi phớ nhằm phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh. Đú là những chi phớ hữu ớch nhằm tạo ra giỏ trị gia tăng cho khỏch hàng và từ đú tạo nờn giỏ trị của sản phẩm, dịch vụ. Cỏc quyết định đưa ra phải trờn cơ sở xem xột những thụng tin chi phớ thớch hợp, đảm bảo cho việc ra quyết định hợp lý, thỏa món cỏc tiờu chớ kinh tế mà doanh nghiệp lựa chọn.
Chớnh vỡ vậy việc lựa chọn một quy trỡnh phõn tớch chi phớ ra quyết định kinh doanh đỏp ứng cỏc mục tiờu trờn trong doanh nghiệp là khụng phải là một vấn đề đơn giản. Doanh nghiệp cần phải xem xột đến nhiều yếu tố như khả năng cung cấp thụng tin chi phớ thớch hợp, khả năng vận dụng và ra quyết định linh hoạt, hiệu quả và giải quyết được cỏc vấn đề đặt ra của nền kinh tế thị trường. Quy trỡnh phõn tớch chi phớ theo mục tiờu phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh đảm bảo được cỏc yờu cầu trờn.
1.3.2. Quy trỡnh phõn tớch chi phớ phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh trong nền kinh tế thị trƣờng
Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động của doanh nghiệp phải hướng đến thị trường và thỏa món những yờu cầu của thị trường. Vỡ vậy quy trỡnh phõn tớch chi phớ ra quyết định trong nền kinh tế thị trường cần phải hướng đến đỏp ứng, giải quyết cỏc vấn đề này.
Tiếp cận chi phớ ra quyết định trong nền kinh tế thị trường cú nhiều phương phỏp. Mỗi phương phỏp đều cú quy trỡnh, kỹ thuật tiếp cận khỏc nhau, trong đú nổi bật là phương phỏp tiếp cận phõn tớch chi phớ mục tiờu để ra quyết định kinh doanh.
Phõn tớch chi phớ mục tiờu ra quyết định là tổng thể cỏc phương phỏp, cụng cụ quản trị cho phộp đạt được mục tiờu chi phớ và mục tiờu hoạt động ở giai đoạn thiết kế và kế hoạch húa sản phẩm mới. Quy trỡnh này cũng cho phộp cung cấp một cơ sở kiểm soỏt ở giai đoạn sản xuất và đảm bảo được cỏc sản phẩm này đạt được mục tiờu lợi nhuận đó được xỏc định phự hợp với chu kỳ sống của sản
phẩm. Núi cỏch khỏc, quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu ra quyết định là “phương phỏp quản trị chi phớ được sử dụng nhằm đạt được lợi nhuận đó đặt ra” (CIMA NHS Working Group, 2005). Với mỗi loại sản phẩm, để đạt được mức lợi nhuận mong muốn họ phải tỡm cỏch giảm chi phớ đến mức mong muốn trong giai đoạn nghiờn cứu, thiết kế và cung ứng vật tư.
Tiếp cận phõn tớch chi phớ mục tiờu để ra quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp gắn liền với quy trỡnh sau:
Sơ đồ 1.4 – Sơ đồ quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu ra quyết định
Ƣớc tớnh chi phớ chu kỳ sống
Chi phớ chu kỳ sống ước tớnh chấp nhận?
Xỏc định sản phẩm Giỏ mục tiờu
Lợi nhuận mục tiờu
Đƣa vào sản xuất
Sản xuất và quỏ trỡnh thay đổi thiết kế design changes
Sản phẩm chuẩn
Thiết kế cú đỏp ứng được chi phớ mục tiờu ?
Chi p h ớ m ụ c tiờu Chi p h ớ c h u k ỳ số ng Chi p h ớ K a ize n s Chi phớ mục tiờu
Thay đổi thiết kế sản xuất sản phẩm
Khụng Khụng g Gia i đ oạ n lậ p kế ho ạ ch sả n x uấ t
Qua sơ đồ trờn chỳng ta thấy, quy trỡnh phõn tớch chi phớ mục tiờu phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh cú thể được chia thành cỏc bước như sau:
Bƣớc 1: Thiết lập một giỏ bỏn mục tiờu cho cỏc sản phẩm mới và
doanh thu bỏn hàng ƣớc tớnh từ kết quả phõn tớch thị trƣờng và mục tiờu lợi nhuận.
Trong bước này doanh nghiệp cần xem lại những phõn khỳc thị trường mà doanh nghiệp muốn bỏn sản phẩm. Nhúm nghiờn cứu của doanh nghiệp cần phải xỏc định một sản phẩm cụ thể với cỏc chức năng mà khỏch hàng cú nhiều khả năng mua nhất và số tiền mà họ sẵn lũng trả cho những chức năng đú. Nhúm nghiờn cứu phải tỡm hiểu về cỏc giỏ trị nhận thức cỏ nhõn đối với cỏc chức năng sản phẩm, từ đú định hỡnh ra một sản phẩm với những chức năng nhất định và giỏ bỏn ước tớnh cho sản phẩm đú. Đồng thời, nhúm nghiờn cứu cũng cần phải xỏc định những nhõn tố nào sẽ tỏc động chủ yếu đến giỏ bỏn của sản phẩm nếu sau khi bỏ bớt một hoặc một số chức năng của sản phẩm. Điều này là hết sức cần thiết cho việc đưa ra quyết định bỏ bớt chức năng nào của sản phẩm trong trường hợp doanh nghiệp khụng thể cung cấp sản phẩm với tất cả cỏc chức năng trong khi vẫn phải đỏp ứng chi phớ mục tiờu của sản phẩm. Vào cuối quỏ trỡnh này, nhúm nghiờn cứu sẽ đưa ra ý tưởng về giỏ bỏn mục tiờu cú thể bỏn của sản phẩm được đề xuất với một tập hợp cỏc chức năng đó được xỏc định và giỏ bỏn dự kiến sẽ thay đổi như thế nào nếu bỏ bớt một số chức năng của sản phẩm.
Thụng qua khảo sỏt và phõn tớch thị trường, doanh nghiệp cú thể ước tớnh được số lượng tiờu thụ dự kiến và từ đú xỏc định doanh thu dự kiến trờn cơ sở kết hợp với giỏ bỏn mục tiờu của sản phẩm. Trong kế hoạch lợi nhuận của mỡnh, doanh nghiệp cú thể ước tớnh được lợi nhuận mục tiờu mà doanh nghiệp mong muốn đối với từng sản phẩm thụng qua chỉ tiờu lợi nhuận gộp mong muốn.
Bƣớc 2: Xỏc định chi phớ mục tiờu
Chi phớ mục tiờu được xỏc định bằng cỏch lấy giỏ bỏn mục tiờu trừ đi lợi nhuận mục tiờu. Theo cụng thức này, doanh nghiệp cú thể dễ dàng xỏc định chi
phớ mục tiờu mà sản phẩm phải đạt được trước khi xem xột nú cú được phộp đưa vào sản xuất hay khụng.
Bƣớc 3: Thực hiện phõn tớch chi phớ mục tiờu chức năng cho cỏc bộ
phận của sản phẩm
Chi phớ mục tiờu nờn được xỏc định chi tiết cho từng bộ phận (đại diện cho cỏc chức năng) của sản phẩm. Việc xỏc định chi phớ mục tiờu cho cỏc bộ phận phải dựa vào mức độ quan trọng của nú đối với sản phẩm, từ đú xỏc định tỷ lệ chi phớ của từng thành phần trong tổng số chi phớ của sản phẩm theo tỷ lệ thuận với mức độ quan trọng của nú. Doanh nghiệp cú thể thực hiện việc đỏnh giỏ mức độ quan trọng từng bộ phận của sản phẩm bằng cỏch cho điểm cỏc chức năng của sản phẩm. Mặt khỏc, việc xỏc định chi phớ mục tiờu cho từng bộ phận của sản phẩm cũng đũi hỏi phải cú một hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật hợp lý và phải phự hợp với điều kiện sản xuất tại doanh nghiệp.
Bƣớc 4: Xỏc định chi phớ ƣớc tớnh cho sản phẩm
Một khi chi phớ mục tiờu tổng thể đó được thiết lập cho cỏc sản phẩm, doanh nghiệp cần phải xỏc định chi phớ ước tớnh cho sản phẩm để thiết kế sản phẩm dựa trờn quy trỡnh sản xuất hiện tại, cỏc nhà cung cấp, cụng suất mỏy múc thiết bị và định mức kinh tế - kỹ thuật của sản phẩm.
Bƣớc 5: So sỏnh chi phớ ƣớc tớnh với chi phớ mục tiờu
Thực hiện so sỏnh giữa chi phớ ước tớnh của sản phẩm khi thiết kế với chi phớ mục tiờu của sản phẩm khi nghiờn cứu.
- Nếu chi phớ ước tớnh vượt quỏ chi phớ mục tiờu, cần xem xột lại quỏ trỡnh thiết kế, lặp lại việc phõn tớch chi phớ/giỏ trị kỹ thuật của sản phẩm nhằm cắt giảm chi phớ ước tớnh. Đõy cú thể là một quỏ trỡnh lặp đi lặp lại cho đến khi đỏp ứng được chi phớ mục tiờu. Nếu sau khi xem xột hết cỏc phương ỏn mà khụng thiết kế được sản phẩm đạt được chi phớ mục tiờu thỡ doanh nghiệp khụng nờn đưa sản phẩm vào sản xuất và giới thiệu cho khỏch hàng.
- Nếu chi phớ ước tớnh đạt đến chi phớ mục tiờu doanh nghiệp cú thể đưa ra quyết định sản xuất sản phẩm và giới thiệu cho khỏch hàng.
Bƣớc 6: Quản lý chi phớ trong quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm
Trong quỏ trỡnh sản xuất cần phỏt hiện những bộ phận của sản phẩm cú chi phớ quỏ cao so với tầm quan trọng được xỏc định ở bước thứ 3. Quy trỡnh sản xuất những bộ phận này cần phải điều chỉnh thụng qua việc ỏp dụng cỏc nguyờn tắc và phương phỏp quản lý nghiờm ngặt để giảm chi phớ sản xuất.
Bờn cạnh đú, ở giai đoạn này cũng cần phỏt hiện cỏc bộ phận của sản phẩm cú chi phớ quỏ thấp so với tầm quan trọng của nú để gia tăng chi phớ hợp lý nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm. Việc theo dừi và phỏt hiện những chi phớ khụng phự hợp phải được thực hiện thường xuyờn để khụng ngừng cắt giảm chi phớ nhằm duy trỡ một tỷ lệ chi phớ/lợi nhuận ở mức thấp nhất (chi phớ thực tế/lợi nhuận mục tiờu phải luụn luụn nhỏ hơn hoặc bằng chi phớ mục tiờu/lợi nhuận mục tiờu). Hay núi cỏch khỏc, ở giai đoạn này, nhà quản trị phải nhận diện những cơ hội để cắt giảm chi phớ thụng qua việc ỏp dụng Kaizens.
Bƣớc 7: Đỏnh giỏ kết quả thực hiện chi phớ
Trong quỏ trỡnh tổ chức và quản lý sản xuất theo phương phỏp chi phớ mục tiờu cú thể dẫn đến một trong cỏc kết quả sau:
- Chi phớ thực tế nằm trong giới hạn chi phớ mục tiờu và chi phớ ước tớnh: