3.3. Xây dựng bảng cân bằng điểm tại doanh nghiệp:
3.3.4.2. Năng lực của hệ thống thơng tin:
Trong mơi trường cạnh tranh ngày nay yếu tố thơng tin ngày càng quan trọng đối với doanh nghiệp. Các nguồn thơng tin cĩ chất lượng cao về khách hàng, quy trình nội bộ, cũng như những hệ quả tài chính được tạo ra do quyết định của nhân viên sẽ giúp nhân viên hoạt động hiệu quả hơn.
Với việc ứng dụng các cơng nghệ thơng tin và thành tựu trong lĩnh vực cơng nghệ thơng tin vào trong tổ chức đã làm cho năng suất lao động tăng lên rất nhiều.
Nguồn vốn thơng tin của doanh nghiệp bao gồm hệ thống, dữ liệu, thư viện và mạng lưới tạo ra thơng tin và kiến thức sẵn sàng cho doanh nghiệp. Hay nĩi cách khác là phải cĩ cơ sở hạ tầng thơng tin và nguồn thơng tin.
Cơng ty Dược Sài Gịn hiện đang sử dụng hệ thống ERP Oracle, chạy trên mạng internet, giúp chia sẽ dữ liệu giữa các phịng ban và giúp dễ dàng kết nối. Cơ sở hạ tầng được đầu tư đồng bộ, mỗi nhân viên được cấp một máy tính được kết nối mạng internet và mạng nội bộ, giúp cho việc theo dõi và trao đổi dữ liệu được dễ dàng hơn. Ngồi ra cơng ty cịn cĩ một trang web giúp quản bá hình ảnh của cơng ty.
Năng lực hệ thống thơng tin hiện giờ của cơng ty khơng đáp ứng được nhu cầu thơng tin của doanh nghiệp.
Về cơ sở hạ tầng: mặc dù cơ sở hạ tầng cho nguồn lực thơng tin chuẩn bị tốt,
nhưng chưa phát huy hết khả năng của mình:
Hệ thống Oracle mới đưa vào sử dụng hơn một năm và vẫn cịn những vướng mắc cần được tháo gỡ giữa các phịng ban trong quá trình thực hiện.
Cơng ty chưa cĩ hệ thống phân tích báo cáo tài chính và hệ thống quản trị, chủ yếu cơng việc này hiện đang làm bằng tay.
Mạng nội bộ và mạng internet cơng ty chưa khai thác hết, điểm hình là thiếu thơng tin nội bộ, nguồn thơng tin trong tổ chức phản hồi cịn chậm, sự liên kết thơng tin giữa các phịng ban mang tính cá nhân, cơng việc, thiếu sự chia sẽ thơng tin cho tồn tổ chức.
Mặc dù cĩ trang web cơng ty nhưng chỉ dừng lại ở quản bá hình ảnh cơng ty. Thơng tin trên trang web sơ sài cả về nội dung và hình thức, khơng thu hút được khách hàng, làm giảm hiệu quả của việc quản bá hình ảnh cơng ty.
Cơng ty chưa áp dụng phương thức bán hàng qua mạng, mặt dù cơ sở hạ tầng đã được trang bị tương đối đầy đủ.
Về dữ liệu thơng tin : dữ liệu thơng tin của cơng ty cịn hạn chế và cịn nghèo nàn
cả về nội dung và hình thức, chỉ dừng lại ở các thơng tin trên báo cáo tài chính và thơng tin cung cấp cho cơ quan thuế. Cơng ty cần xây dựng lại hệ thống dữ liệu thơng tin của mình:
Xây dựng hệ thống thơng tin về nhà cung cấp: trong đĩ nêu rõ cấp độ xếp hạng từng nhà cung cấp, các thơng tin giao dịch cần thiết, hạn mức tín dụng mà nhà cung cấp áp dụng cho cơng ty, các mặt hàng chủ lực của nhà cung cấp…
Xây dựng hệ thống thơng tin về khách hàng: phân loại khách hàng, bảng phân tích đánh giá xếp loại khách hàng, hạn mức cho từng khách hàng, các thơng tin giao dịch cần thiết, năng lực tài chính của khách hàng, uy tín của khách hàng, dự kiến nhu cầu trong tương lai của khách hàng, các mặt hàng khách hàng thường xuyên đạt hàng, nhu cầu hàng trong năm của khách hàng …
Xây dựng lại hệ thống thơng tin của các SOP, các quy trình nội bộ, tập hợp thành cơ sở dữ liệu chung của cơng ty và phổ biến đến các phịng ban chức năng thơng qua các phương tiện của cơng ty.
Xây dựng hệ thống thơng tin về chuỗi nhà thuốc GDP.
Xây dựng hệ thống thơng tin về các sản phẩm ( thuốc): tên thuốc, biệt dược, cơng dụng…, và các thơng tin khác liên quan, hướng tới xây dựng thư viện thuốc cho người tiêu dùng và cung cấp thơng tin cho các nhà sản xuất.
Xây dựng hệ thống các văn bản pháp quy liên quan đến ngành, đến lĩnh vực kinh doanh, các phịng ban làm việc trong cơng ty. Ngồi những văn bản hướng dẫn chung cho ngành, cịn phân theo các văn bản liên quan cụ thể đến các phịng ban như các quy
định liên quan về kế tốn, về xuất nhập khẩu, các quy định liên quan về phân phối thuốc….
Tùy theo mức độ và cấp độ của thơng tin cĩ thể phân quyền truy cập thơng tin cho các nhân viên. Việc phân quyền truy cập phải đảm bảo ít nhất nhân viên phải cĩ các thơng tin tối thiểu để hồn thành tốt cơng việc của mình.
Thơng tin phải thường xuyên cập nhật, đổi mới cho phù hợp với tình hình thực tế. Trình bày thơng tin một cách rõ rành cụ thể, giao diện dễ nhìn, thuận tiện cho việc tìm kiếm. Cơng ty cần sử dụng tối đa các phương tiện thơng tin mà mình đang cĩ để cung cấp thơng tin hiệu quả đến tay người dùng.
Để đạt được mục tiêu ở phương diện học hỏi và phát triển cơng ty cần xây dựng và khắc phục những nhược điểm trên. Sau đây là các mục tiêu và các thước đo đề suất cho việc đánh giá năng lực của hệ thống thơng tin:
Mục tiêu Thƣớc đo
Mức độ sẵn cĩ của thơng tin chiến lược
Tỷ lệ % nhân viên làm việc trực tiếp với khách hàng được tiếp cận trực tuyến với thơng tin khách hàng. Tỷ lệ % nhân viên bán hàng sử dụng thơng tin về sản phẩm qua mạng.
Kỹ thuật hỗ trợ cải tiến quy trình và sự hài lịng của khách hàng
Tỷ lệ nhân viên được phản hồi ngay lập tức từ các khâu trong quy trình hoạt động.
Tỷ lệ % khách hàng đặt hàng qua thư diện tử. Phát triển danh mục về các hệ
thống dữ liệu và thơng tin quản lý khách hàng
Sự sẵn sàng của danh mục các ứng dụng cho khách hàng
Tăng cường chia sẽ kiến thức Mở rộng khả năng sử dụng các hệ thống quản lý tri thức.
Nắm được kiến thức đầu ngành từ cộng đồng khoa học, kỹ thuật
Đánh giá của các đối tác ngang hàng về khả năng khoa học và kỹ thuật hiện tại.