II. Đầu tư ngắn hạn
SƠ KÉ TỐN VÀ HÌNH THỨC KẾ TỐN
7.1. SỎ KÉ TOÁN
7.1.1. Khái niệm và phân loại sổ kế toán
7.1.1.1. Khái niệm
Sổ kế toán là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học và hợp lí, có mối liên hệ mật thiết với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo đúng các phương pháp kế tốn, trên cơ sở số liệu từ các chứng từ kế tốn.
Trong q trình thu nhận và xử lí thơng tin về hoạt động kinh tế, tài chính của các đơn vị, các chứng từ kế toán được lập để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông tin trên các chứng từ mang tính đơn lẻ về từng nghiệp vụ, chưa mang tính hệ thống, nếu chỉ căn cứ vào thơng tin trên các chứng từ thì các nhà quản trị doanh nghiệp chưa thể đánh giá đúng đắn về tình hình hoạt động của đơn vị. Yêu cầu đặt ra đối với kế toán trong quá trình thu nhận, xử lí thơng tin về tình hình tài sản, tình hình hoạt động của đơn vị phải vừa chi tiết theo từng nghiệp vụ vừa mang tính hệ thống theo từng đối tượng kế toán, tổng hợp và hệ thống hố được thơng tin về tình hình hoạt động của đơn vị và sử dụng các thông tin để lập các báo cáo tài chính. Xuất phát từ những yêu cầu trên, cần phải thiết kế hệ thống sổ kế tốn để tập hợp, xử lí các nghiệp vụ kinh tế, tài chính, hệ thống hố tình hình và sự vận động của các đối tượng kế tốn. Thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ưên các chứng từ được kế toán phân loại tập hợp trên các sổ kế toán theo những tiêu thức nhất định, cuối kì số liệu ưên các sổ kế toán sẽ được tổng hợp theo những chỉ tiêu kinh tế cần thiết để phản ánh trên các báo cáo tài chính của đơn vị và các báo cáo tổng hợp khác theo yêu cầu quản lý.
7.1.1.2. Phân loại sổ kể tốn
Trong cơng tác kế tốn để phản ánh các loại tài sản, nguồn vốn và quá trình sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác nhau. Để thuận tiện cho việc ghi chép, tổng hợp và kiểm tra, đối chiếu số liệu cần thiết phải thực hiện việc phân loại sổ kế tốn và nó được thực hiện theo nhiều tiêu thức khác nhau.
7.1.1.2.1. Phân loại theo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin trên sổ
Với tiêu thức phân loại này, căn cứ vào mức độ tổng hợp hay chi tiết của thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, hoặc các đối tượng kế toán được phản ánh trên sổ để tiến hành phân loại sổ. Theo tiêu thức này sổ kế toán được chia làm các loại sau:
- Sổ kế toán tổng họp: là loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế tốn cũng như tình hình hoạt động của đơn vị ở dạng tổng quát.
Bảng 7.1: sổ Nhật kỷ chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm........... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Đã ghi sỗ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Ngày... tháng... năm...
Trên sổ kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán được phản ánh với các thông tin ở dạng tổng quát và chỉ sử dụng thước đo tiền tệ. Thuộc loại sổ kế tốn tổng hợp gồm: sổ cái, sổ nhật kí chung (Bảng 7.1), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ...
- Sổ kế toán chi tiết: là loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán ở dạng chi tiết, cụ thể theo yêu cầu quản lý.
Trên sổ chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán được phản ánh với các thông tin chi tiết và có thể sử dụng các loại thước đo khác nhau. Ví dụ: hàng hố mua về theo hố đơn nào, mua của ai, thuộc loại hàng gì, đơn vị tính... sổ chi tiết vật liệu trong Bảng 7.2 là loại sổ kế toán chi tiết.
Bảng 7.2: sổ chi tiết vật liệu
Sổ CHI TIÉT VẬT LIỆU (sản phầm, hàng hoá) Năm................. Tài khoản........... Tên kho............. Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú
Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Số dư đầu năm
Cộng
- Sổ kế toán tổng hợp kết họp chi tiết: là loại sổ kế toán phản ánh vừa tổng hợp vừa chi tiết, cụ thể về các nghiệp vụ kinh tế, tình hình và sự vận động của đối tượng kế tốn.
Trên sổ kế tốn cung cấp các thơng tin vừa mang tính tổng họp vừa mang tính chi tiết về các nghiệp vụ kinh tể, các đối tượng kế toán... thuộc loại sổ kế toán tổng hợp kết hợp chi tiết gồm các sổ nhật kí chứng từ số 3, 4, 5, 9, 10 trong hình thức kế tốn Nhật kí - chứng từ.
Việc phân loại sổ theo tiêu thức này sẽ đáp ứng được các yêu cầu về cung cấp thơng tin cũng như q trình giám sát hoạt động kinh tế, tài chính trong các đơn vị vừa ở góc độ tổng hợp, vừa ở góc độ chi tiết.
7.1.1.2.2. Phân loại theo phưong pháp ghi chép trên sổ
Căn cứ vào phương pháp ghi chép các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, sổ kế toán được phân thành các loại sổ sau:
- Sổ ghi theo hệ thống: là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng đối tượng kế toán riêng biệt.
Trên sổ kế tốn cung cấp các thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến đối tượng kế toán được theo dõi, sổ được mở cho từng tài khoản kế toán. Thuộc loại sổ ghi theo hệ thống gồm sổ cái các tài khoản theo hình thức Chứng từ ghi sổ (Bảng 7.3)...
Bàng 7.3: sổ cái của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ Sổ CÁI
Năm................. Tên tài khoản...... Số hiệu............
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có - Cộng PS tháng - Sổ dư cuối tháng - Cộng luỹ kế
Người ghi sổ Kế toán trường Thủ trường đơn vị
- Sổ ghi theo thứ tự then gian: là loại sổ kế tốn tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ.
Trên sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian phát sinh của nghiệp vụ, phát sinh trước ghi trước và phát sinh sau ghi sau, không phân biệt đối tượng kế tốn có liên quan. Thuộc sổ ghi theo thời gian như: sổ Nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Bảng 7.4)...
Bâng 7.4: sổ đắng ký chứng từ ghi sổ
SỔ ĐÃNG KÝ CHỨNG TỪ GHI sổ
Năm......
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sỗ
Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
1 2 3 1 2 3
Cộng
-