- Cộng tháng Luỹ kế đầu quỷ
TÔ CHỨC CƠNG TÁC KÉ TỐN TRONG CÁC ĐON VỊ
8.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Đây là nội dụng đầu tiên trong tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị. Thực hiện nội dung này, trước hết phải xác định được mơ hình tổ chức bộ máy kế toán phù họp với đặc điểm của đơn vị. Sau đó, phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, phần hành và nhân viên kế toán, đảm bảo sự phối họp tốt nhất giữa các bộ phận và nhân viên kế toán trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình.
Xét cả về lý luận và thực tiễn tổ chức bộ máy kế tốn, có thể khái qt thành ba mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn, là mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán, mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung và mơ hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Mỗi một mơ
hình tổ chức bộ máy kế tốn có một đặc điểm riêng, thích hợp với từng đon vị cụ thể, có quy mơ và các điều kiện cụ thể khác nhau.
- Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán:
Theo mơ hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán, ở các đon vị phụ thuộc đều có tổ chức kế tốn riêng, làm nhiệm vụ thu nhận, kiểm tra, xử lý chứng từ kế toán, thực hiện hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị phụ thuộc theo sự phân cấp quản lý trong đon vị, định kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phịng kế tốn đon vị. Phịng kế tốn đơn vị thực hiện việc tổng họp số liệu, báo cáo của đơn vị phụ thuộc và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở văn phòng đơn vị, lập báo cáo kế tốn của tồn đơn vị.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán thích hợp với các đon vị quy mô lớn, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trên địa bàn rộng, các đon vị trực thuộc hoạt động tương đối độc lập. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán trong doanh nghiệp có thể khái quát theo sơ đồ 8.1.
- Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung:
Theo mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung, tồn bộ cơng việc kế tốn từ khâu thu nhận, xử lý, hoàn chỉnh, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế tốn, lập báo cáo tài chính đều được tập trung thực hiện tại phịng kế tốn của đon vị. Các đon vị phụ thuộc không tổ chức kế tốn riêng mà chỉ có nhũng nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra, phân loại chứng từ sau đó gửi chứng từ kế tốn về phịng kế tốn của đon vị.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung áp dụng thích hợp với các đon vị quy mơ nhỏ, ít đon vị trực thuộc và phân bố tập trung trên cùng một địa bàn. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung trong doanh nghiệp có thể khái qt theo sơ đồ 8.2.
- Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán
Theo mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán, trong đơn vị sẽ có những đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế tốn riêng, đồng thời có những đơn vị phụ thuộc khơng tổ chức kế toán riêng.
Đối với những đơn vị phụ thuộc hoạt động tương đối tồn diện, sẽ tổ chức kế tốn riêng, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị mình, định kỳ lập báo cáo gửi về phịng kế tốn đơn vị. Những đơn vị này thực hiện hạch tốn mang tính chất phân tán.
Đối với những đơn vị phụ thuộc quy mô nhỏ, không tổ chức kế tốn riêng, chỉ bố trí một số nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, kiểm tra chứng từ, sau đó gửi về phịng kế tốn đơn vị chính. Những đơn vị này thực hiện hạch tốn mang tính chất tập trung.
Phịng kế tốn đơn vị có nhiệm vụ hạch tốn các nghiệp vụ phát sinh ở vãn phòng, các nghiệp vụ phát sinh ở đơn vị phụ thuộc khơng có tổ chức kế tốn riêng, tổng hợp báo cáo kế toán của các đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế tốn riêng, lập báo cáo kế tốn đơn vị.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán áp dụng thích hợp với các đơn vị quy mơ vừa, tình hình phân cấp quản lý và hạch tốn khác nhau, trình độ quản lý ở các đơn vị phụ thuộc khơng đều nhau. Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán trong doanh nghiệp có thể khái quát theo sơ đồ 8.3.
Trên cơ sở mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phù hợp với đơn vị, xác định các phần hành kế tốn và phân cơng lao động kế tốn một cách hợp lý. Quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận, phần hành kế toán, đảm bảo phối họp tốt giữa các bộ phận, phần hành kế toán có liên quan, để cơng việc kế tốn được tiến hành một cách có hiệu quả. Việc phân cơng lao động kế tốn phải tơn trọng những ngun tắc chung như: nhân viên kế tốn khơng được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quĩ, không được trực tiếp mua bán hàng hố. Những người có trách nhiệm điều hành doanh nghiệp, kế tốn trưởng doanh nghiệp khơng được đưa người thân
trong gia đình (Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột) vào làm thủ kho, thủ quĩ và kế tốn ở doanh nghiệp.
Sơ đồ 8.3: Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán trong doanh nghiệp