- Cộng tháng Luỹ kế đầu quỷ
TÔ CHỨC CƠNG TÁC KÉ TỐN TRONG CÁC ĐON VỊ
8.2.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán là thiết lập, xây dựng cho đơn vị một bộ sổ kế tốn chính thức và duy nhất theo một hình thức kế tốn phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Trong đó, xác định số lượng sổ kế toán bao gồm cả sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, kết cấu mẫu sổ kế tốn, trình tự và phương pháp ghi chép sổ kế tốn.
Theo chế độ kế tốn doanh nghiệp hiện hành, có 05 hình thức kế tốn. Mỗi hình thức kế tốn có một hệ thống sổ sách kế tốn riêng, kết cấu mẫu sổ khác nhau, trình tự và phương pháp ghi chép khác nhau, ưu và nhược điểm khác nhau, thích hợp với những doanh nghiệp cụ thể có đặc điểm khác nhau. Do đó, vấn đề đầu tiên trong tổ chức hệ thống sổ sách kế toán là căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp về quy mô, về trình độ và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, về số lượng và trình độ chun mơn của nhân viên kế toán, về điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật của doanh nghiệp để quyết định lựa chọn hình thức kế tốn phù hợp. vấn đề tiếp theo, dựa vào hình thức kế tốn đã lựa chọn để xác định cơ cấu và
số lượng sổ sách kế tốn sử dụng trong doanh nghiệp. Có thể cùng một hình thức kế tốn nhưng cơ cấu và số lượng sổ kế toán sử dụng trong các doanh nghiệp khác nhau. Trong việc vận dụng hệ thống sổ sách kế tốn cịn phải xây dựng, thiết kế được một ưình tự ghi sổ kế tốn hợp lý, tổ chức q trình ghi chép sổ kế tốn khoa học, sửa chữa sai sót đúng phương pháp, bảo quản lưu giữ sổ sách kế toán đúng quy định.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán ữong đơn vị là một vấn đề lớn, có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng cơng tác kế tốn của đơn vị. Tuy có sự khác nhau về sự vận dụng hệ thống sổ sách kế tốn giữa các đơn vị, nhưng nói chung đều phải dựa trên nguyên tắc cơ bản như sau:
- Mỗi doanh nghiệp chỉ được mở một hệ thống sổ kế tốn chính thức và duy nhất theo một trong năm hình thức kế tốn của chế độ kế tốn hiện hành (hình thức kế tốn nhật ký chứng từ, nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, nhật ký - sổ cái, hình thức kế tốn trên máy vi tính).
- Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán phải đảm bảo tính khoa học, ghi chép thuận tiện, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra.
- Tổ chức hệ thống sổ sách kế tốn phải đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với hệ thống sổ sách kế toán.
- Kết cấu và nội dung ghi chép trên các sổ kế tốn phải phù hợp năng lực và ưình độ của nhân viên kế toán trong đơn vị.
- Việc ghi chép trên sổ sách kế tốn phải rõ ràng, khơng được tẩy xố, khơng được dùng chất hố học phủ lên số liệu kế toán. Mọi trường hợp ghi sai trong sổ kế toán đều phải được sửa chữa kịp thòi ngay sau khi phát hiện. Tuỳ theo từng trường hợp ghi sai mà áp dụng phương pháp chữa sổ thích hợp, nhưng khơng được làm mất số đã ghi sai.