- Cộng tháng Luỹ kế đầu quỷ
7.1.2. Trình tự ghi sổ và phương pháp chữa sổ
7.1.2. L Trình tự ghì sổ
Quá frlnh ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hình và sự vận động của các đối tượng kế toán trên các sổ kế tốn được thực hiện theo trình tự và quy tắc sau:
(D Mờ sỗ: Công việc mở sổ kế tốn được thực hiện vào đầu kì kế tốn (tháng, q, năm), hoặc khi doanh nghiệp mới thành lập, hoặc khi thay đổi hình thức sở hữu, hoặc khi sáp nhập,... Khi mở sổ, đơn vị phải mở hệ thống sổ kế toán theo đúng danh mục sổ kế toán đã được đăng ký, số lượng sổ kế toán sử dụng tuỳ thuộc vào số lượng tài khoản sử dụng và yêu cầu của công tác quản lý. Các đơn vị chỉ được mở một hệ thống sổ kế tốn chính thức và duy nhất. Các sổ kế toán được mở, căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán cuối kỳ trước để ghi số dư đầu kỳ cho từng sổ kế toán.
Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.
Khi mở sổ kế tốn viên phải thực hiện những cơng việc sau:
Đối với sổ kế toán dạng quyển: trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên và chữ ký của người ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác, sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các sổ tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đãng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế tốn và phải đảm bảo sự an tồn, dễ tìm.
Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi băng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế tốn chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.
® Ghi sổ: Trong kì kế tốn khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh,
kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được lập và đã được kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp để ghi vào các sổ kế toán đã được mở theo đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ và đúng phương pháp kế tốn. Q trình ghi sổ kế toán phải theo đúng quy tắc đã quy định:
- Phải khi sổ kế toán bằng mực tốt, khơng phai, khơng nhịe. - Khơng ghi xen kẽ và ghi số đè lên nhau.
- Các dịng khơng có số liệu phải gạch ngang giữa dịng.
- Khơng được tẩy xố trên sổ kế tốn bằng bất kỳ hình thức nào, trong q trình ghi sổ nếu có sai sót phải tiến hành sửa chữa theo đúng phương pháp quy định.
® Khố sổ: Cuối kỳ kinh doanh hoặc trong các trường họp kiểm
toán. Trước khi khoá sổ, kế toán phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu đã ghi chép. Khoá sổ kế toán là việc tổng cộng số liệu đã ghi ữên các sổ, tính số dư của các đối tượng trên từng sổ kể toán, người ghi sổ và kế tốn trưởng phải kí xác nhận trên sổ kế tốn.
7.I.2.2. Phương pháp chữa sổ kế tốn
Trong q trình ghi sổ kế toán do nhiều nguyên nhân khác nhau có thể phát sinh các sai sót:
- Ghi sai quy mô của nghiệp vụ kinh tế nhưng vẫn đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ.
- Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản.
- Ghi trùng lắp hoặc bỏ sót nghiệp vụ kinh tế.
Khi phát hiện các sai sót kế toán phải tiến hành sửa chữa trên sổ kế toán, quá trình chữa sổ phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Không được làm mất số đã ghi sai trên sổ.
- Tuỳ từng trường hợp ghi sai để sửa chữa theo đúng phương pháp quy định.
- Sau khi sửa chữa sai sót, người chữa sổ phải kí xác nhận vào phần số liệu được sửa chữa.
Phương pháp chữa sổ cụ thể phụ thuộc vào cơng việc của kế tốn được thực hiện thủ cơng hay bằng máy vi tính.
Đối với ghi sổ thủ công (ghi bằng tay) khi phát hiện có sai sót
trong q trình ghi sổ kế tốn khơng được tẩy xố làm mất dấu vết thơng tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:
7.1.2.2.1. Phương pháp cải chính
Phương pháp cải chính được áp dụng trong trường hợp sai sót sau: - Sai sót trong diễn giải.
- Sai sót về số liệu đã ghi khác với số thực tế, nhưng chưa ảnh hưởng đến số tổng cộng.
Các sai sót đều chưa liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản. Khi phát hiện sai sót, kế tốn tiến hành sửa chữa bằng cách: gạch ngang chỗ đã ghi bằng mực đỏ để xố bỏ, sau đó ghi lại chữ hoặc số đúng lên phía ữên bàng mực thường.
7.1.2.2.2. Phương pháp ghi sổ âm
Phưong pháp ghi số âm được áp dụng cho các trường hợp sai sót sau: - Ghi sai quan hệ đối úng tài khoản trên sổ kế toán.
- Số liệu đã ghi lớn hơn số thực tế nhưng vẫn đúng quan hệ đối ứng tài khoản.
- Ghi trùng bút toán về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai phải lập “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế tốn trưởng kí xác nhận và kế tốn tiến hành sửa chữa bằng cách:
- Ghi lại định khoản đã ghi sai với sổ liệu ghi bằng phương pháp sổ âm (ghi bằng mực đỏ, hoặc ghi số liệu trong ngoặc đơn, ví dụ (***)) để huỷ bỏ bút tốn đã ghi.
- Ghi lại định khoản đúng của nghiệp vụ kỉnh tế.
- Trường hợp nếu ghi trùng bút toán khi chữa chỉ cần ghi lại một bút toán đã ghi bằng phương pháp số âm để huỷ bỏ bút toán đã ghi trùng.
7.1.2.2.3. Phương pháp ghi bổ sung
Phương pháp ghi bổ sung được áp dụng trong trường hợp:
- Số đã ghi nhỏ hơn sổ thực tế nhưng vẫn đúng quan hệ đối úng tài khoản.
Khi phát hiện sai sót, kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách ghi lại một định khoản với số tiền đúng bằng số chênh lệch cịn thiểu hoặc bỏ sót của nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
Đối với trường hợp kế toán được thực hiện trên máy vi tính, việc sửa chữa sai sót được tiến hành như sau:
- Nếu sai sót được phát hiện khi chưa in sổ, kế toán được phép sửa chữa trực tiếp trong sổ trên máy.
- Trường hợp đã in sổ sau đó mới phát hiện sai sót, sổ đã in được sửa chữa theo đúng quy định của một trong ba phương pháp trên, đồng thời phải sửa lại sai sót trong sổ trên máy và in lại tờ sổ mới. Phải lưu lại tờ sổ mới cùng tờ sổ có sai sót để đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát.
- Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được phát hành thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn của năm đó trên máy vi tính.
- Trường họp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đó phát hành thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dịng cuối của sổ kế tốn năm có sai sót.
- Các trường họp sửa chữa khi ghi sổ kế tốn bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”.