5. Tổ chức lao động
BIỆN PHÁP 3:NÂNG CAO NĂNG LỰC CỦA CÁN BỘ ĐỘI NGŨ CÁN BỘ CHUYÊN MÔN TRONG CÁC KHÂU LÀM HỢP ĐỒNG VÀ CÁC THỦ TỤC
CHUYÊN MÔN TRONG CÁC KHÂU LÀM HỢP ĐỒNG VÀ CÁC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
3.1 Lí do đề xuất
Hợp động vận tải nhất là hợp đồng ngoại thương là một vấn đề quan trọng. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong hợp đồng có thể sẽ dẫn đến những thiệt hại vơ cùng lớn.
Việc trình bày một hợp đồng rõ ràng, dứt khốt thì khơng những tạo cảm giác hài lòng cho khách hàng mà cịn tránh những thiệt hại mà Cơng ty có thể phải chịu.
Nâng cao chất lượng trong khâu thủ tục góp phần làm giảm thời gian vận chuyển, nhằm giao hàng đúng thời gian mà khách hàng yêu cầu có nghĩa là nâng cao chất lượng dịch vụ Xuất phát từ thực tạng của Công ty chưa quan tâm nhiều đến việc đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên trong khâu làm hợp đồng và các thủ tục hành chính.
2.Nội dung thực hiện
2.1.Trước khi làm hợp đồng
Những người có quan hệ bn bán, giao dịch trong những hoạt động thương mại phức tạp thưỡng dễ bị lúng túng trong việc nắm bắt thơng tin. Do vậy hồn tồn cần có những hướng dẫn nắm bắt các nguyên tắc về thỏa thuạn và kí kết hợp đồng. Trước khi kí kết hợp đồng cần phải xem xét lại hợp đồng và suy nghĩ thật kĩ về vấn đề kí kết. Xem xét và so sánh khả năng của Cơng ty có đáp ứng được nhu cầu của khách hàng hay không.
Cố gắng nhận định một cách nghiêm túc và chính xác xem hợp đồng của Cơng ty kí kết về chuyện gì? Nên có một quan điểm khách quan và cách nhìn nhận vấn đề nghiêm túc trước khi soạn thảo. Bảo vệ ý kiến ở những đặc điểm cơ bản và theo đuổi để đạt được những mục đích chính trong hợp đồng, khơng nên mắc lỗi thơng thường trong việc theo dõi hợp đồng một cách phiến diện.
2.2 Trong khi làm hợp đồng Hình thức trình bày
Cần chú ý rằng mỗi hợp đồng điều đặc thù riêng,không nên áp dụng máy móc các ý tưởng sẵn có. Hợp đồng của ngày hơm nay khơng thể giống của ngày hôm qua, hợp đồng ngày hôm hôm sau phải khác hợp đồng ngày hơm nay. Khơng nên rập khn những ý nghĩ sẵn có mà tiền lệ chỉ có tác dụng khơi gợi những suy nghĩ của bạn.
Chú ý đến lời mời chào của hợp đồng
Các định nghĩa trong hợp đồng phải rõ ràng Việc dử dụng từ phải chính xác
Về các điều khoản trong hợp đồng
Đây là một nội dung quan trọng trong khâu hợp đồng.Trong những trường hợp cần phải quy định rõ.
+Thời gian giao hàng một cách chính xác +Số lượng chủng loại hàng hóa
+Lựa chọn hình thức vận tải +Địa điểm giao hàng
+Việc giải quyết các trường hợp xấu có thể xảy ra +Việc lựa chọn tuyến đường vận chuyển
….
Các quy định về điều khoản phải quy định thật chi tiết và rõ ràng.Nhất định không thể để đối phương ràng buộc quá đáng về vận tải.
2.3.Đối với khâu sau khi làm xong hợp đồng
Sua khi làm xong hợp đồng thì điều quan trọng nhất là Cơng ty phải theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng của người vận tải trực tiếp như thế nào.Việc làm đó để giảm thời gian chạy khơng tải. Bởi vì sau khi hợp đồng đã kí kết kể từ thời gian đó chủ hàng sẽ tính thời gian thực hiện hợp đồng
2.4. Đối với khâu làm thủ tục hành chính
Phương hướng của Cơng ty là mở rộng thị trường trong nước và hướng vào thị trường xuất nhập khẩu. Do đó các khâu làm thủ tục hành chính càng nhanh gọn bao nhiêu thì các chủ hàng càng hài lòng bấy nhiêu. Nâng cao chất lượng khâu làm các thủ tục hành chính góp phần to lớn vào việc giảm thời gian vận chuyển. Ở đây tôi xin nhấn mạnh thủ tục hải quan. Công ty phải thực vấn đề này sao cho nhanh nhất.
Như vậy việc chuẩn bị hồ sơ cho hải quan cửa khẩu phải đầy đủ khơng xảy ra tình trạng thiếu hay quên được. Điều quan trọng để cơng ty có thể làm thủ tục hải quan cho hàng hóa ngoại thương một cách nhanh nhất là công ty phải giữ vững được mối quan hệ giữa Cơng ty và các cơ quan hải quan có liên quan. Đào tạo cho nhân viên thông thạo các nghiệp vụ hải quan. Việc hiểu rõ hàng hóa nào cần phải làm thủ tục gì là rất quan trọng, việc phản ứng nhanh nhạy sẽ nâng cao chất lượng dịch vụ.
3. Điều kiện để thực hiện giải pháp
+Phải luôn gắn chặt nghiệp vụ xuất nhập khẩu với nghiệp vụ vận tải. Nếu tách rời 2 nghiệp vụ này sẽ dẫn đến khó khăn thậm chí những thiệt hại lớn.
+Tích cực làm cán bộ làm cơng tác hợp đồng và các thủ tực hành chính để họ có kiến thức và nghiệp vụ cần thiết.
+Chính bản thân Cơng ty phải rút ngắn đến mức tối thiểu các khâu làm thủ tục hành chính tại Công ty, không để các thủ tục rườm rà