*Khái niệm, vai trò, mục tiêu của đào tạo và phát triển
Đào tạo và phát triển nguồn nhân sự là hoạt động nhằm trang bị kiến thức căn bản hay huấn luyện, nâng cao kỹ năng thành thạo nghề nghiệp cho công nhân viên.
- Lao động có chuyên môn kỹ thuật cao là yếu tố cực kỳ quan trọng giúp cho doanh nghiệp giành được thắng lợi trong các công cuộc cạnh tranh trên thị trường, thực tế đã chứng minh rằng đầu tư vào yếu tố con người mang lại hiệu quả cao nhất. Sau đó mới tới sự đầu tư trang thiết bị mới, nhất là với các doanh nghiệp thương mại.
- Đào tạo là củng cố những hoạt động học tập, những kiến thức, những kỹ năng cho người lao động để họ hiểu biết những công việc mà họ đang làm, bồi dưỡng tay nghề, kỹ năng làm việc của người lao động, để họ hoàn thành trong công việc.
- Phát triển nguồn nhân sự: Là quá trình củng cố những kiến thức, những kinh nghiệm nhằm hoàn thiện hơn những công việc của người lao động để họ có khả năng thích ứng hơn, làm việc có hiệu quả hơn trong công việc.
- Mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân sự nhằm sử dụng tối đa nguồn nhân sự của doanh nghiệp, thông qua việc giúp đỡ cho người lao động hiểu rõ hơn công việc, nắm vững kỹ năng, kiến thức cơ bản với tinh thần tự giác cao trong công việc, thực hiện tốt những chức năng họ được giao, thích ứng với sự thay đổi, cơng nghệ khoa học kỹ thuật cao, tránh tình trạng quản lý lỗi thời. Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý, chuyên môn kế cận, thỏa mãn nhu cầu phát triển cho nhân viên.
- Lý do chính mà nhiều doanh nghiệp cần phải phát huy trong công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân sự hay (quản lý nhân sự giỏi) là để đáp ứng nhu cầu có tồn tại hay phát triển của tổ chức hay doanh nghiệp đó.
- Đào tạo và phát triển nguồn nhân sự giúp cho doanh nghiệp phát triển, làm tăng hiệu quả sản xuất, tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm.
* Đánh giá hiệu quả đào tạo
+ Giai đoạn 1: Học viên tiếp thu, học hỏi được gì sau khóa đào tạo?
+ Giai đoạn 2: Học viên áp dụng các kiến thức, kỹ năng đã học hỏi được vào trong thực tế để thực hiện công việc như thế nào? Đánh giá kết quả học tập trong giai đoạn một không khó, nhưng để đánh giá hiệu quả của toàn khoá học là vấn đề phức tạp và đòi hỏi thời gian. Trong thực tế học viên đã lĩnh hội rất tốt các kiến thức, kỹ năng mới trong khoá học, hoàn thành xuất sắc chương trình đào tạo, nhưng không áp dụng được gì trong thực hiện cơng việc. Để tránh các lãng phí trong đào tạo, sau một phần hoặc toàn bộ chương trình đào tạo, cần thiết có sự đánh giá về kết quả đào tạo, xem xét lại các mức độ thoả mãn các mục tiêu của đào tạo và đưa ra những điều chỉnh thích hợp nhằm năng cao hiệu quả của các chương trình đào tạo
* Đánh giá kết quả thực hiện công việc:
Đánh giá kết quả thực hiện công việc là đánh giá cách làm việc trong quá khứ và hiện tại của một nhân viên dựa trên mức đánh giá hiệu quả cơng việc chuẩn.
Vai trị của đánh giá thực hiện công việc:
- Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên cung cấp các thông tin cơ bản, dựa vào đó, các doanh nghiệp mới có thể ra quyết định về vấn đề thăng tiến và tiền lương của nhân viên.
- Giúp cho nhà quản trị và các nhân viên có cơ hội để xem xét lại các phẩm chất liên quan đến công việc cần thiết phải có của một nhân viên. Hầu hết mọi nhân viên đều mong muốn biết được các nhận xét, đánh giá của người chỉ huy, lãnh đạo về việc thực hiện công việc của mình. Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên, cung cấp các thông tin này cho nhân viên.
- Giúp cho các nhà quản trị và các nhân viên xây dựng kế hoạch điều chỉnh lại những sai sót trong việc thực hiện công việc của nhân viên. Nội dung trình tự đánh giá tình hình thực hiện công việc được tiến hành theo ba bước:
Bước 1. Xác định công việc: Xác định công việc có nghĩa là sự thống nhất giữa nhà
quản trị và nhân viên:
- Những tiêu chuẩn mẫu, căn cứ vào đó sẽ tiến hành đánh giá thực hiện công việc của nhân viên.
Bước 2. Đánh giá việc thực hiện công việc: Đánh giá việc thực hiện công việc có
nghĩa là so sánh việc thực hiện công việc của nhân viên với tiêu chuẩn mẫu. Trong bước này sử dụng nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau như: Phương pháp xếp hạng, phương pháp so sánh cặp, phương pháp bảng điểm, phương pháp quan sát hành vi, phương pháp lưu giữ, phương pháp phân tích định lượng.
Bước 3. Cung cấp thơng tin phản hồi: Thông tin phản hồi có thể thực hiện một lần
khi đánh giá thực hiện công việc kết thúc hoặc có thể thực hiện công việc nhiều lần trong suốt quá trình đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên, điều này phụ thuộc vào tính chất, đặc điểm của cơng việc. Các cơng việc rất đa dạng và phức tạp. Đánh giá tình hình thực hiện công việc của công nhân sản xuất làm việc theo định mức lao động thì đơn giản, có thể căn cứ trực tiếp vào mức độ hoàn thành của công nhân. Đánh giá tình hình thực hiện công việc của các các nhân viên khác rất phức tạp, khó chính xác và thường sử dụng những phương pháp cần thiết.
*Công tác đánh giá hiệu quả công việc bằng KPI
KPI (trong đánh giá thực hiện công việc) là gì? KPI - Key Performance Indicators, là một hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả công việc,là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.
KPI là 1 công cụ hiện đại giúp các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên; vì vậy KPI áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thớng công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, tự quản lý công việc của cá nhân.
Sử dụng trong đánh giá thực hiện công việc, hệ thống KPIs được hiểu là những chỉ số đánh giá kết quả thực hiện công việc. Hay nói cách khác KPIs chính là mục tiêu cơng việc mà cá nhân, tổ/nhóm, phịng/ban, tổ chức… cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung.
Thơng thường mỗi vị trí chức danh sẽ có bản mơ tả công việc trong đó nêu rõ những trách nhiệm của vị trí chức danh đó phải thực hiện. Dựa trên cơ sở những
trách nhiệm công việc đó Nhà quản lý sẽ đưa ra các chỉ số (mục tiêu) để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí chức danh đó.
Dựa trên việc hoàn thành KPI, cơng ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng nhân viên.
*Mục đích của việc sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc:
Việc sử dụng KPIs trong đánh giá thực hiện công việc nhằm mục đích:
- Thứ nhất, đảm bảo người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả cơng việc của từng vị trí chức danh cụ thể.
- Các chỉ sớ đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.
- Việc sử dụng các chỉ số KPIs góp phần làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn…
*Mục tiêu khi xây dựng KPI: Là 1 công cụ dùng trong ĐGTHCV, nên khi xây dựng
hệ thống KPIs những nhà quản lý cũng cố gắng và hướng đến đảm bảo được tiêu chí SMART:
1. S – Specific: Cụ thể
2. M – Measurable: Đo lường được 3. A – Achiveable: Có thể đạt được 4. R – Realistics: Thực tế
5. T – Timbound: Có thời hạn cụ thể
Không phải là yêu cầu bắt buộc khi xây dựng KPIs, tuy nhiên nếu hệ thống KPIs cuả tổ chức đảm bảo đạt được tiêu chí SMART thì hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc sẽ rất cao.
*Ưu điểm khi sử dụng KPIs trong đánh giá thưc hiên công việc:
- Nó có thể là một cách rất nhanh cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược.
- Các quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo.
- Có thể giúp quản lý nhận biết thành quả của tổ chức, phòng/ban hoặc một nhân viên nào đó của mình để từ đó có hướng khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên.
- Một nhóm có thể làm việc chung với nhau theo những mục đích đo lường được. - Đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được, từ đó việc ĐGTHCV sẽ cụ thể hơn và dễ
thực hiện hơn mà ít có những kiến nghị, bất đồng.
*Nhược điểm khi sử dụng hệ thống KPIs
- Nếu các chỉ số KPIs xây dựng khơng đạt được tiêu chí SMART thì nó khơng chỉ gây ảnh hưởng xấu cho hệ thớng ĐGTHCV mà cịn gây hậu quả xấu cho hệ thống quản trị của tổ chức nói chung.
- Nếu mục tiêu khơng đạt được tiêu chí Specific (cụ thể) thì người lao động khơng biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.
- Các chỉ sớ khơng đạt tiêu chí measuarable (đo lường được): Như vậy khi đưa ra các tiêu chí khơng cịn ý nghĩa đo lường kết quả THCV.
- Các chỉ sớ KPIs khơng đạt được tiêu chí Achievable (có thể đạt được) và Realistics (thực tế):…: Mục tiêu xây dựng quá xa vời so với thực tế, nhân viên không thể đạt được mục tiêu dù đã cố gắng hết mình. Điều này dẫn đến tâm lý thất vọng, chán nản và không muốn làm việc.
- Các chỉ số KPIs không có hạn định cụ thể: người lao động không biết công việc này phải làm trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành. Điều này gây khó khăn rất lớn cho người lao động trong quá trình thực hiện công việc
- Khi sử dụng các tiêu chí KPIs làm mục tiêu thì phải thay đổi theo mục tiêu của tổ chức, nó không có hiệu quả cao nếu được sử dụng theo thời gian dài.
*Quy trình xây dựng KPIs cho một bộ phận, chức danh công việc Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs
Các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng KPIs: có thể do các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thớng KPIs cho các vị trí chức danh trong bộ phận/phịng/ban đó dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn (bộ phận chuyên trách nguồn nhân sự, các nhà chuyên môn).
- Người xây dựng KPIs thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Trong trường hợp bộ phận/phịng/ban quá lớn thì việc xây dựng KPIs nên được đảm nhận bởi những quản lý cấp thấp hơn.
- Ưu điểm của phương pháp này: các chỉ sớ KPIs do các bộ phận/phịng/ban tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
- Nhược điểm của phương pháp này: có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống KPIs như: đặt mục tiêu quá thấp. Do đó, nếu xây dựng KPIs theo phương pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn, am hiểu về cơng việc của bộ phận/phịng/ban.
Bộ phận chuyên trách nguồn nhân sự, các nhà chuyên môn: khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban.
- Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự góp ý, thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.
Bước 2: Xác định các KRAs (Keys Result Area) của bộ phận (các chức năng/nhiệm vụ của Phòng).
Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận/phịng/ban và hệ thớng các KPIs được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh.
Với mỗi vị trí chức danh thì người xây dựng KPIs cần chỉ ra một sớ trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí cơng việc này phải thực hiện (mơ tả cơng việc). Các trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPIs do đó, các trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.
- KPIs của bộ phận: dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phịng/ban người xây dựng hệ thớng KPIs sẽ xây dựng những chỉ số KPIs chung đặc trưng cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.
- KPIs cho từng vị trí chức danh:
+ Vây dựng KPIs để cho người lao động thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc. Do đó, các chỉ số KPIs được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và các chỉ số KPIs của từng bộ phận.
+ Các chỉ số KPIs phải đảm bảo tiêu chí SMART và phải có nguồn thu thập thơng tin mà doanh nghiệp đang áp dụng hoặc sẽ áp dụng trong tương lai gần.
+ Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm. Tùy vào từng chỉ số KPIs, nội dung của các từng chỉ số mà người
*Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được
- Thông thường điểm số được chia ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả.
- Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu quá chia nhỏ các mức độ điểm số thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn trong việc xác định điểm số.
*Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng
Với mỗi khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định mỗi liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể.
Tùy thuộc vào từng bộ phận chức danh, lĩnh vực hoạt động… mà các nhà quản lý thực hiện việc xây dựng KPIs linh hoạt trong các bước và nên thuê các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với nhân viên trong Công ty để chỉ tiêu đưa ra đưa vào sử dụng phát huy hiệu quả cao và phù hợp với mục tiêu quản lý chung của Công ty, đặc biệt là mục tiêu trong quản lý nhân sự.
Cơ cấu hệ thống trả công Thù lao vật chất Thù lao phi vật chất Phụ cấp Thưởng Phúc lợi Cơ hội thăng tiến
Lương cơ bản
Công việc thú vị Điều kiện làm việc