1.4.1 .Các quan niệm về chất lượng
1.5. Khái niệm về dự án
Dự án là phƣơng thức ngƣời lãnh đạo đạt đƣợc mục tiêu của mình bằng ngƣời khác và thơng qua ngƣời khác điều khiển các bên tham gia dự án tiến
hành việc xác định, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát nguồn lực và hoạt động dự án nhằm đạt đƣợc một cách có hiệu quả các mục tiêu mà dự án đã đề ra. Dự án là những chuỗi hoạt động có liên quan lẫn nhau đƣợc lập ra nhằm đạt đƣợc một hoặc nhiều mục tiêu cụ thể với các nguồn lực nhất định trong một thời hạn cụ thể.
Dự án là những hoạt động và đầu tƣ đƣợc hoạch định trƣớc, tại một thời điểm nhất định, đƣợc thiết kế và sử dụng những kỹ thuật cụ thể nhằm đạt đƣợc mục tiêu hay mục đích của dự án trong một khoảng thời gian nhất định.
Dự án là tập hợp những hoạt động khác nhau có liên quan với nhau theo một logic, một trật tự xác định nhằm vào những mục tiêu xác định đƣợc thực hiện bằng những nguồn lực nhất định trong những khoảng thời gian xác định.
Thông thƣờng một cá nhân rất khó hồn thành đƣợc công việc nhƣng có thể sẽ dễ dàng thực hiện tốt nếu có sự phối hợp của cả một đội ngũ. Đội ngũ ở đây bao gồm nhiều thành viên của các công việc, chuyên môn khác nhau tập trung lại để hình thành sức mạnh tập thể. Đội ngũ của dự án cũng vậy. Sự thành công của dự án đƣợc quyết định bởi sức mạnh kết hợp giữa các thành viên mà đội ngũ lựa chọn với ngƣời lãnh đạo dự án và các nhân viên kỹ thuật chuyên ngành có năng lực và trình độ cao. Điều này là nhân tố quyết định sự thành công của dự án.
Đội ngũ dự án lý tƣởng là đội ngũ có thể hồn thành đƣợc mục tiêu dự án đề ra trong thời gian nhất định, trong đó mỗi thành viên đều có thể phát huy hết năng lực cá nhân trong sự phát triển chung của đội ngũ.
* Đặc trưng cơ bản của dự án:
Xác định rõ mục tiêu:
Bất cứ dự án nào cũng phải thực hiện một mục tiêu nhất định, kết quả của nó có thể là một sản phẩm hay một dịch vụ mà khách hàng mong muốn. Khi mục tiêu dự án đã đƣợc xác định thì khó có thể thay đổi hay sửa chữa.
Mục tiêu của dự án đƣợc đề ra trên phạm vi công việc, kế hoạch tiến độ và sự ràng buộc về chi phí và nguồn lực, có kế hoạch và thời gian hồn thành
và đáp ứng đƣợc yêu cầu của khách hàng về thời gian, chất lƣợng và chi phí đã định.
Tính chất đặc thù:
Một số dự án do tính chất đặc thù, chƣa có tiền lệ trong quá khứ. Một số dự án do hồn cảnh bên trong và bên ngồi cũng có đặc điểm và thời gian khác nhau.
Tính ràng buộc về chi phí và nguồn lực:
Mỗi dự án đều cần dùng một lƣợng nguồn lực nhất định để thực hiện. Nó bao gồm nhân lực (giám đốc dự án, thành viên dự án), vật lực (trang thiết
bị, nguyên vật liêu) và tài lực. Dự án phải chịu sự ràng buộc về giá thành, phù
hợp với yêu cầu của khách hàng.
Tính trình tự trong q trình thực hiện dự án:
Mỗi dự án đều là nhiệm vụ có tính trình tự và giai đoạn, đây chính là sự khác biệt lớn nhất giữa dự án và nhiệm vụ cơng việc mang tính trùng lặp. Cùng với sự kết thúc của hợp đồng và bàn giao kết quả thì dự án cũng kết thúc.
Tính khơng xác định của dự án
Mỗi dự án đều có tính khơng xác định, tức là khi thực hiện dự án cụ thể do sự tác động của hoàn cảnh bên trong, bên ngồi nên việc thực hiện có sự thay đổi so với kế hoạch ban đầu. Dự án có thể hồn thành trƣớc thời gian hoặc có thể bị kéo dài so với kế hoạch ban đầu, có thể giá thành cao hơn dự kiến, thậm chí kết quả thực hiện dự án cũng không giống với kết quả dự định. Trƣớc khi thực hiện dự án cần phân tích đầy đủ các nhân tố bên trong và bên ngoài mà chắc chắn sẽ ảnh hƣởng tới dự án. Trong quá trình thực hiện mục tiêu dự án cũng cần tiến hành quản lý và khống chế có hiệu quả nhằm hạn chế những sai sót có thể xảy ra.
Ngƣời uỷ quyền riêng của dự án
Mỗi dự án đều có ngƣời ủy quyền chỉ định riêng hay cịn gọi là khách hàng. Đó chính là ngƣời yêu cầu về kết quả dự án, ngƣời cung cấp nguyên vật
liệu để thực hiện dự án. Họ có thể là một ngƣời, một tập thể, một tổ chức hay nhiều tổ chức có chung nhu cầu về kết quả của dự án.
Trong một số trƣờng hợp ngƣời uỷ quyền của dự án cũng chính là ngƣời đƣợc uỷ quyền..
Tính bất biến của kết quả dự án
Dự án không giống nhƣ cơng việc khác sai có thể sửa. Khi thực hiện dự án buộc phải đảm bảo chắc chắn sự thành cơng của nó bởi nguồn nhân tài vật lực của dự án đã đƣợc xác định và tính tốn từ trƣớc. Khi thực hiện dự án phải dự trù đƣợc những khả năng xảy ra nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu đề ra theo đúng thời gian quy định.
Những nhân tố ràng buộc sự thành công của mục tiêu dự án
Mục đích cuối cùng của mỗi dự án là để thực hiện một mục tiêu nhất định, mục tiêu này phải đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời đƣợc uỷ quyền trong quá trình thực hiện dự án. Việc thực hiện thành công mục tiêu dự án chịu sự ràng buộc của bốn yếu tố: sự đánh giá của khách hàng, phạm vi dự án, tiến độ dự án và chi phí dự án.
Sự đánh giá của khách hàng
Mục đích cuối cùng của việc thực hiện dự án là để thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Sự đánh giá của ngƣời đƣợc uỷ quyến sẽ trực tiếp quyết định dự án có thành cơng hay khơng. Để thực hiện mục tiêu dự án chắc chắn thành công và để thoả mãn nhu cầu khách hàng trƣớc khi thực hiện dự án phải căn cứ vào yêu cầu của họ để định ra một kế hoạch cho dự án. Bản kế hoạch bao gồm tất các nhiệm vụ công việc, giá thành và thời gian dự định hoàn thành dự án.
Chi phí dự án
Chi phí dự án là một khoản tiền mà khách hàng đồng ý chi trả cho bên tiếp nhận dự án để có đƣợc sản phẩm hay dịch vụ mong muốn. Chi phí dự án dựa trên cơ sở tính tốn ban đầu, phạm vi của nó bao gồm tiền lƣơng trả cơng, tiền thuê nhà xƣởng, trang thiết bị, máy móc phục vụ dự án, các nhà tƣ vấn dự
án. Khách hàng luôn mong muốn một khoản chi phí thấp nhất nhƣng có thể thoả mãn yêu cầu nhận đƣợc sản phẩm tốt nhất.
Tiến độ dự án
Là sự sắp xếp thời gian thực hiện dự án. Mỗi dự án đều có thời gian bắt đầu và kết thúc. Căn cứ vào tình hình thực tế của khách hàng và ngƣời đƣợc uỷ quyền để định ra thời gian hồn thành cơng việc.
Trong phạm vi luận văn tác giả muốn đề cập đến một mơ hình dự án theo kết cấu ma trận.