9. Cấu trúc luận văn
3.1 Giải pháp cho công tác tổ chức Thƣ viện
3.1.1 Kiện toàn cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
* Cơ cấu tổ chức
Trên cơ sở đánh giá thực trạng về cơ cấu tổ chức của Thƣ viện Trƣờng ĐH ĐDNĐ, để thực hiện mục tiêu chiến lƣợc phát triển, tác giả đƣa ra mơ hình cơ cấu tổ chức mới bao gồm 11 nhân sự nhƣ sau:
+ Cán bộ quản lý: gồm 02 ngƣời, 01 Trƣởng Thƣ viện để lãnh đạo, tổ chức, quản lý và điều hành chung các cơng việc của Thƣ viện, 01 Phó Trƣởng Thƣ viện để phụ giúp cho Trƣởng thƣ viện và phụ trách về mảng chuyên môn nghiệp vụ.
+Tổ Nghiệp vụ: gồm 03 cán bộ: Phụ trách việc phát triển nguồn tin, xử lí thơng tin, số hóa tài liệu, tạo dựng cơ sở dữ liệu số, tạo lập ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin-thƣ viện
+Tổ Phục vụ bạn đọc: gồm 03 cán bộ: làm nhiệm vụ tuyên truyền, hƣớng dẫn bạn đọc, phục vụ bạn đọc và thỏa mãn các yêu cầu của họ.
+Bộ phận Công nghệ và in ấn:Gồm 03 cán bộ làm nhiệm vụ quản lý và phát triển hệ thống mạng của Thƣ viện, quản lý phần mềm Thƣ viện tích hợp, biên tập tin tức vào website của Thƣ viện, hỗ trợ việc ứng dụng CNTT trong hoạt động Thƣ viện, sửa chữa, bảo dƣỡng và vận hành hệ thống máy tính, trang thiết bị kỹ thuật. In ấn và xuất bản giáo trình, tài liệu học tập của Trƣờng. Bộ phận này có ít nhất 01 cán bộ có trình độ chun mơn về cơng nghệ thông tin và 01 cán bộ thông tin - thƣ viện, 01 cán bộ nghiệp vụ in ấn, xuất bản.
Hình 3.1 sau đây thể hiện cơ cấu tổ chức mới của Thƣ viện: cụ thể:
Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức mới c a thư viện
Với mơ hình cơ cấu tổ chức mới, viện sẽ khắc phục đƣợc những mặt còn hạn chế, phát huy những điểm mạnh nhằm mục đích cung cấp một cách tối đa những thông tin phù hợp với nhu cầu nghiên cứu của NDT, góp phần từng bƣớc thực hiện mục tiêu đào tạo của Trƣờng ĐH Dƣợc Hà Nội trong giai đoạn đổi mới giáo dục hiện nay.
Việc đổi mới cơ cấu các bộ phận địi hỏi phải có một q trình và cần làm hết sức cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác, hạn chế ảnh hƣởng tới thời gian và chất lƣợng phục vụ của Thƣ viện. Đồng thời, cơ cấu tổ chức mới địi hỏi phải có sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa các bộ phận trong Thƣ viện, làm cho hoạt động TT - TV đáp ứng tốt hơn nhu cầu của NDT.
Tổ chức đoàn thể Lãnh đạo quản lý Hội đồng khoa học
Tổ nghiệp vụ Tổ phục vụ bạn đọc Tổ Cơng nghệ và in ấn Phịng tra cứu điện tử Phòng in ấn tài liệu học tập Phòng đọc tham khảo Kho giáo trình Tủ sách các bộ mơn
* Đội ngũ cán bộ
Việc Thƣ viện trƣờng ĐH Dƣợc HN giữ đƣợc vai trị quan trọng, góp phần tích cực nâng cao chất lƣợng hoạt động nghiên cứu, giáo dục và đào tạo của Nhà trƣờng phụ thuộc nhiều vào chất lƣợng, năng lực và sự nỗ lực của đội ngũ CBTV. Trong suốt thời gian qua, với tinh thần trách nhiệm cao cộng với lòng nhiệt huyết của mình, CBTV đã làm tốt vai trị cầu nối giữa nguồn tin với NDT tại Thƣ viện. Nhờ sự hƣớng dẫn, giúp đỡ tận tình của họ mà NDT có thể tra cứu, khai thác và sử dụng đƣợc một cách nhanh chóng và dễ dàng nguồn tin của Thƣ viện phù hợp với NCT của mình. Cụ thể là NDT biết cách lựa chọn từ khóa, thiết lập chiến lƣợc tìm tin từ đơn giản đến nâng cao để tìm tin trên các CSDL thƣ mục, CSDL số trong Thƣ viện và các thông tin y dƣợc của thế giới trên internet.
Để CBTV thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình và phát huy hết khả năng trong q trình cơng tác thì vấn đề đặt ra là phải thƣờng xuyên tiến hành đào tạo và đào tạo lại đội ngũ này nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ của họ. Mỗi cán bộ trong cơ cấu tổ chức thực hiện những nhiệm vụ khác nhau nên việc nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, kỹ năng làm việc cũng khác nhau. Cụ thể nhƣ sau:
*Đối với cán bộ quản lý
Muốn nâng cao hiệu quả hoạt đông TT-TV, trƣớc hết vấn đề cần quan tâm ở đây là đội ngũ cán bộ quản lý hoạt động TT-TV của Trƣờng.
Ngƣời cán bộ quản lý TT-TV phải là ngƣời có đủ năng lực chuyên mơn về quản lý, có năng lực tổ chức thực tiễn và có nghệ thuật trong quản lý lĩnh vực TT- TV sao cho đáp ứng yêu cầu quản lý một cách hiệu quả cao nhất về mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, tâm lý phù hợp với xã hội ngày nay.
Ngƣời cán bộ quản lý phải là ngƣời có năng lực chun mơn trong lĩnh vực mình phụ trách, biết các đánh giá năng lực của từng cán bộ trong đơn vị mình và bố trí thích hợp đúng ngƣời, đúng việc cho từng cá nhân để phát huy năng lực của họ.
Đồng thời ngƣời cán bộ quản lý TT-TV phải là ngƣời nắm đƣợc xu hƣớng phát triển thƣ viện theo hƣớng hiện đại. Họ phải có kiến thức nhất định về tin học để đánh giá đƣợc tiêu chí của một phần mềm cần thiết để xem xét, đánh giá, so sánh
làm sao để tích hợp đƣợc những ƣu điểm và nhƣợc điểm cần thiết nhằm nâng cấp phần mềm cho thật phù hợp. Họ phải biết soạn thảo văn bản và sử dụng thành thạo ít nhất 1 ngoại ngữ. Đặc biệt, có khả năng nắm bắt đƣợc xu hƣớng hiện đại, kịp thời có những quyết định đúng đắn vào thời điểm thích hợp để giúp cho hoạt động của đơn vị phát triển.
Mặt khác, ngƣời cán bộ quản lý TT-TV phải vận dụng các phƣơng pháp quản lý nhƣ phƣơng pháp tổ chức hành chính, phƣơng pháp tâm lý giáo dục và những phƣơng pháp kinh tế trong hoạt động quản lý của mình, có cơ chế vận dụng những phƣơng pháp này một cách cụ thể, rõ ràng, nhờ đó tác động có hiệu quả vào đối tƣợng quản lý.
Để có đƣợc cơ chế vận dụng một cách khoa học địi hỏi trƣớc hết phải có đội ngũ những ngƣời có khả năng sử dụng linh hoạt các phƣơng pháp quản lý cho phù hợp với điều kiện quản lý.
Để thực hiện đƣợc những điều trên, ngƣời cán bộ quản lý phải thƣờng xuyên tham gia các hội nghị, hội thảo có tính định hƣớng chỉ đạo cho các nhiệm vụ chuyên môn của ngành, phải đƣợc tạo điều kiện tham quan học hỏi ở các trung tâm TT-TV tiên tiến trong và ngoài nƣớc.
* Nhân viên thư viện
Đối với nhân viên thƣ viện tập trung vào các khía cạnh sau:
- Nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ:
Do đặc thù là Thƣ viện chuyên ngành y dƣợc nên yêu cầu đặt ra với cán bộ làm cơng tác biên mục ngồi vững vàng về nghiệp vụ cịn phải có kiến thức về chuyên ngành Y dƣợc để có thể xử lý đúng, đủ nội dung tài liệu. Trong xu thế hội nhập quốc tế và tăng cƣờng chia sẻ thông tin y học với các nƣớc thành viên trong khu vực và thế giới, lƣợng tài liệu ngoại văn đang có xu hƣớng tăng lên cả dƣới dạng truyền thống và hiện đại qua môi trƣờng trực tuyến.
Khi đó, nó địi hỏi CBTV phải nâng cao trình độ chun mơn để có thể thực hiện tốt nhiệm vụ cơng tác của mình nhƣ: thu thập, lựa chọn và xử lý tài liệu; tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thơng tin có chất lƣợng cao phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin của NDT nhất là tra cứu các CSDL quốc tế về Y dƣợc học.
-Nâng cao kiến thức về tin học:
Công nghệ thông tin ngày nay phát triển rất nhanh chóng. Các thiết bị công nghệ thông tin, phần mềm công nghệ thơng tin nói chung và các thiết bị CNTT, phần mềm CNTT ứng dụng trong công tác TT-TV cũng thay đổi rất nhanh. Chúng đã làm thay đổi cơ bản họat động của các cơ quan TT-TV theo hƣớng tự động hóa, hiện đại hóa. Để hoạt động thơng tin đạt hiệu quả cao, địi hỏi CBTV phải có trình độ tin học và khơng ngừng học hỏi để nâng cao trình độ tin học. cụ thể:
+ CBTV phải có kiến thức và kỹ năng cơ bản về máy tính, mạng.
+ Biết sử dụng các phần mềm thƣ viện: để tạo lập các CSDL thƣ mục, CSDL số, quản lý tài liệu, quản lý bạn đọc trên phầm mềm...vv
- Nâng cao trình độ ngoại ngữ và am hiểu pháp luật:
Trong xu thế hội nhập quốc tế hiện nay, ngơn ngữ đóng vai trị vơ cùng quan trọng trong giao tiếp và làm việc. Thực tế cho thấy, nguồn tin của Thƣ viện, ngoài tài liệu tiếng Việt, cịn có cả tài liệu tiếng nƣớc ngồi khác: Anh, Pháp....Vì vậy địi hỏi ngƣời CBTV cần phải trau dồi trình độ ngoại ngữ để lựa chọn, thu thập và xử lý thơng tin tốt hơn. mặt khác khi có trình độ ngoại ngữ cao, CBTV có thể truy cập đƣợc tốt hơn các nguồn thông tin về Y dƣợc học trên thế giới, giúp cho CBTV có thể đáp ứng NCT của bạn đọc cao hơn.
Bên cạnh đó, trong bối cảnh “bùng nổ” thông tin hiện nay, trƣớc nguồn thông tin/ tài liệu khổng lồ đƣợc luân chuyển trong xã hội, để khai thác và sử dụng đƣợc chúng một cách hiệu quả và không vi phạm pháp luật (đối với các nguồn tin không rõ nguồn gốc, xuất xứ) đòi hỏi CBTV phải am hiểu luật pháp. Nắm rõ Luật Sở hữu trí tuệ, Luật Bản quyền tác giả, vấn đề bảo mật thông tin và các vấn đề pháp lý khác trong môi trƣờng điện tử. Đặc biệt phải luôn nắm vững đƣờng lối, chủ trƣơng của Đảng và Nhà nƣớc về lĩnh vực thông tin truyền thông nói chung và thƣ viện nói riêng.
- Nâng cao các kỹ năng giao tiếp, định hướng cho người dùng tin:
Trong hoạt động thƣ viện, mối quan hệ ở đó là mối quan hệ giữa cán bộ thƣ viện - nguồn tin - bạn đọc. Để mối quan hệ này phát triển hài hòa, vai trò của CBTV là hết sức to lớn. Thƣ viện là một thiết chế và cũng là mơi trƣờng văn hóa và giáo
dục, do đó CBTV phải ln thể hiện văn hóa trong ứng xử của mình, nhất là đối với NDT. Khi tiếp xúc với họ, CBTV phải ln thể hiện sự tơn trọng, hịa nhã và thân thiện với họ. Điều này sẽ làm cho mối quan hệ giữa thƣ viện với NDT ngày càng trở nên tốt đẹp hơn, từ đó hoạt động thƣ viện sẽ đạt kết quả cao hơn.
Bên cạnh đó, để đáp ứng tốt NCT của NDT, CBTV cần phải trở thành những ngƣời tƣ vấn đắc lực cho họ. Không chỉ là ngƣời vào kho lấy tài liệu phục vụ theo yêu cầu và nhận trả tài liệu từ bạn đọc mà CBTV phải là ngƣời hƣớng dẫn cách tra cứu, khai thác tài liệu và định hƣớng cho NDT đến với nguồn tin và dịch vụ thơng tin mới, có chất lƣợng.
- Luôn tâm huyết với nghề
Trong bất kỳ một công việc nào, để gặt hái thành công, bên cạnh khả năng chuyên môn, không thể thiếu tinh thần nhiệt huyết, lịng u nghề. Do đó, để hoạt động thƣ viện đạt hiệu quả cao, địi hỏi CBTV phải có lịng u nghề, hăng say trong cơng việc, vƣợt lên mọi khó khăn thách thức để hồn thành tốt cơng việc.
Trên đây là một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và cán bộ của Thƣ viện Trƣờng ĐH Dƣợc HN. Tuy nhiên q trình đổi mới này phải có thời gian và phải thực hiện từng bƣớc. Muốn thực hiện đƣợc nó cần phải có sự quan tâm, tạo điều kiện từ Ban giám hiệu nhà trƣờng.
- Nhà trƣờng phải quan tâm hơn nữa, tạo điều kiện cho CBTV học tập, nâng cao trình độ về mọi mặt. Có thể cử CBTV đi học tập ngắn hạn, dài hạn, trong nƣớc, nƣớc ngoài. Tham gia các hội nghị, hội thảo, buổi tập huấn nâng cao trình độ chun mơn.
Tạo điều kiện cho Thƣ viện tham quan, học hỏi kinh nghiệm tổ chức và hoạt động của các thƣ viện lớn trong và ngoài nƣớc để đúc rút kinh nghiệm và học tập những thành tựu của họ vận dụng vào quá trình tổ chức và hoạt động của Thƣ viện nhà trƣờng đƣợc hiệu quả hơn.