9. Cấu trúc luận văn
2.1 Thực trạng công tác tổ chức của Thƣ viện Đại học Dƣợc Hà Nội
2.1.2 Cơ sở vật chất hạ tầng, trang thiết bị
* Mặt bằng sử dụng
Hiện tại Đại học Dƣợc đang sử dụng tồn bộ tầng 3 của tịa nhà làm thƣ viện với tổng diện tích khoảng 350m2 Đáp ứng đƣợc 200 chỗ ngồi trong phòng đọc mở và 24 chỗ ngồi phòng máy tính. Hình 2.1.2-1 trình bày sơ đồ hiện trạng mặt bằng của Thƣ viện.
Trong đó:
2. Kho sách tham khảo 36 m2
3. Phòng đọc mở 180 m2
4. Kho giáo trình 36 m2
5. Phòng nghiệp vụ 20 m2
6. Phịng in tài liệu, giáo trình 50 m2
Hình 2.1.2 - 1: Sơ đồ hiện trạng mặt bằng thư viện
Khu vực
tra cứu
Kho sách tham khảo
Kho giáo trình Phịng đọc mở
Phịng tra cứu điện tử Phòng nghiệp vụ Khu vực gửi đồ của sinh viên Tủ gửi đồ Tủ KT K ? s á c h K? sách K? sách K? sách Tủ sách T ? s á c h T ? s á c h T? sách ….. ….. ….. ….. ….. K ? s á c h K ? s á c h K ? s á c h K ? s á c h K ? s á c h K ? s á c h K ? s á c h K ? s á c h K ? s á c h K ? s á c h K ? s á c h K ? s á c h K ? s á c h K ? s á c h K ? s á c h T ? ?c l ? c T? tr?ng bày sách … .. … .. … … .. … .. … .. … .. … … … … …
Máy điều hòa treo tƣờng
Máy điều hòa đứng c o p i e r Tổ in
- Hiện trạng các trang thiết bị đang đƣợc sử dụng tại Thƣ viện: Kho giáo trình: Bao gồm các thiết bị nhƣ sau:
o 01 máy tính làm cơng tác nghiệp vụ đƣợc kết nối với mạng cụ bộ của trƣờng và có thể truy cập internet.
o 01 máy in đen trắng.
o 01 máy hút ẩm.
o Kho sách giáo trình.
Kho sách tham khảo: Bao gồm các thiết bị sau:
o 02 máy hút ẩm.
o 01 máy hút bụi.
o 02 điều hòa treo tƣờng
o Hệ thống camera theo dõi.
o Kho sách tham khảo: bao gồm các sách luận án, luận văn, khóa luận, sách ngoại văn,…
Phòng đọc mở: Phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên trong toàn
trƣờng, với khoảng 200 chỗ ngồi. Hiện tại phòng đọc mở cho phép sinh viên đƣợc mang máy tính xách tay vào để sử dụng cho việc học tập. Phòng đọc mở bao gồm các thiết bị nhƣ sau:
o 04 máy tính cấu hình cao dành cho ngƣời dùng tin tra cứu thông tin, 01 máy in dành cho cán bộ trực phòng đọc in tài liệu nghiệp vụ
o 02 máy điều hòa treo tƣờng, và 02 máy điều hòa đứng đáp ứng đủ yêu cầu.
o 2 máy hút ẩm
o Hệ thống camera theo dõi an ninh trật tự.
o Các giá, tủ, kệ sách với các đầu mục sách nhƣ sau:
Sách tham khảo
Sách giáo trình
Sách tạp chí
o 04 máy tính CMS cấu hình cao
o 01 máy tính trạm Workstation
o 01 máy scan thƣờng, 01 máy scan tốc độ cao.
o 01 máy in HP Laser P2035, 01 máy in màu, 01 máy in mạng, 01 máy in mã vạch
o 01 máy điều hòa treo tƣờng.
o 01 máy hút ẩm
Phịng máy tính tra cứu điện tử: Bao gồm các thiết bị nhƣ sau:
o 22 máy tính cấu hình cao đƣợc cấu hình mạng wifi khơng dây, tốc độ đƣờng truyền cao
o 01 tủ kỹ thuật.
o 01 máy hút ẩm
o 01 điều hòa treo tƣờng, đáp ứng đủ tiêu chuẩn.
o hệ thống camera theo dõi an ninh trật tự
Tổ in: Bao gồm các thiết bị nhƣ sau:
01 máy in siêu tốc geterner 4545 01 bộ máy tính cms
01 máy in HP 2015
02 máy hút ẩm, 01 điều hòa
Hiện trạng trang thiết bị phần cứng Công nghệ thông tin
Hiện tại thƣ viện đại học Dƣợc đã đầu tƣ khoảng 32 chiếc máy tính để bàn phục vụ cán bộ thƣ viện và ngƣời dùng tin tra cứu tài liệu, 01 máy chủ, 01 máy trạm, 04 máy in thƣờng, 01 máy in màu , 01 máy in mạng, 01 máy in mã vạch, 01 máy photocopy, 01 máy scan thƣờng, 01 máy scan tốc độ cao. Ngồi ra cịn một số thiết bị khác nhƣ máy hút bụi, máy hút ẩm, điều hòa, ti vi, camera, máy in, máy in mã vạch.... đƣợc mô tả cụ thể ở danh sách sau:
Danh sách trang thiết bị phần cứng hiện tại c a Thư viện:
Stt Thiết bị Thơng tin chính SL Hiện
trạng sử dụng 1 Máy chủ 01 Tốt 2 Máy tính trạm HP z400 workstation DDR3-4GB-HDD: 1TB ổ sata, VGA: 1GB 01 Tốt 3 Máy tính xách tay Soni vaio SVE 15- H4FXS
Máy tính xách tay Soni vaio E series, intel inside core i5, ổ cứng Sata 640 G, Ram: 6 GB, DDR3, màn hình LED 15.5 inch 02 Tốt 4 Máy tính để bànFPT Elead T61i DDR3-Ram 2G-HDD: 500G ổ sata 15 Tốt 5 Máy tính để bàn CMS
Pentium Dual Core CPU E2180 @2.00GHz. Ram 1GB. Dung lƣợng ổ cứng 80GB. Monitor CRT 17”. 17 Chƣa đáp ứng 6 Máy in HP 2015
Máy in lade đen trắng 1 Đáp ứng
yêu cầu 7 Máy in
HP 1300
Máy in lade đen trắng 1 Tạm
đƣợc 8 Máy in
HP 1200
Máy in lade đen trắng 1 Tạm
đƣợc
9 Máy in HP 2035 Máy in lade đen trắng 1 Tốt
10 Máy in màu HP 200 M251 NW
Độ phân giải 600x600dpi 1 Tốt
11 Máy in mạng HP p3015DN
Độ phân giải 1200x1200dpi 1 Tốt
12 Máy scan Hp G4010
13 Máy scan tốc độ cao fujijitshu 6760
1 Tốt
14 Máy Photocopy Fuji xerox docucentre II-2005 1 Tốt 15 Camera quan sát
KCE-SPI 1124
Camera quan sát một hƣớng, góc nhìn rộng kèm theo đầu ghi kỹ thuật số lƣu thơng tin ghi hình
8 Tốt
16 Tivi LED samsung UA 32 inch
Kết nối với đầu ghi hình của camera để giám sát an ninh thƣ viện
1 Tạm
đƣợc
17 Máy in mã vạch 1 Tốt
18 Thiết bị kiểm kho 1 Tốt
19 Thiết bị đọc mã vạch
2 Tốt
20 Máy hút ẩm 09 Tốt
21 Máy hút bụi 01 Tốt
* Bảng 2.1.2-1 Bảng hiện trạng thiết bị CNTT tại thư viện
Hiện trạng trạng phần mềm ứng dụng
Trƣờng Đại học Dƣợc Hà Nội chƣa có phần mềm ứng dụng nào hồn chỉnh phục vụ cho cơng tác thƣ viện. Trƣớc đây thƣ viện cũng đã sử dụng phần mềm thƣ viện điện tử Libol 6.0 để từng bƣớc đƣa ứng dụng vào trong hoạt động của thƣ viện, nhƣng do chƣa đủ kinh phí nên hiện tại chỉ mới đầu tƣ một số Modul (bao gồm các chức năng bổ sung, chức năng biên mục và chức năng tra cứu tài liệu, chức năng quản lý bạn đọc và chức năng ấn phẩm định kỳ). Năm 2013, Thƣ viện đã bổ sung thêm phần mền quản lý và biên mục thƣ viện số Libol 6.5 và phần mềm soát lỗi, nhận dạng tài liệu ABBY 11. Đây có thể nói là năm đột phá về ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Thƣ viện của Thƣ viện Trƣờng Đại học Dƣợc Hà Nội.
ABBYY FineReader là phần mềm OCR thơng minh có thể chuyển đổi
tài liệu giấy, ảnh số và các tập tin PDF sang văn bản điện tử ở định dạng có thể soản thảo và tìm kiếm đƣợc. ABBYY FineReader thế hệ mới nhất (phiên bản
11) là thế hệ đầu tiên hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt. Không chỉ nhận dạng tiếng Việt với độ chính xác lên tới 99%, ABBYY FineReader 11 cịn có khả năng giữ nguyên định dạng và dàn trang của tài liệu gốc. Phần mềm đã hỗ trợ rất nhiều trong việc tạo tài liệu số để biên mục vào cơ sở dữ liệu số Libol6.5 của Thƣ viện Đại học Dƣợc HN.
Hình 2.1.2-2 Các chức năng c a phần mềm ABBY 11
Bên cạnh đó, Thƣ viện cịn đƣợc đầu tƣ một trang web riêng giới thiệu hoạt động của Thƣ viện. Qua website này, Ngƣời dùng tin có thể tìm kiếm thơng tin thƣ mục, cơ sở dữ liệu số, nguồn tin điện tử về thơng tin y học trong và ngồi nƣớc: http://thuvien.hup.edu.vn
Hình 2.1.2-3 Webstie Thư viện
2.1.5 Nhận xét về cơng tác tổ chức c a Thư viện Đại học Dược Hà Nội
* Điểm mạnh
Cơ cấu tổ chức của Thƣ viện trƣờng Đại học Dƣợc Hà Nội đã mang dáng dấp của một thƣ viện theo cơ cấu chức năng. Các phòng chức năng đƣợc sắp xếp hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc đến Thƣ viện
Trong phƣơng thức quản lý của Thƣ viện, nguyên tắc hành chính và chế độ thủ trƣởng đƣợc kết hợp hài hòa với nguyên tắc tập trung dân chủ tạo đƣợc sự thống nhất cao trong tập thể, môi trƣờng làm việc thoải mái, thân thiện, Toàn thể cán bộ của thƣ viện khi có sự điều động làm việc ở các bộ phận khác nhau đều có thể hồn thành nhiệm vụ đƣợc giao.
Qua điều tra, phân tích cho thấy, Thƣ viện ĐH Dƣợc HN có đội ngũ cán bộ trẻ, có trình độ chun mơn cao, chủ yếu là trình độ trên đại học và đại học, có tƣ cách đạo đức tốt, nhiệt tình, hăng hái và có tinh thần đồn kết tốt. Đặc biệt, lãnh đạo nhà trƣờng nói chung và Thƣ viện nói riêng rất chú trọng đến cơng tác bồi dƣỡng trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán bộ. Mặt khác, đội ngũ cán bộ của TV ln có tinh thần tự giác học hỏi nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ.
Tổng hợp những ƣu điểm trên đã tạo cho Thƣ viện ĐH Dƣợc HN có một cơ cấu tổ chức khá chặt chẽ và hợp lý.
- Cơ sở vật chất
Thƣ viện đang sở hữu một cơ sở vật chất khang trang với các thiết bị rất mới.
Năm 2013, Thƣ viện đƣợc trang bị hệ thống thiết bị công nghệ thông tin mới, chất lƣợng cao nhƣ: 20 máy tính tra cứu tốc độ cao, hệ thống camera theo dõi an ninh, máy scan tài liệu tốc độ cao, hệ thống máy in màu, máy in mạng, máy in lazejet, phần mền nhận dạng tài liệu ABBY, website thƣ viện với 2 cơ sở dữ liệu: thƣ mục và CSDL số...vv
Có thể nói, với hệ thống thiết bị cơng nghệ thông tin mới, chất lƣợng cao nhƣ trên. Thƣ viện ĐH Dƣợc HN đã đƣợc coi là một trong những TV hiện đại trong các thƣ viện trƣờng đại học của Việt Nam hiện nay.
* Nhƣợc điểm
- Thƣ viện trƣờng ĐH Dƣợc HN chỉ tƣơng đƣơng với một bộ mơn phịng ban trong Trƣờng. Thƣ viện chƣa đƣợc quyền tự chủ trong thu, chi, chƣa phải là một trung tâm thông tin thƣ viện
- Về đội ngũ cán bộ
Có sự chênh lệch lớn tỉ lệ giữa cán bộ nam và cán bộ nữ (nữ chiếm 77.8 %). Điều này ảnh hƣởng trực tiếp đến công việc của đơn vị. VD trong trƣờng hợp cán bộ nữ nghỉ chế độ thai sản sẽ dẫn đến tình trạng thiếu nhân sự cho Thƣ viện.
Do trình độ ngoại ngữ của cán bộ tại Trung tâm chƣa đạt hiệu quả cao, mới chỉ có 01 cán bộ có thể sử dụng thành thạo tiếng Anh ở mức độ giao tiếp trôi chảy và dịch tài liệu, vì thế khả năng đáp ứng yêu cầu của bạn đọc về các tài liệu nƣớc ngoài, các nguồn tin điện tử trên mạng còn rất thấp.
- Về cơ sở vật chất.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thƣ viện vẫn chƣa hoàn chỉnh. Thƣ viện đã đầu tƣ mua phần mềm quản lý thƣ viện Libol6.0 nhƣng chƣa mua đủ các phân hệ. Đến nay, phân hệ lƣu thông ( mƣợn trả) vẫn chƣa đƣợc bổ sung. Công tác thống kê bạn đọc mƣợn tài liệu vẫn phải tiến hành thực hiện thủ công .
Mặc dù đƣợc đầu tƣ hệ thống cơ sở vật chất, máy tính, thiết bị cơng nghệ thơng tin hiện đại nhƣng hệ thống mạng internet, mạng lan thƣờng xuyên bị nghẽn mạng gây trở ngại cho bạn đọc tra cứu tài liệu.
2.2 Thực trạng hoạt động thông tin -thƣ viện
2.2.1 Tạo lập và phát triển nguồn lực thông tin Nguồn lực thông tin Nguồn lực thông tin
Hiện nay, có rất nhiều cách hiểu khác nhau về nguồn lực thông tin
"Nguồn lực thông tin bao gồm các dữ liệu thể hiện dưới dạng văn bản, số, hình ảnh
hoặc âm thanh được ghi lại trên phương tiện theo qui ước và không theo qui ước, các sưu tập, những kiến thức của con người, những kiến thức của tổ chức có thể truy cập và có giá trị cho người sử dụng"[18, Tr 240-241]
Trong xã hội ngày nay, thông tin là nguồn lực của sự phát triển. Trong giới hạn luận văn này, khi nói về thƣ viện của Trƣờng ĐH Dƣợc HN, chúng tôi coi nguồn lực thông tin là vốn tài liệu và nơi cung cấp của nó.
Trong một cơ quan Thơng tin -Thƣ viện, nguồn lực thơng tin có vai trị quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của thƣ viện. Chất lƣợng của nguồn lực thông tin sẽ là yếu tố thu hút NDT đến với thƣ viện và ảnh hƣởng tới chất lƣợng và hiệu quả hoạt động của thƣ viện đó.
Hiện nay, Thƣ viện trƣờng đại học dƣợc Hà Nội đã xây dựng đƣợc nguồn lực thông tin khá phong phú và đa dạng
* Thống kê theo vật mang tin
Nguồn lực thơng tin của Thƣ viện bao gồm hai dạng chính là nguồn thơng tin dạng giấy và nguồn thông tin dạng điện tử.
Nguồn thông tin dạng giấy: Xét theo đặc trƣng về mặt nội dung (mức độ phổ biến của tài liệu), có thể chia nguồn thông tin dạng giấy của Thƣ viện thành hai loại là nguồn tài liệu công bố và nguồn tài liệu không công bố.
+ Nguồn tài liêu công bố : là những tài liệu đƣợc xuất bản rộng rãi và đƣợc phân phối qua các kênh phát hành chính thức của các nhà xuất bản, các đại lý, nhà sách.
Thƣ viện hiện có 9989 đầu sách với 11873 bản, trong đó bao gồm tài liệu tra cứu từ điển chuyên ngành, bách khoa toàn thƣ... tài liệu tham khảo tiếng nƣớc ngồi, tiếng việt, luận án, luận văn, khóa luận, tạp chí...vv
+ Nguồn tài liêu không công bố: là những tài liệu không đƣợc xuất bản rộng rãi trên thị trƣờng. Thực chất đó là các nhật kí khoa học, báo cáo kết quả nghiên cứu, luận văn, luận án, tài liệu hội nghị,... thu đƣợc thông qua hoạt động nghiên cứu và học tập của cán bộ, học viên Trƣờng ĐH Dƣợc HN.
Trung tâm hiện có 4809 luận văn/luận án, và các báo cáo, tài liệu hội nghị và cơng trình nghiên cứu khoa học.
Tại các Bộ mơn hiện chỉ có tài liệu dạng giấy và chủ yếu là tài liệu không công bố.
ảng 2.2.1-1 ảng số liệu tài liệu c a các bộ môn
Nguồn thông tin điện tử:
Với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và khả năng ứng dụng của nó đã sản sinh ra loại hình tài liệu mới - tài liệu điện tử.
“Tài liệu điện tử là một hình thức trình bày tài liệu dưới dạng tập hợp các thực hiện liên quan với nhau trong môi trường điện tử và các thực hiện liên quan với nhau tương ứng với chúng trong mơi trường số.” [29]
Nói cách khác tài liệu điện tử là tài liệu mà thông tin của nó đƣợc trình bày dƣới dạng “điện tử - số” mà ta chỉ có thể truy cập, khai thác, chia sẻ thông qua sự trợ giúp của các phƣơng tiện kỹ thuật và chƣơng trình tƣơng thích.
Các nguồn thông tin điện tử của Thƣ viện Đại học Dƣợc Hà Nội khá đa dạng, bao gồm các CSDL thƣ mục, CSDL toàn văn, các sách điện tử (E- Book), các đĩa CD và các dữ liệu tạp chí đã đƣợc số hóa.
+ CSDL thƣ muc {Bibliographic database): “là tập hợp lưu trữ các biểu ghi có quan hệ logic với nhau và được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính