9. Cấu trúc luận văn
2.2 Thực trạng hoạt động thông tin-thƣ viện
2.2.3 Số hóa tài liệu
Quy trình số hóa và biên mục CSDL số của Thƣ viện ĐH Dƣợc HN đƣợc khái quát qua các bƣớc sau:
-Bƣớc 1: scan tài liệu
Tài liệu đƣợc cắt bỏ gáy sách và bìa sách, sau đó đƣa vào máy scan tốc độ cao để scan. Tài liệu sau khi scan xong đƣợc lƣu dƣới dạng file PDF
-Bƣớc 2: Nhận dạng tài liệu bằng phần mềm ABBY 11
Mở phần mềm ABBY 11, add file tài liệu đã số hóa xong vào phần mềm để phần mềm đọc và nhận dạng ký tự văn bản. Sau khi phần mềm đọc và nhận dạng hết toàn bộ file, cán bộ nghiệp vụ bắt đầu tiến hành chỉnh sửa file và lƣu dƣới dạng PDF/A.
Hình 2.2.2-2 Giao diện nhận dạng tài liệu bằng phần mềm ABBY 11
- Bƣớc 3. Biên mục tài liệu đã nhận dạng vào CSDL số trong phần mềm LibolDigital
Hình 2.2.2-3 Giao diện biên mục tài liệu số trên phần mềm LibolDigital 2.2.4 Tổ chức và bảo quản kho tài liệu
Bố trí thư viên
Thƣ viện gồm 01 mặt sàn đƣợc bố trí tại tầng 1 bao gồm các phịng chức năng nhƣ sau:
+ Phòng tra cứu điện tử và đọc báo tạp chí + Phịng đọc
+ Phòng nghiệp vụ + Kho sách tham khảo
Kho và sắp xếp tài liệu
Kho tài liệu của Thƣ viện đƣợc tổ chức thành 03 đơn vị:
- 01 kho tài liệu mở: đặt ngay trong phịng đọc tự chọn. Hình thức này cho phép NDT tự do vào kho chọn lựa tài liệu mà không mất thời gian viết phiếu yêu cầu và chờ đợi lấy tài liệu.
- 01 kho tài liệu theo hình thức kho đóng: Mặc dù nhận thấy tổ chức kho theo hình thức kho mở ( kho tự chọn) có nhiều ƣu điểm hơn và thuận tiện cho NDT hơn nhƣng Thƣ viện vẫn phải tổ chức kho đóng. Lý do vì số bản tài liệu của Thƣ viện rất ít, đa số đầu tài liệu trong Thƣ viện chỉ có 01 bản. Mặt khác tài liệu về y dƣợc học lại rất khan hiếm và giá thành cao, công tác bổ sung tài liệu chỉ cho phép bổ sung 01 bản. Vậy nên Thƣ viện đã lựa chọn tổ chức kho theo kho đóng để bảo quản tài liệu đƣợc tốt hơn.
-01 kho giáo trình. Kho giáo trình cũng đƣợc tổ chức theo hình thức kho đóng. Tuy nhiên kho giáo trình của Thƣ viện rất đặc thù riêng. Đây là kho đóng nhƣng chỉ bán giáo trình cho ngƣời học, khơng phục vụ NDT mƣợn đọc tại đây.
*Phương thức sắp xếp tài liệu
- Tài liệu đƣợc sắp xếp theo các môn loại tri thức và sử dụng hệ thống phân loại BBK để phân loại tài liệu.
- BBK chia tài liệu thành 29 mơn loại (nhóm) chính, ký hiệu bằng các chữ số từ A - Z kết hợp với các con số, trong mỗi môn loại tài liệu lại đƣợc phân thành các nhóm nhỏ chi tiết hơn.
* Hệ thống ký hiệu kho
- Kho Tra cứu: ký hiệu TRC
- Kho sách tự chọn (kho mở): Ký hiệu KM - Kho Ngoại Văn: Ký hiệu L
- Kho sách việt nhỏ: Ký hiệu VN - Kho luận án: Ký hiệu LA - Kho luận văn: Ký hiệu CH - Kho khóa luận: Ký hiệu KL
- Kho luận văn chuyên khoa: Ký hiệu CKI, CKII
* Ký hiệu xếp giá: Ký hiệu xếp giá đƣợc dán trên gáy của tài liệu (hay còn gọi là nhãn tài liệu), đƣợc sử dụng để chỉ vị trí của tài liệu trên giá. Các tài liệu ở các kho khác nhau thì ký hiệu xếp giá khác nhau, giúp NDT dễ dàng phân biệt tài liệu và giúp cán bộ Thƣ viện sắp xếp tài liệu nhanh chóng hơn.
Các yếu tố của ký hiệu xếp giá bao gồm: - Tên Thƣ viện
- Ký hiệu kho : TRC, L, VV, VN, LA, CH, KL, CKI, CKII...vv
- Năm biên mục + số đăng ký cá biệt VD: năm 2014, đăng ký cá biệt 215 - Ký hiệu phân loại. VD: N282
Các yếu tố của ký hiệu xếp giá đƣợc trình bày thành nhãn tài liệu nhƣ sau:
Trƣờng ĐH Dƣợc HN Thƣ viện
LA 14000215
N282
Hình 2.2.3 Ký hiệu xếp giá c a thư viện ĐHDHN
* Nguyên tắc sắp xếp tài liệu
- Kho đóng: Tài liệu đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc theo trật tự tăng dần từ số nhỏ hơn đến số lớn hơn và đƣợc sắp xếp lên giá theo trình tự từ trái sang phải, từ trên xuống dƣới.
- Kho mở: Tài liệu đƣợc sắp xếp theo chỉ số phân loại. Nếu tài liệu có cùng chỉ số phân loại sẽ đƣợc sắp xếp theo trật tự đăng ký cá biệt tăng dần.
Trƣờng ĐH Dƣợc HN Thƣ viện KM 140001900 N282 Trƣờng ĐH Dƣợc HN Thƣ viện KM 140001950 N282 Sắp xếp trƣớc Sắp xếp sau
Công tác bảo quản
Cơng tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn gìn giữ tài liệu lâu dài để phục vụ mục đích phát triểnxã hội thì cần có những biện pháp bảo quản an toàn tài liệu khỏi sự phá hoại do tự nhiên hoặc do con ngƣời gây ra.
Nhận thức đƣợc ý nghĩa quan trọng đó, Thƣ viện trƣờng Đại học Dƣợc HN đã rất quan tâm đến việc bảo quản tài liệu cụ thể nhƣ sau:
Bảo quản tài liệu truyền thống
- Những tài liệu quý hiếm đƣợc phục vụ NDT bằng những bản sao phơ tơ copy hoặc số hóa.
- Những tài liệu rách nát đƣợc đóng hồi cố lại thƣờng xuyên.
- Tiến hành lắp đặt hệ thống camera quan sát tại tất cả các phòng Thƣ viện giúp cho việc quan sát và bảo vệ tài liệu tốt hơn.
- Về vị trí Thƣ viện, hiện nay tại Thƣ viện, kho tài liệu đƣợc bố trí ở vị trí khá bất lợi, ngay tại tầng 1 với rất nhiều cửa sổ mở sân. Vị trí này khiến cho kho ln bị ẩm ƣớt vào mùa mƣa và khơ, nóng vào mùa hè. Kho đã đƣợc trang bị 1 máy điều hòa và 2 máy hút ẩm nhƣng công suất không đủ lớn để làm mát và duy trì độ ẩm trong kho.
- Hệ thống chiếu sáng gồm 12 bóng đèn huỳnh quang nhƣng cũng không đảm bảo đủ độ sáng trong kho vì khoảng cách giữa các giá khá chật hẹp.
Để bảo quản tài liệu tốt, điều kiện xếp kho cũng là một nhân tố quan trọng. Kho tài liệu phải tuân thủ đúng theo qui định xếp giá, cụ thể ngăn giá cuối cùng cách sàn 15cm, các giá cách nhau một khoảng 40-50cm, các giá sách đƣợc xếp vng góc
với cửa sổ để tận dụng gió và ánh sáng tự nhiên. Sách xếp trên giá không quá trật để CBTV có thể rút tài liệu ra khỏi giá dễ dàng, ít gây hƣ hại cho tài liệu khi phục vụ NDT.
Định kỳ hàng tuần Thƣ viện đều tiến hành tổng vệ sinh tài liệu trong kho, từng tài liệu và giá sách đƣợc lau chùi và hút bụi để tránh sự xâm nhập của cơn trùng trong q trình sử dụng. Thƣ viện cũng tiến hành xử lý chống mối mọt, cơn trùng cho tồn bộ Thƣ viện định kỳ 1 năm 2 lần.
Các phƣơng tiện phịng cháy, chữa cháy thơng thƣờng nhƣ bình cứu hỏa đƣợc trang bị đầy đủ ở cả các kho và Phịng Đọc. Bên cạnh đó, hàng năm tồn bộ cán bộ, nhân viên trong Thƣ viện đều đƣợc tập huấn về các biện pháp an tồn lao động và phịng cháy, chữa cháy nhằm hạn chế tối đa những hậu quả đáng tiếc có thể xảy ra.
Bảo quản tài liệu điện tử
Các tài liệu số hóa đƣợc lƣu trên đĩa CD-ROM, trên máy chủ tại Trƣờng. Bên cạnh đó, Thƣ viện cũng thƣờng xuyên backup dữ liệu thƣ viện số, sao lƣu thành đĩa CD, sao lƣu vào ổ cứng di động của Thƣ viện để đề phịng những tình huống, sự cố mất dữ liệu để khôi phục lại. Tài liệu điện tử đƣợc lƣu trữ dƣới dạng file word và PDF.
2.2.5 Các sản phẩm và dịch vụ thông tin- thư viện
2.2.4.1. Sản phẩm thông tin - thƣ viện
Sản phẩm thông tin- thƣ viện là đầu ra của mỗi q trình thơng tin của cơ quan TT-TV. NDT sẽ đánh giá hoạt động của các cơ quan này thông qua hệ thống sản phẩm mà họ đƣợc thụ hƣởng. Đồng thời, nếu xem NDT là yếu tố căn bản tạo nên thị trƣờng thơng tin, thì việc khảo sát, nghiên cứu kết quả hoạt động của các cơ quan TT-TV sẽ có một ý nghĩa rất đáng đƣợc quan tâm.
Sản phẩm thông tin – thƣ viện đầu tiên mà mỗi cơ quan thông tin – thƣ viện phải thực hiện là xây dựng đƣợc một hệ thống tra cứu tìm tin hiệu quả.
Các sản phẩm thông tin truyền thống
Thƣ mục là một sản phẩm TT-TV truyền thống mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thƣ mục đƣợc sắp xếp theo một trật tự, xác định, phản ánh các tài liệu có chung một hay một số dấu hiệu về nội dung hay hình thức.
Đây là cơng cụ quan trọng giúp Thƣ viện giới thiệu nguồn tài nguyên thơng tin của mình. Một số các sản phẩm thƣ mục của Thƣ viện bao gồm:
* Thư mục chuyên đề
Là ấn phẩm cung cấp thông tin thƣ mục về tất cả các loại hình tài liệu hiện có tại Thƣ viện theo từng chủ đề y dƣợc học, đƣợc xuất bản một năm 2 lần nhằm giới thiệu nguồn lực thông tin của Trung tâm tới đông đảo NDT trong ngành. VD: Thƣ mục chuyên đề bào chế, Thƣ mục chuyên đề Tổ chức quản lý dƣợc, Thƣ mục chuyên đề Dƣợc lâm sàng...vv
* Thư mục giới thiệu tài liệu mới
Thƣ mục đƣợc tổ chức biên soạn nhằm giới thiệu toàn bộ tài liệu mới ngay sau mỗi đợt bổ sung về Thƣ viện, giúp NDT có thể tìm kiếm, sử dụng tài liệu đó một cách nhanh chóng và thuận tiện, hiệu quả nhất.. Công việc biên soạn thƣ mục do cán bộ biên mục đảm nhiệm.
Tài liệu mới về đƣợc mô tả các yếu tố theo AACR2 và đƣợc sắp xếp theo vần chữ cái ABC theo tên tác giả hoặc tên sách. Các yếu tố đƣợc mô tả trong thƣ mục bao gồm: tên tài liệu, tên tác giả, năm xuất bản, nơi xuất bản, nhà xuất bản, lần xuất bản. số trang, ký hiệu xếp kho.
Hệ thống mục lục phiếu:
- Hệ thống mục lục phiếu của Thƣ viện đƣợc xây dựng từ khi Thƣ viện mới thành lập đến nay và đƣợc sắp xếp theo khung phân loại BBK gồm mục lục chữ cái và mục lục phân loại. Tài liệu sau khi đƣợc biên mục chi tiết vào cơ sở dữ liệu thƣ mục trong phần mềm quản lý thƣ viện Libol6.0, sau đó đƣợc cán bộ Thƣ viện in phiếu mục lục trực tiếp từ phần mềm ra và sắp xếp vào tủ mục lục tra cứu.
* Hình 2.2.4-1 Hệ thống mục lục phiếu c a Thư viện ĐH Dược HN Các sản phẩm thông tin điện tử
Mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC
Hiện nay Trung tâm đang sử dụng phần mềm quản lý thƣ viện điện tử Libol6.0 đƣợc xây dựng từ năm 2000, phục vụ nhu cầu tra cứu tin của NDT qua Mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC (Online Puplic Access Catalogs)
Hình 2.2.4 -2 Giao diện OPAC trong phần mềm Libol6.0
OPAC là mục lục đƣợc máy tính hóa và ngƣời sử dụng trực tiếp tra tìm tài liệu qua mạng qua mạng internet. Nhƣ vậy, OPAC chính là cổng giao tiếp giữa NDT và các CSDL của Thƣ viện.
OPAC đƣợc đơng đảo NDT sử dụng và đánh giá cao vì những ƣu điểm sau: hỗ trợ NDT tìm kiếm thơng tin về tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, đạt hiệu quả cao. Tạo ra khả năng đa truy cập: nhiều ngƣời có thể truy cập vào các CSDL do
Thƣ viện xây dựng vào cùng một thời điểm và cùng lúc có thể sử dụng một biểu ghi. Cơ sở dữ liệu - Bộ CSDL thư mục hiện có gồm: CSDL mục lục tạp chí: CSDL Sách tiếng Việt: CSDL Sách nƣớc ngoài: CSDL Sách tra cứu:
CSDL Luận án/chuyên khoa II:
- Các CSDL tồn văn, gồm:
CSDL tồn văn bài trích tạp chí: 13.214 bài của 21 tạp chí CSDL tồn văn luận án/chun khoa II:
CSDL tồn văn Khóa luận CSDL toàn văn Luận văn
CSDL sách điện tử
Trang tra cứu Tài liệu y dược học toàn văn trực tuyếnhttp://www.hup.edu.vn mục CSDL số
Hình 2.2.4- 3 Giao diện trang tra cứu tồn văn
Đây là một sản phẩm có ứng dụng CNTT cao vào cơng tác phục vụ NDT trong trƣờng. NDT có thể tra cứu và đọc tồn văn tài liệu tại cổng thông tin này. NDT
đƣợc cấp 01 tài khoản và mật khẩu để truy cập vào trang web thông qua dải IP của Trƣờng và Thƣ viện. Đối với một số tài liệu mang tính chất bản quyền nhƣ sách điện tử mua từ các nhà xuất bản. NDT chỉ đƣợc phép đọc tồn văn tại phịng máy tính tra cứu của Thƣ viện.
Cổng thơng tin y dược học (http://www.hup.edu.vn) (trang web)
Hình 2.2.4 -4 Giao diện trang web Thư viện
Đƣợc triển khai từ năm 2013, đến nay trang web của Thƣ viện http://www.hup.edu.vn là một trong những địa chỉ đƣợc bình chọn là ƣa thích nhất đối với ngƣời học tại trƣờng. Tại đây ngƣời học đƣợc biết tất cả các thông tin hoạt động, các sản phẩm và dịch vụ của Thƣ viện. Bên cạnh đó, Thƣ viện cịn liệt kê các thƣ mục giới thiệu sách chuyên đề, các tài liệu đƣợc quan tâm nhiều nhất. Đặc biệt hơn nữa, thông qua giao diện này, ngƣời học có thể truy cập gián tiếp đến các nguồn thông tin khác thông qua chức năng liên kết thƣ viện của trang web.
Tác giả đã thống kê mức độ sử dụng các sản phẩm TT-TV trên bằng bảng 2.2.4-5 nhƣ sau:
ảng 2.2.4-5 Mức độ sử dụng sản phẩm TT-TV
Kết quả khảo sát cho thấy, Trang web thƣ viện và mục lục truy cập trực tuyến OPAC, CSDL thƣ mục, CSDL số đƣợc các nhóm NDT lựa chọn sử dụng nhiều nhất. Riêng CSDL số chỉ giới hạn quyền đăng nhập cho sinh viên, học viên, cán bộ giảng viên của Trƣờng nên đối tƣợng NDT khác khơng có quyền sử dụng. Đây là biện pháp bảo đảm chính sách bản quyền đối với tài liệu của Thƣ viện
2.2.4.2 Dịch vụ thông tin – thư viện
Hiện nay Thƣ viện đã triển khai đƣợc một số các dịch vụ khá phổ biến tại các cơ quan TT-TV nhƣ:
Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ
Phục vụ đọc tại chỗ là dịch vụ mang tính truyền thống của các cơ quan thơng tin – thƣ viện, đây là dịch vụ cung cấp tài liệu gốc nhằm giúp NDT thỏa mãn nhu cầu thơng tin của mình. Khi sử dụng dịch vụ này, NDT phải thơng qua CBTV để có thể đƣợc đáp ứng nhu cầu tra cứu tài liệu.
Sản phẩm Cán bộ, giảng viên Sinh viên chính quy NCS, CH, CK1,CK2 Khác SL % SL % SL % SL % Thƣ mục dạng in (TM chuyên đề, giới thiệu tài liệu mới)
15 50% 66 28% 35 50% 1 20% Mục lục phiếu 0 0 118 50.2% 0 0 0 0 Mục lục truy cập trực tuyến OPac 30 100% 235 100% 63 90% 1 20% CSDL thƣ mục 30 100% 235 100% 63 90% 1 20% CSDL số 24 80% 202 86% 42 60% 0 0
Ƣu điểm của phƣơng thức phục vụ này là: Đảm bảo trật tự tài liệu trong kho, tiết kiệm diện tích kho. Tuy nhiên phƣơng thức phục vụ này khiến NDT mất nhiều thời gian tìm kiếm và tài liệu khơng đƣợc sử dụng hiệu quả do NDT chƣa khai thác hết nguồn tài liệu có trong kho đóng.
Dịch vụ sao chụp/in ấn tài liệu
Dịch vụ sao chụp là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc cho NDT trong trƣờng hợp họ muốn có tài liệu để nghiên cứu và sử dụng lâu dài, hoặc những tài liệu đó khơng đƣợc mƣợn về nhà. Đây là dịch vụ cho phép NDT có đƣợc bản sao của các loại tài liệu nhƣ báo, tạp chí, tài liệu tham khảo... bằng máy photocopy hoặc máy scan.
Dịch vụ tra cứu tin
Dịch vụ tra cứu tin nhằm mục đích cung cấp cho NDT những nguồn thông tin