9. Cấu trúc luận văn
2.2 Thực trạng hoạt động thông tin-thƣ viện
2.2.1 Tạo lập và phát triển nguồn lực thông tin
Nguồn lực thơng tin
Hiện nay, có rất nhiều cách hiểu khác nhau về nguồn lực thông tin
"Nguồn lực thông tin bao gồm các dữ liệu thể hiện dưới dạng văn bản, số, hình ảnh
hoặc âm thanh được ghi lại trên phương tiện theo qui ước và không theo qui ước, các sưu tập, những kiến thức của con người, những kiến thức của tổ chức có thể truy cập và có giá trị cho người sử dụng"[18, Tr 240-241]
Trong xã hội ngày nay, thông tin là nguồn lực của sự phát triển. Trong giới hạn luận văn này, khi nói về thƣ viện của Trƣờng ĐH Dƣợc HN, chúng tôi coi nguồn lực thông tin là vốn tài liệu và nơi cung cấp của nó.
Trong một cơ quan Thơng tin -Thƣ viện, nguồn lực thơng tin có vai trị quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của thƣ viện. Chất lƣợng của nguồn lực thông tin sẽ là yếu tố thu hút NDT đến với thƣ viện và ảnh hƣởng tới chất lƣợng và hiệu quả hoạt động của thƣ viện đó.
Hiện nay, Thƣ viện trƣờng đại học dƣợc Hà Nội đã xây dựng đƣợc nguồn lực thông tin khá phong phú và đa dạng
* Thống kê theo vật mang tin
Nguồn lực thơng tin của Thƣ viện bao gồm hai dạng chính là nguồn thông tin dạng giấy và nguồn thông tin dạng điện tử.
Nguồn thông tin dạng giấy: Xét theo đặc trƣng về mặt nội dung (mức độ phổ biến của tài liệu), có thể chia nguồn thơng tin dạng giấy của Thƣ viện thành hai loại là nguồn tài liệu công bố và nguồn tài liệu không công bố.
+ Nguồn tài liêu công bố : là những tài liệu đƣợc xuất bản rộng rãi và đƣợc phân phối qua các kênh phát hành chính thức của các nhà xuất bản, các đại lý, nhà sách.
Thƣ viện hiện có 9989 đầu sách với 11873 bản, trong đó bao gồm tài liệu tra cứu từ điển chuyên ngành, bách khoa toàn thƣ... tài liệu tham khảo tiếng nƣớc ngồi, tiếng việt, luận án, luận văn, khóa luận, tạp chí...vv
+ Nguồn tài liêu không công bố: là những tài liệu không đƣợc xuất bản rộng rãi trên thị trƣờng. Thực chất đó là các nhật kí khoa học, báo cáo kết quả nghiên cứu, luận văn, luận án, tài liệu hội nghị,... thu đƣợc thông qua hoạt động nghiên cứu và học tập của cán bộ, học viên Trƣờng ĐH Dƣợc HN.
Trung tâm hiện có 4809 luận văn/luận án, và các báo cáo, tài liệu hội nghị và cơng trình nghiên cứu khoa học.
Tại các Bộ mơn hiện chỉ có tài liệu dạng giấy và chủ yếu là tài liệu không công bố.
ảng 2.2.1-1 ảng số liệu tài liệu c a các bộ môn
Nguồn thông tin điện tử:
Với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và khả năng ứng dụng của nó đã sản sinh ra loại hình tài liệu mới - tài liệu điện tử.
“Tài liệu điện tử là một hình thức trình bày tài liệu dưới dạng tập hợp các thực hiện liên quan với nhau trong môi trường điện tử và các thực hiện liên quan với nhau tương ứng với chúng trong môi trường số.” [29]
Nói cách khác tài liệu điện tử là tài liệu mà thơng tin của nó đƣợc trình bày dƣới dạng “điện tử - số” mà ta chỉ có thể truy cập, khai thác, chia sẻ thông qua sự trợ giúp của các phƣơng tiện kỹ thuật và chƣơng trình tƣơng thích.
Các nguồn thơng tin điện tử của Thƣ viện Đại học Dƣợc Hà Nội khá đa dạng, bao gồm các CSDL thƣ mục, CSDL toàn văn, các sách điện tử (E- Book), các đĩa CD và các dữ liệu tạp chí đã đƣợc số hóa.
+ CSDL thƣ muc {Bibliographic database): “là tập hợp lưu trữ các biểu ghi có quan hệ logic với nhau và được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính nhằm cung cấp thơng tin thư mục chi tiết giúp cho NDT tìm kiếm thơng tin
STT Bộ môn Số
lƣợng
STT Bộ Môn Số
lƣợng
1 Bào chế 121 9 Hóa đại cƣơng-vơ cơ 87
2 Công nghiệp dƣợc 120 10 Hóa phân tích 78
3 Dƣợc lâm sàng 110 11 Hóa hữu cơ 79
4 Dƣợc lý 120 12 Dƣợc liệu 109
5 Y học cơ sở 98 13 Dƣợc học cổ truyền 183
6 Tổ chức quản lý dƣợc 179 14 Thực vật 98
7 Vật lý- Hóa lý 82 15 Hóa dƣợc 72
Hiện nay, Thƣ viện đã xây dựng đƣợc một hệ thống CSDL với gần 9989 biểu ghi đƣợc biên mục chi tiết.
STT Loại hình Số lƣợng
Tài liệu bản giấy
1 Sách ngoại văn 2747 2 Sách tiếng việt 4493 3 Giáo trình 109 4 Luận án 116 5 Luận văn 992 6 Khóa luận 3394 7 Tạp chí 22 Tổng 11.873 * ảng 2.2.1-2 ảng số liệu CSDL thư mục
- CSDL toàn văn: „CSDL toàn văn là sự mở rộng logic tới các hệ thống thông tin hiện đại. Chúng chứa các thơng tin cấp một, đó là tồn văn bản của tài liệu cùng với các dữ liệu thƣ mục và các dữ liệu chủ đề khác.'‟ [29].
Hiện tại Thƣ viện trƣờng ĐH Dƣợc HN có khoảng 4.388 tài liệu tồn văn cụ thể nhƣ Bảng số liệu 2.2.1-3 nhƣ sau:
STT Tài liệu điện tử Số lƣợng
1 Sách điện tử 1611
2 Luận án 101
3 Luận văn 1065
4 Khóa luận 1611
Tổng 4.388
ảng 2.2.1-3 ảng số liệu CSDL toàn văn
CSDL toàn văn nội sinh thực chất là tài liệu đƣợc số hóa từ các khóa luận,
luận văn, luận án, bài trích tạp chí, kỷ yếu của các cơng trình nghiên cứu khoa học trong nhà trƣờng.
bởi các nhà cung cấp nƣớc ngoài.
CSDL mua:
Thƣ viện đã đầu tƣ bổ sung lƣợng sách ebook chuyên ngành với khoảng 220 tên tài liệu. Tài liệu này sau khi mua về đƣợc biên mục lên CSDL số dùng chung cho cả trƣờng. Để đảm bảo vấn đề bản quyền, Thƣ viện đã cung cấp tài khoản đăng nhập và mật khẩu truy cập cho từng cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trƣờng. user và pas này chỉ đăng nhập đƣợc đối với máy tính tại Thƣ viện mới có thể đọc đƣợc tồn văn tài liệu.
CSDL miễn phí:
Các CSDL tồn văn miễn phí hiện có tại Thƣ viện chỉ là những CSDL đƣợc cung cấp miễn phí qua tổ chức y tế thế giới WHO tài trợ. Thƣ viện đƣợc tổ chức cung cấp cho 01 tài khoản đăng nhập và mật khẩu truy cập vào trang web
http://www.hinari.org. Sau khi đăng nhập tài khoản qua cổng thông tin này, NDT
của Thƣ viện có thể truy cập đƣợc các sách, bài báo miễn phí từ các nhà xuất bản nhƣ: willey, spinger, elsever, lipincot…..
* Thống kê tài liệu theo ngôn ngữ:
Thƣ viện hiện có 9989 đầu ấn phẩm với 11873 bản ấn phấm đƣợc phân theo các ngôn ngữ khác nhau. Bảng 2.2.1-4 thể hiện tỷ lệ so sánh giữa tài liệu theo ngôn ngữ.
Ngôn ngữ tài liệu Số lƣợng bản ấn phẩm Tỷ lệ
Tiếng Việt 9126 76.87 %
Tiếng Anh 2173 18.30 %
Tiếng khác 574 4.83 %
Tổng 11873 100%
ảng 2.2.1-4 ảng thể hiện tài liệu thư viện theo ngơn ngữ
Nhìn vào bảng trên, ta thấy rõ sự chênh lệch đầu ấn phẩm và bản ấn phẩm tính theo ngơn ngữ tài liệu: đa số tài liệu của Thƣ viện là tài liệu bằng tiếng Việt, tiếp theo là tài liệu bằng tiếng anh, chỉ số số ít chiếm 4,83 là tài liệu bằng các thứ tiếng khác nhƣ tiếng trung, tiếng pháp, tiếng nga...vv.
Với đặc thù là thƣ viện chuyên ngành về lĩnh vực y dƣợc học nên nội dung thông tin của TT TT-TV trƣờng ĐHHN chủ yếu là tài liệu về y dƣợc học.
Bảng 2.2.1-5 sau đây thể hiện tài liệu thống kê theo nội dung cụ thể:
Tài liệu theo nội dung Số lƣợng Tỷ lệ
Sách giáo trình chuyên ngành dƣợc 109 0.9 %
Sách tra cứu chuyên ngành dƣợc 970 8.2 %
Sách chuyên khảo về lĩnh vực y dƣợc học
9.601 80.9 %
Tài liệu ngoài chuyên ngành y dƣợc học 1.193 10%
Tổng 11.873 100%
ảng 2.2.1-5 ảng thể hiện tài liệu theo nội dung
Bảng số liệu trên cho thấy: Tổng số tài liệu chia theo nội dung về lĩnh vực y dƣợc học là: 10680 ( 90%) tài liệu của Thƣ viện là tài liệu chuyên ngành y dƣợc. 10 còn lại là các tài liệu về pháp luật, tài liệu tuyên truyền của Đảng và Nhà nƣớc, tài liệu về chính trị, giáo dục, văn hóa…vv
Phát triển nguồn lực thơng tin
Trong mơ hình phát triển nguồn lực thông tin tại Thƣ viện ĐH Dƣợc HN, công tác bổ sung vốn tài liệu gồm hai hoạt động thƣờng tiến hành song song với nhau:
- Một là: nghiên cứu, lựa chọn các tài liệu có có giá trị khoa học và thực tiễn, có nội dung phù hợp với nhu cầu tin của NDT.
- Hai là: thanh lọc, loại bỏ những tài liệu hết giá trị sử dụng và tu sửa những tài liệu hƣ hỏng.
Vì vậy, nói đến cơng tác phát triển phần vốn tài liệu trong nguồn lực thông tin tại Thƣ viện, ta cần làm rõ 5 vấn đề sau đây: diện bổ sung, nguồn bổ sung, kinh phí bổ sung, số lƣợng ấn phẩm đƣợc bổ sung qua các năm và cuối cùng là công tác thanh lọc tài liệu.
* Diện bổ sung:
Diện bổ sung của Thƣ viện khá đa dạng gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, tuy nhiên tập trung chủ yếu vào lĩnh vực y dƣợc học.
Qua các bảng thống kê tài liệu tài liệu tại Thƣ viện trƣờng ĐH Dƣợc HN theo ngôn ngữ và nội dung nhƣ trên có thể thấy:
- Nguồn tài liệu đƣợc bổ sung với nhiều ngôn ngữ khác nhau nhƣ Anh, Việt và các ngôn ngữ khác nhƣng chủ yếu tập trung vào tài liệu tiếng Việt và tiếng Anh.
- Loại hình tài liệu đƣợc ƣu tiên bổ sung là sách vì sách chiếm số lƣợng rất lớn 7240 bản, kế đến là ấn phẩm định kì với 22 đầu tên và 264 bản.
- Thƣ viện không chỉ bổ sung các tài liệu truyền thống mà còn chú trọng đến các tài liệu điện tử bao gồm các CSDL trực tuyến, E book với số lƣợng ngày càng tăng.
- Nguồn bổ sung :
+ Phải trả tiền ( còn gọi là nguồn mua tài liệu). Đây là nguồn bổ sung chủ
yếu của Trung tâm. Việc mua tài liệu tại Thƣ viện đƣợc thực hiện thông qua các công ty phát hành sách và các nhà xuất bản.
o Đối với tài liệu tiếng nƣớc ngồi: mua thơng qua cơng ty xuất nhập khẩu sách báo Xunhabasa, Thăng Long, Nam Hoàng
o Đối với tài liệu tiếng Việt: mua ở các nhà xuất bản trong nƣớc nhƣ nhà xuất bản y học, nhà xuất bản Giáo dục, nhà xuất bản chính trị Quốc gia...
+ Khơng phải trả tíền\ bao gồm nguồn thu nhận lƣu chiểu, trao đổi, tặng
biếu.
o Thu nhận khóa luận, luận văn, luận án của sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh.
o Thu nhận các báo cáo kết quả nghiên cứu, đề tài nghiên cứu khoa học từ hoạt động nghiên cứu, giảng dạy và học tập của cán bộ, học viên và sinh viên nhà trƣờng.
o Hàng năm, Thƣ viện còn nhận đƣợc một lƣợng lớn sách, báo, tạp chí tặng biếu của Vụ khoa học và đào tạo thuộc Bộ Y Tế, Ngân hàng thế giới và các nguồn biếu tặng khác.
Đƣợc sự quan tâm của Nhà trƣờng, Mỗi năm Thƣ viện đều dự trù kinh phí cho cơng tác bổ sung tài liệu, phục chế, số hóa và nhân bản tài liệu Trƣớc đây, Thƣ việnchƣa đƣợc quan tâm đến công tác bổ sung tài liệu. Từ năm 2008 trở lại đây, theo các văn bản quy định về tài chính của nhà trƣờng, mỗi năm Thƣ viện đƣợc cấp khoảng 300 triệu đồng tiền Việt Nam làm kinh phí bổ sung, phục chế, số hóa và nhân bản tài liệu.
Trung tâm đã phân bổ kinh phí nhƣ sau:
- Kinh phí bổ sung sách ngoại văn - sách điện tử là nhiều nhất (70 ), sách tiếng Việt (10 )
- Kinh phí bổ sung báo - tạp chí là 5 cho tạp chí Tiếng Việt. Thƣ viện khơng có chủ trƣơng bổ sung tạp chí ngoại văn. Các tạp chí ngoại văn hiện có tại Thƣ viện đều là nguồn trao đổi qua các dự án hợp tác chiến lƣợc của nhà trƣờng.
- Các CSDL trực tuyến cũng đƣợc quan tâm đầu tƣ với khoảng 10 tổng kinh phí.
- 5 tổng số kinh phí cịn lại đƣợc sử dụng vào mục đích phục chế, biên tập và nhân bản tài liệu.
Bản kê kinh phí bổ sung của Trung tâm năm 2009
Năm 2010 2011 2012 2013 2014
Tổng kinh phí 327.232.000 327.480.000 352.279.000 398.000.000 499.000.000
ảng 2.2.1-6 ảng kê kinh phí bổ sung c a thư viện qua các năm
iểu đồ 2.2.1 iểu đồ thể hiện kinh phí bổ sung tài liệu qua các năm
- 100,000,000 200,000,000 300,000,000 400,000,000 500,000,000 600,000,000 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Kinh phí bổ sung tài liệu qua các năm
Kinh phí bổ sung tài liệu qua các năm
Nhìn vào biểu đồ chúng ta thấy: Mức đầu tƣ kinh phí cho hoạt động bổ sung tài liệu của Thƣ viện Đại học Dƣợc HN là tƣơng đối cao. Những năm gần đây, lƣợng kinh phí này đã đƣợc tăng dần đều. Điều này chứng tỏ rằng công tác bổ sung tài liệu đã đƣợc nhà trƣờng và Thƣ viện rất chú trọng quan tâm. Hy vọng những năm tới, công tác bổ sung tài liệu của Thƣ viện ngày càng nhận đƣợc sự quan tâm đặc biệt hơn nữa từ phía Ban Giám hiệu nhà trƣờng để Thƣ viện xây dựng đƣợc nguồn vốn tài liệu quý giá và chất lƣợng hơn.
* Thanh lọc tài liệu
Hàng năm, Thƣ viện tiến hành thanh lọc tài liệu cùng với các đợt kiểm kê tài liệu. Hoạt động thƣờng diễn ra vào tháng 6 và tháng 12dƣơng lịch hàng năm.
Thƣ viện đã tiến hành thống kê, điều tra về nội dung và tình trạng nguồn lực thơng tin nhằm mục đích:
- Loại bỏ các tài liệu khơng cịn giá trị sử dụng, tài liệu bị rách nát khơng phục chế đƣợc để giải phóng diện tích.
+ Đối với những tài liệu rách bìa, bong gáy và hƣ hỏng nhẹ. Thƣ viện tự phục chế lại hoặc số hóa lại để bảo quản tài liệu.
Tuy nhiên, Thƣ viện chƣa có một quy trình chuẩn để thanh lọc tài liệu. Những tài liệu thanh lọc của Thƣ viện đều do ý kiến chủ quan từ lãnh đạo và cán bộ Thƣ viện. Tài liệu thanh lọc chủ yếu là những giáo trình của Trƣờng trong quá trình giảng dạy cho ngƣời học đã đƣợc tái bản cuốn mới, khung chƣơng trình của giáo trình cũ khơng phù hợp với bài giảng của Ngƣời dạy nữa.