9. Cấu trúc luận văn
2.2 Thực trạng hoạt động thông tin-thƣ viện
2.2.2 Xử lí tài liệu
Trong quy trình đƣờng đi của tài liệu, từ khâu bổ sung đến khâu phục vụ NDT, khâu xử lý thông tin là quan trọng nhất. Hoạt động này ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng thơng tin và hiệu quả phục vụ.
Quy trình xử lý tài liệu của Thƣ viện đƣợc khái quát bằng hình 2.2.2-1 nhƣ sau:
* Hình 2.2.2-1 Quy trình xử lý tài liệu tại thư viện
Xử lí hình thức:
Xử lý hình thức tài liệu là một khâu quan trọng trong quá trình xử lý tài liệu, Đây là quá trình lựa chọn những chi tiết đặc trƣng của tài liệu rồi trình bày theo các quy tắc nhất định giúp NDT có khái niệm về tài liệu trƣớc khi tiếp xúc trực tiếp với tài liệu.
Tài liệu sau khi bổ sung, đƣợc nhập sổ theo dõi (sổ đăng ký cá biệt và sổ tổng quát) để có thể quản lý đƣợc số lƣợng đầu tài liệu và số bản hiện có. Các đăng ký cá biệt này sẽ đƣợc in ra và đƣợc dán trực tiếp lên gáy của tài liệu. Tuy nhiên, công tác này tại Thƣ viện chƣa đƣợc CBTV chú trọng nên các bƣớc đƣợc thực hiện quá đơn giản, chỉ nhập duy nhất một sổ đăng ký cá biệt quản lý số bản hiện có, do vậy rất khó có thể thống kê đƣợc theo tên tài liệu khi cần. Ngoài ra, việc lƣu giữ và quản lý sổ đăng ký cá biệt cũng lỏng lẻo. Cán bộ thƣ viện khi viết đăng ký hay tẩy xóa nhiều, mất quyển mà không quy kết trách nhiệm cho một cá nhân nào. Điều đó có thể thấy trình độ nghiệp vụ của CBTV chƣa vững, công tác quản lý của lãnh đạo Thƣ viện cịn lỏng lẻo.
Gần đây, cơng tác ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Thƣ viện Bắt đầu
Tiếp nhận tài liệu Ðóng dấu Xử lí hình thức
Xử lí nội dung Biên mục vào phần mềm Libol Hiệu đính biên mục In và dán kí hiệu xếp giá, mã vạch Xếp Giá Kết thúc
đƣợc triển khai rộng rãi. Cơng tác xử lí hình thức tài liệu của Thƣ viện bao gồm: Mô tả thƣ mục (mô tả tài liệu theo quy tắc mô tả thƣ mục theo tiêu chuấn quốc tế ISBD và quy tắc biên mục Anh-Mỹ rút gọn AACR2) và biên mục theo khổ mẫu biên mục có thể đọc đƣợc trên máy tính MARC21.
**Cácgiai đoạn áp dụng quy tắc mô tài tài liệu tại Thư viện
+ Từ 2000 về trƣớc: Mô tả tài liệu theo quy tắc mô tả thƣ mục theo tiêu
chuẩn quốc tế ISBD {International Standard Bibliographic Description) trên các mục
lục phiếu.
+ 2001-2008: Mô tả tài liệu theo ISBD trên khổ mẫu nhập máy MARC 21 (Machine - Readable Cataloguing).
Thực tế vào năm 2007, Vụ Thƣ viện cũng đã có khuyến cáo các thƣ viện sử dụng chuẩn AACR2 trong công tác biên mục, nhƣng đến tận 2009 - nay Thƣ viện ĐH Dƣợc mới mô tả theo quy tắc biên mục Anh-Mỹ rút gọn AACR2 (Anglo- American Cataloguing Rules) kết hợp với MARC 21.
+ Từ năm 2013, Thƣ viện tiến hành biên mục theo Dublin Core cho phát triển bộ sƣu tập số đối với các dạng tài liệu: Sách, luận án/luận văn/khóa luận, bài trích tạp chí.
Khổ mẫu siêu dữ liệu Dublin Core là một tập hợp các yếu tố đơn giản nhƣng hữu hiệu trong việc mô tả một loạt các nguồn tin trên mạng. Dublin Core bao gồm 15 yếu tố mô tả giúp cho việc tạo lập biểu ghi và duy trì biểu ghi dễ dàng, ngữ nghĩa dễ hiểu, khả năng mở rộng các yếu tố thuận tiện, tra cứu trực tuyến nhanh chóng. Việc biên mục theo khổ mẫu này đƣợc thực hiện dƣới sự hỗ trợ của Phần mềm quản lý thƣ viện số LibolDigital của công ty Tinh Vân.
Tuy nhiên việc số hóa tài liệu vẫn đang trong quá trình tạo lập và chƣa đƣợc sử dụng rộng rãi. Đây cũng là một vấn đề đáng lƣu ý của Thƣ viện trong giai đoạn hiện nay.
*Xử lí nơi dung:
Cơng tác xử lí nội dung tài liệu thơng thƣờng bao gồm các công việc: phân loại tài liệu, định từ khóa, định chủ đề, tóm tắt, chú giải,... nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin của NDT.
Việc mơ tả nội dung tài liệu có thể đƣợc thực hiện ở nhiều mức độ khác nhau. Tại Thƣ viện, quy trình xử lí nội dung tài liệu chỉ dừng lại ở các công việc: phân loại, định từ khóa, làm tóm tắt, khơng làm định chủ đề, chú giải, tổng luận...
* * Phân loại:
Phân loại là một công đoạn mô tả nội dung tài liệu, qua đó ngƣời ta xác định đƣợc nội dung chính của tài liệu và thể hiện nó bằng một thuật ngữ của khung phân loại. [Thơng tin học, Đồn Phan Tân, tr.222
Thƣ viện đã lựa chọn khung phân loại BBKcho công tác phân loại tài liệu.
Khung phân loại BBK này là bản tiếng việt do Trung tâm thông tin khoa học và công nghệ Quốc Gia dịch và biên soạn tái bản năm 2002.
Các lớp cơ bản của khung BBK bao gồm:
A Các khoa học và cơng nghệ nói chung. các vấn đề liên ngành B Khoa học tự nhiên nói chung
C Các khoa học tốn - lý D Các khoa học hóa học Đ Các khoa học về trái đất E Các khoa học sinh học
Ê/L Kỹ thuật. Các khoa học kỹ thuật
Ê Kỹ thuật và các khoa học kỹ thuật nói chung. Cơng nghệ Nano, công nghệ sinh học
F Năng lƣợng. Điện tử học vô tuyến. Công nghệ thông tin G Ngành mỏ
H Công nghệ kim loại. Chế tạo máy, chế tạo dụng cụ I Cơng nghệ hóa học. Sản xuất hóa chất và thực phẩm
J Cơng nghệ gỗ. Cơng nghiệp nhẹ. Ấn lốt. Kỹ thuật nhiếp ảnh, điện ảnh
K Xây dựng. Kiến trúc và kỹ thuật xây dựng L Giao thông vận tải
N Y tế. Các khoa học y học Ơ Các khoa học xã hội nói chung P Lịch sử, các khoa học lịch sử Q Kinh tế. Các khoa học kinh tế R Chính trị. Các khoa học chính trị S Luật pháp. Các khoa học luật pháp T Khoa học quân sự. Sự nghiệp quân sự U Văn hóa. Khoa học. Giáo dục
V Các khoa học ngôn ngữ, văn học W Nghệ thuật. Lý luận nghệ thuật X Tôn giáo. Chủ nghĩa vô thần
Y Các khoa học triết học. Tâm lý học Z Tài liệu có nội dung tổng hợp
Khung phân loại BBK tái bản 2002 có cập nhật một số nội dung mới trong các ngành khoa học mũi nhọn nhƣ công nghệ sinh học, môi trƣờng, công nghệ thông tin, y tế nên rất phù hợp với việc phân loại nội dung tài liệu y học của Thƣ viện. Song, hiện nay khoa học và công nghệ đang ngày một phát triển nhanh nhƣ vũ bão. Nội dung của Khung phân loại BBK tái bản năm 2002 chƣa thể bao quát hết nội dung của tài liệu viết mới. Thƣ viện cần phải cập nhật Khung phân loại mới hơn để đảm bảo việc phân loại tài liệu có chất lƣợng.
Định từ khoá tài liệu
Là việc thể hiện nội dung chủ đề của tài liệu bằng những khái niệm, thuật ngữ dựa trên quan hệ ngữ nghĩa một – một (một thuật ngữ phản ánh một chủ đề). Từ khóa là một cơng cụ tìm kiếm thơng tin chủ yếu và quan trọng của hệ thống tìm tin tự động hóa. Thực tế, tại Thƣ viện, từ khóa đƣợc định theo phƣơng pháp tự do có kiểm sốt, tuy nhiên do trình độ xử lý nội dung của cán bộ biên mục chƣa cao, kiến thức về chuyên ngành y dƣợc cịn yếu nên dẫn tới tình trạng từ khóa vừa thừa vừa thiếu, thừa về số lƣợng và thiếu độ chính xác, các từ khố trùng lặp khơng phản ánh đúng và sát nội dung tài liệu.
cán bộ biên mục còn yếu, nên khi xử lý tài liệu ngoại văn gặp rất nhiều khó khăn. Việc dịch nhan đề và từ khóa, từ khóa dịch sai nghĩa cũng đồng nghĩa với việc khơng thể tìm ra tài liệu đó nếu chỉ dùng duy nhất một cách tìm.
Cho đến nay, cơng tác hiệu đính từ khóa đã đƣợc chú trọng nên chất lƣợng từ khóa đã đƣợc nâng cao rõ rệt, tuy nhiên do vẫn thực hiện định từ khóa tự do nên vẫn xảy ra tình trạng từ khóa khơng thống nhất, bị ảnh hƣởng nhiều theo yếu tố chủ quan của ngƣời xử lý.
Tóm tắt tài liệu
Tóm tắt là quá trình xử lý ngữ nghĩa và viết tóm tắt nội dung của tài liệu nhằm mục đích thơng tin cho ngƣời sử dụng nội dung của tài liệu đƣợc tóm tắt. Đây là khâu cơ bản quan trọng và cần thiết giúp NDT có thể rút ngắn thời gian tra tìm tài liệu thơng qua một bài tóm tắt ngắn gọn, súc tích phản ánh đầy đủ nội dung tài liệu. Tại Thƣ viện, công tác này đã đƣợc thực hiện với tất cả các tài liệu nhƣ sách, luận án, luận văn, khóa luận, bài trích tạp chí. Độ dài bài tóm tắt đƣợc giới hạn từ 150-200 từ.
Hiện nay, cơng tác hiệu đính tóm tắt đã đƣợc Thƣ viện đặc biệt chú trọng. Tuy nhiên, phần lớn các bài tóm tắt của Thƣ viện đều mang nội dung chủ quan của cán bộ thực hiện. Cán bộ Thƣ viện chƣa hiểu hết ý nghĩa nội dung y dƣợc học của tài liệu nên dẫn đến tình trạng nội dung bài tóm tắt chƣa hồn tồn chính xác với nội dung tài liệu.