3.Minh họa các loại dữ liệu trong SAP ERP với doanh nghiệp GBI
3.1.Dữ liệu tổchức
Mục 4 trong ch ng 1 ã gi i thi u s qua v doanh nghi p GBI và s lươ đ ớ ệ ơ ề ệ ơ ược về cấu trúc tổ chức. M c này s trình bày chi ti t ụ ẽ ế 3 loại dữ liệu m c tở ứ ổchức: client,
Hình 2-9. Dữ liệ ổ chứu t c 3.1.1.Client và company code 3.1.1.Client và company code
“Client” là cấp tđộ ổ chức cao nh t trong hấ ệ thống ERP của GBI. Client đại diện cho t ng công ty/doanh nghi p (ổ ệ Enterprise) bao g m nhi u công ty ồ ề con (companies/subsidiaries). Mỗi công ty con được đại di n bệ ởi m t ộ “company code”. Mỗi company code đại di n cho mệ ột thực thể pháp l riêng biý ệt, là một thành phần tổ chức, có một hệ thống tài kho n kả ế tốn riêng. Điề đu ó có ngh a, mĩ ột company code muốn duy trì ph i có các báo cáo tài chính úng pháp l . Mả đ ý ột client có th có ể nhiều company code, nh ng mư ột company code chỉ thuộc về ột client. m
Hình 2-10 hi n th dể ị ữ liệ ổ chức c a GBI. Nh c lu t ủ ắ ại rằng, GBI có 2 cơng ty con ở Mỹ và Đức. GBI đại di n cho mệ ột client, mỗi công ty con i di n cho mđạ ệ ột company
code là US00 và DE00.
3.1.2.Plant
Plant là một thành phần tổ chức mà có thể thực hi n nhiệ ều chức n ng và liên ă quan n mđế ột số quy trình. Nó thực chất là m t c sộ ơ ở mà có thể thực hi n m t hoệ ộ ặc nhiều các ch c n ng sau: ứ ă
- Sản xu t ho c cung c p d ch v . ấ ặ ấ ị ụ
- Lưu tr materials và phân ph ữ ối.
- Lên k ho ch s n xu t, kinh doanh. ế ạ ả ấ
- Cung c p d ch v b o trì, b o d ng, ch m sóc khách hàng. ấ ị ụ ả ả ưỡ ă
Một plant có th là nhà máy, kho, trung tâm phân ph i, trung tâm d ch v hoể ố ị ụ ặc văn phịng. Nó có thể là một ph n cầ ủa tồ nhà ho c toàn bặ ộ toà nhà hoặc một tổ hợp các toà nhà. Ngoài ra, m t tồ nhà c ng có th s d ng cho nhiộ ũ ể ử ụ ều plant. Ví dụ, một cơng ty có th có nhi u v n phịng trong m t toà nhà, nh ng d ch v ho c hoể ề ă ộ ữ ị ụ ặ ạt động khác nhau – xử lý hàng trả của khách hàng hoặc hỗ trợ k thuật cho khách hàng – ỹ được th c hiện trong nh ng văn phòng này. Mỗi văn phòng này ự ữ được công ty nh đị nghĩa nh là mư ột plant. Một client có thể có nhi u ề company code, một company code
có th có nhi u ể ề plant. Tuy nhiên, một plant chỉ thuộc về ột company code m . Hình 2-10 cho th y, GBI phân chia 5 ấ plants để ả s n xu t và l u trấ ư ữ xe đạp và phụ ki n. Ba ệ plants ở Mỹ là: Dallas (DL00), San Diego (SD00), and Miami (MI00). Dallas là nhà máy s n xu t, trong khi 2 cái còn l i là trung tâm phân ph – n i mà ả ấ ạ ối ơ sản ph m ẩ được phân phối đến cho khách hàng. Tuy nhiên, Dallas c ng có th chuy n ũ ể ể sản phẩm đến cho khách hàng. Hai plants ở Đức là: Hamburg (HB00) and Heidelberg
(HI00). Heidelberg là plant vừa sản xuất vừa là trung tâm phân ph i, trong khi ố Hamburg chỉ thực hi n nhiệ ệm vụ phân ph ối.
3.2.Dữ liệu nền
Dữ liệu n n là gì ề đã được trình bày s l c trong m c 2.2. M c này s minh ho ơ ượ ụ ụ ẽ ạ một số dữ liệu nền trong SAP ERP. Dữ liệu nề được sử ụn d ng nhi u nh t trong t ề ấ ổ chức chính là material master. Materials được sử d ng trong phụ ần lớn các quy trình. Chúng được mua, bán, s n xu t và lên k ho ch, ả ấ ế ạ được sử ụ d ng trong d ch v b o trì ị ụ ả và trong các d án. Do ó, ự đ material master là một trong s dố ữ liệu n n phề ức tạp và đượ ửc s d ng r ng rãi nh t trong h ụ ộ ấ ệthống ERP. Một số ữ d u n n khác ch liệ ề ỉ được sử dụng trong một số quy trình cụ thể. Ví dụ, dữ liệu n n nhà cung c p (ề ấ vendor master)
chỉ được áp dụng trong quy trình mua hàng, dữ liệu n n khách hàng (ề customer master)
thường được sử ụ d ng trong quy trình bán hàng.
3.2.1.Material Master
Materials liên quan n nhi u quy trình, m i quy trình s d ng đế ề ỗ ử ụ materials khác nhau. Quy trình mua hàng yêu c u dầ ữ u liên quan n liệ đế materials để đặt hàng, ví dụ: mã hàng, tên hàng, ai đặt, cần bao nhiêu, … T ng t , quy trình bán hàng th ng s ươ ự ườ ử dụng dữ liệu liên quan n đế materials để bán hàng cho khách nh : t n kho, a ư ồ đị đ ểm i vận chuy n cể ủa materials,…
Material master được sử d ng trong nhi u quy trình nên nó có l ng dụ ề ượ ữ liệu khổng lồ. Để qu n l dả ý ữ liệu này, material master được chia thành các
categories/views khác nhau, m i cái liên quan n m t ho c nhi u quy trình ( ngh a ỗ đế ộ ặ ề ý ĩ tương t nh trong ví dự ư ụ v dề ữ liệu n n khách hàng m c 2.2). Hình 2-11 ề ở ụ thể hi n ệ
views dữ liệu của material master. Việc phân chia này giúp vi c truy xu t và phân ệ ấ quyền dữ liệu dễ dàng hơn cho các v trí trong quy trình. ị Basic data view gồm: mã
materials, mô tả, cân nặng – liên quan đến h u hầ ết các quy trình. Nh ng lo i khác ch ữ ạ ỉ liên quan n mđế ột số quy trình cụ thể. Ví dụ, purchasing data view liên quan n quy đế trình mua hàng, task workers trong quy trình này có thể xem dữ liệu của view này,
sales data view thì liên quan n quy trình bán hàngđế , chỉ có task workers trong quy trình k tốn mế ới có thể thấ được financial và management accounting data view. y
3.2.2.Material Types
Một yếu t khác nh h ng n vi c phân chia dố ả ưở đế ệ ữ liệu materials là loại của
materials. Materials được nhóm thành các material types khác nhau d a trên cách ự mà chúng được sử ụ d ng trong các hoạt động c a cơng ty. Mủ ỗi material type có c đặ điểm khác nhau và được sử ụ d ng với mụ đích, ph ng thc ươ ức khác nhau. Mỗi material
type xác định quy trình nghi p v nào ệ ụ được sử dụng chúng và c ng phũ ải xác định loại dữ liệu nào được thể ệ hi n trong materials này. Do ó, dđ ữ liệu trong material master
sẽ khác nhau trong material type khác nhau.