Hình 3-17 là ví d v mụ ề ột Billing due list trong hệ thống. Danh sách hi n th 3 ể ị đơn hàng đã vận chuyển cần x lý, tên khách hàng (1), sử ố chứng t chuy n hàng (2). ừ ể Khi nhân viên k toán ế đăng nhập và hi n thể ị billing due list và ch n m t trong nh ng ọ ộ ữ dòng c n xầ ử l , hý ệ thống s l y và hiẽ ấ ển thị ất cả t nh ng dữ ữ liệu liên quan (vùng 5
trong Hình 3-15). Khi nhân viên hồn tất sẽ ư l u lại hố n trên hệ thống (vùng 5 đơ trong Hình 3-15) và sau đó g i hố ử đơ đến n khách hàng thông qua b u ư điện, fax hoặc email.
3.1.6.Nhận và x l thanh toán c a khách hàng (Payment) ử ý ủ
Bước cuối cùng trong quy trình này là ghi nhậ ạn l i việc thanh toán c a khách ủ hàng. Khi khách hàng g i thanh toán (ti n m t ho c chuy n kho n ngân hàng), nhân ử ề ặ ặ ể ả viên k toán sế ẽ đăng nh p vào hậ ệ thống và tìm ki m tài kho n cế ả ủa họ (vùng 6 trong Hình 3-15). Hệ thống s hiẽ ển thị ất cả t các hoá đơn c a khách hàng này, nhân viên k ủ ế toán sẽ chọn hoá n t ng ng vđơ ươ ứ ới số tiền được thanh toán và l u dư ữ liệu (vùng 6 trong Hình 3-15). Hệthống sau đó sẽ ghi nh n là hoá ậ đơn đã được chi tr và c p nhả ậ ật các tài kho n k toán liên quan (tài kho n ti n mả ế ả ề ặt/hoặc ngân hàng và tài kho n phả ải thu khách hàng) như đã th o lu n trong m c 2.4. ả ậ ụ
3.2.Thu thập và l u tr dư ữ ữ liệu
Vai trò kế tiếp của ES là thu th p và l u tr tậ ư ữ ất cả ữ liệ đượ d u c phát sinh trong từng bước quy trình khác nhau. Vai trị này được thể ệ ấ hi n r t rõ ràng trong m c 3.1 ụ ở trên. Trong m i b c mô tỗ ướ ả ở trên, ta có thể thấy h thống l y dữ li u t nguệ ấ ệ ừ ồn khác nhau, t ng h p và l u tr chúng. Ngu n d ổ ợ ư ữ ồ ữliệu có th bao gể ồm từ ữ d u n n có s n liệ ề ẵ trong hệ thống nh khách hàng, ư materials, chính sách giá,… ; dữ liệ đượu c phát sinh ở bước trước đó; d ữliệu cho ng i dùng nh p vào; d u do h ườ ậ ữliệ ệthống phát sinh nh ư ngày t o, ngạ ười thực hi n tác v . ôi khi, nhệ ụ Đ ững dữ liệu này được sử ụ d ng để thực hiện bước tiếp theo, một số trường h p khác thì s d ng dợ ử ụ ữ liệu này t ng h p để ổ ợ thông tin giúp công ty ki m sốt quy trình. ể
3.3.Kiểm sốt quy trình
3.3.1.Thơng tin c p cá th ấ độ ể
ES giúp chúng ta ki m sốt tình tr ng c a quy trình mể ạ ủ ở ức độ cá thể và t ng thổ ể. Đối với m c đứ ộ cá th , công ty mong muốn xác nh m t n hàng cể đị ộ đơ ụ thể ủ c a khách hàng ang th c hi n n b c nào trong quy trình bán hàng. đ ự ệ đế ướ Để làm đượ điềc u này phải cung c p cho h ấ ệthống thông tin c n thi t nh s ầ ế ư ố đơn hàng, hệ thống sẽ tìm kiếm những dữ liệu liên quan n n hàng và hi n th trong mđế đơ ể ị ột bảng báo cáo. B ng báo ả cáo này sẽ chỉ rõ n hàng ang đơ đ được thực hi n n b c nào trong quy trình. ệ đế ướ
Nếu khách hàng g i ọ điện cho SBB ki m tra tình tr ng để ể ạ đơn hàng, nhân viên không phải tốn nhi u th i gian và cơng s c nh ã trình bày trong ví d m c 2.3.1. ề ờ ứ ư đ ụ ở ụ Nhân viên sẽ đăng nh p vào hậ ệ thống và tìm t t cấ ả nh ng ữ đơn hàng liên quan n đế khách hàng. Hệ thống s hi n th danh sách n hàng và nhân viên sẽ ể ị đơ ẽ chọ đơn n hàng quan tâm (d a trên sự ố PO của khách hàng) sẽ xem được tình tr ng. ạ Điều này minh chứng rằng ES giúp tác vụ này nhanh chóng và d dàng h n r t nhi u trong môi ễ ơ ấ ề trường th công. Bủ áo cáo liệt kê các b c trong quy trình, ngày và tình tr ng các bướ ạ ước được hoàn thành (Completed) hoặc chốt (Cleared). Hình 3-18 hiển th n hàng này ị đơ đã hoàn thành tất cả các b c, b c cu i cùng sẽ hiển thị “ướ ướ ố Cleared”. Hình 3-19 cho thấy một SO chỉ cịn bước cuối cùng chưa hoàn thành “Accounting Document” và được hiển th là “Not Cleared”. ị
Hình 3-19. Báo cáo tình tr ng m t n hàng ch a hồn b c thanh tốn ạ ộ đơ ư ở ướ 3.3.2.Thông tin c p t ng th ấ độ ổ ể
Như ã trình bày trong m c 2.3.2, nhà qu n l có th trích lđ ụ ả ý ể ục tổng h p các báo ợ cáo khác nhau ở cả hai góc độ: tình trạng trong m t bộ ước cụthể (1) ho c tồn b quy ặ ộ trình (2). Delivery due list và billing due list (trình bày trong m c 3.1) là ví dụ ụ điển hình cho tr ng h p (1) hiườ ợ ển thị các đơn hàng bở ước cụ thể - các đơn hàng cần chuyển hoặc tạo hố n. Hình 2-5 ã trình bày trong m c 2.3.3 ví d cho báo cáo đơ đ ụ ụ tổng h p tồn b quy trình. Báo cáo này t ng h p các ợ ộ ổ ợ đơn hàng c a khách hàng trong ủ quý 1 và thông tin cụ thể c a n hàng trong tháng 1. Ngồi ra, có biủ đơ ểu đồ ổ t ng hợp dạng pie-chart các nguyên do chậm trễ.
Nhìn b ng báo cáo có thả ể thấy SSB có 7,11 và 15 đơn hàng t ng ng cho 3 ươ ứ tháng u n m. Tháng 2 là tháng t t nhđầ ă ố ất về ệ vi c chuy n hàng úng thể đ ời hạn. Tháng 1 là tháng có h n phân n a n hàng giao tr hơ ử đơ ễ ạn. Khi báo cáo này hi n th trên màn ể ị hình, nhà qu n l cả ý ó thể “drill down” để xem chi ti t h n. Click vào tháng 1 s hi n ế ơ ẽ ể thị chi ti t nh ng n hàng trong tháng 1 ế ữ đơ ở b ng bên dả ưới. Bảng thể hi n nh ng thông ệ ữ tin nh tên khách hàng, s ư ố đơn hàng, ngày t và ngày chuy n, giá tr đặ ể ị đơn hàng và c ả
lý do trễ. Những n hàng hi n th l do trđơ ể ị ý ễ là Out of stock (Stock out) là do SSB không s n ph m trong kho đủ ả ẩ để đáp ng yêu c u c a khách hàng. ứ ầ ủ
Một khi nhà qu n l bi t ả ý ế đượ ýc l do quy trình làm vi c khơng hi u qu nhệ ệ ả ư mong mu n, h có thố ọ ể tìm hi u thêm thơng tin chi tiể ết từ ệ thố h ng tìm ra nguyên để do tiềm ẩn. Ch ng hẳ ạn, họ ẽ xác đị s nh t i sao SSB không s n ph m cung c p và ạ đủ ả ẩ ấ nguyên nhân chính xác gây chậm trễ việc lấy, đóng gói s n ph m và v n chuy n. Sau ả ẩ ậ ể đó, h sẽọ ra quyết định kh c ph c vấn đề. để ắ ụ
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Giải thích s khác bi t chi n l c bán hàng giự ệ ế ượ ữa sell-from-stock và configure-
to-order?
2. Trình bày nh ng b c chính trong quy trình bán hàng c bữ ướ ơ ản.
3. Mô t ng n g n nh ng ch ng t chính trong quy trình bán hàng và vai trò cả ắ ọ ữ ứ ừ ủa nó trong quy trình.
4. Giải thích s khác bi t giự ệ ữa backorder and stock out.
5. Trình bày về tác động tài chính c a quy trình bán hàng: Bủ ắt đầu tác ng t độ ừ bước nào và tác ng lên các tài kho n nh th nào? độ ả ư ế
6. Giải thích các thu t ng sau: ậ ữ
a. Terms of payment
b. FOB destination và FOB shipping point c. Storage location
d. Open quantity e. Deliveried quantity
f. Delivery due list và billing due list
CÂU HỎI THẢO LUẬN
1. Quy trình bán hàng được mơ t trong ch ng này d ng n giả ươ ở ạ đơ ản. Dựa trên kinh nghiệm của anh/chị hoặc khảo sát t công ty, hãy xác nh và mô t mại đị ả ột quy trình bán hàng phức tạp h n v mơ ề ặt vậ ýt l , chứng t và luừ ồng dữ liệu. Những ch c năng nào trong t chức sẽ tham gia vào quy trình này. ứ ổ
2. Chương này cung c p mấ ột số ví d v thơng tin c p ụ ề ấ độ cá thể (Instance-Level Information) và c p quy trình t ng th (ấ độ ổ ể Process-Level Information). Xác
định thêm hai ví d vụ ề t ng lo i thông tin và giừ ạ ải thích dữ u nào c n thiliệ ầ ết để phát sinh thông tin này.
3. Xác định một số ấn đề v chính liên quan đến một quy trình bán hàng th công, ủ dựa trên gi y tấ ờ. ES loại bỏ ho c giặ ảm sự tác động c a nh ng v n này nh ủ ữ ấ đề ư thế nào?
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM
1. Qui trình bán hàng trong SAP ERP cịn được gọi là a. Order-to-cash process
b. Procure-to-pay process c. Make-to-stock process d. Make-to-order process
2. Trong các qui trình nghi p vệ ụ, tài liệ được gọu i là internal document n u ch ế ỉ dùng ki m soát (và l u hành) nđể ể ư ội bộ được gọ, i là external document n u s ế ẽ được g i đi cho khách hàng hoặc nhận t khách hàng. Tài liệu nào sau đây là ử ừ internal?
a. Customer inquiry b. Quotation c. Sales order d. Invoice
3. Trong các qui trình nghi p vệ ụ, tài liệ được gọu i là internal document n u ch ế ỉ dùng ki m soát (và l u hành) nđể ể ư ội bộ được gọ, i là external document n u s ế ẽ được g i đi cho khách hàng hoặc nhận t khách hàng. Tài liệu nào sau đây là ử ừ internal?
a. Confirmation of Payment b. Quotation
c. Packing list d. Goods issue
4. Nhóm tài li u nào sau ây là các transaction data t o ra t qui trình bán hàng ệ đ ạ ừ order-to-cash?
a. Customer inquiry, Quotation, Sales order, Outbound delivery document, Packing list, Goods issue, Invoice, Confirmation of Payment.
b. Purchase requisition, Request for quotation, Quotation, Purchase order, Goods receipt, Packing list, Invoice, Confirmation of payment. c. Purchase requisition, planned order, production order, goods receipt,
goods issue.
d. Khơng có nhóm nào úng đ
5. Để thực hi n thao tác pick hàng, chúng ta c n nh p các thông tin nào sau ây ệ ầ ậ đ trước
a. Số lượng m t hàng sặ ẽ được giao b. Plant
c. Storage location d. Tất cả các câu u úng đề đ
6. Thông tin nào sau ây là quan tr ng trong m t sales order đ ọ ộ a. Line items & Terms of payment
b. Terms of delivery & Schedule lines c. Terms of pricing conditions d. Tất cả các câu u úng đề đ
7. Nhóm document nào sau ây sđ ẽ tác động n FI sau khi đế được tạo ra a. Inquiry, Quotation, Sales order
b. Goods Issue, Outbound delivery document, Invoice c. Goods issue, Invoice, Customer payment
d. Invoice, Purchase order, customer payment
8. Thuật ng nào i di n cho khoữ đạ ệ ản tiền mà công ty thu được bằng cách bán s n ả phẩm và d ch v c a mình? ị ụ ủ
a. Liabilities b. Assets c. Expenses d. Revenue
a. Revenue b. Assets c. Liabilities d. Equity
10.Trong SAP ERP, Các phát bi u nào sau ây khơng úng? ể đ đ
a. Bút tốn th c hi n trự ệ ả tiền thuê tài s n cho i tác ả đố được thực hi n th ệ ủ công trên phân h k tốn tài chính FI ệ ế
b. Bút tồn giảm tồn kho, t ng chi phí giá v n hàng bán trong quá trình ă ố bán hàng ph i ả được kế toán th c hiự ện thủ cơng trên phân h k tốn tài ệ ế chính FI
c. Bút toán t ng doanh thu, t ng ph i thu ng i mua ă ă ả ườ được hệ thống thực hiện tự động trong quy trình bán hàng
d. Bút toán trả tiền cho nhà cung c p ấ được thực hi n th công trên phân ệ ủ hệ k toán FI ế
CHƯƠNG 4. QUY TRÌNH MUA HÀNG (PROCUREMENT PROCESS) MỤC TIÊU
Sau khi h c ch ng này, sinh viên s n m ọ ươ ẽ ắ được: - Mơ t các b c trong quy trình mua hàng. ả ướ
- Giải thích vai trò c a các b ph n ch c n ng trong quy trình mua hàng. ủ ộ ậ ứ ă
- Xác nh dđị ữ liệu, ch ng t và lu ng thông trong t ng bứ ừ ồ ừ ước của quy trình.
- Giải thích s tác ng tài chính c a mự độ ủ ột số bước trong quy trình mua hàng đến tổ ch c. ứ
- Giải thích vai trị c a ES trong viủ ệc hỗ trợ quy trình mua hàng.
NỘI DUNG
1.Các khái niệm cơ bản
Trong m t doanh nghi p, vi c mua hàng nói riêng và mua s m nói chung th ng ộ ệ ệ ắ ườ được phụ trách bởi một b phận chuyên trách, th ng ộ ườ được gọi là purchasing organization hoặc purchasing department (bộ ph n ph trách mua hàng). Vi c mua ậ ụ ệ hàng ph i ả được th c hiện theo nh ng quy trình c ự ữ ụthể, đảm b o tính minh b ch v ả ạ ềtài chính, áp ng các yêu cđ ứ ầu về ặt tổ chứ m c c ng nh tính pháp l . ũ ư ý
Quy trình mua hàng óng vai trị áp ng nhu c u vđ đ ứ ầ ật t cư ủa các bộ ph n bên trong ậ một doanh nghi p. Qui trình mua hàng có th là: mua nguyên vệ ể ật liệ đu áp ng cho ứ nhu c u sầ ản xuất; thuê các d ch vị ụ b o trì, sả ửa chữa trang thiết bị, c sơ ở h t ng; nh p ạ ầ ậ các vật t mang tính th ng mư ươ ại (Trading goods). Chẳng h n công ty ạ GBI cần nh p ậ các sản ph m nh áo thun, chai nẩ ư ướ để làm quà t ng cho khách hàng khi mua sc ặ ản phẩm là xe đạp th thao do cơng ty sể ản xuất.
Quy trình mua hàng cịn được đề ậ c p bởi các thuật ngữ: buying process, requisition-to-pay process. Thu t ng ậ ữrequisition- -payto thể ệ hi n qui trình mua hàng thường được bắt đầu b i viở ệc xuất hi n nhu c u mua s m bên trong doanh nghiệ ầ ắ ệp (purchase requisitions), sau đó các nhu c u này ầ được phê duy t và cu i cùng là doanh ệ ố nghiệp hồn t t khâu thanh tốn cho nhà cung c p (ấ ấ payment).
Qui trình mua hàng nói chung được phân loại dướ ạng hai mơ hình: B2C (Business i d
to Customers) và B2B (Business to Business) .
Mơ hình B2C đề cập đến nh ng tình hu ng mua hàng xu t phát t nhu cữ ố ấ ừ ầu của từng cá nhân (khách hàng). Ch ng h n khách hàng n mua sẳ ạ đế ắm t i mạ ột siêu thị,
khách hàng mua sắm trực tuy n trên m t trang th ng m i ế ộ ươ ạ điện tử và sau ó thanh đ tốn b ng th tín d ng, ví ằ ẻ ụ điệ ửn t , …
Mơ hình B2B xuất hi n khi nhu c u mua sệ ầ ắm là của doanh nghi p, và nhu c u ệ ầ này tác ng trđộ ực tiếp ho c gián ti p ặ ế đến một mục tiêu kinh doanh nào ó c a doanh đ ủ nghiệp (business requirements). Quy trình B2B ịi h i tính nghi p vđ ỏ ệ ụ chặt chẽ ơn h và ph i áp ả đ ứng các yêu c u theo qui nh c a pháp lu t. Có nhi u y u t và thuầ đị ủ ậ ề ế ố ật ngữ nghi p v liên quan n qui trình B2B. ệ ụ đế
2.Quy trình nghiệp vụ mua hàng 2.1.Quy trình c b n ơ ả
Quy trình mua hàng thường bắ ầt đ u khi một bộ ph n trong công ty th hi n nhu ậ ể ệ cầu c a mình thơng qua viủ ệc tạo ra m t phi u ộ ế đề xuất mua hàng (Purchase
requisition). Phi u ế đề xuất này sau khi được phê duyệt sẽ chuy n sang cho b ph n ể ộ ậ phụ trách mua hàng. B ph n này ti n hành qui trình mua hàng, lộ ậ ế ựa chọn nhà cung cấp và g i n t hàng (ử đơ đặ Purchase order) cho nhà cung c p. Sau khi hàng ấ được giao tới, bộ ph n kho ti n hành th t c nh p kho, ki m tra danh m c hàng ậ ế ủ ụ ậ ể ụ đượ đc óng gói (Packing list) và t o phi u nh p kho (ạ ế ậ Goods receipt document) để xác nh n vi c nhậ ệ ập hàng. Ti p theo, b ph n kế ộ ậ ế tốn ti p nh n hóa ế ậ đơn (Vendor invoice) t nhà cung c p ừ ấ và th c hi n th t c thanh toán và l u lự ệ ủ ụ ư ại chứng t thanh toán (ừ Vendor payment).