Hình 3-14. Tác ng tài chính khi nh n thanh toán t khách hàng độ ậ ừ
Ví dụ: Doanh nghi p g i hàng ệ ử đến cho khách hàng với tổng giá tr n hàng là $2940 ị đơ và khách hàng ghi n ợ.
Nghiệp v này làm doanh thu bán hàng (ụ revenue from sales) và tài kho n phả ải thu (accounts receivable) t ng $2940. ă Giả sử t ng chi phí cổ ủa tất cả hàng hoá bán cho khách hàng có giá trị là $2170 thì kho thành phẩm (inventory finished goods) giảm $2170 và giá v n hàng bán (ố cost of goods sold) t ng kho n t ng ng. ă ả ươ ứ Giá trị chênh lệch được thể hi n trong ệ Net income là $770 và s ẽ được kết chuyển vào lợi nhuận sau
Hình 3-14 thể ệ hi n sựtác động tài chính khi bộ ph n k toán nh n thanh toán tậ ế ậ ừ khách hàng. K toán s ghi nh n nghiế ẽ ậ ệp vụ kinh t phát sinh là gi m tài kho n phế ả ả ải thu và t ng ti n m ă ề ặt.
3.Vai trò c a ES trong quy trình bán hàng ủ
Trong ch ng 2 ã cươ đ đề ập đến việc ES giúp điều hành quy trình nghi p v hi u ệ ụ ệ quả h n b ng cách hơ ằ ỗtrợthực thi quy trình, thu th p và l u tr dậ ư ữ ữ liệu quan tr ng, ọ kiểm soát th c hi n quy trình. Trong mự ệ ục 2 ở trên ã trình bày mđ ột số v n x y ra ấ đề ả khi th c hi n quy trình bán hàng trong môi tr ng th công, ph n này s cho th y ự ệ ườ ủ ầ ẽ ấ ES
hỗ trợ nh th nào trong viư ế ệc thực hi n quy trình bán hàng. ệ
3.1.Thực thi quy trình
Nhưđã trình bày, quy trình bán hàng bao g m chu i các bồ ỗ ước nghiệp v phụ ải hoàn thành theo tuần tự. Nếu s d ng hử ụ ệ thống, những người liên quan trong quy trình có thểđăng nh p vào hậ ệ thống và xác nh đị đượ đơc n hàng nào s n sàng giao, ẵ đơn hàng nào đã làm hoá n,… b i vì tđơ ở ất cả ữ d liệu nghiệp v ụ đượ ưc l u tr trong cữ ơ sở d ữliệu dùng chung. H ệthống cung c p sấ ự kết nối dễ dàng đến d liữ ệu c n thiầ ết để giúp nhân viên hoàn thành các bđỡ ước. Ví dụ: hàng hoá nào được đặt, chuy n hàng ể khi nào, chi phí bao nhiêu, ai ã g i hoá n, ph ng th c thanh toán. đ ử đơ ươ ứ
Sau ây là mô tđ ả nhân viên sử d ng h ụ ệthống doanh nghi p nh th nào hoàn ệ ư ế để thành t ng b c trong quy trình bán hàng. ừ ướ
3.1.1. Tạo Quotation
- Khi SSB nh n ậ Inquiry t khách hàng, nhân viên b ph n bán hàng s từ ộ ậ ẽ ạo
Quotation. Nhân viên sẽđăng nh p vào hậ ệ thống ERP và tìm ki m thông tin ế về khách hàng (Hình 3-15, vùng đánh s 1). Nố ếu thông tin t n tồ ại, hệthống sẽ tựđộng l y nh ng dấ ữ ữ liệu liên quan n khách hàng và đế Quotation như số tài khoản, địa chỉ, ph ng th c thanh toán và v n chuy n. Nhân viên s so sánh ươ ứ ậ ể ẽ những dữ liệu này v i thông tin trong ớ Inquiry và c p nh t vào hậ ậ ệ thống n u ế cần.
- Sau ó, nhân viên s nh p s n ph m và sđ ẽ ậ ả ẩ ố lượng trong Inquiry vào hệ thống. Hệ thống s l y nh ng thông tin v s n ph m nh : mã s n phẽ ấ ữ ề ả ẩ ư ả ẩm, mô tả, tồn kho,… và hiển thịtrên Quotation. Ngoài ra, h ệthống cũng s l y nh ng thông ẽ ấ ữ tin v chính sách giá ã th ng nhề đ ố ất với khách hàng đượ ưc l u trên hệ thống hoặc giá chu n cẩ ủa sản phẩm. Nếu bất kỳ dữ liệu n n (ề master data – xem chương 2) nh : hàng hoá, khách hàng, chính sách giá,… ch a ư ư được khai báo trên hệ thống thì nhân viên này phải tạo tr c khi xướ ử lý.
- Hệ thống s t ẽ ự động tính chính sách thu , phí vế ận chuyển, t ng giá tr cho ổ ị đơn hàng và bao g m ngày nhân viên t o ồ ạ Quotation. Nhân viên c ng có thũ ể xem lại dữ liệu của Quotation và có thể chỉnh sửa nếu c n. Khi hoàn thành, nhân ầ viên s l u ẽ ư Quotation trong hệ thống, lúc này hệ thống s tẽ ựđộng phát sinh mã số duy nh t cho ấ Quotation.
- Nhân viên có th in, fax hoể ặc gửi bằng hệ thống email tựđộng trực tiế đếp n khách hàng. Tất cả nh ng dữ ữ liệu liên quan n đế Quotation sẽđượ ưc l u trữ trong c sơ ở dữ liệu dùng chung trong hệ thống doanh nghi p và dệ ễ dàng kết nối để hỗ trợ các bước tiếp theo trong quy trình.
3.1.2. Tạo Sales Order (SO)
- Khi nhân viên nh n ậ được yêu cầu đặt hàng (Customer PO) từ khách hàng, nhân viên b ph n bán hàng sộ ậ ẽđăng nh p vào hậ ệ thống và tìm Quotation đã được tạo trước đó. N u có, nhân viên sế ẽ hi n thể ị và xem xét có tương thích với
PO không. N u gi ng, nhân viên s lế ố ẽ ấy dữliệu trong Quotationđể tạo SO (Hình 3-15 vùng 2) và thay , đổi dữ liệu nếu cần.
- Nếu Quotation không t n t i, nhân viên s t nh p tồ ạ ẽ ự ậ ất cả nh ng dữ ữ liệu cần thiết nh trong mư ột Quotation để t o ạ SO. Ngoài ra, nh ng dữ ữ liệu nh ngày ư vận chuy n và ể địa chỉ chuy n hàng sể ẽđược gợi ý t ng t hự độ ừ ệ thống được thiết lập từ trước nh ngày v n chuy n s m nh t có th hoư ậ ể ớ ấ ể ặc địa chỉ ầ g n nhất. Nhân viên có thể chấp nh n ho c c ng có thậ ặ ũ ể chỉnh lại địa chỉ theo yêu c u ầ của khách hàng hoặc vì nh ng l do khác. Khi hoàn thành xong nhân viên s ữ ý ẽ lưu l Tại. ại thờ đ ểi i m này, hệ thống s tẽ ựđộng phát sinh mã s duy nh t cho ố ấ
SO và người tạo.
- Tất cả nh ng dữ ữ liệu liên quan n đế SO s ẽ được lưu tr trong cữ ơ s d ở ữliệu dùng chung. Nhân viên kho có thểđăng nh p vào hậ ệ thống nh kđị ỳđể ể ki m tra có SO nào c n ầ được xử lý. Ngoài ra, hệ th ng c ng có th ố ũ ể được cấu hình tự ng độ để nh c nh nhân viên kho thông qua mail nh ng ắ ở ữ đơn hàng c n ầ đượ đc óng gói để chuẩn b chuyị ển.
3.1.3. Chuẩn b chuy n hàng (Prepare shipment) ị ể
- Khi nhân viên kho ng nh p, h đă ậ ệthống s ẽtrích xu t ấ Delivery due list cho họ. Đây là danh sách các SO cần chu n bẩ ịđể chuyển hàng trong ngày đểđáp ng ứ kịp ngày yêu c u nh n hàng c a khách hàng. Hầ ậ ủ ệ thống xác nh danh sách này đị dựa trên ngày yêu c u chuy n hàng (ầ ể delivery dates) và th i gian ờ ước lượng cần chuđể ẩn b óng gói và v n chuy n n khách hàng. S ị đ ậ ể đế ự ước lượng này là một yếu t khi khai báo trong dố ữ liệu nền cho hệ thống và sẽđược canh ch nh ỉ định kỳ d a trên thự ời gian th c cự ần hoàn thành nghiđể ệp vụ này. Xem lại SO
trong Hình 3-5, n hàng ch rõ ngày mong mu n nh n hàng c a khách hàng đơ ỉ ố ậ ủ là 1 tháng 8 (delivery date). Nếu trung bình th i gian chu n b ờ ẩ ị đóng gói chuyển hàng là 1 ngày và th i gian ờ ước lượng v n chuy n hàng là 3 ngày thì h để ậ ể ệ thống sẽđư đơa n hàng vào danh sách Delivery due list vào ngày 28 tháng 7 (không tr h n 4 ngày tr c ngày 1 tháng 8). ễ ơ ướ
Hình 3-16. Delivery due list
- Hình 3-16 là danh sách các SO cần xử ý l trong ngày. Danh sách li t kê 3 n ệ đơ hàng (#42, 43, 44, c t ộ đánh s 1) c n ph i chuy n trong m t ngày c ố ầ ả ể ộ ụthể. Trong danh sách hi n th chi tiể ị ết từng s n phả ẩm cần lấy trong m i n hàng (4), s ỗ đơ ố lượng khách hàng đặt (số 2 – confirmed quantity), sốlượng c n ph i chuy n ầ ả ể (số 3 – open quantity). Thông th ng s ườ ốlượng 2 c t này gi ng nhau, ch khác ộ ố ỉ khi ã chuy n m t ph n tr c ó. đ ể ộ ầ ướ đ
- Khi m t ộ đơn hàng được chọn xử ý ệ l , h thống s trích l c nhẽ ụ ững dữ liệu liên quan t ừSO, dữ liệu n n v s n ph m và nh ng ngu n d u khác (vùng ề ề ả ẩ ữ ồ ữliệ đánh số 3 trong Hình 3-15). Hệ thống s s d ng nh ng d ẽ ử ụ ữ ữliệu này để t o các ch ng ạ ứ từ c n thiầ ết là picking document và packing list.
- Nhân viên kho s lẽ ấy picking document (file in ho c dùng trên thiặ ết bịđiệ ửn t ) đi đến v trí chị ỉđịnh nh kư ệ, kho,… l y hàng và óng gói. Nhân viên c ng để ấ đ ũ sẽ ki m tra hàng óng gói này v i danh sách trong ể đ ớ packing list và ính kèm đ nó v i hàng. Sau ó, nhân viên chuy n hàng ã óng gói ớ đ ể đ đ đến shipping point– điểm tập k t ế để v n chuy n hàng giao cho khách hàng ho c m t vậ ể ặ ộ ị trí trong kho n i mà hàng sơ ẽđược lấy và v n chuy n lên xe tậ ể ải.
- Ngoài ra, nhân viên s ẽ đăng nhập lại vào h ệthống hi n th lể ị ại picking document và nh p vào sậ ố lượng ã l y, vđ ấ ị trí lấy. Hệ thống s tẽ ựđộng ính kèm ngày và đ người hoàn thành b c này. ướ
3.1.4.Vận chuy n hàng (Send Shipment) ể
Khi hàng óng gói đ được vận chuy n b i ng i giao hàng ho c công ty vể ở ườ ặ ận chuyển, nhân viên kho sẽ trích l c n hàng t h ụ đơ ừ ệthống và bi u hiể ện là hàng ã đ được vận chuy n (vùng 4 Hình 3-15). ây là nghi p v có tác ng n tài chính nhể Đ ệ ụ độ đế ưđã trình bày trong m c 2.4. C ng nh các b c nghi p v trên, các dụ ũ ư ướ ệ ụ ữ liệu liên quan s ẽ đượ ực t động phát sinh và l u tr trong c s dư ữ ơ ở ữ liệu nh ngày t o, ng i hoàn thành ư ạ ườ tác vụ, thông tin liên quan n ngđế ườ ậi v n chuy n. ể
3.1.5. Tạo và g i hoá n (Invoice) ử đơ
Ngay khi n hàng ã g i i thì có th s n sàng t o hoá đơ đ ử đ ể ẵ ạ đơn. Hệ thống có th ể được cấu hình x lử ý nghiệp v này vụ ới các cách sau:
- Tựđộng phát sinh hoá n và gđơ ửi email trực tiế đếp n khách hàng. - Gửi email đến nhân viên phòng k toán ph trách hoá n nh c nh . ế ụ đơ để ắ ở - Hoặc n gi n là a ra danh sách các n hàng ã g i cđơ ả đư đơ đ ử ần tạo hoá n trong đơ
hệ thống để chờ nhân viên k toán x l . Danh sách này ế ử ý được gọi là Billing due list.
Hình 3-17. Billing due list
Hình 3-17 là ví d v mụ ề ột Billing due list trong hệ thống. Danh sách hi n th 3 ể ị đơn hàng đã vận chuyển cần x lử ý, tên khách hàng (1), số chứng t chuy n hàng (2). ừ ể Khi nhân viên k toán ế đăng nhập và hi n thể ị billing due list và ch n m t trong nh ng ọ ộ ữ dòng c n xầ ử l , hý ệ thống s l y và hiẽ ấ ển thị ấ t t cả nh ng dữ ữ liệu liên quan (vùng 5
trong Hình 3-15). Khi nhân viên hoàn tất sẽ ư l u lại hoá n trên hđơ ệ thống (vùng 5 trong Hình 3-15) và sau đó g i hoá ử đơ đến n khách hàng thông qua b u ư điện, fax hoặc email.
3.1.6.Nhận và x l thanh toán c a khách hàng (Payment) ử ý ủ
Bước cuối cùng trong quy trình này là ghi nhậ ạn l i việc thanh toán c a khách ủ hàng. Khi khách hàng g i thanh toán (ti n m t ho c chuy n kho n ngân hàng), nhân ử ề ặ ặ ể ả viên k toán sế ẽđăng nh p vào hậ ệ thống và tìm ki m tài kho n cế ả ủa họ (vùng 6 trong Hình 3-15). Hệthống s hiẽ ển thị ấ t t cả các hoá đơn c a khách hàng này, nhân viên k ủ ế toán sẽ chọn hoá n t ng ng vđơ ươ ứ ới số tiền được thanh toán và l u dư ữ liệu (vùng 6 trong Hình 3-15). Hệthống sau đó sẽ ghi nh n là hoá ậ đơn đã được chi tr và c p nhả ậ ật các tài kho n k toán liên quan (tài kho n ti n mả ế ả ề ặt/hoặc ngân hàng và tài kho n phả ải thu khách hàng) nhưđã th o lu n trong m c 2.4. ả ậ ụ
3.2.Thu thập và l u tr dư ữ ữ liệu
Vai trò kế tiếp của ES là thu th p và l u tr tậ ư ữ ất cả ữ d liệ đượu c phát sinh trong từng bước quy trình khác nhau. Vai trò này được thể ệ ấ hi n r t rõ ràng trong m c 3.1 ụ ở trên. Trong m i b c mô tỗ ướ ảở trên, ta có thể thấy h thệ ống l y dấ ữ li u t nguệ ừ ồn khác nhau, t ng h p và l u tr chúng. Ngu n d ổ ợ ư ữ ồ ữliệu có th bao gể ồm từ ữ d u n n có s n liệ ề ẵ trong hệ thống nh khách hàng, ư materials, chính sách giá,… ; dữ liệ đượu c phát sinh ở bước trước đó; d ữliệu cho ng i dùng nh p vào; d u do h ườ ậ ữliệ ệthống phát sinh nh ư ngày t o, ngạ ười thực hi n tác v . ôi khi, nhệ ụ Đ ững dữ liệu này được sử ụ d ng để thực hiện bước tiếp theo, một số trường h p khác thì s d ng dợ ử ụ ữ liệu này t ng h p để ổ ợ thông tin giúp công ty ki m soát quy trình. ể
3.3.Kiểm soát quy trình
3.3.1.Thông tin c p cá th ấ độ ể
ES giúp chúng ta ki m soát tình tr ng c a quy trình mể ạ ủ ở ức độ cá thể và t ng thổ ể. Đối với m c ứ độ cá th , công ty mong muể ốn xác nh m t n hàng cđị ộ đơ ụ thể ủ c a khách hàng ang th c hi n n b c nào trong quy trình bán hàng. đ ự ệ đế ướ Để làm đượ đc iều này phải cung c p cho h ấ ệthống thông tin c n thi t nh s ầ ế ư ố đơn hàng, hệthống sẽ tìm kiếm những dữ liệu liên quan n n hàng và hi n th trong mđế đơ ể ị ột bảng báo cáo. B ng báo ả cáo này sẽ chỉ rõ n hàng ang đơ đ được thực hi n n b c nào trong quy trình. ệ đế ướ
Nếu khách hàng g i ọ điện cho SBB ki m tra tình tr ng để ể ạ đơn hàng, nhân viên không phải tốn nhi u th i gian và công s c nh ã trình bày trong ví d m c 2.3.1. ề ờ ứ ư đ ụ ở ụ Nhân viên sẽđăng nh p vào hậ ệ thống và tìm t t cấ ả nh ng ữ đơn hàng liên quan n đế khách hàng. Hệ thống s hi n th danh sách n hàng và nhân viên sẽ ể ị đơ ẽ chọ đơn n hàng quan tâm (d a trên sự ố PO của khách hàng) sẽ xem được tình tr ng. ạ Điều này minh chứng rằng ES giúp tác vụ này nhanh chóng và d dàng h n r t nhi u trong môi ễ ơ ấ ề trường th công. Bủ áo cáo liệt kê các b c trong quy trình, ngày và tình tr ng các bướ ạ ước được hoàn thành (Completed) hoặc chốt (Cleared). Hình 3-18 hiển th n hàng này ị đơ đã hoàn thành tất cả các b c, b c cu i cùng sướ ướ ố ẽ hiển thị “Cleared”. Hình 3-19 cho thấy một SO chỉ còn bước cuối cùng chưa hoàn thành “Accounting Document” và được hiển th là “Not Cleared”. ị
Hình 3-19. Báo cáo tình tr ng m t n hàng ch a hoàn b c thanh toán ạ ộ đơ ư ở ướ3.3.2.Thông tin c p t ng th ấ độ ổ ể 3.3.2.Thông tin c p t ng th ấ độ ổ ể
Như ã trình bày trong m c 2.3.2, nhà qu n l có th trích lđ ụ ả ý ể ục tổng h p các báo ợ cáo khác nhau ở cả hai góc độ: tình trạng trong m t bộ ước cụthể (1) ho c toàn b quy ặ ộ trình (2). Delivery due list và billing due list (trình bày trong m c 3.1) là ví dụ ụđiển hình cho tr ng h p (1) hiườ ợ ển thị các đơn hàng bở ước cụ thể - các đơn hàng cần chuyển hoặc tạo hoá n. Hình 2-5 ã trình bày trong m c 2.3.3 ví d cho báo cáo đơ đ ụ ụ tổng h p toàn b quy trình. Báo cáo này t ng h p các ợ ộ ổ ợ đơn hàng c a khách hàng trong ủ