CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Sự khác nhau gi a mơ hình B2C và B2B? ữ
2. Trình bày t ng quát v qui trình mua hàng: các b c và vai trò cổ ề ướ ủa mỗ ước.i b 3. Trình bày v n tắ ắt về các chứng từ xuất hi n trong quá trình mua hàng. ệ 4. Giải thích v khái ni m: kh n ng drill-down trong các báo cáo cề ệ ả ă ủa ES. 5. Như th nào là quy trình ki m tra ba bế ể ước trước khi k toán bên mua th c hiế ự ện
thanh toán cho nhà cung cấp. Xác định các ch ng t có liên quan. Trình bày ứ ừ vai trị c a ES trong viủ ệc tự động hóa quy trình ki m tra này. ể
6. Trình bày về tác động tài chính c a quy trình mua hàng: Bủ ắt đầu tác ng t độ ừ bước nào và tác ng lên các tài kho n nh th nào? độ ả ư ế
7. Giải thích các thu t ng sau: ậ ữ
a. Free-on-board b. Payment terms c. Quantity discount d. Backordered quantity
CÂU HỎI THẢO LUẬN
1. Quy trình mua hàng được mơ t trong ch ng này d ng ả ươ ở ạ đơn giản. D a trên ự kinh nghiệm của anh/chị hoặc khảo sát t i công ty, hãy xác nh và mô t mạ đị ả ột quy trình mua hàng phức tạp h n v mơ ề ặt vậ ýt l , chứng t và lu ng dừ ồ ữ liệu. Những ch c năng nào trong t chức sẽ tham gia vào quy trình này. ứ ổ
2. Chương này cung c p mấ ột số ví d v thông tin c p ụ ề ấ độ cá thể (Instance-Level Information) và c p quy trình t ng th (ấ độ ổ ể Process-Level Information). Xác
định thêm hai ví d vụ ề t ng lo i thơng tin và giừ ạ ải thích dữ u nào c n thiliệ ầ ết để phát sinh thông tin này.
3. Xác định một số ấn đề v chính liên quan n mđế ột quy trình mua hàng th cơng, ủ dựa trên gi y tấ ờ. ES loại bỏ ho c giặ ảm sự tác động c a nh ng v n này nh ủ ữ ấ đề ư thế nào?
4. Tình hu ng: Bên bán khơng nh n ố ậ được thanh toán từ bên mua sau một thời gian ã giao hàng và giao hóa n. đ đơ Đại di n bên bán than phi n v v n vệ ề ề ấ đề ới người qu n l c a bên mua. V i vai trò là ngả ý ủ ớ ười quản lý, anh/ch phảị i ti n ế hành rà sốt quy trình nh th nào ư ế để xác định v n ? ấ đề
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM
1. Biểu sau ây th hi n qui trình đồ đ ể ệ
a. Bán hàng (fulfillment/sales process) b. Mua hàng (procurement/buying process) c. Nhập kho (inventory process)
d. Sản xu t (production process) ấ 2. Bước cuối cùng c a quy trình mua hàng? ủ
a. Invoice
b. Purchase Requisition c. Payment
d. Purchase Order
3. Nhóm tài li u nào sau ây là các transaction data t o ra t qui trình mua hàng ệ đ ạ ừ procure-to-pay?
a. Customer inquiry, Quotation, Sales order, Outbound delivery document, Packing list, Goods issue, Invoice, Confirmation of Payment.
b. Purchase requisition, Request for quotation, Quotation, Purchase order, Goods receipt, Packing list, Invoice, Confirmation of payment. c. Purchase requisition, planned order, production order, goods receipt,
goods issue.
d. Khơng có nhóm nào úng. đ
4. Trong qui trình mua hàng procure- -pay, khi GBI nh n to ậ được invoice t nhà ừ cung c p, tr c khi th c hi n thanh toán k toán cấ ướ ự ệ ế ủa GBI cần ph i kiả ểm tra sự khớp nhau của các tài liệu: (g i là qui trình ki m tra 3 bọ ể ước)
b. Sales order, Outbound delivery document, Invoice, Confirmation of payment
c. Invoice, Goods receipt, confirmation of payment d. Invoice, Goods receipt, Purchase order
5. Bước nào trong quy trình mua hàng tác ng tài chính? độ a. Purchase requisition
b. Purchase order
c. Goods receipt document d. Tất cả đều úng đ
THỰC HÀNH HỆ THỐNG 1. Minh hoạ trên hệ thống SalesUp ERP c a GESO ủ
GESO (Công ty TNHH Gi i Pháp Doanh Nghi p Toàn C u) ả ệ ầ được thành lập năm 2010, là một trong nh ng công ty cung c p gi i pháp ph n m m qu n lữ ấ ả ầ ề ả ý hiếm hoi trên th gi i, nh m vào các doanh nghi p t m trung ế ớ ắ ệ ầ ở Việt Nam với mong mu n ố tạo t phá t viđộ ừ ệc ứng d ng các công c qu n l tiên ti n. ụ ụ ả ý ế
Rất nhi u doanh nghi p Vi t trong ngành hàng tiêu dùng, d c phề ệ ệ ượ ẩm, mỹ phẩm, đặc biệt là nh ng doanh nghiệp tầm trung ý th c ữ ứ được tầm quan trọng c a việc ng ủ ứ dụng nh ng công c qu n l . Tuy nhiên, thách thữ ụ ả ý ức cho h là tìm ọ được những giải pháp v a thõa mãn ừ được tính c thù c a ngành hàng và chi phí đặ ủ đầu tư ở ức chấ m p nhận được.
Các ph n m m qu n l n c ngoài trong nhi u tr ng h p khó tìm th y s ầ ề ả ý ướ ề ườ ợ ấ ự tương thích với đặc thù kinh doanh Vi t Nam. H n n a, chi phí cao là rào c n l n ệ ơ ữ ả ớ cho các doanh nghi p này. ệ
Nhận th y nhu c u r t chính áng c a doanh nghi p, GESO ã phát tri n công ấ ầ ấ đ ủ ệ đ ể cụ h ỗtrợ phân ph i SalesUp DMS và SalesUp ERP – hi n ố ệ được xem là tiên ti n nhế ất hiện nay. ây là công cĐ ụ được phát triển dựa trên suy ngh , ĩ ước muốn của những người qu n l , ả ý đ ều hành t i các doanh nghi p Vii ạ ệ ệt Nam.
Nhóm nghiên c u và phát triứ ển của GESO ã dành h n 3 n m phát tri n đ ơ ă để ể SalesUp. Nhóm nghiên c u này ứ được dẫn dắt bởi 2 người đồng sáng l p, có hậ ọc vị tiến s – mĩ ột ở Việt Nam và một ở Silicon Valley, California (M ) ỹ
Người ở Việt Nam là anh Phan Cơng Chính, m t trong nh ng chuyên gia CNTT ộ ữ hiếm hoi, đượ đc ào t o bài bạ ản, đồng th i i chuyên sâu vào lãnh v c phát triờ đ ự ển các công c qu n l . T t nghi p ti n s tụ ả ý ố ệ ế ĩ ại Đức (về CNTT) n m 2006, Ơng Chính v n c ă ề ướ và tr thành Giám ở đốc IT của công ty ICP (X-Men), trực tiếp phối hợp thực hi n ệ thành công SAP. H n th nơ ế ữa, Ơng Chính ã trđ ực tiếp tham gia phát tri n kênh phân ể phối ICP cùng với bộ ph n kinh doanh. ây là c s cho vi c phát tri n SalesUp sau ậ Đ ơ ở ệ ể này mà ICP trở thành khách hàng u tiên s d ng.đầ ử ụ 1
1.1. Cấu hình hệ thống
- Cấu hình hệ thống theo mơ hình doanh nghi p giệ ả định. - Nhập dữ liệu n n liên quan ề
o Dữ liệu n n s n phề ả ẩm (material master)
o Dữ liệu n n khách hàng (ề customer master)
o Dữ liệu n n b ng giá (ề ả pricing conditions)
o Dữ liệu n n nhà cung c p (ề ấ vendor master) - Khai ch ng trình khuy n mãi ươ ế
o Khai các tiêu chí khách hàng để được h ng khuy n mãi ưở ế o Khai điều ki n khuy n mãi ệ ế
o Khai tr khuy n mãi ả ế
1.2. Quy trình bán hàng cơ bản trên hệ thống SalesUp ERP
Lưu : Trong quá trình ý thực hành gi ng viên s cung c p tài li u h ng d n thả ẽ ấ ệ ướ ẫ ực hành chi ti t ế
a. Đơn hàng bán
Ý nghĩa: ghi nh n tậ ất cả các loại n hàng bán phát sinh trong thđơ ực tế ữ gi a công ty với khách hàng.
Cách thực hiện: vào hệ thống theo đường d n: Qu n l bán hàng > ẫ ả ý Chức n ng > ă Đơn hàng bán, màn hình hiển th nh hình ảnh bên d i: ị ư ướ
Tìm ki m ế
Để tìm kiếm n hàng bán đã tạo, d a vào mộ ốđơ ự t s tiêu chí tìm kiếm nh sau: ư - Khách hàng: nh p tên khách hàng c a n hàng bán c n tìm ki m ậ ủ đơ ầ ế - Từ ngày – n ngày: nh p kho ng th gian ã t o n hàng đế ậ ả ời đ ạ đơ - Trạng thái: l c theo tr ng thái n t hàng ọ ạ đơ đặ
- Mã chứng t : tìm theo sừ ố đơn hàng ã t o. đ ạ
- Bấm vào bi u t ng ể ượ để tìm theo các tiêu chí ã ch n. đ ọ
- Bấm vào bi u t ng ể ượ để tiếp t c tìm ki m cho các ụ ế đối tượng khác.
Tạo m i ớ
- Cách 1: upload b ng giá t file excel theo template ả ừ § Lưu ý: l u file ở định dạng Excel 2003, ư
§ Cột mã kho (Cột A): lấy mã theo kho xu t hàng ấ được khai báo t i menu ạ Dữ liệu n n > Kho v n > khai báo kho ề ậ
§ Cột Mã chi nhánh/công ty: l y theo mã chi nhánh/công ty khai báo trên h ấ ệ thống:
o 001: công ty FC FC1: chi nhánh Hà N i ộ
o FC2: chi nhánh Long An
o FC3: Chi nhánh Khánh Hịa
§ Cột ngày: sau khi nh p ngày tháng s d ng ch c n ng format text cậ ử ụ ứ ă ủa excel chỉnh về định d ng text ạ
§ Cột số SO: mã số đơn hàng – ghi chú (lưu : 1 ý đơn hàng t ng đương 1 số ươ SO)
§ Cột mã khách hàng/tên khách hàng: l y mã, tên khách hàng ã khai báo ấ đ trên ERP
§ Mã sản phẩm, tên sản phẩm: lấy mã sản ph m và tên s n ph m bán ã khai ẩ ả ẩ đ báo trên ERP
§ Bán: ghi số lượng bán ra t ng ng vươ ứ ới từng s n ph m ả ẩ
§ Giá VC (đối với BEV): nh p ậ loại giá A ho c giá B t ng ng vặ ươ ứ ới từng đơn hàng
§ Giá hoá n: nh p giá bán cho t ng s n ph m đơ ậ ừ ả ẩ
§ Đơn Khuyến mãi (cột L): Loại đơn hàng bán: trống; Nếu là loại để đơn hàng khuy n mãi: ghi 1=> khi ế đó h ệthống s t tick vào ô ẽ ự đơn hàng khuy n ế mãi có hố n tài chính đơ => hệ thống t mự ặc định giá = 0
§ Click vào bi u t ng ể ượ đểchọ ận t p tin c n upload n hàng bán t ầ đơ ừ máy tính sau ó bđ ấm hệ thống sẽ tự động upload các n đơ hàng lên hệ thống, và báo “ import thành cơng”
§ Người dùng vào t ng ừ đơn hàng c p nh t, áp khuy n mậ ậ ế ại nếu có, l u và ư chốt thơng tin n hàng. đơ
- Cách 2: b m vào bi u t ng ấ ể ượ , màn hình hi n th nh hình bên ể ị ư dưới:
§ Ngày n hàng: nh p ngày thđơ ậ ực tế trên n hàng. đơ § Ngày ngh giao: nh p ngày ngh giao hàng đề ị ậ đề ị
§ Đơn v kinh doanh: chọn n v kinh doanh cho n hàng cần tạo m ị đơ ị đơ ới. § Khách hàng: nh p tìm theo tên ho c mã khách hàng, h ậ ặ ệthống hiển thị danh
sách khách hàng t ng ng theo tiêu chí ng i dùng nh p. ươ ứ ườ ậ § Kênh: ch n kênh cho khách hàng. ọ
§ Kho: Ch n kho t hàng cho n hàng. ọ đặ đơ
o Chiết kh u th ng m i: nh p sấ ươ ạ ậ ố tiền chi t kh u th ng mế ấ ươ ại của đơn hàng. o Ghi chú: Nh p các ghi chú (n u có) cho n hàng ậ ế đơ
o Nhập thông tin s n ph m bán hàng: ả ẩ
+ Mã sản ph m: nh p tìm theo tên hoẩ ậ ặc mã sản phẩm, hệ thống hi n th ể ị danh sách s n ph m theo tiêu chí nhả ẩ ập của người dùng. Chọn sản ph m ẩ cần bán cho.
+ Tên & đơn v tính cị ủa sản ph m: hi n th tẩ ể ị ự động theo thông tin sản phẩm
+ Số lượng: nh p sậ ố lượng cần bán trong n hàng, hđơ ệ thống tự l y n ấ đơ giá trong b ng giá bán và tính thành ti n. ả ề
o Sau khi hoàn tất, bấm vào bi u t ng ể ượ để lưu lại đơn hàng vừa mới tạo.
b. Chức n ng L u và Áp Khuy n mãi: ă ư ế
Ý nghĩa: dựa vào các ch ng trình Khuyến mãi ã khai báo, hươ đ ệ thống kiểm tra các sản ph m ẩ thỏa các chương trình khuyến mãi đã khai báo và tự động tính tr khuy n ả ế mãi cho n hàng. đơ
Cách thực hiện: sau khi t o m i ạ ớ đơn hàng, b m vào bi u t ng ấ ể ượ để hệthống ki m tra và áp khuy n mãi cho khách hàng. ể ế Chỉnh s a & xóa ử
- Nhấp vào bi u t ng ể ượ để chỉnh sửa lại thông tin trong n hàng. đơ - Nếu đơn hàng khơng cịn ch nh sỉ ửa, bấm vào bi u t ng ể ượ để chố đơt n
hàng, n hàng lúc này đơ được chuy n sang bể ước tiếp theo (ch duyờ ệt). Nhấp vào bi u t ng ể ượ xóa n hàng bán ã t o để đơ đ ạ ở trạng thái ch a ch ư ốt.
c. Duyệt n hàng đơ
Ý nghĩa: là chức năng cấp quản lý xác nhận và kiểm tra lại các thông tin trong n đơ hàng tr c khi xu t kho. ướ ấ
Cách thực hiện: vào hệ thống theo đường d n: Qu n l bán hàng > Ch c n ng > ẫ ả ý ứ ă Duyệt n hàng, màn hình hi n th nh hình nh dđơ ể ị ư ả ưới:
Tìm ki m ế
Để tìm kiếm n hàng đã duyệt, d a vào m t số tiêu chí tìm kiếm nh sau: đơ ự ộ ư - Từ ngày - Đến ngày: nh p kho ng th gian c n tìm n hàng ã duyậ ả ời ầ đơ đ ệt. - Đối tượng: tìm kheo mã hoặc tên khách hàng
- Loại n hàng: l c tìm theo lo i n hàng c n duy t đơ ọ ạ đơ ầ ệ - Người tạo: nh p tìm theo ngậ ườ ạo n hàng. i t đơ
- Bấm vào bi u t ng ể ượ để tìm theo các tiêu chí ã ch n. đ ọ - Bấm vào bi u t ng ể ượ để tiếp tục tìm ki m cho các ế đối
tượng khác. Duyệt n hàng đơ
- Bấm vào bi u t ng ể ượ xem thông tin chi ti t trong để ế đơn hàng, màn hình hiển th nh hình nh bên dị ư ả ưới:
- Bấm vào bi u t ng (pop-up) ể ượ đểxem lại thông tin công n , công nợ ợ vỏ két, t ng tổ ấn/khối, tồn kho s n phả ẩm đạt % hạn sử ụ d ng
- Bấm vào bi u t ng ể ượ để duyệt đơn hàng.
d. Xuất kho
Ý nghĩa: xuất kho cho khách hàng theo các n hàng ã duy đơ đ ệt.
Cách thực hiện: sau khi duy hố n tài chínhệt đơ , hệ thống sẽ tự động t o phiạ ếu xuất kho nằm chờ. Vào Qu n lả ý bán hàng > Ch c n ng > Xu t kho màn hình hi n thứ ă ấ ể ị nh ư hình nh bên d i: ả ướ
Tìm ki m ế
Để tìm kiếm phiếu xuất kho đã tạo, d a vào một số Tiêu chí tìm kiếm nh sau: ự ư - Từ ngày - Đến ngày: nh p kho ng th i gian c n tìm phi u xu t kho ậ ả ờ ầ ế ấ
- Số xuất kho: tìm theo s phi u ố ế xuất kho - Số hóa n: tìm phiđơ ếu xuất kho theo s hóa n. ố đơ - Trạng thái: l c theo tr ng thái cọ ạ ủa phiếu xu t kho. ấ
- Bấm vào bi u t ng ể ượ tìm theo các tiêu chí ã ch n. để đ ọ - Bấm vào bi u t ng ể ượ để tiếp t c tìm ki m cho các ụ ế đối tượng
khác. Tạo m ới
Để tạo mới xuất kho, nhấp vào bi u t ng ể ượ , màn hình hi n th nh ể ị ư hình bên dưới:
- Ngày xu t kho: ch n ngày xu t kho cho khách hàng ấ ọ ấ
- Nội dung xu t kho: ch n n i dung xu t t ng ấ ọ ộ ấ ươ ứng (Xu t bán cho khách ấ hàng)
- Khách hàng: ch n khách hàng c n làm phi u xu t kho ọ ầ ế ấ - Số chứng t hoá ừ đơn: chọn số đơn hàng bán c n xu t kho ầ ấ
- Kho xuất: hệ thống mặc định kho xu t t ng ng v i n hàng cấ ươ ứ ớ đơ ủa khách hàng.
- Bấm vào biểu tượng pop-up chọn lô xuất, hệ thống đề xuất lấy theo ngày hết hạn g n nhầ ất đểxuất trước, tuy nhiên người dùng được quy n l a ề ự chọn và thay đổi.
- Ghi chú: Nh p vào thông tin ghi chú cho phiậ ếu xuất kho (n u có) ế - Bấm vào bi u t ng l u l i thông tin PXK. ể ượ để ư ạ