3.3.Dữ liệu giao dịch
Dữ liệu giao d ch ph n nh k t qu c a viị ả ả ế ả ủ ệc thực hi n các b c trong quy trình ệ ướ (xem thêm trong m c 2.1), ví d : ngày, s ụ ụ ốlượng, giá, ph ng th c thanh toán và vươ ứ ận chuyển,… Dữ liệu giao d ch là s kị ự ết hợp của dữ liệ ổ chức, dữ liệu t u n n và dề ữ liệu theo tình huống. Dữ liệu giao d ch ị là dữ liệu cụ thể trong một tác vụ được thi hành cho bi t ai, cái gì, khi nào và ế ở đâu.
Hình 2-15. Transaction data
SAP ERP sử d ng các loụ ại chứng t khác nhau ừ để ư l u lại dữliệu giao d ch. Mị ột số chứng t ừ được tạo khi các bước nghiệp v ụ được thực thi trong m t quy trình, ộ được gọi là transaction documents nh : ư SO, packing list, invoice,… Rõ h n, ơ đây là ch ng ứ từ l u lư ại các dữ liệu giao d ch phát sinh khi m t b c nghi p v cị ộ ướ ệ ụ ụ thể trong một quy trình được thực hi n. Khi th c hi n bệ ự ệ ước tạ đơo n bán hàng s t o ra ẽ ạ transaction document là SO, trong quá trình chu n bẩ ị chuyển hàng hoá s t o ra ch ng t ẽ ạ ứ ừpicking document và packing list, sau khi g i hàng và t o hoá n s t o ra ch ng tử ạ đơ ẽ ạ ứ ừ invoice. Còn một lo i cạ hứng t khác thu th p dừ ậ ữ liệu phát sinh sau khi b c nghi p vướ ệ ụ được hoàn thành (transaction documents được tạ đểo) ghi nhận lại một s ảnh h ng khác ố ưở đến tổ ch c như tài chính, tài s n, bao gứ ả ồm các lo i: ạ financial accounting [FI] documents, management accounting or controlling [CO] documents, and material documents. ây là nh ng ch ng t “ o” trong hĐ ữ ứ ừ ả ệ thống doanh nghi p và chệ ỉ được in khi c n thiầ ết. FI documents và CO documents l u gi d u cư ữ ữliệ ủa các bước nghiệp
vụ có tác động tài chính. Ví d khi cơng ty nh n thanh tốn tụ ậ ừ khách hàng thì FI
document sẽ được tạo. Material documents lưu lại s di chuyển của materials nh ự ư khi nh n s n phậ ả ẩm từ nhà cung c p ho c chuy n hàng cho khách hàng. ấ ặ ể
Những ch ng t này th ng bao gồm 2 phần: ứ ừ ườ header và detail/line item. Hình 2-16 chỉ ra ph n ầ header và line items của một PO. Phần u đầ header bao gồm: sốPO, ngày, phương th c thanh tốn,… là thơng tin chung cứ ủa chứng từ. Line items thể hiện chi tiết số lượng, giá, n vđơ ị,… cụ thể của từng s n ph m [7]. ả ẩ
CÂU HỎI ƠN TẬP
1. Hệ thống thơng tin là gì? H ệthống thơng tin chức n ng là gì? Giá tr c a chúng ă ị ủ trong tổ chức? Hạn ch chính c a chúng là gì? ế ủ
2. Hệ thống doanh nghi p là gì? S khác bi t giệ ự ệ ữa hệ thống doanh nghi p và h ệ ệ thống thông tin ch c n ng? ứ ă
3. Giá trị của hệ thống doanh nghi p trong tệ ổ chức?
4. Mô t s khác nhau gi a ki n trúc client – server và ki n trúc h ng d ch v ? ả ự ữ ế ế ướ ị ụ 5. Giải thích nh ng ch c n ng c a nh ng hữ ứ ă ủ ữ ệ thống khác nhau trong Application
suite. Chúng liên h v i nhau nh th nào? ệ ớ ư ế 6. Sự khác nhau giữa các loại dữ liệu trong ES?
CÂU HỎI THẢO LUẬN
1. Sử d ng quy trình ã trình bày trong câu 2 ph n Câu hụ đ ầ ỏi thảo luận c a ch ng ủ ươ một để thảo lu n thêm mậ ột số ấ đề v n sau:
a. Dữ liệu, ch ng t và lu ng thông tin liên quan n quy trình ứ ừ ồ đế
b. Các vấn không hi u quđề ệ ả (chậm trễ, sai sót,…) liên quan n viđế ệc thực hiện thủ cơng quy trình này
c. Vai trị của hệ thống doanh nghi p hoệ ặc hệ thống thông tin hỗ trợ quy trình này (n u có) ế
2. Mơ t nh ng v n chính mà SSB phả ữ ấ đề ải đối mặt đố ới vi c qu n l i v ệ ả ý điều hành doanh nghi p tr c khi s d ng ES? ES ã cệ ướ ử ụ đ ải thiện hoạt động c a SSB nh ủ ư thế nào?
3. Các bộ ph n ch c n ng nào có trong c u trúc tậ ứ ă ấ ổ chức của GBI? ó có phĐ ải là cấu trúc tổ chức thông d ng? V c u trúc tụ ẽ ấ ổ chức c a mủ ột doanh nghi p nh ệ ỏ hoặc vừa mà anh/chị bi ết.
4. Cho 2 ví d v mụ ề ỗi lo i dạ ữ liệu trong ngữ c nh tr ng ả ườ đại học hoặc tổ chức/công ty khác mà anh/ch biết. ị
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM
1. Mô t nào là ả SAI v Enterprise Resource Planning? ề
a. ERP tích h p quy trình nghi p v theo ch c n ng và xuyên ch c n ng ợ ệ ụ ứ ă ứ ă (functional and cross-functional business processes)
c. ERP chỉ phù h p cho các doanh nghi p có quy mơ nh và v a ợ ệ ỏ ừ d. ERP bao g m Operations (Production), Human Resources, Finance and ồ
Accounting, Sales and Distribution, and Procurement 2. Mô t nào là ả ĐÚNG về khái niệm của transaction data
a. Dữ liệu được phát sinh sau khi ng i dùng hoàn t t 1 x l hay thao tác ườ ấ ử ý b. Dữ liệu được phát sinh sau khi ng i dùng t o thành công c u trúc t ườ ạ ấ ổ
chức
c. Dữ liệu được phát sinh sau khi ng i dùng t o thành công dườ ạ ữliệu v ề material
d. Dữ liệu được phát sinh sau khi ng i dùng t o thành công dườ ạ ữliệu v ề vendor và customer
3. Đáp án nào bên d i là 1 d ng c a Transaction data: ướ ạ ủ a. Company code
b. Material document c. Customer
d. Storage location
4. Mô t nào là ÚNG v khái niả Đ ề ệm của Master data
a. Master data mô t dả ữ liệu v c u trúc phân c p trong tề ấ ấ ổ chức b. Master data mô t dả ữ liệu ho ch nh chi n l c chung cạ đị ế ượ ủa tổ chức c. Master data mô tả đối tượng/thực thể chính có liên kết v i tớ ổ chức và
xuất hi n t i nhi u bệ ạ ề ước xử lý/nghiệp vụ
d. Master data mô t dả ữ liệu phát sinh t phân h bán hàng và mua hàng ừ ệ 5. Đáp án nào bên d i là 1 d ng c a Master data: ướ ạ ủ
a. Vendor
b. Delivery document c. Plant
d. Shipping point
6. Master data nào là phức tạp nh t trong Enterprise System ấ a. Material master
b. Vendor master c. Customer master
d. Company code
7. Mô t nào là ả ĐÚNG v khái niề ệm của Organizational data
a. Organizational data được phát sinh sau m i b c nghi p vỗ ướ ệ ụ/xử lý b. Organizational data mô t dả ữ liệu v 1 quy trình nghi p v hồn ch nh ề ệ ụ ỉ
của Enterprise System
c. Organizational data được phát sinh sau m i nghi p v kỗ ệ ụ ế to án d. Organizational data mô t dả ữ liệu v c u trúc cề ấ ủ ổa t chức 8. Đáp án nào bên d i là 1 d ng c a Organizational data: ướ ạ ủ
a. Storage location b. Material c. Purchase order d. Requisition
9. Master data nào xu t hi n nhi u nhấ ệ ề ất ở ầ h u hết quy trình nghiệp v trong t ụ ổ chức
a. Client b. Vendor c. Material d. Customer
10.Organizational data nào bên dưới là cấp cao nhất trong SAP ERP a. Client
b. Company code c. Plant
d. Storage location
11.Organizational data nào sau đây đại di n cho thệ ực thể pháp l , ch u trách nhiý ị ệm hạch toán và báo cáo tài chính riêng bi t ệ
a. Client b. Company code c. Plant
d. Purchasing organization 12.Phát bi u nào bên dể ưới là SAI
b. 1 Company codes g m nhi u Plants ồ ề
c. 1 Company code g m nhi u Plants, và 1 Plant g m nhi u Storage ồ ề ồ ề locations
d. 1 Plant thu c nhi u Company code khác nhau, nh ng ph i chung 1 ộ ề ư ả Client
13. Phát bi u nào bên dể ưới là SAI về Plant a. Plant là Organizational data
b. Plant ch dành riêng cho phân h Mua hàng (Procurement) và Qu n l ỉ ệ ả ý Kho (Inventory)
c. Plant có th là 1 cể ơ s ở để s n xuả ất sản ph m hoẩ ặc t vư ấn/thực hiện dịch vụ
d. Plant có th là 1 v n phòng ể ă
14.Phát bi u nào bên dể ưới là SAI về Raw material a. Raw material được mua t nhà cung c p khác ừ ấ b. Có th bán Raw material cho khách hàng ể
c. Raw material được dùng s n xu t Semifinished goods và Finished để ả ấ goods
d. Tổ chức thuộc lĩnh vực sản xuất sử ụ d ng nhi u Raw material ề 15.Phát bi u nào bên dể ưới là SAI về Semifinished Goods
a. Semifinished Goods được tạ ừ Raw materialo t b. Có th bán Semifinished Goods cho khách hàng ể
c. Semifinished Goods được dùng s n xu t Finished goods để ả ấ d. Tổ chức thuộc lĩnh vực sản xuất sử ụ d ng nhi u Semifinished Goods ề 16.Phát bi u nào bên dể ưới là SAI về Finished Goods
a. Finished Goods được mua t nhà cung c p khác ừ ấ b. Có th bán Finished Goods cho khách hàng ể
c. Finished Goods được sản xuất từ Semifinished goods và Raw material d. Tổ ch c thu c l nh vứ ộ ĩ ực sản xuất tạo ra Finished Goods
17.Phát bi u nào bên dể ưới là SAI về Trading Goods a. Trading Goods được mua t nhà cung c p khác ừ ấ b. Có th bán Trading Goods cho khách hàng ể
c. Trading Goods được sản xuất từ Semifinished goods và Raw material d. Tổ chức thuộc l nh v c bán l kinh doanh Trading Goods ĩ ự ẻ
18.Trading Goods khác với Raw material ở nh ng c ữ đặ điểm sau:
a. Trading Goods được bán trực tiếp cho khách hàng, nh ng Raw material ư không được bán
b. Trading Goods được sản xu t, nh ng Raw material ấ ư được mua t nhà ừ cung c p ấ
c. Trading Goods được mua t nhà cung c p, nh ng Raw material do ừ ấ ư doanh nghi p s n xuệ ả ất ra
d. Doanh nghi p thu c l nh v c bán l s d ng Trading Goods và Raw ệ ộ ĩ ự ẻ ử ụ material
CHƯƠNG 3.QUY TRÌNH BÁN HÀNG (FULFILLMENT PROCESS) MỤC TIÊU
Sau khi h c ch ng này, sinh viên s nọ ươ ẽ ắm một số ấ đề v n sau:
- Mô t các b c trong quy trình bán hàng. ả ướ
- Giải thích vai trị c a các b ph n ch c n ng trong quy trình bán hàng. ủ ộ ậ ứ ă
- Xác nh dđị ữ liệu, ch ng t và lu ng thông trong t ng bứ ừ ồ tin ừ ước của quy trình.
- Giải thích s tác ự động tài chính c a mủ ột số b c trong quy trình bán hàng ướ đến tổ chức.
- Giải thích vai trò c a ES trong viủ ệc hỗ trợ quy trình bán hàng.
NỘI DUNG
Chương này th o lu n v v n bán hàng, ta g i quy trình này là ả ậ ề ấ đề ọ fulfillment process (quy trình bán hàng) hay cịn có m t tên g i khác là ộ ọ order-to-cash process. Nhà qu n l c n hi u rõ quy trình x l n hàng di n ra nh th nào, c ả ý ầ ể ử ý đơ ễ ư ế ụthể ầ c n biết quy trình bao g m nhồ ững b c nào, có nh ng ch ng tướ ữ ứ ừ nào, dữ liệu nào c n ầ được theo dõi. M c tiêu c a nhà qu n l là làm th nào hụ ủ ả ý ế ệ thống hi u qu nh t trong việ ả ấ ệc theo dõi n hàng đơ để có thểtrả ời b t k l ấ ỳ câu hỏi nào c a khách hàng v tình tr ng ủ ề ạ đơn hàng của h . Ngoài ra, ng i qu n l c ng mu n t họ ườ ả ý ũ ố ừ ệ thống có thể xác định được các khách hàng tiềm năng nhất, các s n ph m bán chạy hoặc khơng, cơng ty có ả ẩ nhận được thanh tốn nợ đúng h n không. ạ
Trong ch ng 1 ta ã th o lu n quy trình bán hàng bao gươ đ ả ậ ồm t t cấ ả các bước cần thiết để có th t o n hàng, chu n b và óng gói, chuy n hàng i, nh n thanh toánể ạ đơ ẩ ị đ ể đ ậ , chương này sẽ thảo luận chi tiết hơn v quy trình này. ề Đầu tiên là tìm hi u ể cơ bản v ề các chứng t và lu ng dừ ồ ữ liệu trong t ng b c nghi p vừ ướ ệ ụ. Tiếp theo là tìm hi u cách ể mà quy trình được triển khai trong một hệ thống ES, ngược lại ph n này c ng th ầ ũ ể hiện r t rõ vai trò c a ES trong quy trình. ấ ủ
1.Các khái niệm c bơ ản
Quy trình bán hàng khác biệt rất nhi u gi a các qu c gia, n n công nghi p và ề ữ ố ề ệ sản phẩm của mỗi công ty. M i công ty sỗ ẽ chọn l a nh ng chiự ữ ến lược bán hàng khác nhau. Hai chi n ế lược phổ bi n nhế ất là sell-from-stock và configure-to-order.
Sell-from-stock là ph ng th c bán hàng b ng cách x lươ ứ ằ ử ý đơn hàng c a khách t ủ ừ kho thành phẩm, một cách d hi u, khách hàng ch có th mua hàng t nh ng s n ễ ể ỉ ể ừ ữ ả
phẩm ang có t i kho, h không th yêu cđ ạ ọ ể ầu một sản phẩm đặc bi t nào khác hoệ ặc theo riêng cý ủa họ. Sell-from-stock thường được áp d ng cho các công ty bán trụ ực tiếp n khách hàng (bán l ), thông th ng công ty sđế ẻ ườ ẽ tung s ốlượng lớn một mẫu s n ả phẩm, chi phí thấp nh s n ph m tiêu dùng, v n phòng phư ả ẩ ă ẩm, thời trang i chúng. đạ
Ngược lại, với chiến lược configure-to-order công ty sẽ đưa ra s n ph m chu n ả ẩ ẩ hoặc cơ bản nhất để khách hàng yêu c u thêm nh ng tùy ch n ho c các thành ph n ầ ữ ọ ặ ầ khác. Ph ng th c này th ng áp d ng cho nh ng s n phươ ứ ườ ụ ữ ả ẩm số lượng ít, chi phí cao để đáp ng yêu c u cứ ầ ụ thể ủ c a khách hàng, ví d nhụ ư hóa m ph m, hóa chỹ ẩ ất, ống thép,… Quy trình bán hàng ki u ể configure- -orderto yêu c u nhà cung ng và khách ầ ứ hàng phải hợp tác chặt chẽ ớ v i nhau để đảm bả đo áp ng ứ được yêu c u c biầ đặ ệt của khách hàng.
2.Quy trình nghiệp vụ bán hàng 2.1.Quy trình cơ bản
Quy trình bán hàng th ng b t ườ ắ đầu khi khách hàng g i yêu c u ử ầ đặt hàng (Inquiry) đến công ty (bước “receive customer inquiry” trong Hình 3-1). Yêu c u này ầ sẽ được nh n bậ ởi nhân viên trong phòng kinh doanh (sales department), nhân viên này sau ó s tđ ẽ ạo một báo giá (Quotation và g) ửi trở ạ l i cho khách hàng. N u chế ấp nhận, khách hàng s gẽ ửi một yêu c u mua hàng (ầ Purchase order - PO) đến công ty (bước “receive customer purchase order”). Khi nhân viên nhận được yêu cầu mua hàng s t o yêu c u bán hàng ho c còn g i là n t hàng (ẽ ạ ầ ặ ọ đơ đặ Sales order) và chuy n ể tiếp n nhân viên phđế ụ trách trong b ph n kho xộ ậ để ử l các bý ước tiếp theo, chuẩn bị chuyển hàng. Nhân viên kho sẽ t p h p úng s ậ ợ đ ốlượng s n phả ẩm củ đơa n hàng t các ừ kệ l u trư ữ, đặt chúng trong h p, óng gói, niêm phong và ghi ộ đ địa chỉ lên nhãn. Sau đó, cơng sty ẽ chuy n các h p này đến khách hàng bằng xe t i ho c máy bay (ể ộ ả ặ send shipment). Sau khi chuy n hàng, nhân viên b ph n k toán s chu n bể ộ ậ ế ẽ ẩ ị hóa n và đơ gửi đến khách hàng (create and send invoice). Nếu khách hàng thanh toán, nhân viên phịng k tốn s t o phi u thu và l u l i (ế ẽ ạ ế ư ạ receive payment).
Hình 3-1 Quy trình bán hàng c b n . ơ ả
Điều quan trọng là làm sao nh ng ng i có liên quan trong quy trình bi t khi ữ ườ ế nào h c n hoàn thành nhiọ ầ ệm vụ ủa họ c trong quy trình và làm nh th nào? Làm th ư ế ế nào nhân viên kho biết để chu n b chuy n hàng và sẩ ị ể ẽ đóng gói các món hàng nào? Làm sao nhân viên kế toán bi t khi nào s g i hóa ế ẽ ử đơn đến khách hàng? Làm sao biết được chính xác nh ng gì đã ữ được chuyển n khách hàng tính tiền? Tấ ảđế để t c nh ng ữ điều này n u hế có ệ thống, khơng c n ph i in chầ ả ứng t và chuy n tay ừ ể đến các bộ phận,