Một cấu trúc tổ chức

Một phần của tài liệu Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Trang 57)

3.Minh họa các loại dữ liệu trong SAP ERP với doanh nghiệp GBI 3.1.Dữliệu tổchức 3.1.Dữliệu tổchức

Mục 4 trong ch ng 1 ã gi i thi u s qua v doanh nghi p GBI và s lươ đ ớ ệ ơ ề ệ ơ ược về cấu trúc tổ chức. M c này s trình bày chi ti t ụ ẽ ế 3 loại dữliệu m c tở ứ ổchức: client,

Hình 2-9. Dữ liệ ổ chứu t c 3.1.1.Client và company code

“Client” là cấp tđộ ổ chức cao nh t trong hấ ệ thống ERP của GBI. Clientđại diện cho t ng công ty/doanh nghi p (ổ ệ Enterprise) bao g m nhi u công ty ồ ề con (companies/subsidiaries). Mỗi công ty con được đại di n bệ ởi m t ộ “company code”. Mỗi company codeđại di n cho mệ ột thực thể pháp l riêng biý ệt, là một thành phần tổ chức, có một hệ thống tài kho n kả ế toán riêng. Điề đu ó có ngh a, mĩ ột company code muốn duy trì ph i có các báo cáo tài chính úng pháp l . Mả đ ý ột client có th có ể nhiều company code, nh ng mư ột company code chỉ thuộc về ộ m t client.

Hình 2-10 hi n th dể ị ữ liệ ổu t chức c a GBI. Nh c lủ ắ ại rằng, GBI có 2 công ty con ở Mỹ và Đức. GBI đại di n cho mệ ột client, mỗi công ty con i di n cho mđạ ệ ột company

code là US00 và DE00.

3.1.2.Plant

Plant là một thành phần tổ chức mà có thể thực hi n nhiệ ều chức n ng và liên ă quan n mđế ột số quy trình. Nó thực chất là m t c sộ ơ ở mà có thể thực hi n m t hoệ ộ ặc nhiều các ch c n ng sau: ứ ă

- Sản xu t ho c cung c p d ch v . ấ ặ ấ ị ụ

- Lưu tr materials và phân ph ữ ối.

- Lên k ho ch s n xu t, kinh doanh. ế ạ ả ấ

- Cung c p d ch v b o trì, b o d ng, ch m sóc khách hàng. ấ ị ụ ả ả ưỡ ă

Một plant có th là nhà máy, kho, trung tâm phân ph i, trung tâm d ch v hoể ố ị ụ ặc văn phòng. Nó có thể là một ph n cầ ủa toà nhà ho c toàn bặ ộ toà nhà hoặc một tổ hợp các toà nhà. Ngoài ra, m t toà nhà c ng có th s d ng cho nhiộ ũ ể ử ụ ều plant. Ví dụ, một công ty có th có nhi u v n phòng trong m t toà nhà, nh ng d ch v ho c hoể ề ă ộ ữ ị ụ ặ ạt động khác nhau – xử lý hàng trả của khách hàng hoặc hỗ trợ k thuỹ ật cho khách hàng – được th c hiự ện trong nh ng vữ ăn phòng này. Mỗi văn phòng này được công ty nh đị nghĩa nh là mư ột plant. Một client có thể có nhi u ề company code, một company code có th có nhi u ể ề plant. Tuy nhiên, một plant chỉ thuộc về ộ m t company code.

Hình 2-10 cho th y, GBI phân chia 5 ấ plants để ả s n xu t và l u trấ ư ữ xe đạp và phụ ki n. Ba ệ plants ở Mỹ là: Dallas (DL00), San Diego (SD00), and Miami (MI00). Dallas là nhà máy s n xu t, trong khi 2 cái còn l i là trung tâm phân ph – n i mà ả ấ ạ ối ơ sản ph m ẩ được phân phối đến cho khách hàng. Tuy nhiên, Dallas c ng có th chuy n ũ ể ể sản phẩm đến cho khách hàng. Hai plants ởĐức là: Hamburg (HB00) and Heidelberg (HI00). Heidelberg là plant vừa sản xuất vừa là trung tâm phân ph i, trong khi ố Hamburg chỉ thực hi n nhiệ ệm vụ phân ph ối.

3.2.Dữ liệu nền

Dữ liệu n n là gì ề đã được trình bày s l c trong m c 2.2. M c này s minh ho ơ ượ ụ ụ ẽ ạ một số dữ liệu nền trong SAP ERP. Dữ liệu nề đượn c sử ụ d ng nhi u nh t trong t ề ấ ổ chức chính là material master. Materials được sử d ng trong phụ ần lớn các quy trình. Chúng được mua, bán, s n xu t và lên k ho ch, ả ấ ế ạ được sử ụ d ng trong d ch v b o trì ị ụ ả và trong các d án. Do ó, ự đ material master là một trong s dố ữ liệu n n phề ức tạp và đượ ửc s d ng r ng rãi nh t trong h ụ ộ ấ ệthống ERP. Một số ữ d u n n khác ch liệ ề ỉ được sử dụng trong một số quy trình cụ thể. Ví dụ, dữ liệu n n nhà cung c p (ề ấ vendor master)

chỉđược áp dụng trong quy trình mua hàng, dữ liệu n n khách hàng (ề customer master)

thường được sử ụ d ng trong quy trình bán hàng.

3.2.1.Material Master

Materials liên quan n nhi u quy trình, m i quy trình s d ng đế ề ỗ ử ụ materials khác nhau. Quy trình mua hàng yêu c u dầ ữ u liên quan n liệ đế materials để đặt hàng, ví dụ: mã hàng, tên hàng, ai đặt, cần bao nhiêu, … T ng t , quy trình bán hàng th ng s ươ ự ườ ử dụng dữ liệu liên quan n đế materials để bán hàng cho khách nh : t n kho, a ư ồ đị đ ểi m vận chuy n cể ủa materials,…

Material master được sử d ng trong nhi u quy trình nên nó có l ng dụ ề ượ ữ liệu khổng lồ. Để qu n l dả ý ữ liệu này, material master được chia thành các

categories/views khác nhau, m i cái liên quan n m t ho c nhi u quy trình ( ngh a ỗ đế ộ ặ ề ý ĩ tương t nh trong ví dự ư ụ v dề ữ liệu n n khách hàng m c 2.2). Hình 2-11 ề ở ụ thể hi n ệ

views dữ liệu của material master. Việc phân chia này giúp vi c truy xu t và phân ệ ấ quyền dữ liệu dễ dàng hơn cho các v trí trong quy trình. ị Basic data view gồm: mã

materials, mô tả, cân nặng – liên quan đến h u hầ ết các quy trình. Nh ng lo i khác ch ữ ạ ỉ liên quan n mđế ột số quy trình cụ thể. Ví dụ, purchasing data view liên quan n quy đế trình mua hàng, task workers trong quy trình này có thể xem dữ liệu của view này,

sales data view thì liên quan n quy trình bán hàngđế , chỉ có task workers trong quy trình k toán mế ới có thể thấ đượy c financial và management accounting data view.

3.2.2.Material Types

Một yếu t khác nh h ng n vi c phân chia dố ả ưở đế ệ ữ liệu materials là loại của

materials. Materials được nhóm thành các material types khác nhau d a trên cách ự mà chúng được sử ụ d ng trong các hoạt động c a công ty. Mủ ỗi material type có c đặ điểm khác nhau và được sử ụ d ng với mụ đc ích, ph ng thươ ức khác nhau. Mỗi material

type xác định quy trình nghi p v nào ệ ụ được sử dụng chúng và c ng phũ ải xác định loại dữ liệu nào được thể ệ hi n trong materials này. Do ó, dđ ữ liệu trong material master

sẽ khác nhau trong material type khác nhau.

Hình 2-12 hi n th danh sách các ể ị material types th ng ườ được sử d ng, trong ó ụ đ có 4 lo i ph bi n nhạ ổ ế ất là: raw materials (nguyên vật liệu), semifinished goods (bán thành phẩm), finished goods (thành phẩm), và trading goods (hàng hoá).

- Raw materials (RM) được mua từ ngu n bên ngoài doanh nghi p – nhà cung ồ ệ cấp – được sử d ng trong quy trình s n xuụ ả ất. Đặc biệt, RM không được bán cho ng i dùng cu i. Do ó, ườ ố đ material master của loại này s ẽchứa dữ u liên liệ quan n quy trình mua hàng và s n xu t, không có dđế ả ấ ữ liệu liên quan n bán đế hàng.

- Semifinished goods (SG)được sản xuất từ materials khác như raw materials và được sử ụ d ng s n xuđể ả ất finished goods. Do ó, dđ ữ liệu liên quan n sđế ản xuất sẽ được hi n th trong ể ị material master của loại này. Front wheel assemblies (bánh trước) là ví d cho lo i này GBI mua ụ ạ : RM nh l p xe, bánh ư ố xe và ng tube l p ráp nên bánh xe. ố để ắ

- Finished goods (FG)được hình thành b i quy trình sở ản xuất từ các materials khác nh : ư raw materialssemifinished goods, chứ không ph i mua trả ực tiếp từ bên ngoài. Do đó, material master của loại này g m nh ng d ồ ữ ữliệu liên quan đến sản xuất và bán hàng, ch không có mua hàng. Ví d , mứ ụ ột finished goods của GBI là deluxe touring bicycle, được sản xuất từ frame (RM) và wheel assemblies SG ( ).

- Trading goods (TG) gi ng nhố ư raw materials là được mua t nhà cung c p ừ ấ nhưng TG được bán l i cho khách hàng, không qua quy trình s n xu t gi ng ạ ả ấ ố như RM. Do ó, đ material master của loại này liên quan n dđế ữ liệu mua hàng và bán, ch không liên quan ứ đến s n xuả ất. M t ộ trading goods của GBI là

helmet (m b o hi m). GBI n gi n mua m t nhà cung c p và bán l i cho ũ ả ể đơ ả ũ ừ ấ ạ khách hàng của họ.

Hình 2-13 là sơđồ ả s n ph m c a GBI thuẩ ủ ộc loại finished goods và trading goods. Hình 2-14 danh sách là các materials c a GBI theo ủ material types

Hình 2-13. Sơ đồ ả s n phẩm của GBI

3.3.Dữ liệu giao dịch

Dữ liệu giao d ch ph n nh k t qu c a viị ả ả ế ả ủ ệc thực hi n các b c trong quy trình ệ ướ (xem thêm trong m c 2.1), ví d : ngày, s ụ ụ ốlượng, giá, ph ng th c thanh toán và vươ ứ ận chuyển,… Dữ liệu giao d ch là s kị ự ết hợp của dữ liệ ổu t chức, dữ liệu n n và dề ữ liệu theo tình huống. Dữ liệu giao d ch ị là dữ liệu cụ thể trong một tác vụđược thi hành cho bi t ai, cái gì, khi nào và ế ởđâu.

Hình 2-15. Transaction data

SAP ERP sử d ng các loụ ại chứng t khác nhau ừ để ư l u lại dữliệu giao d ch. Mị ột sốchứng t ừ được tạo khi các bước nghiệp v ụ được thực thi trong m t quy trình, ộ được gọi là transaction documents nh : ư SO, packing list, invoice,… Rõ h n, ơ đây là ch ng ứ từ l u lư ại các dữ liệu giao d ch phát sinh khi m t b c nghi p v cị ộ ướ ệ ụ ụ thể trong một quy trình được thực hi n. Khi th c hi n bệ ự ệ ước tạ đơo n bán hàng s t o ra ẽ ạ transaction document là SO, trong quá trình chu n bẩ ị chuyển hàng hoá s t o ra ch ng t ẽ ạ ứ ừpicking document và packing list, sau khi g i hàng và t o hoá n s t o ra ch ng tử ạ đơ ẽ ạ ứ ừ invoice. Còn một lo i cạ hứng t khác thu th p dừ ậ ữ liệu phát sinh sau khi b c nghi p vướ ệ ụđược hoàn thành (transaction documents được tạ đểo) ghi nhận lại một s ốảnh h ng khác ưở đến tổ ch c nhứ ư tài chính, tài s n, bao gả ồm các lo i: ạ financial accounting [FI] documents, management accounting or controlling [CO] documents, and material documents. ây là nh ng ch ng t “ o” trong hĐ ữ ứ ừ ả ệ thống doanh nghi p và chệ ỉđược in khi c n thiầ ết. FI documents CO documents l u gi d u cư ữ ữliệ ủa các bước nghiệp

vụ có tác động tài chính. Ví d khi công ty nh n thanh toán tụ ậ ừ khách hàng thì FI

document sẽđược tạo. Material documents lưu lại s di chuyự ển của materials nh ư khi nh n s n phậ ả ẩm từ nhà cung c p ho c chuy n hàng cho khách hàng. ấ ặ ể

Những ch ng t này th ng bao gứ ừ ườ ồm 2 phần: headerdetail/line item. Hình 2-16 chỉ ra ph n ầ headerline items của một PO. Phần u đầ header bao gồm: sốPO, ngày, phương th c thanh toán,… là thông tin chung cứ ủa chứng từ. Line items thể hiện chi tiết số lượng, giá, n vđơ ị,… cụ thể của từng s n ph m [7]. ả ẩ

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Hệthống thông tin là gì? H ệthống thông tin chức n ng là gì? Giá tr c a chúng ă ị ủ trong tổ chức? Hạn ch chính c a chúng là gì? ế ủ

2. Hệ thống doanh nghi p là gì? S khác bi t giệ ự ệ ữa hệ thống doanh nghi p và h ệ ệ thống thông tin ch c n ng? ứ ă

3. Giá trị của hệ thống doanh nghi p trong tệ ổ chức?

4. Mô t s khác nhau gi a ki n trúc client – server và ki n trúc h ng d ch v ? ả ự ữ ế ế ướ ị ụ 5. Giải thích nh ng ch c n ng c a nh ng hữ ứ ă ủ ữ ệ thống khác nhau trong Application

suite. Chúng liên h v i nhau nh th nào? ệ ớ ư ế 6. Sự khác nhau giữa các loại dữ liệu trong ES?

CÂU HỎI THẢO LUẬN

1. Sử d ng quy trình ã trình bày trong câu 2 ph n Câu hụ đ ầ ỏi thảo luận c a ch ng ủ ươ một để thảo lu n thêm mậ ột số ấ đề v n sau:

a. Dữ liệu, ch ng t và lu ng thông tin liên quan n quy trình ứ ừ ồ đế

b. Các vấn không hi u quđề ệ ả (chậm trễ, sai sót,…) liên quan n viđế ệc thực hiện thủ công quy trình này

c. Vai trò của hệ thống doanh nghi p hoệ ặc hệ thống thông tin hỗ trợ quy trình này (n u có) ế

2. Mô t nh ng v n chính mà SSB phả ữ ấ đề ải đối mặt đố ới v i vi c qu n l ệ ả ý điều hành doanh nghi p tr c khi s d ng ES? ES ã cệ ướ ử ụ đ ải thiện hoạt động c a SSB nh ủ ư thế nào?

3. Các bộ ph n ch c n ng nào có trong c u trúc tậ ứ ă ấ ổ chức của GBI? ó có phĐ ải là cấu trúc tổ chức thông d ng? V c u trúc tụ ẽ ấ ổ chức c a mủ ột doanh nghi p nh ệ ỏ hoặc vừa mà anh/chị bi ết.

4. Cho 2 ví d v mụ ề ỗi lo i dạ ữ liệu trong ngữ c nh tr ng ả ườ đại học hoặc tổ chức/công ty khác mà anh/ch biị ết.

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM

1. Mô t nào là ả SAI v Enterprise Resource Planning? ề

a. ERP tích h p quy trình nghi p v theo ch c n ng và xuyên ch c n ng ợ ệ ụ ứ ă ứ ă (functional and cross-functional business processes)

c. ERP chỉ phù h p cho các doanh nghi p có quy mô nh và v a ợ ệ ỏ ừ d. ERP bao g m Operations (Production), Human Resources, Finance and ồ

Accounting, Sales and Distribution, and Procurement 2. Mô t nào là ả ĐÚNG về khái niệm của transaction data

a. Dữ liệu được phát sinh sau khi ng i dùng hoàn t t 1 x l hay thao tác ườ ấ ử ý b. Dữ liệu được phát sinh sau khi ng i dùng t o thành công c u trúc t ườ ạ ấ ổ

chức

c. Dữliệu được phát sinh sau khi ng i dùng t o thành công dườ ạ ữliệu v ề material

d. Dữliệu được phát sinh sau khi ng i dùng t o thành công dườ ạ ữliệu v ề vendor và customer

3. Đáp án nào bên d i là 1 d ng c a Transaction data: ướ ạ ủ a. Company code

b. Material document c. Customer

d. Storage location

4. Mô t nào là ÚNG v khái niả Đ ề ệm của Master data

a. Master data mô t dả ữ liệu v c u trúc phân c p trong tề ấ ấ ổchức b. Master data mô t dả ữ liệu ho ch nh chi n l c chung cạ đị ế ượ ủa tổ chức c. Master data mô tảđối tượng/thực thể chính có liên kết v i tớ ổchức và

xuất hi n t i nhi u bệ ạ ề ước xử lý/nghiệp vụ

d. Master data mô t dả ữ liệu phát sinh t phân h bán hàng và mua hàng ừ ệ 5. Đáp án nào bên d i là 1 d ng c a Master data: ướ ạ ủ

a. Vendor

b. Delivery document c. Plant

d. Shipping point

6. Master data nào là phức tạp nh t trong Enterprise System ấ a. Material master

b. Vendor master c. Customer master

d. Company code

7. Mô t nào là ả ĐÚNG v khái niề ệm của Organizational data

a. Organizational data được phát sinh sau m i b c nghi p vỗ ướ ệ ụ/xử lý b. Organizational data mô t dả ữ liệu v 1 quy trình nghi p v hoàn ch nh ề ệ ụ ỉ

của Enterprise System

c. Organizational data được phát sinh sau m i nghi p v kỗ ệ ụ ế to án d. Organizational data mô t dả ữ liệu v c u trúc cề ấ ủ ổa t chức 8. Đáp án nào bên d i là 1 d ng c a Organizational data: ướ ạ ủ

a. Storage location b. Material c. Purchase order d. Requisition

9. Master data nào xu t hi n nhi u nhấ ệ ề ất ở ầ h u hết quy trình nghiệp v trong t ụ ổ

Một phần của tài liệu Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Trang 57)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(176 trang)