3.Minh họa các loại dữ liệu trong SAP ERP với doanh nghiệp GBI 3.1.Dữliệu tổchức 3.1.Dữliệu tổchức
Mục 4 trong ch ng 1 ã gi i thi u s qua v doanh nghi p GBI và s lươ đ ớ ệ ơ ề ệ ơ ược về cấu trúc tổ chức. M c này s trình bày chi ti t ụ ẽ ế 3 loại dữliệu m c tở ứ ổchức: client,
Hình 2-9. Dữ liệ ổ chứu t c 3.1.1.Client và company code
“Client” là cấp tđộ ổ chức cao nh t trong hấ ệ thống ERP của GBI. Clientđại diện cho t ng công ty/doanh nghi p (ổ ệ Enterprise) bao g m nhi u công ty ồ ề con (companies/subsidiaries). Mỗi công ty con được đại di n bệ ởi m t ộ “company code”. Mỗi company codeđại di n cho mệ ột thực thể pháp l riêng biý ệt, là một thành phần tổ chức, có một hệ thống tài kho n kả ế toán riêng. Điề đu ó có ngh a, mĩ ột company code muốn duy trì ph i có các báo cáo tài chính úng pháp l . Mả đ ý ột client có th có ể nhiều company code, nh ng mư ột company code chỉ thuộc về ộ m t client.
Hình 2-10 hi n th dể ị ữ liệ ổu t chức c a GBI. Nh c lủ ắ ại rằng, GBI có 2 công ty con ở Mỹ và Đức. GBI đại di n cho mệ ột client, mỗi công ty con i di n cho mđạ ệ ột company
code là US00 và DE00.
3.1.2.Plant
Plant là một thành phần tổ chức mà có thể thực hi n nhiệ ều chức n ng và liên ă quan n mđế ột số quy trình. Nó thực chất là m t c sộ ơ ở mà có thể thực hi n m t hoệ ộ ặc nhiều các ch c n ng sau: ứ ă
- Sản xu t ho c cung c p d ch v . ấ ặ ấ ị ụ
- Lưu tr materials và phân ph ữ ối.
- Lên k ho ch s n xu t, kinh doanh. ế ạ ả ấ
- Cung c p d ch v b o trì, b o d ng, ch m sóc khách hàng. ấ ị ụ ả ả ưỡ ă
Một plant có th là nhà máy, kho, trung tâm phân ph i, trung tâm d ch v hoể ố ị ụ ặc văn phòng. Nó có thể là một ph n cầ ủa toà nhà ho c toàn bặ ộ toà nhà hoặc một tổ hợp các toà nhà. Ngoài ra, m t toà nhà c ng có th s d ng cho nhiộ ũ ể ử ụ ều plant. Ví dụ, một công ty có th có nhi u v n phòng trong m t toà nhà, nh ng d ch v ho c hoể ề ă ộ ữ ị ụ ặ ạt động khác nhau – xử lý hàng trả của khách hàng hoặc hỗ trợ k thuỹ ật cho khách hàng – được th c hiự ện trong nh ng vữ ăn phòng này. Mỗi văn phòng này được công ty nh đị nghĩa nh là mư ột plant. Một client có thể có nhi u ề company code, một company code có th có nhi u ể ề plant. Tuy nhiên, một plant chỉ thuộc về ộ m t company code.
Hình 2-10 cho th y, GBI phân chia 5 ấ plants để ả s n xu t và l u trấ ư ữ xe đạp và phụ ki n. Ba ệ plants ở Mỹ là: Dallas (DL00), San Diego (SD00), and Miami (MI00). Dallas là nhà máy s n xu t, trong khi 2 cái còn l i là trung tâm phân ph – n i mà ả ấ ạ ối ơ sản ph m ẩ được phân phối đến cho khách hàng. Tuy nhiên, Dallas c ng có th chuy n ũ ể ể sản phẩm đến cho khách hàng. Hai plants ởĐức là: Hamburg (HB00) and Heidelberg (HI00). Heidelberg là plant vừa sản xuất vừa là trung tâm phân ph i, trong khi ố Hamburg chỉ thực hi n nhiệ ệm vụ phân ph ối.
3.2.Dữ liệu nền
Dữ liệu n n là gì ề đã được trình bày s l c trong m c 2.2. M c này s minh ho ơ ượ ụ ụ ẽ ạ một số dữ liệu nền trong SAP ERP. Dữ liệu nề đượn c sử ụ d ng nhi u nh t trong t ề ấ ổ chức chính là material master. Materials được sử d ng trong phụ ần lớn các quy trình. Chúng được mua, bán, s n xu t và lên k ho ch, ả ấ ế ạ được sử ụ d ng trong d ch v b o trì ị ụ ả và trong các d án. Do ó, ự đ material master là một trong s dố ữ liệu n n phề ức tạp và đượ ửc s d ng r ng rãi nh t trong h ụ ộ ấ ệthống ERP. Một số ữ d u n n khác ch liệ ề ỉ được sử dụng trong một số quy trình cụ thể. Ví dụ, dữ liệu n n nhà cung c p (ề ấ vendor master)
chỉđược áp dụng trong quy trình mua hàng, dữ liệu n n khách hàng (ề customer master)
thường được sử ụ d ng trong quy trình bán hàng.
3.2.1.Material Master
Materials liên quan n nhi u quy trình, m i quy trình s d ng đế ề ỗ ử ụ materials khác nhau. Quy trình mua hàng yêu c u dầ ữ u liên quan n liệ đế materials để đặt hàng, ví dụ: mã hàng, tên hàng, ai đặt, cần bao nhiêu, … T ng t , quy trình bán hàng th ng s ươ ự ườ ử dụng dữ liệu liên quan n đế materials để bán hàng cho khách nh : t n kho, a ư ồ đị đ ểi m vận chuy n cể ủa materials,…
Material master được sử d ng trong nhi u quy trình nên nó có l ng dụ ề ượ ữ liệu khổng lồ. Để qu n l dả ý ữ liệu này, material master được chia thành các
categories/views khác nhau, m i cái liên quan n m t ho c nhi u quy trình ( ngh a ỗ đế ộ ặ ề ý ĩ tương t nh trong ví dự ư ụ v dề ữ liệu n n khách hàng m c 2.2). Hình 2-11 ề ở ụ thể hi n ệ
views dữ liệu của material master. Việc phân chia này giúp vi c truy xu t và phân ệ ấ quyền dữ liệu dễ dàng hơn cho các v trí trong quy trình. ị Basic data view gồm: mã
materials, mô tả, cân nặng – liên quan đến h u hầ ết các quy trình. Nh ng lo i khác ch ữ ạ ỉ liên quan n mđế ột số quy trình cụ thể. Ví dụ, purchasing data view liên quan n quy đế trình mua hàng, task workers trong quy trình này có thể xem dữ liệu của view này,
sales data view thì liên quan n quy trình bán hàngđế , chỉ có task workers trong quy trình k toán mế ới có thể thấ đượy c financial và management accounting data view.
3.2.2.Material Types
Một yếu t khác nh h ng n vi c phân chia dố ả ưở đế ệ ữ liệu materials là loại của
materials. Materials được nhóm thành các material types khác nhau d a trên cách ự mà chúng được sử ụ d ng trong các hoạt động c a công ty. Mủ ỗi material type có c đặ điểm khác nhau và được sử ụ d ng với mụ đc ích, ph ng thươ ức khác nhau. Mỗi material
type xác định quy trình nghi p v nào ệ ụ được sử dụng chúng và c ng phũ ải xác định loại dữ liệu nào được thể ệ hi n trong materials này. Do ó, dđ ữ liệu trong material master
sẽ khác nhau trong material type khác nhau.
Hình 2-12 hi n th danh sách các ể ị material types th ng ườ được sử d ng, trong ó ụ đ có 4 lo i ph bi n nhạ ổ ế ất là: raw materials (nguyên vật liệu), semifinished goods (bán thành phẩm), finished goods (thành phẩm), và trading goods (hàng hoá).
- Raw materials (RM) được mua từ ngu n bên ngoài doanh nghi p – nhà cung ồ ệ cấp – được sử d ng trong quy trình s n xuụ ả ất. Đặc biệt, RM không được bán cho ng i dùng cu i. Do ó, ườ ố đ material master của loại này s ẽchứa dữ u liên liệ quan n quy trình mua hàng và s n xu t, không có dđế ả ấ ữ liệu liên quan n bán đế hàng.
- Semifinished goods (SG)được sản xuất từ materials khác như raw materials và được sử ụ d ng s n xuđể ả ất finished goods. Do ó, dđ ữ liệu liên quan n sđế ản xuất sẽ được hi n th trong ể ị material master của loại này. Front wheel assemblies (bánh trước) là ví d cho lo i này GBI mua ụ ạ : RM nh l p xe, bánh ư ố xe và ng tube l p ráp nên bánh xe. ố để ắ
- Finished goods (FG)được hình thành b i quy trình sở ản xuất từ các materials khác nh : ư raw materials và semifinished goods, chứ không ph i mua trả ực tiếp từ bên ngoài. Do đó, material master của loại này g m nh ng d ồ ữ ữliệu liên quan đến sản xuất và bán hàng, ch không có mua hàng. Ví d , mứ ụ ột finished goods của GBI là deluxe touring bicycle, được sản xuất từ frame (RM) và wheel assemblies SG ( ).
- Trading goods (TG) gi ng nhố ư raw materials là được mua t nhà cung c p ừ ấ nhưng TG được bán l i cho khách hàng, không qua quy trình s n xu t gi ng ạ ả ấ ố như RM. Do ó, đ material master của loại này liên quan n dđế ữ liệu mua hàng và bán, ch không liên quan ứ đến s n xuả ất. M t ộ trading goods của GBI là
helmet (m b o hi m). GBI n gi n mua m t nhà cung c p và bán l i cho ũ ả ể đơ ả ũ ừ ấ ạ khách hàng của họ.
Hình 2-13 là sơđồ ả s n ph m c a GBI thuẩ ủ ộc loại finished goods và trading goods. Hình 2-14 danh sách là các materials c a GBI theo ủ material types
Hình 2-13. Sơ đồ ả s n phẩm của GBI
3.3.Dữ liệu giao dịch
Dữ liệu giao d ch ph n nh k t qu c a viị ả ả ế ả ủ ệc thực hi n các b c trong quy trình ệ ướ (xem thêm trong m c 2.1), ví d : ngày, s ụ ụ ốlượng, giá, ph ng th c thanh toán và vươ ứ ận chuyển,… Dữ liệu giao d ch là s kị ự ết hợp của dữ liệ ổu t chức, dữ liệu n n và dề ữ liệu theo tình huống. Dữ liệu giao d ch ị là dữ liệu cụ thể trong một tác vụđược thi hành cho bi t ai, cái gì, khi nào và ế ởđâu.
Hình 2-15. Transaction data
SAP ERP sử d ng các loụ ại chứng t khác nhau ừ để ư l u lại dữliệu giao d ch. Mị ột sốchứng t ừ được tạo khi các bước nghiệp v ụ được thực thi trong m t quy trình, ộ được gọi là transaction documents nh : ư SO, packing list, invoice,… Rõ h n, ơ đây là ch ng ứ từ l u lư ại các dữ liệu giao d ch phát sinh khi m t b c nghi p v cị ộ ướ ệ ụ ụ thể trong một quy trình được thực hi n. Khi th c hi n bệ ự ệ ước tạ đơo n bán hàng s t o ra ẽ ạ transaction document là SO, trong quá trình chu n bẩ ị chuyển hàng hoá s t o ra ch ng t ẽ ạ ứ ừpicking document và packing list, sau khi g i hàng và t o hoá n s t o ra ch ng tử ạ đơ ẽ ạ ứ ừ invoice. Còn một lo i cạ hứng t khác thu th p dừ ậ ữ liệu phát sinh sau khi b c nghi p vướ ệ ụđược hoàn thành (transaction documents được tạ đểo) ghi nhận lại một s ốảnh h ng khác ưở đến tổ ch c nhứ ư tài chính, tài s n, bao gả ồm các lo i: ạ financial accounting [FI] documents, management accounting or controlling [CO] documents, and material documents. ây là nh ng ch ng t “ o” trong hĐ ữ ứ ừ ả ệ thống doanh nghi p và chệ ỉđược in khi c n thiầ ết. FI documents và CO documents l u gi d u cư ữ ữliệ ủa các bước nghiệp
vụ có tác động tài chính. Ví d khi công ty nh n thanh toán tụ ậ ừ khách hàng thì FI
document sẽđược tạo. Material documents lưu lại s di chuyự ển của materials nh ư khi nh n s n phậ ả ẩm từ nhà cung c p ho c chuy n hàng cho khách hàng. ấ ặ ể
Những ch ng t này th ng bao gứ ừ ườ ồm 2 phần: header và detail/line item. Hình 2-16 chỉ ra ph n ầ header và line items của một PO. Phần u đầ header bao gồm: sốPO, ngày, phương th c thanh toán,… là thông tin chung cứ ủa chứng từ. Line items thể hiện chi tiết số lượng, giá, n vđơ ị,… cụ thể của từng s n ph m [7]. ả ẩ
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Hệthống thông tin là gì? H ệthống thông tin chức n ng là gì? Giá tr c a chúng ă ị ủ trong tổ chức? Hạn ch chính c a chúng là gì? ế ủ
2. Hệ thống doanh nghi p là gì? S khác bi t giệ ự ệ ữa hệ thống doanh nghi p và h ệ ệ thống thông tin ch c n ng? ứ ă
3. Giá trị của hệ thống doanh nghi p trong tệ ổ chức?
4. Mô t s khác nhau gi a ki n trúc client – server và ki n trúc h ng d ch v ? ả ự ữ ế ế ướ ị ụ 5. Giải thích nh ng ch c n ng c a nh ng hữ ứ ă ủ ữ ệ thống khác nhau trong Application
suite. Chúng liên h v i nhau nh th nào? ệ ớ ư ế 6. Sự khác nhau giữa các loại dữ liệu trong ES?
CÂU HỎI THẢO LUẬN
1. Sử d ng quy trình ã trình bày trong câu 2 ph n Câu hụ đ ầ ỏi thảo luận c a ch ng ủ ươ một để thảo lu n thêm mậ ột số ấ đề v n sau:
a. Dữ liệu, ch ng t và lu ng thông tin liên quan n quy trình ứ ừ ồ đế
b. Các vấn không hi u quđề ệ ả (chậm trễ, sai sót,…) liên quan n viđế ệc thực hiện thủ công quy trình này
c. Vai trò của hệ thống doanh nghi p hoệ ặc hệ thống thông tin hỗ trợ quy trình này (n u có) ế
2. Mô t nh ng v n chính mà SSB phả ữ ấ đề ải đối mặt đố ới v i vi c qu n l ệ ả ý điều hành doanh nghi p tr c khi s d ng ES? ES ã cệ ướ ử ụ đ ải thiện hoạt động c a SSB nh ủ ư thế nào?
3. Các bộ ph n ch c n ng nào có trong c u trúc tậ ứ ă ấ ổ chức của GBI? ó có phĐ ải là cấu trúc tổ chức thông d ng? V c u trúc tụ ẽ ấ ổ chức c a mủ ột doanh nghi p nh ệ ỏ hoặc vừa mà anh/chị bi ết.
4. Cho 2 ví d v mụ ề ỗi lo i dạ ữ liệu trong ngữ c nh tr ng ả ườ đại học hoặc tổ chức/công ty khác mà anh/ch biị ết.
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM
1. Mô t nào là ả SAI v Enterprise Resource Planning? ề
a. ERP tích h p quy trình nghi p v theo ch c n ng và xuyên ch c n ng ợ ệ ụ ứ ă ứ ă (functional and cross-functional business processes)
c. ERP chỉ phù h p cho các doanh nghi p có quy mô nh và v a ợ ệ ỏ ừ d. ERP bao g m Operations (Production), Human Resources, Finance and ồ
Accounting, Sales and Distribution, and Procurement 2. Mô t nào là ả ĐÚNG về khái niệm của transaction data
a. Dữ liệu được phát sinh sau khi ng i dùng hoàn t t 1 x l hay thao tác ườ ấ ử ý b. Dữ liệu được phát sinh sau khi ng i dùng t o thành công c u trúc t ườ ạ ấ ổ
chức
c. Dữliệu được phát sinh sau khi ng i dùng t o thành công dườ ạ ữliệu v ề material
d. Dữliệu được phát sinh sau khi ng i dùng t o thành công dườ ạ ữliệu v ề vendor và customer
3. Đáp án nào bên d i là 1 d ng c a Transaction data: ướ ạ ủ a. Company code
b. Material document c. Customer
d. Storage location
4. Mô t nào là ÚNG v khái niả Đ ề ệm của Master data
a. Master data mô t dả ữ liệu v c u trúc phân c p trong tề ấ ấ ổchức b. Master data mô t dả ữ liệu ho ch nh chi n l c chung cạ đị ế ượ ủa tổ chức c. Master data mô tảđối tượng/thực thể chính có liên kết v i tớ ổchức và
xuất hi n t i nhi u bệ ạ ề ước xử lý/nghiệp vụ
d. Master data mô t dả ữ liệu phát sinh t phân h bán hàng và mua hàng ừ ệ 5. Đáp án nào bên d i là 1 d ng c a Master data: ướ ạ ủ
a. Vendor
b. Delivery document c. Plant
d. Shipping point
6. Master data nào là phức tạp nh t trong Enterprise System ấ a. Material master
b. Vendor master c. Customer master
d. Company code
7. Mô t nào là ả ĐÚNG v khái niề ệm của Organizational data
a. Organizational data được phát sinh sau m i b c nghi p vỗ ướ ệ ụ/xử lý b. Organizational data mô t dả ữ liệu v 1 quy trình nghi p v hoàn ch nh ề ệ ụ ỉ
của Enterprise System
c. Organizational data được phát sinh sau m i nghi p v kỗ ệ ụ ế to án d. Organizational data mô t dả ữ liệu v c u trúc cề ấ ủ ổa t chức 8. Đáp án nào bên d i là 1 d ng c a Organizational data: ướ ạ ủ
a. Storage location b. Material c. Purchase order d. Requisition
9. Master data nào xu t hi n nhi u nhấ ệ ề ất ở ầ h u hết quy trình nghiệp v trong t ụ ổ