- Hình 3-16 là danh sách các SO cần xử ý l trong ngày. Danh sách li t kê 3 n ệ đơ hàng (#42, 43, 44, c t ộ đánh s 1) c n ph i chuy n trong m t ngày c ố ầ ả ể ộ ụthể. Trong danh sách hi n th chi tiể ị ết từng s n phả ẩm cần lấy trong m i n hàng (4), s ỗ đơ ố lượng khách hàng đặt (số 2 – confirmed quantity), số lượng c n ph i chuy n ầ ả ể (số 3 – open quantity). Thông th ng s ườ ốlượng 2 c t này gi ng nhau, ch khác ộ ố ỉ khi ã chuy n m t ph n tr c ó. đ ể ộ ầ ướ đ
- Khi m t ộ đơn hàng được chọn xử ý ệ thống s trích l c nh l , h ẽ ụ ững dữ liệu liên quan t ừSO, dữ liệu n n v s n ph m và nh ng ngu n d u khác (vùng ề ề ả ẩ ữ ồ ữliệ đánh số 3 trong Hình 3-15). Hệ thống s s d ng nh ng d ẽ ử ụ ữ ữliệu này để t o các ch ng ạ ứ từ c n thiầ ết là picking document và packing list.
- Nhân viên kho s lẽ ấy picking document (file in ho c dùng trên thiặ ết bị điệ ử) n t đi đến v trí chỉ địị nh nh kệ, kho,… l y hàng và óng gói. Nhân viên c ng ư để ấ đ ũ sẽ ki m tra hàng óng gói này v i danh sách trong ể đ ớ packing list và ính kèm đ nó v i hàng. Sau ó, nhân viên chuy n hàng ã óng gói ớ đ ể đ đ đến shipping point – điểm tập k t để v n chuy n hàng giao cho khách hàng ho c m t vị trí trong ế ậ ể ặ ộ kho n i mà hàng sơ ẽ được lấy và v n chuy n lên xe tậ ể ải.
- Ngoài ra, nhân viên s ẽ đăng nhập lại vào h ệthống hi n th lể ị ại picking document và nh p vào sậ ố lượng ã l y, vđ ấ ị trí lấy. Hệ thống s tẽ ự động ính kèm ngày và đ người hoàn thành b c này. ướ
3.1.4.Vận chuy n hàng (Send Shipment) ể
Khi hàng óng gói đ được vận chuy n b i ng i giao hàng ho c công ty vể ở ườ ặ ận chuyển, nhân viên kho sẽ trích l c n hàng t h ụ đơ ừ ệthống và bi u hiể ện là hàng ã đ được vận chuy n (vùng 4 Hình 3-15). ây là nghi p v có tác ng n tài chính nhể Đ ệ ụ độ đế ư đã trình bày trong m c 2.4. C ng nh các b c nghi p v trên, các dụ ũ ư ướ ệ ụ ữ liệu liên quan s ẽ đượ ực t động phát sinh và l u tr trong c s dư ữ ơ ở ữ liệu nh ngày t o, ng i hồn thành ư ạ ườ tác vụ, thơng tin liên quan n ngđế ườ ận chuy n. i v ể
3.1.5. Tạo và g i hoá n (Invoice) ử đơ
Ngay khi n hàng ã g i i thì có th s n sàng t o hố đơ đ ử đ ể ẵ ạ đơn. Hệ thống có th ể được cấu hình x lý nghiệp v này với các cách sau: ử ụ
- Tự động phát sinh hoá n và gđơ ửi email trực tiế đếp n khách hàng. - Gửi email đến nhân viên phịng k tốn ph trách hoá n nh c nh . ế ụ đơ để ắ ở - Hoặc n gi n là a ra danh sách các n hàng ã g i cđơ ả đư đơ đ ử ần tạo hoá n trong đơ
hệ thống để chờ nhân viên k toán x l . Danh sách này ế ử ý được gọi là Billing
due list.