Phần trên ã trình bày mở đ ột số ấ vn đề ả xy ra khi th c hiự ện quy trình mua hàng trong môi tr ng th công và nhu c u qu n l thông tin xuyên su t các quy trìnhườ ủ ầ ả ý ố , phần này s cho th y ES h ẽ ấ ỗtrợ nh th nào trong viư ế ệc thực hi n quy trình mua hàng. ệ
3.1.Thực thi quy trình
ES đóng vai trò quan tr ng trong viọ ệc hỗ trợ thực hi n quy trình mua hàng ệ ở nhiều ph ng di n. ươ ệ
Trước tiên, ES giúp t o ra các ch ng t nhạ ứ ừ ưpurchase requisition, purchase order, … m t cách thuộ ận tiện và nhanh chóng. Toàn bộ các chứng từđượ ưc l u lại trong hệ thống c sơ ở dữ liệu tập trung. Ch ng t sau có thứ ừ ểđượ đc iền s n các thông ẵ tin từ chứng từ trước đó. Chẳng h n, khi t o ạ ạ purchase order, chỉ cần cung cấp mã
purchase requisition thì danh mục mặt hàng c n mua và các thông tin khác ầ được điền sẵn vào bi u m u t o ể ẫ ạ purchase order.
Tiếp theo, ES cung c p c ch liên l c, truy n thông tin nhanh chóng giấ ơ ế ạ ề ữa các nhân viên tác nghi p các phòng ban khác nhau. Ch ng h n, ngay sau khi ệ ở ẳ ạ purchase requistion được tạo, m t thông ộ điệp sẽđược tựđộng gửi đến bộ ph n mua hàng. B ậ ộ phận mua hàng có th t ng hể ổ ợp thông tin t nhiừ ều purchase requisition cùng lúc, cho phép x l các nghi p v nhanh h n và chính xác h n. ử ý ệ ụ ơ ơ
Hình 4-7 Vai trò c a ES . ủ đối với quy trình mua hàng
Sau ây là mô tđ ả các nhân viên s d ng ử ụ ES nh th nào ư ế để hoàn thành t ng ừ bước trong quy trình mua hàng.
3.1.1. Tạo Purchase requisition
ES giúp cho việc tạo Purchase requisition trở nên nhanh chóng h n nh viơ ờ ệc phát sinh tựđộng các thông tin c n thi t ã có s n trên bi u mầ ế đ ẵ ể ẫu tạo. Ch ng h n, các ẳ ạ thông tin nh ngày t o, ngư ạ ười tạo, … có thểđược phát sinh s n c n cẵ ă ứ vào ngày gi ờ của hệ thống và tài kho n nhân viên ang ng nhả đ đă ập. Các thông tin nh mô tư ả v về ật tư có thểđược phát sinh khi nhân viên nh p mã vậ ật tư hoặc sử ụ d ng các ch c n ng ứ ă tìm kiếm, bộ ọ l c. Ng i nhân viên c ng có th t o chườ ũ ể ạ ứng t d a trên các thông tin ừ ự của một purchase requisition đã t o tr c ó. ạ ướ đ
Trong ng c nh minh hữ ả ọa với công ty SSB, gi s David ả ử được phân công theo dõi tình tr ng t n kho cạ ồ ủa các vậ ưt t . David có trách nhi m ph i nhanh chóng phát ệ ả hiện nh ng v t t nào ữ ậ ư đang b thi u hị ế ụt để xu t nh p hàng k p th i. Vùng (1) trong đề ấ ậ ị ờ Hình 4-7 minh h a vi c David s d ng ES trích l c các báo cáo vọ ệ ử ụ để ụ ề trữ lượng t n ồ
kho và phát sinh tựđộng dữ liệu cho purchase requisition cho các vật t bư ị thi u hế ụt khi s d ng ph n mử ụ ầ ềm để ạ t o purchase requisition.
Hình 4-8. Chức n ng t o Purchase requisition ă ạ
Hình 4-8 minh h a màn hình t o ọ ạ purchase requisition trong h ệthống SAP ERP. Trong hình này, u tiên, David th c hiđầ ự ện chức n ng tìm ki m và ch n 4 vă ế ọ ật t cư ần đề xuất mua (vùng 1). Phần m m có th t ề ể ự động phát sinh d ữliệu v : mô t về ả ật t , sư ố lượng (c n c vào thiă ứ ết lập ng ng an toàn cho t ng v t tưỡ ừ ậ ư trong kho trướ đc ó), n đơ giá, ngày c n ầ được giao, … Ti p theo ó, David s lế đ ẽ ựa chọn nhà cung c p tấ ừ các t ư vấn c a phủ ần mềm về danh m c các nhà cung c p ti m n ng (vùng 2): giá cụ ấ ề ă ả, lịch sử mua hàng tr c ây, kh n ng giao hàng nhanh, … ướ đ ả ă
Trong một hệ thống ES, chức năng tạo purchase requisition có thểđược kích hoạt hoàn toàn tựđộng tùy vào thiết lập của David: n u trế ữ lượng t n kho cồ ủa một vật t giư ảm xuống m t ng ng an toàn cho tr c thì hộ ưỡ ướ ệ thống tựđộng gửi mail cảnh báo cho David và t phát sinh ự purchase requisition cho v t t này. ậ ư
3.1.2. Tạo Purchase order
Nếu không có ES, Martha, ng i ph trách b ph n mua hàng, c n ph i kiườ ụ ộ ậ ầ ả ểm tra hộp thư th ng xuyên k p biườ để ị ết các purchase requisition được gửi đến. Với ES, Martha được cập nh t ngay l p tậ ậ ức v các ề purchase requisition gửi đến m i khi ỗ đăng nhập vào hệ thống hoặc một thông đ ệi p có th ể được gửi đến Martha qua email.
Hình 4-9 minh h a tình hu ng Martha s dọ ố ử ụng phần mềm của ES để t o ạ
purchase order. Vùng (1) trong Hình 4-9 cho th y có 4 ấ purchase requisition t ng ươ ứng với 4 vật t cư ần mua. Martha đã th c hiự ện chọn cả 4 và chuyển d liữ ệu sang
purchase order đang tạo (vùng 2). Martha c ng ch n nhà cung c p phù h p (vùng 3). ũ ọ ấ ợ Phần mềm tựđộng chuy n các dể ữ liệu c n thiầ ết từ cơ sở ữ d liệu nhà cung c p và các ấ
purchase requisition trước ó vào đ purchase orderđang t o. Martha ch ki m tra và ạ ỉ ể xác nhận hoàn t t viấ ệc tạo. Mã purchase order được tựđộng phát sinh và l u vào h ư ệ thống c s dơ ở ữliệu chung, ghi nhận rằng Martha là người tạo ra purchase order này.
Hình 4-9.Chức n ng t o purchase order ă ạ
Cũng như purchase requisition, tùy th h th ng ES, eo ệ ố purchase order c ng có ũ thểđược cấu hình để phát sinh t ự động dưới mộ đt iều ki n nào ệ đó. Và purchase order chỉ cần sự xác nh n cậ ủa trưởng bộ ph n là toàn b quy trình mua hàng sau ó s ậ ộ đ ẽ được kích ho ạt.
3.1.3. Nhập hàng vào kho
Khi hàng v kho, Tim, ng i qu n l kho, kiề ườ ả ý ểm tra packing list và có được mã
purchase order ở bước trướ đc ó, từ đó truy cập hệ thống c s dơ ở ữ liệu chung truy để lục lại purchase order (Hình 4-7, vùng 3).
Sau khi ã ki m tra hàng và đ ể packing list, purchase order, Tim tiếp tục sử ụ d ng ES để t o ạ goods receipt document để xác nh n vi c nh p kho. Hình 4-10 minh hậ ệ ậ ọa màn hình t o ạ goods receipt.
Hình 4-10. Chức n ng t o Goods Receipt ă ạ
Hình 4-10 cho thấy Tim chỉ ầ c n nh p vào hậ ệ thống purchase order t ng ng ươ ứ (vùng 1), khi ó ph n mđ ầ ềm sẽ ự t động trích l c toàn b các thông tin ra bi u m u ụ ộ ể ẫ (vùng 2). Tim ch c n ki m tra và ỉ ầ ể điều ch nh các thông tin cho kh p vỉ ớ ới thực nh n. ậ Vùng (3) cho th y Tim ã lấ đ ựa chọn khu vực trong kho sẽ tiếp nh n hàng hóa. Sau ậ cùng, Tim xác nh n, ậ ES t ự động tạo ra goods receipt document với mã chứng t ừ được tựđộng phát sinh và l u tr vào c s dư ữ ơ ở ữ liệu chung (vùng 3, Hình 4-7 ).
3.1.4.Nhận vendor invoice và thanh toán
Thông th ng, trong vòng vài ngày sau khi gườ ửi hàng i, nhà cung c p sđ ấ ẽ gửi hóa đơn cho bên mua. Khi nh n ậ được invoice, kế toán bên mua phải thực hi n quy ệ trình ki m tra 3 b c, so kh p thông tin trên ể ướ ớ invoice với purchase order và goods receipt document. Việc ki m tra này là r t quan tr ng trể ấ ọ ước khi th c hi n chuyự ệ ển tiền thanh toán nên không được có s sót. V i ES, vi c kiơ ớ ệ ểm tra trở nên an toàn và nhanh
chóng h n vì tơ ất cả chứng từđ đượ ưã c l u tr trong c s dữ ơ ở ữ liệu t p trung. ây c ng ậ Đ ũ là một trong nh ng vai trò quan tr ng cữ ọ ủa ES (Hình 4-7, vùng 4).
Trong ng c nh minh hữ ả ọa với công ty SSB, k toán viên Shana tr c tiên ng ế ướ đă nhập vào ES, th c hi n chự ệ ức n ng t o và kiă ạ ểm tra vendor invoice nh trong Hình ư 4-11.
Hình 4-11. Chức n ng t o và ki m tra vendor invoice ă ạ ể
Đầu tiên, Shana nhập vào giá tr cị ủa invoice nhận đượ ừc t vendor (vùng 1), mã
purchase order (vùng 2) t ng ng. Ngay l p t c, ph n m m truy l c và hi n thươ ứ ậ ứ ầ ề ụ ể ị ra thông tin v nhà cung c p (vùng 3), danh mề ấ ục mặt hàng và số lượng ã mua (vùng đ 4). Shana c n ki m tra giá tr ã nh p vào kh p vầ ể ịđ ậ ớ ới tổng giá tr cị ủa purchase order, sau ó th c hi n thao tác xác nh n ph n m m phát sinh mã đ ự ệ ậ để ầ ề invoice và l u lư ại
invoice đã t o vào c s dạ ơ ở ữliệu trung tâm. Trong quá trình này, ES ã tđ ựđộng thực hiện thao tác kiểm tra theo quy trình 3 b c mà Shana không phướ ải thực hi n. N u có ệ ế sai sót, ph n mầ ềm sẽ ự t động c nh báo và không cho Shana th c hi n t o ả ự ệ ạ invoice.
Việc ki m tra theo quy trình 3 bể ước nế đượu c thực hi n m t cách th công s ệ ộ ủ ẽ trở nên khó kh n h n nhi u khi ă ơ ề điều kho n thanh toán hay ả điều kho n v giá c a quy ả ề ủ trình mua hàng tr nên phở ức tạp. Ch ng h n, n u ẳ ạ ế điều kho n thanh toán là 1%10/Net ả 30, ngh a là bên mua c n thanh toán trong vòng 30 ngày (n u quá s phĩ ầ ế ẽ ải chịu phạt theo lãi su t ã ghi trên h p ng mua bán), và n u thanh toán trong vòng 10 ngày ấ đ ợ đồ ế thì được chi t kh u 1%, khi ó nế ấ đ ếu làm thủ công k toán viên c n ph i tính toán thế ầ ả ời điểm thanh toán và c ng trộ ừ các khoản để so khớp.
Tiếp theo quy trình, Shana th c hi n thanh toán theo ự ệ invoice cho bên bán. Shana
cũng ng nh p vào ES đă ậ để ự th c hiện nghiệp v này m t cách nhanh chóng nh trong ụ ộ ư Hình 4-12 .
Hình 4-12. Chức n ng thanh toán (1) ă
Ở vùng (1), Shana nh p vào giá tr thanh toán và s tài kho n ậ ị ố ả cash/bank account.
Vùng (2) là mã nhà cung c p, c ng là ti u kho n trong tài kho n phấ ũ ể ả ả ải trả. Sau ó, ES đ sẽ truy l c và thụ ể hi n các ệ invoice liên quan n nhà cung c p này mà ch a đế ấ ư được
thanh toán (các open item ứng với tiểu kho n) nh trong vùng (1) và (2) cả ư ủa Hình 4-13.
Hình 4-13. Chức n ng thanh toán (2) ă
Tiếp theo, Shana c n ki m tra giá tr s thanh toán kh p v i giá trầ ể ị ẽ ớ ớ ị invoice, và sau ó xác nh n vđ ậ ới hệ thống. Tùy theo mức độ ấ c u hình tựđộng của ES, hệ thống có th t ể ự động kết n i vố ới tài kho n ngân hàng ả điệ ửn t (internet banking) và th c hiự ện chuyển kho n tả ựđộng cho nhà cung c p. ấ
3.2.Thu thập và l u tr dư ữ ữ liệu
Cũng nhưở quy trình bán hàng, ES cũng th c hi n thu th p và l u trự ệ ậ ư ữ tất cả ữ d liệu được phát sinh trong t ng b c quy trình khác nhau, và quá trình này di n ra ừ ướ ễ hoàn toàn tựđộng, và cho phép nh ng nhân viên t i nh ng b c có liên quan ữ ạ ữ ướ được phép truy c p và sậ ử d ng. Vi c phân quy n và chia s dụ ệ ề ẻ ữ liệu không ch giúp quy ỉ trình được thực hi n nhanh chóng, chính xác h n mà còn là thông tin quan tr ng ệ ơ ọ để người qu n l có thả ý ể thực hi n các thao tác kiệ ểm soát và phân tích quy trình sau này. Phần ti p theo sế ẽ thảo lu n chi ti t h n vậ ế ơ ề vai trò này c a ES trong quy trình mua ủ hàng ã trình bày trên. đ ở
3.3.Kiểm soát quy trình
3.3.1.Thông tin c p cá th ấ độ ể
Trong m t quy trình mua hàng cộ ụ thể, ở góc nhu c u ki m soát quy trình, độ ầ ể nhà qu n l thả ý ường gặp các tình huống phải kiểm tra nh : Liư ệu purchase order đã được tạo? Hàng đã được giao? Tại sao ch a thanh toán hay thanh toán thư ấ ạt b i? …
Trong ng c nh ví d minh hữ ả ụ ọa ở trên, ta t tình hu ng David, ngđặ ố ười thực hi n ệ đề ngh mua hàng, cị ần kiểm tra hàng đã về kho ch a, khi nào hay tư ại sao ch a vư ề. Nếu không có ES, David c n ki m tra khá nhi u thông tin m t cách th công và phầ ể ề ộ ủ ải trực tiếp liên h v i các nhân viên b ph n kho, mua hàng và k toán. ệ ớ ở ộ ậ ế
Với ES, David ch c n ng nh p vào hỉ ầ đă ậ ệ thống và nh p mã ch ng tậ ứ ừ để m lở ại
purchase requisition đã tạo trướ đc ây và xem tình tr ng cạ ủa chứng t này. Trong ừ trường h p quên mã, David có th d dàng tìm lợ ể ễ ại chứng t thông qua ch c n ng tìm ừ ứ ă kiểm của ph n m m: tìm theo ngày tầ ề ạo lập, v t t liên quan, nhà cung c p, … ậ ư ấ
Hình 4-14 thể ệ hi n giao diện của một chứng từ purchase requisition khi được truy l c nh trong tr ng h p c a David. ụ ư ườ ợ ủ
Trong Hình 4-14 vùng thông tin (1) th hi, ể ện mã purchase requisition và vùng (2) cho biết vậ ưt t đang được yêu c u mua. Thông tin vùng (3) cho thầ ở ấy bộ ph n ậ mua hàng ã t o và gđ ạ ửi purchase order đểđặt mua v t t này. Cậ ư ột Purch. Doc cho biết mã của purchase order. Đồng th i, các thông tin vờ ềGoods receipt và Invoice receipt cho th y v t t c ng ã nh p v kho (vấ ậ ư ũ đ ậ ề ới số lượng 50) và invoice cũng ã đ được x lử ý.
Nếu c n quan tâm chi ầ tiết h n, David có th click vào mã ơ ể purchase order
(4500000049 vùng 3), ph n mở ầ ềm sẽ ự t động truy l c và trình bày l ch sụ ị ửđặt hàng (purchase order history) của vật t này nh trong Hình 4-15. ư ư
Hình 4-15. Lịch s mua hàng ử
Vùng thông tin (1) trong Hình 4-15 cho th y nhân viên tên Martha là ngấ ười tạo
purchase order. Các thông tin về mã của goods receipt document và invoice receipt
thể hi n trong vùng (2). N u ti p t c click vào các mã này, David ti p t c ệ ế ế ụ ế ụ được xem chi tiết vềcác chứng t p theo. Thao tác này trong ES ừtiế được gọi là “Drill down”, và là tính n ng ră ất hữu ích c a ES, khi David mu n truy lủ ố ục lại toàn b thông tin liên ộ quan n quy trình đế đã/đang th c hi n. ự ệ
3.3.2.Thông tin c p quy trình t ng th ấ độ ổ ể
Cũng nhưở quy trình bán hàng và nh ng quy trình khác, nhà qu n l c ng cữ ả ý ũ ần phải th ng xuyên ánh giá v tính hi u qu c a quy trình mua hàng theo nh k ườ đ ề ệ ả ủ đị ỳ hàng tu n, hàng tháng, hàng qu ,… Tầ ý ất cả nhu c u này ầ đều có th ể được gi i ả đáp thông qua hệ thống các báo cáo t ng tác m nh m cươ ạ ẽ ủa ES.
Hình 4-16 minh họa một báo cáo t ng kổ ết về các quy trình mua hàng của một sản ph m do ES trích xuẩ ất tựđộng. Vùng (1) trong báo cáo cho th y có 7 n mua ấ đơ hàng được thực hi n trong tháng mệ ột đặt mua s n ph m này, trong ó giá tr trung ả ẩ đ ị bình của mỗi n hàng là g n 3000 USD. Vùng (2) trình bày mđơ ầ ột số thông tin chi tiết của các đơn hàng, và vùng (3) là đồ thị phân tích về tình trạng đặt mua t các nhà ừ cung c p. ấ
Các báo cáo th hi n s t ng tác ể ệ ự ươ drill-down khi nhà qu n l click vào các vùng ả ý trên báo cáo, các thông tin chi tiết sẽ hi n ra tệ ương ứng. Với kh n ng ả ă drill-down, nhà