Sau ây là mô tđ ả nhân viên sử d ng h ụ ệthống doanh nghi p nh th nào hoàn ệ ư ế để thành t ng b c trong quy trình bán hàng. ừ ướ
3.1.1. Tạo Quotation
- Khi SSB nh n ậ Inquiry t khách hàng, nhân viên b ph n bán hàng s từ ộ ậ ẽ ạo
Quotation. Nhân viên sẽ đăng nh p vào hậ ệ thống ERP và tìm ki m thơng tin ế về khách hàng (Hình 3-15, vùng đánh s 1). Nố ếu thông tin t n tồ ại, hệthống sẽ tự động l y nh ng dấ ữ ữ liệu liên quan n khách hàng và đế Quotation như số tài khoản, địa chỉ, ph ng th c thanh toán và v n chuy n. Nhân viên s so sánh ươ ứ ậ ể ẽ những dữ liệu này v i thông tin trong ớ Inquiry và c p nh t vào hậ ậ ệ thống n u ế cần.
- Sau ó, nhân viên s nh p s n ph m và sđ ẽ ậ ả ẩ ố lượng trong Inquiry vào hệ thống. Hệ thống s l y nh ng thông tin v s n ph m nh : mã s n phẽ ấ ữ ề ả ẩ ư ả ẩm, mô tả, tồn kho,… và hiển thịtrên Quotation. Ngoài ra, h ệthống cũng s l y nh ng thông ẽ ấ ữ tin v chính sách giá ã th ng nhề đ ố ất với khách hàng đượ ưu trên hc l ệ thống hoặc giá chu n cẩ ủa sản phẩm. Nếu bất kỳ dữ liệu n n (ề master data – xem chương 2) nh : hàng hoá, khách hàng, chính sách giá,… ch a ư ư được khai báo trên hệ thống thì nhân viên này phải tạo tr c khi xướ ử lý.
- Hệ thống s t ẽ ự động tính chính sách thu , phí vế ận chuyển, t ng giá tr cho ổ ị đơn hàng và bao g m ngày nhân viên t o ồ ạ Quotation. Nhân viên c ng có thũ ể xem lại dữ liệu của Quotation và có thể chỉnh sửa nếu c n. Khi hoàn thành, nhân ầ viên s l u ẽ ư Quotation trong hệ thống, lúc này hệ thống s tẽ ự động phát sinh mã số duy nh t cho ấ Quotation.
- Nhân viên có th in, fax hoể ặc gửi bằng hệ thống email tự động trực tiế đến p khách hàng. Tất cả nh ng dữ ữ liệu liên quan n đế Quotation sẽ đượ ưc l u trữ trong c sơ ở dữ liệu dùng chung trong hệ thống doanh nghi p và dệ ễ dàng kết nối để hỗ trợ các bước tiếp theo trong quy trình.
3.1.2. Tạo Sales Order (SO)
- Khi nhân viên nh n ậ được yêu cầu đặt hàng (Customer PO) từ khách hàng,
nhân viên b ph n bán hàng sộ ậ ẽ đăng nh p vào hậ ệ thống và tìm Quotation đã được tạo trước đó. N u có, nhân viên sế ẽ hi n thể ị và xem xét có tương thích với
PO không. N u gi ng, nhân viên s lế ố ẽ ấy dữ liệu trong Quotationđể tạo SO (Hình 3-15 vùng 2) và thay , đổi dữ liệu nếu cần.
- Nếu Quotation không t n t i, nhân viên s t nh p tồ ạ ẽ ự ậ ất cả nh ng dữ ữ liệu cần thiết nh trong mư ột Quotation để t o ạ SO. Ngoài ra, nh ng dữ ữ liệu nh ngày ư vận chuy n và ể địa chỉ chuy n hàng sể ẽ được gợi ý t ng t hệ thống ự độ ừ được thiết lập từ trước nh ngày v n chuy n s m nh t có th hoư ậ ể ớ ấ ể ặc địa chỉ ầ g n nhất. Nhân viên có thể chấp nh n ho c c ng có thậ ặ ũ ể chỉnh lại địa chỉ theo yêu c u ầ của khách hàng hoặc vì nh ng l do khác. Khi hồn thành xong nhân viên s ữ ý ẽ lưu l Tại. ại thờ đ ểm nàyi i , hệ thống s tẽ ự động phát sinh mã s duy nh t cho ố ấ
SO và người tạo.
- Tất cả nh ng dữ ữ liệu liên quan n đế SO s ẽ được lưu tr trong cơ s d ữ ở ữliệu dùng chung. Nhân viên kho có thể đăng nh p vào hậ ệ thống nh kđị ỳ để ể ki m tra có SO nào c n ầ được xử lý. Ngoài ra, hệ th ng c ng có th ố ũ ể được cấu hình tự ng độ để nh c nh nhân viên kho thông qua mail nh ng ắ ở ữ đơn hàng c n ầ đượ đóng gói c để chuẩn b chuyển. ị
3.1.3. Chuẩn b chuy n hàng (Prepare shipment) ị ể
- Khi nhân viên kho ng nh p, h đă ậ ệthống s ẽtrích xu t ấ Delivery due list cho họ.
Đây là danh sách các SO cần chu n bị để chuyển hàng trong ngày để đáp ng ẩ ứ kịp ngày yêu c u nh n hàng c a khách hàng. Hầ ậ ủ ệ thống xác nh danh sách này đị dựa trên ngày yêu c u chuy n hàng (ầ ể delivery dates) và th i gian ờ ước lượng cần chuđể ẩn b óng gói và v n chuy n n khách hàng. S ị đ ậ ể đế ự ước lượng này là một yếu t khi khai báo trong dố ữ liệu nền cho hệ thống và sẽ được canh ch nh ỉ định kỳ d a trên thời gian th c cần hoàn thành nghiệp vụ này. Xem lại ự ự để SO
trong Hình 3-5, n hàng ch rõ ngày mong mu n nh n hàng c a khách hàng đơ ỉ ố ậ ủ là 1 tháng 8 (delivery date). Nếu trung bình th i gian chu n b ờ ẩ ị đóng gói chuyển hàng là 1 ngày và th i gian ờ ước lượng v n chuy n hàng là 3 ngày thì h để ậ ể ệ thống sẽ đư đơa n hàng vào danh sách Delivery due list vào ngày 28 tháng 7 (không tr h n 4 ngày tr c ngày 1 tháng 8). ễ ơ ướ