4.2.1.Sổ nhận đặt tiệc (Function book) 4.2.1.1. Mục đích
Đó là sổ ghi chép các điểm có liên quan đặc biệt và những yêu cầu từ khách hàng. Sổ tiệc cần ghi các mục sau:
- Loại tiệc - Ngày tháng
WWW.STHC.EDU.VN | 45
- Số lượng
- Thực đơn và kiểu phục vụ - Hình thức tổ chức
- Cách bố trí bàn tiệc - Các yêu cầu đặt biệt - Giá 1 xuất ăn
Nội dung này rất cần thiết, nó là thơng tin quan trọng đối với bộ phận phục vụ nhà hàng
4.2.1.2. Nội dung
Sổ đặt tiệc chứa đựng những thông tin sau: - Ngày tháng và giờ tổ chức tiệc do khách đặt. - Họ tên khách hàng đặt tiệc.
- Số lượng khách, số lượng bàn khách dự kiến. - Những yêu cầu liên quan đến bữa tiệc.
4.2.1.3. Những yêu cầu khi sử dụng
Khi có nguồn khách đặt tiệc, thư ký bộ phận tiệc ghi nhận thông tin của khách vào phiếu thông tin khách hàng theo mẫu đã in sẵn của khách sạn nhà hàng.
Trường hợp khách hàng khơng cung cấp đủ thơng tin thì thư ký liên hệ với khách hàng để nhận được đầy đủ thông tin và cập nhật vào phiếu thông tin. Khi tiếp nhận thông tin, thư ký phải xem xét các thông tin và so sánh năng lực phục vụ của khách sạn, nhà hàng với yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp năng lực của khách sạn, nhà hàng không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì tùy theo khả năng mà thư ký trả lời và giải thích cho khách một cách thuyết phục. Trong trường hợp không đáp ứng nhu cầu khách hàng do hết chỗ, thiếu diện tích, thiếu nhân viên, giá thấp, v.v… thì thư ký báo cáo Ban giám đốc xin ý kiến chỉ đạo và truyền đạt thông tin phản hồi cho khách hàng biết. Nếu khách không đồng ý phương án do Ban giám
WWW.STHC.EDU.VN | 46
đốc chỉ đạo thì thư ký nên giới thiệu cho khách một địa điểm khác tương tự và hẹn sẽ được phục vụ quý khách vào những dịp gần nhất.
4.2.2. Biên bản hợp đồng (Contract) 4.2.2.1. Mục đích
Một bữa tiệc được tổ chức thường có số đơng khách tham dự với giá cả cao hơn bữa ăn bình thường, cơng việc trang trí tốn kém nên khơng thể giữa nhà tổ chức và khách hàng thỏa thuận với nhau bằng miệng mà phải có hợp đồng chính thức bằng văn bản. Hợp đồng tiệc được lập sau khi hai bên đã thống nhất về các điều kiện và yêu cầu liên quan. Thường thì hợp đồng do nhà tổ chức soạn sẵn và được điền các chi tiết của bữa tiệc vào bản hợp đồng đó. Sau khi ký hợp đồng, khách hàng được yêu cầu đặt cọc một số tiền theo quy định. Một số khách sạn, nhà hàng yêu cầu khách hàng đặt cọc lần một khi hợp đồng được ký. Sau đó từ 5 đến 7 ngày trước khi tiệc diễn ra người đặt tiệc đến báo lại chính thức số lượng khách hoặc điều chỉnh những điều cần thiết để nhà tổ chức tiến hành công tác chuẩn bị cho bữa tiệc. Lúc này nhà tổ chức có thể yêu cầu khách hàng đặt cọc lần hai để khẳng định giá trị chắc chắn của hợp đồn
4.2.2.2. Nội dung
- Hợp đồng được lập thành 03 bản, 01 bản gửi cho khách hàng, thư ký giữ 01 bản để theo dõi và 01 bản chuyển cho phịng kế tốn.
- Hợp đồng bao gồm bên kinh doanh nhà hàng và bên khách hàng. Phía kinh doanh cam kết cung cấp dịch vụ mà khách hàng yêu cầu nếu như khách hàng đặt cọc và thanh tốn phí dịch vụ đúng hạn.
- Phải có bản hợp đồng có chữ ký và dấu của khách sạn nhà hàng. Thông qua bản hợp đồng người phụ trách (Giám đốc khách sạn, Trưởng nhà hàng, Maitre d’hotel), quyết định và phân công trách nhiệm công việc đối với các bộ phận (phục vụ bàn, bếp, bộ phận tiếp đón và các bộ phận liên quan).
WWW.STHC.EDU.VN | 47
- Sau khi thống nhất đặt tiệc, người chịu trách nhiệm (Trưởng nhà hàng, Maitre d’hotel phải làm Bản hợp đồng gửi cho Chủ tiệc có chữ ký của 2 bên để hợp đồng mang tính pháp lý và có hiệu lực.
4.2.2.3. Những u cầu khi sử dụng
- Khi có yêu cầu từ khách hàng, thư ký điều chỉnh thông tin liên quan đến hợp đồng phù hợp với nhu cầu khách hàng và quy định của khách sạn, nhà hàng. Có thể trước khi bữa tiệc diễn ra từ 5 đến 7 ngày khách sẽ điều chỉnh một số yêu cầu liên quan như số lượng khách, thực đơn thay đổi, v.v… thì thư ký tiệc điều chỉnh hợp đồng và báo cáo giám đốc tiệc.
- Sau khi đã ký hợp đồng với khách hàng, thư ký báo cáo cấp trên về hợp đồng tiệc.
4.2.3. Giấy báo tiệc (Function sheet/ Banquet event order B.E.O) 4.2.3.1. Mục đích 4.2.3.1. Mục đích
Bộ phận quản lý và kinh doanh cung cấp giấy báo tiệc cho bộ phận chuẩn bị và phục vụ để đội ngũ này nắm được thông tin về mục đích, tính chất của buổi tiệc. Từ những thông tin này, đội ngũ chuẩn bị và phục vụ có thể dễ dàng chuẩn bị, sắp xếp trang trí phòng tiệc hoặc khu vực tổ chức tiệc để phù hợp với tính chất, mục đích của buổi tiệc; với số lượng khách hàng được đăng ký trong hợp đồng.
4.2.3.2. Nội dung
Giấy báo tiệc bao gồm những thông tin về địa điểm, phong cách, tính chất, mục đích. Danh tính của chủ tiệc và các khách hàng tham dự buổi tiệc. Những yêu cầu cơ bản hoặc đặc biệt về cách bày trí, sắp xếp khu vực tổ chức tiệc.
Chuẩn bị phịng tiệc là khâu khơng kém phần quan trọng. Để triển khai công tác này, cần trả lời những câu hỏi như sau khi chỉ định công việc:
- Những công việc nào cần thực hiện trong phòng tiệc?
- Khơng gian trong phịng tiệc có đủ cho tất cả các dịch vụ hỗ trợ, vui chơi giải trí và sắp đặt trang thiết bị không?
WWW.STHC.EDU.VN | 48
- Buổi tiệc yêu cầu bao nhiêu bàn, ghế?
- Có bất kỳ sự kiện nào đang được xem xét để chuẩn bị ngay trước hay sau buổi tiệc khơng?
- Phịng tiệc có thuận tiện cho khách và nhân viên phục vụ khơng?
- Kích thước của bàn, ghế, và những dụng cụ dự tính sẽ sử dụng cho buổi tiệc như thế nào?
Sau khi đã trả lời được những câu hỏi trên, một bảng danh mục công việc sẽ được lập và phân công người thực hiện.
4.2.3.3. Những yêu cầu khi sử dụng
Khi lập giấy báo tiệc cần chú trọng đến những yếu tố sau: - Khối lượng cơng việc cần hồn thành
- Lượng khách dự tiệc: Lượng khách dự tiệc liên quan đến số lượng nhân viên phục vụ tiệc. Do đó địi hỏi phải lên kế hoạch số lượng nhân viên phục vụ.
- Loại hình tiệc; Loại hình tiệc ngồi hay tiệc đứng hay các loại tiệc khác quyết định đến số lượng nhân viên và các công việc cần làm.
- Loại hình phục vụ món ăn: Món ăn được phục vụ như thế nào liên quan đến số lượng và kỹ năng, kỹ xảo phục vụ. vì vậy, nhân viên phục vụ phải được huấn luyện trước về cách thức phục vụ món ăn.
- Phong cách, nghệ thuật phục vụ: Phong cách và nghệ thuật phục vụ là cách thức sắp xếp đội hình nhân viên, cách thức phục vụ từng loại đồ uống, món ăn. Vìvậy cần phải có kế hoạch phân cơng cơng việc phù hợp với kỹ năng chuyên môn của nhân viên.