5.3. Các biện pháp giảm chi phí
5.3.2. Quản lý, kiểm soát nguyên vật liệu
1. Dự tính nguyên vật liệu cần mua
- Tính tốn ước lượng số ngun vật liệu cần mua theo ngày, tuần, tháng – là việc làm đặc biệt quan trọng, và thường thì nó là phần nhiệm vụ của Bếp trưởng hoặc Bếp chính.
- Số lượng nguyên vật liệu mua vào cần vừa “đủ” để dùng cho bếp, “đủ” cho tồn kho dự trữ, không quá thừa, không quá thiếu. Làm được tốt việc này phụ thuộc rất nhiều vào khả năng và kinh nghiệm của Bếp trưởng trong việc định lượng món ăn:
- Dựa trên thực đơn của nhà hàng, Bếp trưởng cần dự trù được số lượng món ăn, đồ uống.
- Tính mỗi món cần lượng ngun vật liệu là bao nhiêu - Rồi quy ra số lượng từng loại nguyên vật liệu
- Bảng định lượng món ăn chi tiết này cần được tính thêm phần hao hụt của nguyên liệu khi cho ra thực đơn.
- Xác định nguyên vật liệu nào chỉ được nhập tươi mới trong ngày. Nguyên vật liệu nào có thể nhập theo tuần, tháng, hoặc lâu hơn.
WWW.STHC.EDU.VN | 60
Từ đó, nhà hàng sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc nhập nguyên vật liệu, tránh dẫn đến việc thừa nguyên vật liệu này, thiếu nguyên vật liệu kia.
2. Lựa chọn nhà cung cấp uy tín
Nguyên tắc đầu tiên khi bạn mở một cửa hàng phục vụ ăn uống đó là lựa chọn nhà cung cấp, hãy nhớ tuyệt đối không làm việc với nhà cung cấp thiếu uy tín. Một nhà cung cấp thiếu uy tín khơng thể nào cung cấp cho bạn những nguyên vật liệu đảm bảo các tiêu chí: tươi – ngon – an tồn. Uy tín và sự sống cịn của nhà hàng bạn phụ thuộc rất nhiều vào nhà cung cấp này nên hãy lựa chọn cho thật kỹ.
Trong kinh doanh thực phẩm ngày nay, thực khách sẵn sàng chi trả một mức giá cao hơn để được sử dụng những dịch vụ, sản phẩm tốt, an tồn. Vì vậy việc đảm bảo chất lượng nguồn nguyên liệu nhập vào luôn phải được quan tâm hàng đầu nếu muốn quán của bạn trở thành một đại chỉ tin cậy của thực khách. Nếu không quản lý được chất lượng nguyên vật liệu vào sẽ dẫn đến rất nhiều hệ lụy về sau, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, chất lượng và sự tồn tại lâu bền của cửa hàng.
3. Xác định năng lực cung ứng của nhà cung cấp
Bạn cần có danh sách các nhà cung cấp các loại nguyên vật liệu thực phẩm cho quán. Để đảm bảo chủ động nguyên liệu thực phẩm cho Bếp của mình, bạn đồng thời cần xác định được khả năng cung ứng của họ: trong ngày hay phải đặt trước, nếu phải đặt trước thì đặt trước bao lâu sẽ chắc chắn có hàng,…
Lời khuyên của chúng tơi là ln ln có phương án dự phịng cho mình. Nếu với nhóm thực phẩm bạn cần, ít nhất hãy chuẩn bị danh sách 2-3 nhà cung cấp nguyên liệu dự phòng.
WWW.STHC.EDU.VN | 61
Nhập nguyên liệu thực phẩm đồ uống khi lượng nguyên liệu trong kho ở dưới mức tồn tối thiểu. Khi nhập hàng, cần đặc biệt quan tâm tới hạn sử dụng của thực phẩm. Tránh nhập nhiều quá và để lâu ngày, khi quá hạn thì lại tiếc và vẫn sử dụng. Các loại thực phẩm tươi sống thì nên nhập hàng ngày. Thực phẩm luôn bảo quản trong tủ lạnh. Và hạn của chúng không để quá 3 ngày để đảm bảo nguồn thực phẩm luôn tươi ngon.
Xuất nguyên liệu cho bếp để chế biến lên thực đơn mỗi ngày.
5. Kiểm sốt ngun liệu tồn kho
Khơng ít nhà hàng đến cuối tháng bị hao hụt nguyên liệu rất nhiều, một trong số các nguyên nhân là do bộ phận bếp thông đồng với bên quản lý nguyên vật liệu, cắt giảm thành phần của món ăn nhưng vẫn báo cáo đủ,... Điều đó cho thấy, theo dõi báo cáo tồn kho nguyên liệu là một việc làm quan trọng trong cách quản lý nhà hàng ăn uống sao cho hiệu quả. Để làm tốt việc này, bạn cần thường xuyên kiểm tra kho và nhà bếp để kiểm sốt được tình hình.
- Kiểm kê nguyên vật liệu mỗi ngày
Kiểm kê nguyên vật liệu hàng ngày để biết mức tiêu thụ của nhà hàng, quán ăn mỗi ngày. Việc làm này là vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh nhà hàng, dù là nhà hàng lớn hay một quán ăn nhỏ đều phải thực hiện.
Việc kiểm kê này cịn cho bạn biết được tình trạng tồn kho của nguyên vật liệu từng ngày ra sao, phân loại mặt hàng nào cịn hay hết, ngun liệu gì cần nhập bổ sung, nhập nhiều hay ít, cái gì cần bảo quản tiếp… Nhờ đó việc quản lý nguyên vật liệu, bạn cũng nắm được tình trạng về hạn sử dụng của thực phẩm, từ đó có kế hoạch tiêu hủy, mua mới cho phù hợp.
- Không bao giờ dùng nguyên liệu đã quá hạn sử dụng
Thực tế có một số qn ăn vì để giảm chi phí mà cố sử dụng những loại nguyên liệu đã hết hạn sử dụng như các loại nước sốt, đồ tươi, hoa quả, bơ sữa… bởi khi chế biến thành các mịn ăn thì khách hàng khó mà phát hiện được.
WWW.STHC.EDU.VN | 62
Nhưng đây lại là tư duy kinh doanh vơ cùng ấu trĩ vì những thực phẩm đã hết hạn sử dụng sẽ là nguồn gây bệnh trực tiếp cho khách hàng. Những nhóm thực phẩm này có chứa rất nhiều loại vi khuẩn, đặc biệt là vi khuẩn Ecoli, Vibro vulnificus – các loại vi khuẩn khi vào cơ thể sẽ gây đầy bụng, nôn, tiêu chảy, đau dạ dày, và sốt. Việc chạy theo giải quyết các khiếu kiện khiếu nại đã khơng cịn thời gian cho bạn kinh doanh nữa rồi, sự tồn tại nhà hàng của bạn có lẽ cũng chỉ cịn tính từng ngày.
5. Ln có kế hoạch dự báo
Dự báo số lượng món ăn, món ăn sẽ bán chạy trong thời gian tới (tuần, tháng); dự báo nguyên vật liệu nào có thể khan hiếm hoặc bị tăng giá,… là những điều bạn cần tính tốn được trước, dựa trên các số liệu bán hàng của nhà hàng qua tuần, tháng, quý, năm.
Khả năng phân tích và tính tốn dự báo này của bạn càng chính xác thì bạn càng giảm được tồn kho những ngun liệu khơng cần thiết, giảm chi phí thực phẩm. Từ đó, bạn hồn tồn có thể giảm giá bán, hoặc chạy các chương trình khuyến mại, ưu đãi, tăng lợi thế cạnh tranh,…
Một số lưu ý trong bảo quản nguyên liệu thực phẩm
Bảo quản nguyên vật liệu là khâu vô cùng quan trọng trong việc quản lý bếp nhà hàng để tránh thất thốt, hư hỏng, lãng phí. Dưới đây là một số kinh nghiệm cần lưu ý khi bảo quản nguyên vật liệu trong bếp:
- Khi nhận hàng, bộ phận bếp cần kiểm tra lại xem số lượng nhận được có đúng như trong phiếu giao hàng khơng.
- Rất cần có nhân viên quản lý chất lượng thực phẩm sẽ kiểm tra cẩn thận tất cả các lơ hàng xem có bị hư hỏng hay gặp vấn đề gì khơng, chỉ có như vậy mới có thể chắc chắn những nguyên liệu tốt nhất được nhập vào nhà hàng.
- Những rau củ phải nên rửa sạch, để ráo nước và dùng màng bọc thực phẩm để bọc lại và bảo quản trong tủ lạnh.
WWW.STHC.EDU.VN | 63
- Nguyên vật liệu không được để dưới đất, nên để trên bàn hoặc trên cao, những nơi khơ thống.
- Thường xuyên kiểm tra lại số lượng nguyên liệu của bếp vào mỗi đầu ca và cuối ca.
- Vệ sinh sạch sẽ khu vực chế biến và khu vực bảo quản nguyên liệu.
- Thường xuyên kiểm tra xem nguyên vật liệu nào hết hạn hoặc sắp hết hạn để kịp thời xử lý, tránh trường hợp dùng đồ hết hạn sử dụng mà làm thức ăn cho khách.