Chương 1 : CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ BỒI DƯỠNG KỸ NĂNG MỀM
2.5 Đánh giá thực trạng kỹ năng mềm của viên chức hành chính Trường Đại học Sư
2.5.7 Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng học tập
Biểu đồ 0-10: Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng học tập.
Nguồn: Kết quả khảo sát do đề tài thực hiện 9/2017
Kết quả khảo sát cho thấy VCHC có kỹ năng học tập khá tốt. Đa số VCHC thường xun và ln ln tìm tỏi học hỏi để thích ứng với sự thay đổi và nâng cao hiệu quả công việc. Điều này cho thấy nhu cầu đào tạo bồi dưỡng của đội ngũ VCHC khá cao. Do vậy, việc tổ chức bồi dưỡng KNM nói riêng và các khóa bồi dưỡng nói chung ln được VCHC quan tâm hưởng ứng. Đây là một ưu thế nhà trường cần nắm bắt để tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, kỹ năng nghề nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của đội ngũ VCHC.
Không
bao giờ Hiếm khi
Thỉnh
thoảng Thường xuyên
Luôn luôn Học hỏi để trau dồi tri
thức và thích ứng với sự thay đổi
0.0% 2.9% 10.3% 33.8% 52.9%
Tìm tịi, học hỏi những kiến thức mới để nâng cao hiệu quả công việc
0.0% 2.9% 17.6% 44.1% 35.3%
Sử dụng nhiều phương tiện để học tập, đặc biệt là công nghệ thông tin
0.0% 0.0% 16.2% 44.1% 39.7% 0.0% 10.0% 20.0% 30.0% 40.0% 50.0% 60.0% THỰC TRẠNG KỸ NĂNG HỌC TẬP
2.5.8 Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng ứng dụng cơng nghệ thơng tin
Biểu đồ 0-11: Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng ứng dụng cơng nghệ thông tin
Nguồn: Kết quả khảo sát do đề tài thực hiện 9/2017
Qua kết quả khảo sát cho thấy VCHC có kỹ năng cơng nghệ tốt, đáp ứng nhu cầu cơng việc. Trong đó 54,4% VCHC thường xun, 33,8% VCHC ln ln sử dụng công nghệ thông tin để quản lý dữ liệu trong công việc. Đặc biệt là tỉ lệ VCHC sẵn sàng học tập các kỹ năng công nghệ thông tin mới để ứng dụng trong công việc rất cao ( 52,9% ở mức luôn luôn và 33,8% ở mức thường xuyên). Do đó, việc tổ chức bồi dưỡng kỹ năng công nghệ là rất thuận lợi và phù hợp với chủ đề năm học: Ứng dụng CNTT và IOT để xây dựng trường thành Đại học Thông minh.
Khơng bao giờ Hiếm khi Thỉnh thoảng Thường xun Ln ln Có đủ kỹ năng cơng nghệ thông tin để đáp ứng yêu cầu công việc
0.0% 0.0% 14.7% 57.4% 27.9%
Sử dụng công nghệ thông tin để quản lý dữ
liệu trong công việc
0.0% 0.0% 11.8% 54.4% 33.8%
Sẵn sàng học tập các kỹ năng công nghệ thông
tin mới để ứng dụng trong công việc
0.0% 1.5% 11.8% 33.8% 52.9% 0.0% 10.0% 20.0% 30.0% 40.0% 50.0% 60.0% 70.0% THỰC TRẠNG KỸ NĂNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.6 Khảo sát thực trạng mức độ cần thiết của từng KNM trong Khung kỹ năng công việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM. công việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM.
2.6.1 Mục tiêu khảo sát
Người nghiên cứu đã tiến hành khảo sát nhằm đánh giá yêu cầu khách quan về
Khung kỹ năng công việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM đã đưa ra trong
chương 1. Từ kết quả khảo sát người nghiên cứu xây dựng thứ tự mức độ cần thiết của các KNM trong Khung kỹ năng công việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM, đây cũng là cơ sở thực tiễn cho việc đề xuất các biện pháp bồi dưỡng KNM
cho VCHC.
2.6.2 Mẫu khảo sát
Để tìm hiểu thực trạng mức độ cần thiết của từng KNM trong Khung kỹ năng
công việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM, người nghiên cứu đã gửi phiếu
khảo sát trực tuyến cho 50 cán bộ quản lý (CBQL) có thâm niên từ 5 năm làm việc tại các phòng, ban, khoa, trung tâm… của Trường ĐHSPKT TPHCM, kết quả thu về có 32 người tiến hành khảo sát, tỷ lệ mẫu trên tổng thể là 32/99 đạt 32,32%. Danh sách CBQL tham gia khảo sát thể hiện ở PHỤ LỤC 2.3
2.6.3 Nội dung khảo sát
Từ Khung kỹ năng công việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM
TPHCM được xây dựng ở chương 1, người nghiên cứu tiến hành khảo sát mức độ cần thiết của từng KNM sau trong q trình thực hiện cơng việc của VCHC tại Trường đại học Sư phạm kỹ thuật TPHCM.
1. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả 2. Kỹ năng làm việc nhóm 3. Kỹ năng giải quyết vấn đề 4. Kỹ năng thích ứng và sáng tạo
5. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc 6. Kỹ năng quản lý và phát triển bản thân 7. Kỹ năng học tập
2.6.4 Phương pháp khảo sát
- Sử dụng phiếu khảo sát trực tuyến (PHỤ LỤC 2.4) - Phỏng vấn lấy ý kiến của CBQL
- Thông tin thống kê được xếp theo hạng mục. - Phân tích đánh giá kết quả thống kê.
2.7 Đánh giá thực trạng mức độ cần thiết của từng KNM trong Khung kỹ năng công việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM. công việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM.
2.7.1 Kết quả khảo sát mức độ cần thiết của từng KNM trong Khung kỹ năng công việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM: việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM:
Biểu đồ 0-12: Kết quả trưng cầu ý kiến về mức độ cần thiết của từng KNM
Nguồn: Kết quả khảo sát do đề tài thực hiện 9/2017
0.0% 10.0% 20.0% 30.0% 40.0% 50.0% 60.0% 70.0% 80.0% 90.0% 100.0% 1. KN giao tiếp hiệu quả 2. KN làm việc nhó m 3. KN nhận diện giải quyế t vấn đề 4. KN thích ứng và sáng tạo 5. KN lập KH và tổ chức công việc 6. KN quản lý và phát triển bản thân 7. KN học tập 8. KN công nghệ thôn g tin Rất cần thiết 87.5% 68.8% 68.8% 12.5% 71.9% 59.4% 37.5% 40.6% Khá cần thiết 12.5% 21.9% 25.0% 56.3% 21.9% 34.4% 56.3% 56.3% Thỉnh thoảng cần thiết 0.0% 9.4% 3.1% 25.0% 6.3% 3.1% 6.3% 3.1%
Hiếm khi cần thiết 0.0% 0.0% 3.1% 6.3% 0.0% 3.1% 0.0% 0.0%
Không cần thiết 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0%
Từ biểu đồ trên cho thấy:
Tất cả 8 KNM được khảo sát đều cần thiết đối với công việc của VCHC, cả 8 KNM đều ở mức khá cần thiết và rất cần thiết và đạt tỷ lệ từ 68,8% trở lên. Trong đó Kỹ năng giao tiếp hiệu quả có tỷ lệ cao nhất: 100% ở mức khá cần thiết và rất cần thiết và Kỹ năng thích ứng và sáng tạo đạt tỷ lệ thấp nhất: 68,8% ở mức khá cần thiết và rất cần thiết.
Thứ tự mức cần thiết của các KNM trong công việc của VCHC được xếp như sau:
1. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
2. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc 3. Kỹ năng giải quyết vấn đề
4. Kỹ năng làm việc nhóm
5. Kỹ năng quản lý và phát triển bản thân 6. Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin 7. Kỹ năng học tập
8. Kỹ năng thích ứng và sáng tạo
2.8 Tổng hợp ý kiến của CBQL về việc bồi dưỡng nâng cao kỹ năng mềm trong công việc cho VCHC công việc cho VCHC
Ý kiến từ quá trình khảo sát cho thấy cả 3 nhóm CBQL: Lãnh đạo nhà trường, lãnh đạo các phịng, ban, trung tâm và lãnh đạo khoa đều đánh giá việc nâng cao KNM cho VCHC là cần thiết và rất cần thiết cụ thể như sau:
Việc trang bị kỹ năng mềm cho nhân viên văn phòng hiện nay thật sự rất cần thiết. Kỹ năng mềm không những nâng cao tính chuyên nghiệp của một CBVC mà cịn tăng hiệu quả cơng việc một cách đáng kể. Đây là một trong những giải pháp rất quan trọng làm tăng độ tin cậy, sự hài lịng của khách hàng. Sự thành cơng, phát triển của một tổ chức (đơn vị) phụ thuộc phần lớn vào việc trang bị, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng mềm cho cán bộ, nhân viên. Bồi dưỡng kỹ năng mềm là việc hết sức cần thiết trong việc nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả công việc của nhân viên văn phịng. VCHC ln cần khả năng quan sát, tổng hợp và phân tích để tránh lặp lại các
lỗi sai, đồng thời đề xuất cải tiến hiệu quả công việc cá nhân đang phụ trách và của cả các đơn vị liên quan. Với các kỹ năng được trang bị phù hợp, chắc chắn rằng, cơng việc của các phịng ban sẽ được giải quyết hiệu quả mà không cần sử dụng quá nhiều nhân viên.
Từ góc độ quản lý và kinh nghiệm cá nhân, một số CBQL đã đóng góp biện pháp bồi dưỡng để nâng cao KNM cho VCHC. Đây chính là những ý kiến hết sức thực tế và có giá trị để làm cơ sở cho việc xây dựng các biện pháp nâng cao KNM cho VCHC:
Định kỳ phải tổ chức những khóa học về kỹ năng làm việc cho nhân viên văn phòng, đặc biệt là những em mới được tuyển vào phải được qua huấn luyện bồi dưỡng kỹ năng mềm. Nhà lãnh đạo cần quan tâm và tổ chức các lớp học để cho nhân viên được tham gia, ít nhất 1 năm 1 lần, nhằm từng bước phát triển các kỹ năng mềm. Để có chương trình bồi dưỡng chun mơn và kỹ năng mềm cho nhân viên, trước hết cần xây dựng bản mơ tả từng vị trí cơng việc với những yêu cầu cụ thể (kiến thức, kỹ năng, thái độ, trách nhiệm, quyền hạn...) để từ đó xây dựng các quy định về việc bồi dưỡng nghiệp vụ, xây dựng kế hoạch hàng năm bắt buộc và các chương trình bồi dưỡng phù hợp, có thể xây dựng nhóm kỹ năng mang tính đặc thù cho nhân viên hành chính theo vị trí việc làm (mơi trường làm viêc). Kỹ năng ứng dụng CNTT có thể được trang bị thơng qua những khóa học online. Các Kỹ năng Giao tiếp, lập kế hoạch, làm việc nhóm nên được chức tập huấn với các chuyên gia giàu kinh nghiệm bằng các phương pháp tiếp cận mới để việc học có thể thực hành được ngay. Việc học tập thông qua nêu gương cũng rất quan trọng, theo đánh giá của trưởng phòng quản trị chiến lược: “Muốn nhân viên chuyên nghiệp, làm việc hiệu quả, thì sếp phải chuyên nghiệp đó là cách bồi dưỡng tốt nhất, hiệu quả nhất…”. Bồi dưỡng kỹ năng mềm phải gắn với thực tiễn cơng việc và có tính bổ sung tùy theo từng cá nhân… Phải tạo động lực để nhân viên hành chính thấy cần phải thay đổi hành vi trong cơng việc... Tính thích nghi, thích ứng với cơng việc hiện tại cũng là một kỹ năng cần thiết vì trong thực tế, ít có nhân viên nào được đào tạo đúng chuyên ngành mình đang làm việc. Kỹ năng mềm nên được đào tạo lồng ghép trong mơn học ở các cấp theo dạng tích hợp. Cần phải có q trình giám sát sự thay đổi của từng nhân viên khi tham gia các khóa
học bồi dưỡng KNM. Kỹ năng mềm phải thực hành, phải làm đi làm lại nhiều lần mới có được.
2.9 Kỹ năng mềm theo yêu cầu vị trí việc làm của viên chức hành chính trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh Đại học Sư phạm kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
Căn cứ vào quy định về chức năng nhiêm vụ các vị trí việc làm của 205 VCHC trong tồn trường [3], người nghiên cứu đã thống kê và tổng hợp thành 11 nhóm cơng việc cơ bản của VCHC trường ĐHSPKT TPHCM. Từ khung kỹ năng công việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM, kết hợp với nhiệm vụ và yêu cầu năng lực, tính cách, kinh nghiệm của các nhóm cơng việc theo vị trí việc làm, sự quan sát quá trình làm việc, phỏng vấn ý kiến của VCHC ở các vị trí khác nhau, người nghiên cứu đề xuất các nhóm kỹ năng mềm theo 11 nhóm cơng việc cơ bản của VCHC trường ĐHSPKT TPHCM. Trong các nhóm KNM được đề xuất, các KNM thiết yếu sẽ đáp ứng u cầu của tính chất và mục tiêu của nhóm công việc, các KNM bổ trợ sẽ đáp ứng yêu cầu phát triển năng lực cá nhân tăng cường hiệu quả hoạt động của nhóm cơng việc.
Nhóm cơng việc số 1: Bộ phận chun viên văn phòng
➢ Nhiệm vụ:
- Tư vấn, hỗ trợ người học, CBVC thực hiện công việc theo đúng quy chế của Trường; - Thực hiện xử lý thông tin, số liệu và quản lý hồ sơ công việc đặc thù của đơn vị cũng
như các hồ sơ chất lượng ISO và hồ sơ KPIs...;
- Tham gia lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động đặc thù của đơn vị;
- Chủ động giải quyêt các vấn đề nảy sinh trong lĩnh vực công việc được giao theo đúng thẩm quyền chức năng
- Thực hiện công việc văn thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản, thông tin, thông báo... của đơn vị;
➢ Yêu cầu năng lực – tính cách – kinh nghiệm
- Nắm được đường lối, chính sách chung, nắm chắc phương hướng chủ trương, chính sách của ngành Giáo dục và Đào tạo, của trường, của đơn vị về lĩnh vực nghiệp vụ của mình.
- Nắm được các kiến thức cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực cá nhân phụ trách
- Nắm các mục tiêu và đối tượng quản lý, hệ thống các nguyên tắc cơ chế quản lý của nghiệp vụ thuộc phạm vi mình phụ trách.
- Biết xây dựng các phương án, kế hoạch, các thể loại quyết định cụ thể và thông hiểu thủ tục hành chính nghiệp vụ của ngành quản lý, viết văn bản tốt.
- Biết phương pháp nghiên cứu, tổng kết và đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản lý. Nắm được xu thế phát triển nghiệp vụ trong nước và thế giới.
- Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, phương pháp kiểm tra và có khả năng tập hợp tổ chức
➢ Nhóm Kỹ năng mềm số 1: KNM thiết yếu
1. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả 2. Kỹ năng làm việc nhóm 3. Kỹ năng giải quyết vấn đề
4. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
KNM bổ trợ
1. Kỹ năng thích ứng và sáng tạo
2. Kỹ năng quản lý và phát triển bản thân 3. Kỹ năng học tập
4. Kỹ năng Ứng dụng cơng nghệ thơng tin
Nhóm KNM thiết yếu trong nhóm 1 gồm có: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả (1) giúp cho các chuyên viên thu nhận, phản hồi thông tin tới các CBGD, các sinh viên, đồng nghiệp một cách dễ dàng, nhanh chóng. Kỹ năng làm việc nhóm (2) giúp nâng cao hiệu quả phối hợp trao đổi thông tin, giải quyết công việc giữa các cá nhân trong 1 đơn vị và giữa các đơn vị với nhau. Kỹ năng giải quyết vấn đề (3)
giúp các cá nhân nhanh chóng nhận diện ra các vấn đề nảy sinh trong quá trình vận hành cơng việc từ đó đưa ra biện pháp giải quyết phù hợp, đúng quy định, đáp ứng yêu cầu chủ động giải quyêt các vấn đề nảy sinh trong lĩnh vực công việc được giao theo đúng thẩm quyền chức năng. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc (4) đáp ứng yêu cầu tham gia lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động đặc thù của đơn vị và thực hiện công việc được giao một cách khoa học, hiệu quả.
Nhóm cơng việc số 2: Bộ phận thư ký khoa, trung tâm đào tạo
➢ Nhiệm vụ:
- Tư vấn, hỗ trợ người học CBVC thực hiện các quy chế của Trường;
- Thực hiện các công việc thư ký, văn thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản, thông tin, thông báo ... của khoa;
- Thực hiện công tác tổ chức thi cử, quản lý thông tin, hồ sơ điểm của người học; - Chủ động giải quyêt các vấn đề nảy sinh trong lĩnh vực công việc được giao theo
đúng thẩm quyền chức năng
- Thực hiện công tác quản lý hồ sơ chất lượng ISO và hồ sơ KPIs của khoa;
➢ Yêu cầu năng lực – tính cách – kinh nghiệm
- Trình độ học vấn tốt nghiệp đại học trở lên; - Có kinh nghiệm trong cơng tác giáo dục; - Có nghiệp vụ văn phịng;
- Thành thạo vi tính văn phịng;
- Cẩn thận, tỉ mỉ, nhiệt tình, trung thực trong cơng việc; - Có khả năng chịu được áp lực công việc.
- Nắm vững các quy chế học sinh, sinh viên.
- Nắm vững các quy trình ISO liên quan đến coi thi, điểm, khen thưởng, kỷ luật và xét tốt nghiệp và quy chế giảng dạy.
- Có khả năng phân tích, tổng hợp các vấn đề mà trưởng khoa yêu cầu.