Chương 1 : CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ BỒI DƯỠNG KỸ NĂNG MỀM
2.9 Kỹ năng mềm theo yêu cầu vị trí việc làm của viên chức hành chính trường Đạ
Đại học Sư phạm kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
Căn cứ vào quy định về chức năng nhiêm vụ các vị trí việc làm của 205 VCHC trong toàn trường [3], người nghiên cứu đã thống kê và tổng hợp thành 11 nhóm cơng việc cơ bản của VCHC trường ĐHSPKT TPHCM. Từ khung kỹ năng công việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM, kết hợp với nhiệm vụ và yêu cầu năng lực, tính cách, kinh nghiệm của các nhóm cơng việc theo vị trí việc làm, sự quan sát quá trình làm việc, phỏng vấn ý kiến của VCHC ở các vị trí khác nhau, người nghiên cứu đề xuất các nhóm kỹ năng mềm theo 11 nhóm cơng việc cơ bản của VCHC trường ĐHSPKT TPHCM. Trong các nhóm KNM được đề xuất, các KNM thiết yếu sẽ đáp ứng u cầu của tính chất và mục tiêu của nhóm cơng việc, các KNM bổ trợ sẽ đáp ứng yêu cầu phát triển năng lực cá nhân tăng cường hiệu quả hoạt động của nhóm cơng việc.
Nhóm cơng việc số 1: Bộ phận chun viên văn phòng
➢ Nhiệm vụ:
- Tư vấn, hỗ trợ người học, CBVC thực hiện công việc theo đúng quy chế của Trường; - Thực hiện xử lý thông tin, số liệu và quản lý hồ sơ công việc đặc thù của đơn vị cũng
như các hồ sơ chất lượng ISO và hồ sơ KPIs...;
- Tham gia lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động đặc thù của đơn vị;
- Chủ động giải quyêt các vấn đề nảy sinh trong lĩnh vực công việc được giao theo đúng thẩm quyền chức năng
- Thực hiện công việc văn thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản, thông tin, thông báo... của đơn vị;
➢ Yêu cầu năng lực – tính cách – kinh nghiệm
- Nắm được đường lối, chính sách chung, nắm chắc phương hướng chủ trương, chính sách của ngành Giáo dục và Đào tạo, của trường, của đơn vị về lĩnh vực nghiệp vụ của mình.
- Nắm được các kiến thức cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực cá nhân phụ trách
- Nắm các mục tiêu và đối tượng quản lý, hệ thống các nguyên tắc cơ chế quản lý của nghiệp vụ thuộc phạm vi mình phụ trách.
- Biết xây dựng các phương án, kế hoạch, các thể loại quyết định cụ thể và thông hiểu thủ tục hành chính nghiệp vụ của ngành quản lý, viết văn bản tốt.
- Biết phương pháp nghiên cứu, tổng kết và đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản lý. Nắm được xu thế phát triển nghiệp vụ trong nước và thế giới.
- Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, phương pháp kiểm tra và có khả năng tập hợp tổ chức
➢ Nhóm Kỹ năng mềm số 1: KNM thiết yếu
1. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả 2. Kỹ năng làm việc nhóm 3. Kỹ năng giải quyết vấn đề
4. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
KNM bổ trợ
1. Kỹ năng thích ứng và sáng tạo
2. Kỹ năng quản lý và phát triển bản thân 3. Kỹ năng học tập
4. Kỹ năng Ứng dụng cơng nghệ thơng tin
Nhóm KNM thiết yếu trong nhóm 1 gồm có: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả (1) giúp cho các chuyên viên thu nhận, phản hồi thông tin tới các CBGD, các sinh viên, đồng nghiệp một cách dễ dàng, nhanh chóng. Kỹ năng làm việc nhóm (2) giúp nâng cao hiệu quả phối hợp trao đổi thông tin, giải quyết công việc giữa các cá nhân trong 1 đơn vị và giữa các đơn vị với nhau. Kỹ năng giải quyết vấn đề (3)
giúp các cá nhân nhanh chóng nhận diện ra các vấn đề nảy sinh trong q trình vận hành cơng việc từ đó đưa ra biện pháp giải quyết phù hợp, đúng quy định, đáp ứng yêu cầu chủ động giải quyêt các vấn đề nảy sinh trong lĩnh vực công việc được giao theo đúng thẩm quyền chức năng. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc (4) đáp ứng yêu cầu tham gia lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động đặc thù của đơn vị và thực hiện công việc được giao một cách khoa học, hiệu quả.
Nhóm cơng việc số 2: Bộ phận thư ký khoa, trung tâm đào tạo
➢ Nhiệm vụ:
- Tư vấn, hỗ trợ người học CBVC thực hiện các quy chế của Trường;
- Thực hiện các công việc thư ký, văn thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản, thông tin, thông báo ... của khoa;
- Thực hiện công tác tổ chức thi cử, quản lý thông tin, hồ sơ điểm của người học; - Chủ động giải quyêt các vấn đề nảy sinh trong lĩnh vực công việc được giao theo
đúng thẩm quyền chức năng
- Thực hiện công tác quản lý hồ sơ chất lượng ISO và hồ sơ KPIs của khoa;
➢ Yêu cầu năng lực – tính cách – kinh nghiệm
- Trình độ học vấn tốt nghiệp đại học trở lên; - Có kinh nghiệm trong cơng tác giáo dục; - Có nghiệp vụ văn phịng;
- Thành thạo vi tính văn phịng;
- Cẩn thận, tỉ mỉ, nhiệt tình, trung thực trong cơng việc; - Có khả năng chịu được áp lực công việc.
- Nắm vững các quy chế học sinh, sinh viên.
- Nắm vững các quy trình ISO liên quan đến coi thi, điểm, khen thưởng, kỷ luật và xét tốt nghiệp và quy chế giảng dạy.
- Có khả năng phân tích, tổng hợp các vấn đề mà trưởng khoa yêu cầu.
- Có tinh thần trách nhiệm, tận tụy với cơng việc, có sáng kiến, cải tiến để thực hiện công việc được giao với kết quả cao nhất;
➢ Nhóm Kỹ năng mềm số 2: KNM thiết yếu
1. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả 2. Kỹ năng giải quyết vấn đề
3. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc 4. Kỹ năng Ứng dụng công nghệ thông tin
KNM bổ trợ
5. Kỹ năng làm việc nhóm
6. Kỹ năng thích ứng và sáng tạo 7. Kỹ năng học tập
Nhóm KNM thiết yếu trong nhóm 2 gồm có: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả (1) giúp cho các thư ký thu nhận, phản hồi thông tin tới các sinh viên, các CBGD, đồng nghiệp một cách dễ dàng, nhanh chóng. Kỹ năng giải quyết vấn đề (2) giúp các cá nhân nhanh chóng nhận diện ra các vấn đề nảy sinh trong quá trình vận hành cơng việc từ đó đưa ra biện pháp giải quyết phù hợp, đúng quy định, đáp ứng yêu cầu chủ động giải quyêt các vấn đề nảy sinh trong lĩnh vực công việc được giao theo đúng thẩm quyền chức năng. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc (3) giúp thư ký vận hành cơng tác hành chính tại khoa một cách khoa học, hiệu quả. Kỹ năng Ứng dụng công nghệ thông tin (4) giúp thư ký quản lý dữ liệu thông tin, điểm…của sinh viên hiệu quả và chính xác
Nhóm cơng việc số 3: Bộ phận văn thư lưu trữ
➢ Nhiệm vụ:
- Đóng dấu và quản lý các con dấu của Trường, Sao y văn bản, cấp công lệnh, giấy giới thiệu, soạn thảo văn bản, trả lời điện thoại; tiếp nhận thông tin từ các cá nhân, đơn vị trong và ngồi trường.
- Sắp xếp; lưu trữ, tra tìm cơng văn, giấy tờ. Nhập kho lưu trữ; phân loại; chỉnh lý; thu thập; bổ sung; bảo quản hồ sơ, tài liệu. Số hoá hồ sơ, tài liệu và sắp xếp lưu trữ dữ liệu trên hệ thống phần mềm.
- Thực hiện thống kê, báo cáo tình hình cơng tác văn thư và công tác lưu trữ theo quy trình nghiệp vụ, quy phạm kỹ thuật.Cập nhật danh mục tài liệu nội bộ, tài liệu bên ngồi của phịng theo quy trình ISO.
➢ Yêu cầu năng lực – tính cách – kinh nghiệm
- Trình độ học vấn tốt nghiệp trung cấp trở lên;
- Nắm được nguyên tắc bảo mật, các quy định của Trường về quản lý và sử dụng dấu. nguyên tắc bảo vệ kho lưu trữ, quy phạm kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ, máy móc thiết bị và người lao động.
- Thực hiện được các quy trình nghiệp vụ về văn thư lưu trữ theo quy định của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước.
- Biết sử dụng thành thạo một số phần mềm về quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
➢ Nhóm Kỹ năng mềm số 3: KNM thiết yếu
1. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả 2. Kỹ năng làm việc nhóm
3. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc
KNM bổ trợ
4. Kỹ năng giải quyết vấn đề
5. Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin 6. Kỹ năng học tập
Nhóm KNM thiết yếu trong nhóm 3 gồm có: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả (1) giúp cho văn thư thu nhận, phản hồi thông tin tới các sinh viên, các CBGD, đồng nghiệp nhanh chóng, hiệu quả đáp ứng yêu cầu giao tiếp với cường độ cao với đối tác trong và ngoài trường. Kỹ năng làm việc nhóm (2) giúp văn thư phối hợp tốt với đối tác có nhu cầu truy xuất thơng tin lưu trữ để giải quyết công việc của đơn vị và nhà trường. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc (3) giúp văn thư sắp xếp quản lý tài liệu lưu trữ một cách khoa học, và phối hợp nhịp nhàng với nhiều công việc được giao. Kỹ năng Ứng dụng công nghệ thông tin (4) giúp văn thư quản lý dữ liệu, số hóa văn bản, tài liệu một cách hiệu quả.
Nhóm cơng việc số 4: Bộ phận kỹ thuật
➢ Nhiệm vụ:
- Theo dõi cơng tác bảo trì, sửa chữa các hệ thống mạng, hệ thống kỹ thuật về thiết bị, cơ sở vật chất của nhà trường;
- Thực hiện dự thảo các văn bản hành chính thuộc lĩnh vực phụ trách;
- Quản trị tài sản thuộc phòng quản lý và theo dõi mua sắm vật tư cho các đơn vị trong toàn trường;
- Chủ động giải quyêt các vấn đề nảy sinh trong lĩnh vực công việc được giao theo đúng thẩm quyền chức năng;
➢ Yêu cầu năng lực – tính cách – kinh nghiệm
- Trình độ học vấn tốt nghiệp trung cấp trở lên; - Nắm vững hệ thống kỹ thuật về lĩnh vực được giao - Có các kỹ năng hoạch định lập kế hoạch hoạt động - Tính cách hịa đồng.
- Chịu được áp lực cơng việc. - Có tư duy hệ thống.
- Có kinh nghiệm sửa chữa trong lĩnh vực được giao
➢ Nhóm Kỹ năng mềm số 4: KNM thiết yếu
1. Kỹ năng giải quyết vấn đề 2. Kỹ năng học tập
3. Kỹ năng làm việc nhóm
KNM thiết yếu
4. Kỹ năng thích ứng và sáng tạo 5. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
6. Kỹ năng ứng dụng công nghệ thơng tin
Nhóm KNM thiết yếu trong nhóm 4 gồm có: Kỹ năng giải quyết vấn đề (1) giúp các nhân viên kỹ thuật nhanh chóng nhận diện ra các vấn đề kỹ thuật nảy
sinh trong q trình vận hành cơng việc từ đó đưa ra biện pháp giải quyết phù hợp giải quyết yêu cầu của các sinh viên, các CBGD, đồng nghiệp nhanh chóng. Kỹ năng học tập (2) giúp các nhân viên kỹ thuật cập nhật thường xuyên với các công nghệ kỹ thuật mới, đáp ứng yêu cầu thay đổi, phát triển công nghệ, kỹ thuật của nhà trường. Kỹ năng làm việc nhóm (3) giúp nhân viên kỹ thuật phối hợp tốt với đồng nghiệp trong q trình giải quyết cơng việc nảy sinh và phối hợp tốt với các đơn vị tổ chức các sự kiện khi có yêu cầu bộ phận trực kỹ thuật…
Nhóm cơng việc số 5: Bộ phận kế hoạch tài chính
➢ Nhiệm vụ:
- Kế toán các khoản thu chi, lập các báo cáo tài chính theo phân cơng nhiệm vụ
- Tư vấn, kiểm tra, kiểm soát thủ tục, chứng từ thanh toán, tạm ứng, chuyển khoản… theo dõi kiểm soát thu, chi và báo cáo cơng nợ. Thực hiện quyết tốn các chứng từ. - Thực hiện thu, chi tài chính
- Cập nhật, quản lý các dữ liệu liên quan
- Nhắc nhở, yêu cầu các đơn vị làm hồ sơ thanh, quyết toán đúng tiến độ
➢ Yêu cầu năng lực – tính cách – kinh nghiệm
- Trình độ học vấn tốt nghiệp đại học trở lên;
- Sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý trên máy tính - Hòa đồng, thân thiện, giao tiếp tốt.
- Làm việc có kế hoạch. - Khiêm tốn và trung thực.
- Có kinh nghiệm trong việc sử dụng công nghệ thông tin.
- Nắm vững nguyên lý, chế độ kế tốn và các quy định tài chính của Nhà nước.
➢ Nhóm Kỹ năng mềm số 5 KNM thiết yếu
1. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc 2. Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin 3. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
KNM bổ trợ
1. Kỹ năng giải quyết vấn đề 2. Kỹ năng học tập
Nhóm KNM thiết yếu trong nhóm 5 gồm có: Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc (1) đáp ứng yêu cầu đặc thù của bộ phận kế hoạch tài chính, khơng chỉ thực hiện tổ chức cơng việc của đơn vị mà cịn thực hiện tư vấn, hỗ trợ các đơn vị trong toàn trường trong việc lập kế hoạch và dự toán cho các hoạt động một cách khoa học, hiệu quả. Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin (2) là yếu tố rất cần thiết đối với bộ phận kế tốn, ngồi u cầu nắm rõ kiến thức về các phần mềm quản lý tài chính, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong công việc của các kế tốn sẽ quyết định hiệu quả cơng việc của mỗi cá nhân. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả (3) giúp cho các kế tốn tiếp xúc để thu nhận, phản hồi thơng tin tới các CBVC, các sinh viên thuận lợi và hiệu quả. Kỹ năng làm việc nhóm (4) giúp nâng cao hiệu quả phối hợp giữa bộ phận kế hoạc tài chính với các đơn vị trong trường cũng như trong cùng đơn vị.
Nhóm cơng việc số 6: Bộ phận quản lý KTX
➢ Nhiệm vụ:
- Tiếp nhận và quản lý sinh viên trong phạm vi được giao. - Gíám sát tình hình sinh họat hàng ngày của sinh viên - Tiếp nhận các thông tin phản hồi từ sinh viên
- Theo dõi, quản lý tài sản khu nhà mình quản lý
➢ Yêu cầu năng lực – tính cách – kinh nghiệm
- Trình độ học vấn tốt nghiệp trung cấp trở lên;
- Tác phong làm việc nghiêm túc, có trách nhiệm trong cơng việc.
- Có tinh thần hợp tác với đồng nghiệp trong Ban, động viên nhau cùng thực hiện kế hoạch kịp thời.
- Kinh nghiệm làm việc 1 năm trong môi trường giáo dục.
➢ Nhóm Kỹ năng mềm số 6: KNM thiết yếu
1. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả 2. Kỹ năng giải quyết vấn đề 3. Kỹ năng thích ứng và sáng tạo
KNM bổ trợ
1. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc 2. Kỹ năng học tập
Nhóm KNM thiết yếu trong nhóm 6 gồm có: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả (1) giúp cho các quản sinh thu nhận, phản hồi thông tin tới các sinh viên hiệu quả, phục vụ cho công tác quản lý và tiếp xúc hàng ngày với sinh viên. Kỹ năng giải quyết vấn đề (2) giúp các cá nhân nhanh chóng nhận diện ra các vấn đề nảy sinh trong quá trình theo dõi, quản lý sinh viên từ đó đưa ra biện pháp giải quyết phù hợp, đúng quy định. Kỹ năng thích ứng và sáng tạo (3) giúp bộ phận quản sinh, những người được đào tạo ở nhiều chun mơn, trình độ khác nhau thích ứng với cơng việc và linh hoạt sáng tạo khi hành ngày làm việc với sinh viên là đối tượng hết sức năng động và cá tính.
Nhóm cơng việc số 7: Bộ phận thanh tra giáo dục
➢ Nhiệm vụ:
- Thanh tra việc thực hiện chính sách và pháp luật về giáo dục
- Thanh tra việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch chương trình nội dung phương pháp giáo dục quy chế đào tạo ,quy chế thi cử, cấp văn bằng chứng chỉ , việc thực hiện các quy định ve quản lý tài chính, tài sản, khoa học cơng nghệ , công tác tổ chức cán bộ và