Chương 1 : CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ BỒI DƯỠNG KỸ NĂNG MỀM
2.8 Tổng hợp ý kiến của CBQL về việc bồi dưỡng nâng cao kỹ năng mềm trong công
cơng việc cho VCHC
Ý kiến từ q trình khảo sát cho thấy cả 3 nhóm CBQL: Lãnh đạo nhà trường, lãnh đạo các phòng, ban, trung tâm và lãnh đạo khoa đều đánh giá việc nâng cao KNM cho VCHC là cần thiết và rất cần thiết cụ thể như sau:
Việc trang bị kỹ năng mềm cho nhân viên văn phòng hiện nay thật sự rất cần thiết. Kỹ năng mềm không những nâng cao tính chuyên nghiệp của một CBVC mà cịn tăng hiệu quả cơng việc một cách đáng kể. Đây là một trong những giải pháp rất quan trọng làm tăng độ tin cậy, sự hài lịng của khách hàng. Sự thành cơng, phát triển của một tổ chức (đơn vị) phụ thuộc phần lớn vào việc trang bị, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng mềm cho cán bộ, nhân viên. Bồi dưỡng kỹ năng mềm là việc hết sức cần thiết trong việc nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả công việc của nhân viên văn phịng. VCHC ln cần khả năng quan sát, tổng hợp và phân tích để tránh lặp lại các
lỗi sai, đồng thời đề xuất cải tiến hiệu quả công việc cá nhân đang phụ trách và của cả các đơn vị liên quan. Với các kỹ năng được trang bị phù hợp, chắc chắn rằng, công việc của các phòng ban sẽ được giải quyết hiệu quả mà không cần sử dụng quá nhiều nhân viên.
Từ góc độ quản lý và kinh nghiệm cá nhân, một số CBQL đã đóng góp biện pháp bồi dưỡng để nâng cao KNM cho VCHC. Đây chính là những ý kiến hết sức thực tế và có giá trị để làm cơ sở cho việc xây dựng các biện pháp nâng cao KNM cho VCHC:
Định kỳ phải tổ chức những khóa học về kỹ năng làm việc cho nhân viên văn phòng, đặc biệt là những em mới được tuyển vào phải được qua huấn luyện bồi dưỡng kỹ năng mềm. Nhà lãnh đạo cần quan tâm và tổ chức các lớp học để cho nhân viên được tham gia, ít nhất 1 năm 1 lần, nhằm từng bước phát triển các kỹ năng mềm. Để có chương trình bồi dưỡng chun mơn và kỹ năng mềm cho nhân viên, trước hết cần xây dựng bản mơ tả từng vị trí cơng việc với những yêu cầu cụ thể (kiến thức, kỹ năng, thái độ, trách nhiệm, quyền hạn...) để từ đó xây dựng các quy định về việc bồi dưỡng nghiệp vụ, xây dựng kế hoạch hàng năm bắt buộc và các chương trình bồi dưỡng phù hợp, có thể xây dựng nhóm kỹ năng mang tính đặc thù cho nhân viên hành chính theo vị trí việc làm (mơi trường làm viêc). Kỹ năng ứng dụng CNTT có thể được trang bị thơng qua những khóa học online. Các Kỹ năng Giao tiếp, lập kế hoạch, làm việc nhóm nên được chức tập huấn với các chuyên gia giàu kinh nghiệm bằng các phương pháp tiếp cận mới để việc học có thể thực hành được ngay. Việc học tập thông qua nêu gương cũng rất quan trọng, theo đánh giá của trưởng phòng quản trị chiến lược: “Muốn nhân viên chuyên nghiệp, làm việc hiệu quả, thì sếp phải chuyên nghiệp đó là cách bồi dưỡng tốt nhất, hiệu quả nhất…”. Bồi dưỡng kỹ năng mềm phải gắn với thực tiễn cơng việc và có tính bổ sung tùy theo từng cá nhân… Phải tạo động lực để nhân viên hành chính thấy cần phải thay đổi hành vi trong cơng việc... Tính thích nghi, thích ứng với cơng việc hiện tại cũng là một kỹ năng cần thiết vì trong thực tế, ít có nhân viên nào được đào tạo đúng chuyên ngành mình đang làm việc. Kỹ năng mềm nên được đào tạo lồng ghép trong môn học ở các cấp theo dạng tích hợp. Cần phải có q trình giám sát sự thay đổi của từng nhân viên khi tham gia các khóa
học bồi dưỡng KNM. Kỹ năng mềm phải thực hành, phải làm đi làm lại nhiều lần mới có được.