BIỆN PHÁP NÂNG CAO KỸ NĂNG MỀM CHO VCHC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 3.1 Cơ sở làm căn cứ đề xuất biện pháp nâng cao kỹ năng mềm cho viên chức hành chính trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
3.1.1 Cơ sở pháp lý
Luật viên chức ngày 22.8.2015 quy định: Đơn vị sự nghiệp cơng lập có trách nhiệm xây dựng kế hoạch và tổ chức việc đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của viên chức; có trách nhiê ̣m tạo điều kiện để viên chức được tham gia đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, năng lực chun mơn, nghiê ̣p vụ (Khoản 1, Khoản 2) Đơn vị sự nghiệp cơng lập có trách nhiệm (Điều 34 mục 4).
3.1.2 Cơ sở lý luận
Người nghiên cứu đã trình bày cơ sở lý luận cần thiết về việc đề xuất các biện pháp nâng cao KNM cho VCHC bao gồm:
Tìm hiểu về tổng quan lịch sử vấn đề nghiên cứu trên thế giới và Việt Nam thông qua các nghiên cứu về KNM trong công việc, các khảo sát và luận văn nghiên cứu…
Nghiên cứu một số khái niệm cơ bản có liên quan đến đề tài về biện pháp biện pháp nâng cao KNM cho VCHC.
Tìm hiểu và nghiên cứu lý luận nâng cao KNM cho VCHC gồm: Các học thuyết, khung kỹ năng công việc của ACCI, Phương pháp bồi dưỡng KNM, tầm quan trọng và các yếu tố ảnh hưởng đến việc nâng cao KNM cho VCHC. Áp dụng quan điểm học tập suốt đời trong việc nâng cao KNM cho VCHC.
3.1.3 Cơ sở thực tiễn
Phân tích quy định chức năng nhiệm vụ, yêu cầu năng lực của các vị trí làm việc của VCHC, thực trạng bồi dưỡng KNM cho VCHC.
Khảo sát thực tế và phân tích kết quả thực trạng KNM của VCHC về các mặt như: - Mức độ vận dụng kỹ năng mềm trong công việc của VCHC
- Biện pháp nâng cao hiệu quả công việc của VCHC thông qua việc bồi dưỡng KNM
Thực trạng bồi dưỡng KNM cho VCHC còn bỏ ngỏ trong khi mức độ vận dụng KNM trong công việc của VCHC khá cao, mức độ cần thiết của KNM trong công việc khá cao. Đa số các nhà quản lý đều nhận định việc bồi dưỡng KNM cho VCHC là cần thiết và rất cần thiết.
3.2 Đề xuất biện pháp nâng cao kỹ năng mềm cho viên chức hành chính trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh. đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh.
Căn cứ vào các cơ sở pháp lý, cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn, người nghiên cứu đã đề xuất một số biện pháp liên quan tới việc bồi dưỡng KNM cho VCHC. Các đề xuất của người nghiên cứu hướng tới việc nâng cao KNM cho VCHC nhằm nâng cao hiệu quả công việc của đội ngũ VCHC.
➢ Biện pháp 1: Bồi dưỡng KNM theo u cầu đặc thù nhóm cơng việc của
VCHC.
➢ Biện pháp 2: Cung cấp, giới thiệu tài liệu KNM online và hỗ trợ VCHC
trao đổi trực tuyến với chuyên gia.
➢ Biện pháp 3: Tổ chức các buổi tọa đàm, trao đổi, học tập kinh nghiệm về
vận dụng KNM trong công việc.
➢ Biện pháp 4: Lồng ghép bồi dưỡng KNM với bồi dưỡng chuyên môn.
➢ Biện pháp 5: Đẩy mạnh phong trào bồi dưỡng, nâng cao KNM thơng qua
các tổ chức đồn thể.
3.2.1 Biện pháp bồi dưỡng KNM theo yêu cầu đặc thù nhóm cơng việc của VCHC 3.2.1.1 Mục tiêu
Người nghiên cứu tổ chức lớp bồi dưỡng KNM nhằm nâng cao kỹ năng mềm cho VCHC đáp ứng yêu cầu đặc thù của từng nhóm cơng việc.
3.2.1.2 Nội dung biện pháp
Tổ chức bồi dưỡng định kỳ cho VCHC theo từng kỹ năng. Các nhóm cơng việc có từng KNM thiết yếu giống nhau thì được bồi dưỡng theo chương trình của kỹ năng đó. Trong q trình bồi dưỡng, các chun gia sẽ phân tích ứng dụng của KNM
đó đối với mỗi nhóm cơng việc trong 11 nhóm cơng việc đã xây dựng ở chương 2. Tùy theo nội dung chủ đề năm học, mục tiêu chất lượng năm học của nhà trường để xây dựng tiêu chí bồi dưỡng các KNM cho VCHC.
3.2.1.3 Kế hoạch và cách thức thực hiện
Định kỳ mỗi học kỳ hoặc mỗi năm, tiến hành xây dựng kế hoạch bồi dưỡng bao gồm chương trình bồi dưỡng, thời gian, địa điểm, mời chuyên gia, triển khai đăng ký hoặc sắp xếp danh sách các lớp bồi dưỡng KNM theo yêu cầu 11 nhóm công việc…Trước khi tập huấn cần triển khai kế hoạch sớm để VCHC chuẩn bị tham khảo tài liệu, đánh giá các khó khăn trong q trình cơng tác để buổi tập huấn đạt hiệu quả cao.
Tổ chức buổi bồi dưỡng một cách khoa học và chuyên nghiệp với môi trường học tập vui vẻ thoải mái. Các nội dung bồi dưỡng cần có cả lý thuyết và thực hành tại lớp để VCHC tiếp thu hiệu quả.
Sau lớp bồi dưỡng cần tiến hành cho VCHC viết bài thu hoạch nhằm đánh giá kết quả của khóa bồi dưỡng, và rút kinh nghiệm cho các khóa bồi dưỡng sau.
3.2.2 Biện pháp cung cấp, giới thiệu tài liệu KNM online và hỗ trợ trao đổi trực tuyến với chuyên gia
3.2.2.1 Mục tiêu
Nhằm tạo ra nguồn tài liệu để khuyến khích VCHC tự trau dồi KNM tùy vào đặc thù công việc và sở trường của mỗi cá nhân. Hơn nữa, còn giúp cho VCHC vận dụng kỹ năng cơng nghệ và tạo thói quen học tập suốt đời.
3.2.2.2 Nội dung biện pháp
Xây dựng chuyên mục Học tập suốt đời trên trang web cơng đồn trường, tổ chức bộ phận kỹ thuật và bộ phận chuyên gia đăng tải, cung cấp các tài liệu về kỹ năng mềm phù hợp với nhu cầu công việc của VCHC và trả lời các thắc mắc của các VCHC. Thông báo, giới thiệu cho VCHC tham gia tìm hiểu, học tập, trao đổi.
3.2.2.3 Kế hoạch và cách thức thực hiện
Đề xuất với BCH Cơng đồn tổ chức bộ phận chun gia về việc bồi dưỡng KNM cho VCHC. Tiến hành lựa chọn, xây dựng nội dung chính của chuyên mục Học
tập suốt đời, đăng tải các tài liệu về kỹ năng mềm phù hợp với nhu cầu công việc của VCHC.
Tổ chức cung cấp, giới thiệu tài liệu học tập KNM thông qua chuyên mục Học tập suốt đời trên trang web của Cơng đồn trường để VCHC tự học theo nhu cầu. Bên cạnh đó cịn hỗ trợ trao đổi trực tuyến với chuyên gia nhằm kịp thời giải quyết khó khăn trong cơng việc.
Kịp thời nắm bắt nhu cầu của VCHC để liên tục bổ sung thêm tài liệu, làm phong phú thêm nguồn tài liệu cho chuyên mục, đáp ứng nhu cầu tự học của VCHC.
3.2.3 Biện pháp tổ chức các buổi tọa đàm, trao đổi, học tập kinh nghiệm về vận dụng KNM trong công việc dụng KNM trong công việc
3.2.3.1 Mục tiêu
Nhằm tạo môi trường để VCHC rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả, học hỏi thêm kinh nghiệm về vận dụng kỹ năng mềm vào giải quyết những vấn đề khó khăn khi thực hiện công việc.
3.2.3.2 Nội dung biện pháp
Các đơn vị, đoàn thể tổ chức các buổi tọa đàm, trao đổi, học tập kinh nghiệm về chuyên môn và việc vận dụng kỹ năng mềm vào xử lý các khó khăn trong cơng việc. Tạo mơi trường để VCHC rèn luyện, học hỏi kinh nghiệm về vận dụng kỹ năng mềm vào giải quyết những vấn đề khó khăn khi thực hiện cơng việc.
3.2.3.3 Kế hoạch và cách thức thực hiện
Căn cứ vào tình hình cơng việc, chiến lược phát triển của nhà trường, các chủ trương đổi mới của nhà nước liên quan đến cơng tác hành chính để xây dựng kế hoạch tổ chức các buổi tọa đàm, trao đổi, học tập kinh nghiệm về chuyên môn và việc vận dụng kỹ năng mềm vào xử lý các khó khăn trong cơng việc.
Trong quá trình tổ chức hội thảo nên tiến hành theo kiểu nêu và giải quyết vấn đề, thảo luận nhóm.. để tạo mơi trường cho VCHC rèn luyện kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề… Sau buổi tọa đàm, trao đổi học tập kinh nghiệm cần tiến hành họp ban tổ chức để rút kinh nghiệm cho các lần tổ chức sau.
Hơn nữa, có thể lồng ghép sinh hoạt chia sẻ kinh nghiệm trong các buổi họp chuyên môn, họp định kỳ hàng tháng, VCHC nêu lên các vấn đề khó khăn, vướng mắc khi thực hiện nghiệp vụ để từ đó mọi người cùng tìm phương án giải quyết khó khăn, khơng ngừng cải cách để nâng cao hiệu quả cơng tác hành chính.
3.2.4 Biện pháp lồng ghép bồi dưỡng KNM với bồi dưỡng chuyên môn. 3.2.4.1 Mục tiêu 3.2.4.1 Mục tiêu
Nhằm nâng cao hiệu quả bồi dưỡng chuyên môn và việc ứng dụng kỹ năng mềm vào từng nghiệp vụ chuyên môn một cách phù hợp.
3.2.4.2 Nội dung biện pháp
Xây dựng lồng ghép các kỹ năng mềm tương ứng với nội dung chun mơn trong các chương trình bồi dưỡng. Tiến hành bồi dưỡng cho VCHC kết hợp huấn luyện KNM như cách thức vận dụng, phát triển, ứng dụng kiến thức chuyên môn vào tổ chức, xử lý công việc thực tế.
3.2.4.3 Kế hoạch và cách thức thực hiện
Trong khi xây dựng nội dung và kế hoạch bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ hành chính, các chuyên gia nghiên cứu lồng ghép đưa các kỹ năng mềm tương ứng với nội dung chun mơn vào chương trình bồi dưỡng
Trong quá trình bồi dưỡng, VCHC sẽ vận dụng các kỹ năng mềm vào việc thực hành các nội dung chuyên mơn được bồi dưỡng. Từ đó, việc sử dụng kiến thức chun mơn vào thực tế để hiệu quả công việc được nâng cao và kỹ năng mềm được rèn luyện nhiều hơn.
Sau khóa bồi dưỡng, VCHC cần làm bài tiểu luận về nội dung chuyên môn đã được bồi dưỡng, VCHC sẽ tạo nên sự liên kết giữa kiến thức vốn có của bản thân, thực tế công việc đang phụ trách và kiến thức mới được bồi dưỡng để tạo nên tri thức. Bên cạnh đó, VCHC sẽ nhận thức được tầm quan trọng và lợi ích của việc vận dụng kết hợp KNM và kiến thức chuyên môn vào công việc.
3.2.5 Biện pháp đẩy mạnh phong trào bồi dưỡng, nâng cao KNM thông qua các tổ chức đoàn thể. chức đoàn thể.
Nhằm tạo động lực cho VCHC tự trau dồi kỹ năng mềm, và học tập thêm nhiều kinh nghiệm mới thông qua hoạt động đoàn thể.
3.2.5.2 Nội dung biện pháp
Đưa nội dung tìm hiểu, rèn luyện, học tập KNM vào các hoạt động đoàn thể như các cuộc thi tìm hiểu, ứng dụng KNM và các cuộc thi thuyết trình, nấu ăn, cắm hoa, các cuộc thi về thể thao văn nghệ… Thơng qua đó tìm hiểu, học tập về KNM, rèn luyện kỹ năng thuyết trình, giao tiếp, hoạt động nhóm…đẩy mạnh phong trào nâng cao KNM trong công việc
3.2.5.3 Kế hoạch và cách thức thực hiện
Thông qua các đồn thể tổ chức các cuộc thi về tìm hiểu KNM và đẩy mạnh phong trào nâng cao KNM trong công việc. Ban tổ chức căn cứ vào tình hình thực tế để lựa chọn các kỹ năng cốt lõi, cần thiết cho cuộc thi. Sau khi có nội dung cụ thể, ban tổ chức tiến hành xây dựng kế hoạch cụ thể, khoa học để triển khai tới VCHC để chuẩn bị tốt cho hội thi.
Hội thi phải được tiến hành một cách logic, khoa học, phương pháp triển khai linh hoạt, thu hút, sôi nổi để tạo môi trường cho VCHC rèn luyện kỹ năng mềm, học hỏi kinh nghiệm mới
Để mở rộng vốn kinh nghiệm về việc vận dụng kỹ năng mềm vào cơng tác hành chính thì có thể đề xuất mở rộng quy mô cuộc thi thành cuộc thi KNM cho VCHC giữa các trường đại học.
3.3 Thử nghiệm và đánh giá các biện pháp
3.3.1 Thử nghiệm 1: Tổ chức lớp bồi dưỡng theo từng kỹ năng mềm để viên chức hành chính đăng ký tuỳ theo u cầu đặc thù cơng việc. hành chính đăng ký tuỳ theo yêu cầu đặc thù công việc.
3.3.1.1 Mục tiêu
Nhằm đánh giá tính hiệu quả và khả thi của việc tổ chức lớp bồi dưỡng theo từng kỹ năng mềm tuỳ theo yêu cầu đặc thù công việc, người nghiên cứu đã tiến hành thử nghiệm biện pháp tổ chức lớp bồi dưỡng KNM cho VCHC.
Dựa trên điều kiện thực tế, người nghiên cứu đã lựa chọn 3 kỹ năng làm nội dung chính trong lớp bồi dưỡng kỹ năng mềm cho VCHC Trường Đại học Sư phạm Kỹ Thuật TPHCM. Nội dung chủ yếu như sau:
Bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp hiệu quả: Nội dung chính bao gồm làm rõ khái
niệm giao tiếp, phân tích các mối quan hệ giao tiếp nơi cơng sở, phân tích những khó khăn trong giao tiếp tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ Thuật TPHCM, từ đó đề ra cách thức giao tiếp hiệu quả.
Bồi dưỡng kỹ năng quản lý và phát triển bản thân:Nội dung giải thích khái niệm
bản thân, thấu hiểu bản thân và những giá trị bản thân cần quản lý. Phân tích các yếu tổ ảnh hưởng tới chuyển biến của bản thân. Hướng dẫn cho VCHC thiết lập mục tiêu và xây dựng kế hoạch để triển khai công việc hiệu quả.
Bồi dưỡng kỹ năng cơng nghệ: Nội dung chính bao gồm giới thiệu các tiện ích
cơng nghệ, phù hợp và cần thiết cho cơng tác hành chính. Cụ thể là hướng dẫn sử dụng các công cụ, phần mềm liên quan tới Gmail, Google Calendar, cài đặt từ điển trên web…
3.3.1.3 Kế hoạch
Người nghiên cứu tiến hành xây dựng kế hoạch mở lớp bồi dưỡng kỹ năng mềm cho VCHC. Sau khi xây dựng kế hoạch, người nghiên cứu với tư cách là uỷ viên ban chấp hành Cơng đồn trường, đề xuất phương án Cơng đồn trường phối hợp với phòng Tổ chức Hành chính và Trung tâm Đào tạo ngắn hạn tổ chức khoá bồi dưỡng KNM cho VCHC. Sau khi phương án được phê duyệt, người nghiên cứu tiến hành mời các chuyên gia bồi dưỡng KNM và triển khai cho VCHC đăng ký tuỳ theo yêu cầu đặc thù công việc để tham gia các lớp học. Danh sách VCHC được thể hiện ở PHỤ LỤC 3.1, PHỤ LỤC 3.2, PHỤ LỤC 3.3.
Với nội dung kỹ năng giao tiếp hiệu quả và kỹ năng quản lý và phát triển bản thân, người nghiên cứu đã mời GVC. ThS. Nguyễn Thị Phương Hoa huấn luyện cho VCHC. ThS. Nguyễn Thị Phương Hoa hiện là Phó trưởng phịng Tổ chức Hành chính của Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TPHCM, với nhiều năm kinh nghiệm trong việc giảng dạy tại Viện Sư phạm Kỹ thuật, sau này là quản lý trong lĩnh vực nhân sự
của nhà trường. Hiểu rõ mục tiêu của khố bồi dưỡng và các đặc điểm cơng việc của từng phòng, ban, khoa, trung tâm… và những ưu nhược điểm của đội ngũ VCHC trong nhà trường, ThS. Nguyễn Thị Phương Hoa đã thiết kế, xây dựng tài liệu riêng cho khoá học. PHỤ LỤC 4.1, PHỤ LỤC 4.2.
Với nội dung kỹ năng ứng dụng CNTT, người nghiên cứu đã mời GV. ThS. Nguyễn Hữu Trung huấn luyện cho VCHC. GV. ThS. Nguyễn Hữu Trung hiện là giảng viên của khoa Công nghệ Thông tin Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TPHCM, là người có nhiều kinh nghiệm trong việc giảng dạy các khoá chứng chỉ tin học theo yêu cầu của các cơ quan, doanh nghiệp. Hiểu rõ mục tiêu của khố bồi dưỡng và các đặc điểm cơng việc của VCHC trong nhà trường, ThS. Nguyễn Hữu Trung đã thiết kế, xây dựng tài liệu riêng cho khoá học. PHỤ LỤC 4.3.
Với công tác tổ chức chu đáo và nội dung giảng dạy phù hợp với thực tế khoá bồi dưỡng đã diễn ra rất thành cơng trong vịng 6 ngày với sự hưởng ứng nhiệt tình của các VCHC. Hình ảnh lớp bồi dưỡng được trình bày trong PHỤ LỤC 5.
Sau khi kết thúc mỗi nội dung tập huấn, người nghiên cứu tiến hành khảo sát kết quả thực nghiệm. Mẫu phiếu khảo sát như ở PHỤ LỤC 3.4.
3.3.1.4 Xử lý đánh giá kết quả thử nghiệm
Sau khi kết thúc lớp bồi dưỡng mỗi kỹ năng, người nghiên cứu tiến hành khảo sát VCHC để đánh giá tính khả thi và hiệu quả của biện pháp tổ chức lớp bồi dưỡng KNM.
➢ Về kỹ năng giao tiếp hiệu quả