3.2. Các giải pháp cải tiến công tác QTNNL
3.2.5. Cải tiến công tác đào tạo và phát triển NNL
- Theo phân tích từ Chương 2 thì cơng tác đào tạo của trung tâm hiện nay chưa tốt và chưa phát huy hết hiệu quả của công tác đào tạo, do đó trong thời gian tới để cơng tác này ngày càng tốt hơn thì nên chú ý thêm ở các điểm sau:
Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo gắn liền với nhu cầu, điều kiện thực tế trong trung tâm, đồng thời phản ánh vai trò của việc xác định nhu cầu đào tạo với tiến trình chung của cơng tác đào tạo NNL trong trung tâm là hết sức quan trọng. Trong quá trình nghiên cứu và theo thực tế, tác giả mạnh dạn đề xuất trung tâm một mơ hình nên áp dụng cho việc xác định nhu cầu:
Kết quả thực hiện thực tếYêu cầu về kết quả thực hiệnNăng lực hiện nayYêu cầu năng lực công việc sắp tớiNăng lực cần có do cơng nghệ và phương pháp thay đổi
Nhu cầu bổ sung xác định bởi ban quản trị cao cấp
Nhu cầu đào tạo cho từng người
Nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp
Phát triển tổ chức Đào tạo tại chỗ Đào tạo trong và ngồi doanh nghiệp
Cơng việc hiện nay Công việc sắp tới Công việc tương lai
Chênh lệch nhu cầu xác định bằng các kiểm tra việc thực
hiện
Chênh lệch nhu cầu xác định bằng các kiểm tra việc thực
hiện
Hình 3.3. Mơ hình đề xuất để xác định nhu cầu đào tạoĐể Để
xác định nhu cầu đào tạo, cần:
- Xây dựng công cụ cho việc thu thập dữ liệu về đánh giá nhu cầu đào tạo, bao gồm: Phiếu điều tra cá nhân, Phiếu điều tra nhóm, Phiếu điều tra theo cấp quản lý.
- Lập kế hoạch triển khai đánh giá nhu cầu đào tạo: Bộ phận quản lý đào tạo xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện đánh giá nhu cầu đào tạo. Thu thập và tập hợp thông tin dữ liệu về nhu cầu đào tạo.
- Phân tích, tổng hợp kết quả đánh giá nhu cầu đào tạo: Bộ phận quản lý đào tạo tổng hợp và phân tích dữ liệu điều tra để đánh giá. Cần phải xây dựng các biểu mẫu, phiếu.v.v phục vụ cho công tác đào tạo như: mẫu phiếu điều tra nhu cầu đào tạo, mẫu
đánh giá nhu cầu đào tạo đối với cá nhân, mẫu kết quả đánh giá nhu cầu đào tạo của phòng ban lưu hồ sơ đào tạo
Phịng HC-NS Thơng báo về kế hoạch đào
tạo dự kiến Phòng HC-NS Nhận nhu cầu từ các đơn vị
Phòng HC-NS Tiếp nhận ý kiến phản hồi
từ các đơn vị Phòng HC-NS Xét điều kiện tiêu chuẩn
khơng
Phịng HC-NS
Tập hợp và lập kế hoạch đào tạo cụ thể, lập danh sách, trình Ban Giám Đốc
Phịng HC-NS Lập danh sách đào tạo
có yêu cầu sửa đổi có yêu cầu sửa đổi
GĐ Xem xét
GĐ Xem xét Duyệt
Duyệt
Phòng HC-NS Tổ chức đào tạo theo kế
hoạch Phòng HC-NS Tổ chức đào tạo
Báo cáo kết quả đào tạo cho Ban Giám Đốc, phòng
HC-NS Cán bộ được đào tạo
Báo cáo kết quả đào tạo cho Ban Giám Đốc, phòng
HC-NS
Phòng HC-NS Theo dõi và đánh giá sau đào tạo
Phòng HC-NS Theo dõi và đánh giá sau đào tạo
Phòng HC-NS
Phòng HC-NS
Lưu hồ sơ đào tạo
Kết thúc
Phòng HC-NS
Phòng HC-NS
Lưu hồ sơ đào tạo
Kết thúc
Đào tạo theo kế hoạch Đào tạo ngồi kế hoạch
Hình 3.4. Qui trình đào tạo theo kế hoạch và ngoài kế hoạch đề xuất
- Nhu cầu đào tạo là những năng lực cần bổ sung cho phù hợp với yêu cầu công việc của nhân viên để làm việc tốt hơn, đáp ứng được mục tiêu phát triển của trung tâm. Công tác đào tạo của trung tâm nên được chia thành 2 mảng lớn là “đào tạo theo kế
hoạch” và “đào tạo ngoài kế hoạch”. Qui trình đào tạo theo kế hoach và ngoài kế hoach đề xuất như Hình 3.4.
Về các dạng đào tạo
Căn cứ vào đặc thù nguồn nhân lực tại trung tâm về đối tượng, nhu cầu và kế hoạch đào tạo cụ thể, việc đào tạo có thể chia làm 3 dạng:
- Đào tạo nâng cao: Bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng chuyên môn, cập nhật kiến thức mới cho nhân viên khối văn phòng và các điều phối dự án (chẳng hạn các kỹ năng về tư vấn căn bản, kỹ năng làm việc nhóm, kiến thức về các mơ hình hỗ trợ NKT….)
- Đào tạo phát triển: đối tượng đào tạo là các điều phối viên của các bộ phận, đội ngũ
nhân viên trẻ có tiềm năng sẽ kế thừa vị trí lãnh đạo chủ chốt. Nội dung đào tạo là các kiến thức chuyên môn, các kỹ năng lãnh đạo và các kinh nghiệm quản lý, các mơ hình qủan lý mới, tham gia trong việc lập kế hoạch và ra các quyết định,…
- Ngoài ra, trung tâm cần xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ với các tài liệu đào tạo thường xuyên được cập nhật là các qui trình tư vấn, quy trình giới thiệu việc làm, quy trình tổ chức sự kiện, quy trình tổ chức các khố tập huấn, các tài liệu về các kỹ năng, các sáng kiến cải tiến công việc, các kinh nghiệm trong hoạt động của các bộ phận
Riêng các trường hợp nhân viên tự đi học ngoài giờ làm việc, trung tâm cần khuyến khích nhưng định hướng để nhân viên theo học các khóa học phù hợp với chuyên môn như quảng cáo, đồ họa vi tính, tiếng Anh,… Trung tâm sẽ hỗ trợ chi phí nếu khóa học phù hợp và hữu ích cho cơng tác của nhân viên.
Về thời gian đào tạo
Ngồi hình thức đào tạo ngắn hạn, trung tâm phải thiết kế những khoá đào tạo chun mơn dài hạn vì đa số trình độ chun mơn của nhân viên chưa phù hợp với công việc hiện tại.
Về nội dung và phương pháp đào tạo
Nội dung đào tạo do trung tâm đặt hàng với đơn vị đào tạo dựa trên nhu cầu công việc và nhu cầu phát triển nguồn nhân lực của trung tâm. Nội dung và chương trình các khóa đào tạo cần được sắp xếp theo các đối tượng được đào tạo sao cho phù hợp ngành nghề chuyên mơn, vị trí cơng tác hiện tại hoặc vị trí dự kiến được bổ nhiệm trong tương lai.
Phương pháp đào tạo cần chú trọng thực hành, vận dụng lý thuyết vào thực tế công việc, tùy đối tượng và nội dung đào tạo mà phương pháp đào tạo được lựa chọn cho phù hợp. Đối với khối văn phòng, phương pháp đào tạo chủ yếu là phương pháp nghe nhìn, hội thảo, nghiên cứu tình huống và trị chơi quản trị, trong đó có sự hỗ trợ của các phương tiện nghe nhìn và ứng dụng tiện ích của hệ thống mạng máy tính.
Về đánh giá kết quả đào tạo
Sau khi đào tạo, kết quả đào tạo cần được đánh giá cụ thể về mặt hiệu quả đạt được, đối chiếu với mục tiêu đào tạo, khả năng ứng dụng so với chi phí đào tạo. Việc đánh giá kết quả đào tạo được thực hiện qua hai bước:
Bước 1: Trung tâm phối hợp với đơn vị đào tạo có sự kiểm tra, đánh giá nhân
viên ngay sau khi kết thúc khóa học. Nội dung kiểm tra dựa trên nội dung đã đào tạo. Việc kiểm tra này nhằm mục đích đánh giá khả năng tiếp thu kiến thức của nhân viên, đánh giá của nhân viên về khóa đào tạo. Chẳng hạn trung tâm sẽ kiểm tra các nhân viên phòng Tổ chức hành chánh sau khóa đào tạo “Các nghiệp vụ cơ bản và nâng cao trong công tác quản trị nguồn nhân lực của tổ chức” xem họ có nhớ được những nội đã đào tạo hay không, đã nắm vững và hiểu rõ lý thuyết đến đâu, cảm nhận của họ về khóa đào tạo này,…
Bước 2: Theo dõi đánh giá q trình cơng tác của nhân viên sau khóa đào tạo
thể hiện qua năng lực, kết quả làm việc của nhân viên, khả năng ứng dụng lý thuyết đã học vào thực tế công việc của nhân viên được đào tạo. Việc đào tạo mang lại hiệu quả khi năng suất lao động của nhân viên tăng lên, nhân viên hồn thành cơng việc với mức độ cao hơn, nhân viên đa năng hơn làm cho trung tâm khơng cần tăng thêm người mà vẫn có thể hoàn thành nhiệm vụ do trung tâm giao. Chẳng hạn trung tâm có thể so sánh hiệu quả công việc trước và sau khi đào tạo của bộ phận
tập huấn trong việc tổ chức các khoá tập huấn, khả năng ứng dụng lý thuyết đã học vào thực tế, những cải tiến, cách thức nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của dịch vụ tập huấn là gì, những hạn chế của dịch vụ tập huấn trước kia có được khắc phục hay khơng,…
Ngồi ra, q trình đào tạo, huấn luyện cùng với kết quả đánh giá sẽ được tính vào thành tích cơng tác nhân viên trong quý, trong năm. Đây là một trong những yếu tố để đánh giá nhân viên về tinh thần làm việc, thái độ cầu tiến, khả năng tự hoàn thiện bản thân và là yêu cầu bắt buộc trong việc đề bạt, thăng tiến nhân viên.
Ngoài ra, để bảo đảm quyền lợi và nghĩa vụ giữa nhân viên và trung tâm trong vấn đề cử nhân viên tham gia những khoá đào tạo dài hạn để nâng cao chun mơn, nghiệp vụ thì cần phải xây dựng bản cam kết đào tạo. Việc xây dựng bản cam kết đào tạo sẽ tránh tình trạng trung tâm bỏ tiền bạc và thời gian đào tạo nhân viên, sau khi nhân viên được nâng cao chuyên môn nghiệp vụ sẽ rời bỏ trung tâm sang làm cho các tổ chức khác và việc ký vào bản cam kết đào tạo thì nhân viên cũng ý thức được việc mình phải nỗ lực học tập và cống hiến cho trung tâm khi được đào tạo.
Ví dụ về mẫu bản cam kết đào tạo
BẢN CAM KẾT ĐÀO TẠO - HUẤN LUYỆN
Tên tôi là: Nguyễn Văn C
Chức vụ : Điều phối Bộ phận: Việc làm Tham dự khóa học: Kỹ năng tham vấn
Thời gian học: 06 tháng
Nơi tổ chức: Trung tâm nghiên cứu và phát triển cộng đồng (SDRC)
Cam kết thực hiện các điều sau:
- Chấp hành tốt các nội qui của lớp học.
- Tham gia đầy đủ các buổi học. (Nếu vắng mặt phải viết Đơn xin vắng mặt, có xác nhận của Trưởng bộ phận hoặc cấp quản lý trực tiếp) gửi về phịng nhân sự - Kết thúc khóa học phải photo Giấy chứng nhận (hoặc bằng cấp) và kèm theo 01
- Kết quả cuối khóa học nếu không đạt (không gửi giấy chứng nhận/ bằng cấp) phải bồi thường cho Trung tâm 100% chi phí của khóa học mà trung tâm đã tài trợ
- Sau khi kết thúc khóa đào tạo sẽ lập kế hoạch ứng dụng nội dung đã được đào tạo và gửi về phòng nhân sự để cùng Trưởng bộ phận theo dõi kết quả ứng dụng - Chấp hành tốt các nội dung trong quy chế đào tạo của trung tâm
Nếu không thực hiện các điều cam kết trên, tơi xin chịu các hình thức xử lý theo quy chế đào tạo và các nội quy, quy chế của Trung tâm.
TP. HCM, ngày 01 tháng 01 năm 2010
Người viết cam kết Nguyễn Văn C