3.2. Các giải pháp cải tiến công tác QTNNL
3.2.3. Cải tiến cơng tác phân tích cơng việc
Thứ nhất, khẩn trương tiến hành rà sốt, đánh giá lại và hồn chỉnh việc phân tích cơng việc tại tất cả các bộ phận trước tháng 12/2010.
Phân tích cơng việc là một cơng cụ cơ bản cho các nhà quản trị nguồn nhân lực, là một tiến trình xác định có hệ thống các điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết mà nhân viên phải có để thực hiện tốt cơng việc. Nhờ nó, nhà quản trị tạo ra được sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong trung tâm, đánh giá đúng yêu cầu của công việc để tuyển dụng đúng người, đúng việc, đánh giá đúng năng lực thực hiện cơng việc, để trả lương kích thích kịp thời chính xác. Cơng việc này hiện nay trung tâm chưa được thực hiện đồng loạt và bài bản, trong thời gian tới trung tâm phải mau chóng tiến hành tổ chức phân tích cho tất cả cơng việc trong cơ quan, trước tiên là các cơng việc chính, tiêu
Xác định mục đích sử dụng thơng tin phân tích cơng việc
Thu thập thông tin cơ bản Lựa chọn các công việc tiêu biểu Thu thập thơng tin phân tích cơng việc Kiểm tra lại thông tin với các thành viên
Triển khai bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
biểu để làm cơ sở cho các hoạch động quản trị nguồn nhân lực khác. Ví dụ như: phân tích cơng việc bộ phận tập huấn, cơng việc bộ phận hội quán, công việc bộ phận việc làm…
Sau đây là các bước đề xuất cho việc phân tích cơng việc trong Trung tâm:
Hình 3.1. Các bước đề xuất cho việc phân tích cơng việc
Thứ hai, sau khi phân tích cơng việc xong, tiến hành xây dựng lại bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc tại các bộ phận theo biểu mẫu thống nhất tồn trung tâm (xem ví dụ mẫu bản mơ tả cơng việc ở trang kế), xây dựng một cách chi tiết, bám sát thực tế công việc và cập nhật ngay khi có thay đổi, đặc biệt chú ý đến yêu cầu ngày càng cao của công việc.
Cách thức tiến hành:
Lãnh đạo sẽ thảo luận và thống nhất lại với các điều phối của từng bộ phận về nội dung công việc và tiêu chuẩn công việc, sau khi thống nhất hai bên sẽ ký vào bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn cơng việc.
Sau khi hồn tất và được phê duyệt, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc phải được triển khai cụ thể đến từng bộ phận, từng nhân viên. Trước hết, lãnh đạo trung tâm có buổi họp với tồn thể nhân viên trong trung tâm để thơng báo nội dung
và mục đích của việc cập nhật, bổ sung bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn cơng việc. Sau đó, lãnh đạo trung tâm sẽ có các buổi làm việc trực tiếp với từng bộ phận để hướng dẫn, giải thích trước khi chính thức áp dụng. Ngồi ra, các điều phối viên của từng bộ phận yêu cầu từng nhân viên phải nắm rõ nội dung hai công cụ này đối với cơng việc mình đang làm do bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc sẽ áp dụng làm cơ sở để tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá và trả cơng nhân viên.
Ví dụ mẫu bản mơ tả cơng việc nhân viên điều phối tập huấn:
Bảng 3.1: BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC ĐIỀU PHỐI TẬP HUẤN
Bộ phận Tập huấn
Chức danh Điều phối
Thời gian bắt đầu 01/01/2010
Tóm tắt cơng việc Nâng cao nhận thức và năng lực cho NKT thông qua việc tổ chức các hoạt động tập huấn
Trách nhiệm chính 1.Lập kế hoạch tập huấn hàng năm và hàng quý dựa trên nhu cầu thực tế
2.Tổ chức các khoá tập huấn cho NKT
3.Theo dõi, giám sát và đánh giá hoạt động tập huấn
4.Xây dựng, thiế kế các khoá tập huấn về lĩnh vực khuyết tật cho các tổ chức xã hội liên quan
5.Tư vấn về nội dung tập huấn cho các tổ chức xã hội liên quan 6.Tiếp xúc với chính quyền địa phương để xây dựng mối quan hệ
và xin phép tập huấn
Trách nhiệm khác Phối hợp và hỗ trợ các bộ phận khác trong trung tâm để thực hiện các khoá tập huấn liên quan
Báo cáo Báo cáo trực tiếp cho giám đốc trung tâm hàng tháng
Quyền hạn Được quyền duyệt các khoản chi phục vụ cho hoạt động tập huấn dưới 30 triệu đồng
Được quyền tuyển dụng hoặc sa thải nhân viên dưới quyền
Điều kiện làm việc Thường xun đi cơng tác xa
Phương tiện làm việc
Ví dụ mẫu bản tiêu chuẩn công việc nhân viên điều phối tập huấn:
Bảng 3.2: BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC
Bộ phận: Tập huấn Chức danh công việc: Điều phối
NỘI DUNG YÊU CẦU
Mức độ Mong
muốn buộcBắt
Bằng cấp và chuyên môn được đào tạo
- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh hoặc quản trị nhân sự.
- Đã qua các khoá đào tạo về TOT
X
X
Kinh nghiệm
- Ít nhất 3 năm làm việc trong lĩnh vực đào tạo, huấn luyện - Có kinh nghiệm đào tạo cho NKT
- Am hiểu về lĩnh vực khuyết tật
X X
X
Kỹ năng
- Kỹ năng giao tiếp - Kỹ năng tổ chức
- Kỹ năng đàm phán, thuyết phục - Kỹ năng giải quyết vấn đề - Kỹ năng làm việc nhóm X X X X X Ngoại ngữ:
Giao tiếp tốt bằng tiếng Anh.
X
Vi tính
- Sử dụng thành thạo Word, Powerpoint, và các phần mềm thông dụng khác
X
Phẩm chất cá nhân :
- Trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao - Cẩn thận trong từng chi tiết nhỏ
- Kiên trì, nhẫn nại - Chịu áp lực cao X X X X