CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUỖI CUNG ỨNG
2.3. Phân tích thực trạng hoạt động quản trị SC tại cơng ty
2.3.3.3 Hoạt động mua hàng
a/ Thực trạng
Vì cơng ty đang theo đuổi chiến lược mở rộng thị phần nên việc đáp ứng nhu đơn hàng của khách hàng đang ưu tiên lên hàng đầu. Hơn nữa, cơng ty cũng đang theo
đuổi chiến lược giảm chi phí nên việc mua hàng làm sao với giá thấp nhất đang là ưu tiên hàng đầu mà chưa chú ý nhiều đến kiểm sốt tồn kho và đáp ứng nhu cầu sản xuất đúng lúc.
Cơng tác cung ứng nguyên liệu của Phịng mua hàng cũng chạy theo kế hoạch nguyên liệu của Phịng kế hoạch. Trong khi kế hoạch nguyên liệu thì căn cứ vào kế hoạch kinh doanh hàng tháng (kế hoạch kinh doanh được xây dựng vào ngày 20 hàng tháng, và kế hoạch nguyên liệu tháng sau được chuyển cho phịng mua hàng vào 25 hàng tháng) mà kế hoạch kinh doanh hàng tháng được xây dựng một cách chủ quan, khơng chính xác nên việc lập kế hoạch nguyên liệu cũng bị ảnh hưởng theo. Cĩ những mặt hàng thành phẩm cĩ kế hoạch nhưng thực tế trong tháng khơng bán được nên khơng sản xuất, dẫn đến tồn kho nguyên liệu hoặc tồn kho thành phẩm (nếu đã sản xuất). Ngược lại, cĩ những mặt hàng khơng cĩ kế hoạch nhưng nhu cầu thị trường thực tế tăng đột biến. Trường hợp này, cơng ty khơng cĩ nguyên liệu phục vụ cho sản xuất, dẫn đến khơng cĩ thành phẩm phục vụ khách hàng.
Ngồi ra, những nguyên liệu nhập khẩu từ nước ngồi như các loại hương liệu, đường dextrose, sữa…cĩ thời hạn giao hàng khá dài từ 01 đến 03 tháng (kể từ lúc đặt hàng cho đến khi nguyên liệu nhập kho hay cịn gọi là lead time) thì Phịng mua hàng phải tự dự báo nhu cầu dựa vào dữ liệu sản lượng sử dụng trong quá khứ và xu hướng thị trường để lên kế hoạch nhập nguyên liệu. Nên đơi khi sản lượng nguyên liệu nhập về khác biệt so với nhu cầu thực tế. Cĩ những lúc thiếu nguyên liệu phục vụ sản xuất, cĩ những lúc tồn kho quá nhiều. Điều này gây lãng phí vốn cho cơng ty.
Các hoạt động khác của bộ phận mua hàng thì vẫn tuân thủ theo các quy trình mua hàng cụ thể như xác định nhu cầu, tìm kiếm đánh giá nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, theo dõi đơn hàng, đánh giá lại việc thực hiện của nhà cung cấp. Nhưng Phịng mua hàng chưa thực hiện phân loại nhà cung cấp để xây dựng các mối quan hệ cho phù hợp với từng nhà cung cấp cụ thể. Các mối quan hệ nhà cung cấp hiện tại đang tập trung chính vào mối quan hệ mua bán/giao dịch (transaction) là chính, cĩ một số ít nhà cung cấp đang quan hệ dưới dạng cộng tác liên minh (alliance collaboration) như các nhà cung cấp màng phức hợp đĩng gĩi. (cơng ty dùng chiến
lược tích hợp ngược với nhà cung cấp này) hay cộng tác hợp tác như hộp giấy và hương liệu.
b/ Ưu điểm
Phịng mua hàng đã đĩng gĩp tích cực vào xây dựng một số mối quan hệ chiến lược với một số nhà cung cấp chủ lực như màng phức hợp, hộp giấy, hương liệu,..
c/ Nhược điểm
Là một mắt xích quan trọng và mắt xích đứng đầu trong chuỗi cung ứng, là điểm tiếp nối giửa nhà cung cấp và cơng ty, để tạo mối liên kết giữa chuỗi cung ứng nội bộ với bên ngồi, mà cụ thể là chiều ngược lại của chuỗi cung ứng. Hoạt động mua hàng chưa phân loại nhà cung cấp và đánh giá khả năng hợp tác nhằm thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp phù hợp, hay chưa làm tốt vai trị xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Ngồi ra, cơng ty chưa xây dựng hệ thống quản trị rủi ro trong khâu mua hàng hay cung ứng. Hầu hết các nguyên liệu chủ lực chưa cĩ nguồn cung cấp dự phịng, nếu xảy ra sự cố nào liên quan đến cung ứng các nguyên liệu thì cơng ty sẽ ngưng hoạt động và tổn thất sẽ rất nghiêm trọng. Hay kế hoạch cung ứng nguyên liệu rất bị động thường xảy ra tình hình dư thừa nguyên liệu nhiều hay thiếu do khơng cĩ dự báo nhu cầu kinh doanh dài hạn như quý, năm nên bộ phận kế hoạch nguyên liệu dựa trên nhu cầu của tháng gần nhất làm kế hoạch cho các tháng tiếp theo trong tương lai nên kế hoạch này rất khác biệt với nhu cầu thực tế diễn ra. Hậu quả là quá thừa hay thiếu nguyên liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất.
d/ Nguyên nhân
Xuất phát từ chỗ chưa cĩ hoạt động dự báo nhu cầu nên hoạt động mua hàng cũng bị ảnh hưởng dây chuyền, khả năng đáp ứng nhu cầu nguyên liệu cho sản xuất chưa tối ưu như tồn kho cao, hay đơi khi xảy ra thiếu hụt nguyên liệu.
Phịng mua hàng mới được hình thành nên ưu tiên trong những cơng việc cấp thiết trước như đáp ứng nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp để đa dạng hĩa nguồn hàng nhằm hạn chế rủi ro mua hàng và tăng khả năng thương lượng nhà cung cấp nhằm mua hàng với chính sách tốt. Do đĩ, việc thực hiện hoạt động xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp chưa được ưu tiên tổ chức thực hiện một cách cĩ chiến lược.
Chuỗi cung ứng đang ở cấp thấp “chuỗi cung ứng tổng hợp các chức năng” cũng là nguyên nhân gây nên hoạt động mua hàng chưa tối ưu.