CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUỖI CUNG ỨNG
2.3. Phân tích thực trạng hoạt động quản trị SC tại cơng ty
2.3.4.3 Quản lý mối quan hệ khách hàng
hàng a/ Thực trạng
Mối quan hệ giữa cơng ty và khách hàng chủ yếu nằm dưới mối quan hệ giao dịch là chính, Cơng ty ký hợp đồng với nhà phân phối từng năm, việc xây dựng mối quan hệ với nhà phân phối chỉ mới nằm ở giai đoạn đầu của quá trình hợp tác (vì trước đây cơng ty cĩ một đội xe tải khoản 100 chiếc chuyên bán hàng trên khắp cả nước). Đến đầu nằm 2010, cơng ty chuyển chiến lược qua xây dựng hệ thống nhà phân phối khắp tồn quốc. Ngồi ra, cơng ty cũng chưa phân loại đối tượng khách hàng để cĩ chiến lược xây dựng mối quan hệ với từng khách hàng cụ thể vì nguồn lực của cơng ty là khơng đủ để xây dựng các mối quan hệ là như nhau. Cơng ty chỉ mới dừng lại xây dựng mối quan hệ mua bán với nhà phân phối, chưa xây dựng được mối quan hệ đến các nhà bán lẻ, giao nhiệm vụ kiểm sốt nhà bán lẻ cho nhà phân phối nhưng nhiều nhà phân phối làm phân phối cho nhiều nhà sản xuất khác nhau. Do đĩ, các nhà phân phối này chưa dồn lực vào để chăm sĩc sản phẩm của cơng ty đến các nhà bán lẻ và người tiêu dùng cuối.
b/ Ưu điểm
Cơng ty cĩ một số khách hàng là khách hàng lâu năm kể từ lúc cơng ty hoạt động nên việc chia sẻ thơng tin thị trường, thơng tin đối thủ cạnh tranh hay tham gia tích cực vào các chiến lược của cơng ty như phát triển thị trường, tăng cường trưng bày tại các điểm bán. Như vậy, làm cho mối quan hệ khách hàng ngày càng liên kết nhiều hơn với chuỗi cung ứng nội bộ, làm cho hoạt động của chuỗi hiệu quả.
c/ Nhược điểm
Hầu như các mối quan hệ với khách hàng đang nằm dưới dạng “mối quan hệ giao dịch”, chỉ cĩ một số ít các khách hàng là quan hệ dưới dạng “mối quan hệ hợp tác”. Tương tư như mối quan hệ với nhà cung cấp thì các mối quan hệ càng sâu thì lợi
ích mang lại cho chuỗi cung ứng càng cao. Khi mối quan hệ càng sâu thì việc liên kết giữa cơng ty và khách hàng sẽ chặt chẽ hơn, mức độ chia sẻ thơng tin càng tin cậy hơn, các thơng tin thị trường như giá cả thị trường, chương trình khuyến mãi, các chương trình marketing, các kế hoạch tung sản phẩm mới, các đối thủ gia nhập ngành, hay các
chiến lược của đối thủ cạnh tranh về khách hàng hay thị trường sẽ được cơng ty cập nhật một cách nhanh chĩng và chính xác vì khách hàng người gần gủi với thị trường nhất nên họ dễ dàng nắm các thơng tin này. Như vậy, cơng ty sẽ cĩ các chiến lược và kế hoạch để phản ứng lại, điều chỉnh chính sách của cơng ty cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Ngồi ra, khi cơng ty cĩ mối quan hệ tốt với khách hàng thì việc chia sẻ thơng tin tồn kho, các chính sách kinh doanh, các thơng tin sản phẩm, hay xu hướng thị trường làm cho chuỗi cung ứng ngày càng phẳng hơn gĩp phần làm giảm tồn kho trong chuỗi, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chĩng. Hơn nữa, việc phân khúc khách hàng hay thực hiện phân loại khách hàng để cơng ty xây dựng mối quan hệ với từng khách hàng cho phù hợp chưa được cơng ty thực hiện. Việc xây dựng các quy trình thực hiện cơng tác thị trường, bán hàng và tiếp nhận thơng tin khách hàng cũng chưa được xây dựng chi tiết để từ đĩ tạo điều kiện thuận lợi trong việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng tốt hơn.
d/ Nguyên nhân
Tác Giả đã phân tích kỹ trong phần 2.3.3.5.1 (quản lý đơn hàng) và 2.3.3.5.3 (quản lý dịch vụ khách hàng)
2.3.5 thốngHệ cơng nghệ thơng tin a/ Thực trạng
Hiện tại, Cơng ty chưa xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung, dữ liệu các phịng ban phân tán và chủ yếu phân tán trong các file word và excel riêng lẻ, (chỉ cĩ bộ phận kế tốn là cĩ phầm mềm kế tốn sử dụng cho nhiệm vụ của bộ phận kế tốn là chủ yếu như theo dõi cơng nợ, theo dõi doanh thu, tính giá thành, báo cáo thuế, …) xử lý dữ liệu thủ cơng, các thơng tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành chưa cĩ hoặc cĩ nhưng chưa đầy đủ và nhanh chĩng. Thơng qua cơng nghệ thơng tin để liên kết với các đối tác là tương đối yếu: chưa xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung và chia sẻ, các thơng tin trong chuỗi chưa được kết nối và chia sẻ như thơng tin đơn hàng chưa được đưa lên hệ thống để các bộ phận cùng theo dõi và thực hiện, khách hàng chưa được theo dõi tình hình thực hiện đơn hàng của họ thơng qua hệ thống, cơng ty chưa chia sẻ thơng tin tồn kho nguyên liệu cho nhà cung cấp cũng như chưa chia sẻ tồn kho, giá cả, chính sách, thơng tin sản phẩm, …cho khách hàng, hay chưa liên kết
để xem tồn kho của khách hàng (nhà phân phối) và các hoạt động khác của khách hàng.
Hoạt động của chuỗi cung ứng bao gồm nhiều dịng đan xen nhau: dịng vật chất, dịng tiện tệ và dịng thơng tin cùng tồn tại trong một hệ thống chạy theo các chiều khác nhau tạo nên hoạt động của chuỗi cung ứng. Để đảm bảo sự hiệu quả của dịng thơng tin thì hệ thống cơng nghệ thơng tin đĩng một vai trị quyết định đến sự thành cơng của việc truyền thơng tin một cách hiệu quả. Hệ thống cơng nghệ thơng tin của cơng ty đang ở giai đoạn sơ khai, các thành phần tham gia trong SC chủ yếu truyền thơng tin bằng điện thoại hay email nên thơng tin trong chuỗi chưa được cập nhật kịp thời và chính xác phục vụ cho cơng tác quản trị. Ngồi ra, cơng ty cũng chưa trang bị hệ thống phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – Kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp) trong quản trị doanh nghiệp nên mối liên kết của các yếu tố cấu thành nên chuỗi cung ứng là rất thấp. Do đĩ, thơng tin trong chuỗi cung ứng khơng kịp thời, thiếu chính xác và khơng đầy đủ. Điều này gây trở ngại cho sự liên kết của chuỗi, làm cản trở sự tích hợp của chuỗi cung ứng.
b/ Ưu điểm
Hệ thống cơng nghệ thơng tin như hiện tại cũng cĩ những ưu điểm như chi phí đầu tư thấp, vận hành đơn giản, các phịng ban chủ động dữ liệu khơng phụ thuộc vào các phịng ban khác.
c/ Nhược điểm
Với hệ thống cơng nghệ thơng tin rời rạc như hiện nay thì sẽ gây lãng phí nguồn lực rất lớn, cĩ một số cơng việc bị lặp lại giữa các phịng ban như các phiếu xuất kho kế tốn kho nhập liệu kế tốn phải nhập lại, hay dữ liệu bán hàng phịng kinh doanh nhập kế tốn phải nhập liệu lại,…Ngồi ra, hệ thống cơng nghệ thơng tin chưa được xây dựng cĩ hệ thống nên chưa hỗ trợ tích cực cho sự tích hợp của chuỗi cung ứng.
d/ Nguyên nhân
Cơng ty chưa ứng dụng quản trị chuỗi cung ứng để quản lý hoạt động của cơng ty nên cơng ty chưa nhận thức tầm quan trọng của cơng nghệ thơng tin nên chưa đầu tư đúng mức.
Nguồn nhân lực hiện tại cĩ chuyên mơn về chuỗi cung ứng cịn hạn chế nên việc ứng dụng hệ thống ERP là một cản trở lớn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Qua chương này, Tác Giả đã nêu sơ lược về cơ cấu tổ chức của cơng ty, tình hình doanh số, các chỉ tiêu đo lường hoạt động của chuỗi, hoạt động thực tế chuỗi cung ứng, phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc tối ưu của chuỗi cung ứng, nêu ra một số ưu điểm và nhược điểm của chuỗi cung ứng nội bộ của cơng ty và tìm ra những nguyên nhân gây nên hoạt động chuỗi cung ứng hiệu quả chưa cao. Từ đĩ, Tác Giả sẽ đưa ra một số giải pháp nâng cao hoạt động chuỗi cung ứng và các kiến nghị để chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả hơn trong chương 3
CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CHUỖI CUNG ỨNG CƠNG TY
3.1 Chuẩn hĩa chiến lược cơng ty và xây dựng mục tiêu hiệu quả chuỗi cung ứng đến đến
năm 2012.
3.1.1Chuẩn hĩa chiến lược cơng ty
Sau khi khảo sát, xem lại chiến lược kinh doanh thơng qua phân tích các cơ hội, các thách thức, các điểm mạnh và điểm yếu để từ đĩ đưa ra chiến lược kinh doanh cốt lõi thì Ban Tổng Giám Đốc cơng ty chọn “chiến lược chi phí thấp nhất” nhờ vào thị phần lớn và khả năng tăng thị phần trong tương lai lên 60% đối với trà hịa tan và 15% đối với cà phê hịa tan trên tồn quốc.
Giai đoạn từ 2010 đến năm 2012, Cơng ty tập trung tăng tốc để mở rộng thị trường ra tồn quốc. Nhằm tăng độ phủ của sản phẩm trà hịa tan “Tiến Thành” và cà phê hịa tan “Rock” với mục tiêu cĩ sự hiện diện của sản phấm ít nhất 80% điểm bán trên khắp cả nước. Nhất là đang tập trung xây dựng thương hiệu cà phê hịa tan “Rock” tại Miền Nam. Phát triển thương hiệu trà hịa tan “Tiến Thành” ra tồn quốc. 3.1.2Mục tiêu hiệu quả chuỗi cung ứng đến năm 2012
a/ Mục tiêu doanh số
Doanh số kế hoạch đến năm 2012 là 600 tỷ đồng/năm (doanh số năm 2009 là 334,84 tỷ đồng) tăng trưởng trung bình 22% mỗi năm.
b/ Mục tiêu giao hàng đúng hạn
Bảng 3.1 Mục tiêu giao hàng đến năm 2012
Số Loại khách hàng Tỷ lệ giao hàng đúng hạn 06 tháng đầu năm 2010 (%) Tỷ lệ giao hàng đúng hạn mục tiêu đến năm 2012 (%) 1 Khách hàng TPHCM 96.7% 98% 2 Khách hàng Tỉnh 80% 96%
c/ Mục tiêu chất lượng
Bảng 3.2 Mục tiêu chất lượng đến năm 2012
Mức độ hài lịng Rất hài lịng Hài lịng Bình thường Chưa hài lịng Thất vọng
Tỷ lệ (điều tra tháng 06 năm
2010) 26% 54% 8% 11% 1%
Tỷ lệ 30% 65% 2% 3%
Đến năm 2012, Cơng ty mong muốn chất lượng sản phẩm làm hài lịng ít nhất 95% nhu cầu của khách hàng.
d/ Mục tiêu thời gian
Bảng 3.3 Mục tiêu thời gian tồn kho đến 2012
Các loại tồn kho Số ngày tồn kho trung bình 06 tháng năm 2010(ngày) Số ngày tồn kho trung bình mục tiêu (ngày) Ghi chú
Tồn kho nguyên liệu,
bao bì 30 15
Tồn kho thành phẩm 12 6
Tồn kho nội bộ 42 21
e/ Mục tiêu giảm chi phí
Bảng 3.4 Mục tiêu giảm một số chi phí chính đến năm 2012
Các loại chi phí Năm 2009
06 tháng đầu năm 2010
Mục tiêu đến năm 2012
Tỷ lệ chi phí tồn kho/chi phí nguyên liệu (%) 1.79% 0.9%
Tỷ lệ chi phí tăng ca/tổng chi phí trực tiếp sản
xuất (%) 35% 18%
Để cơng ty đạt được các mục tiêu chuỗi cung ứng như trên thì cơng ty phải thực hiện đồng bộ một số giải pháp sau:
3.2Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động SC
3.2.1Xây dựng chiến lược chuỗi cung ứng theo chiến lược kinh doanh
- Với thực trạng chuỗi cung ứng hiện tại và chiến lược của cơng ty được chuẩn hĩa, cơng ty chọn mơ hình chiến lược chuỗi cung ứng “chuyển từ chức năng sang quy
trình”. Chiến lược này tập trung vào xây dựng chuỗi cung ứng nội bộ cho thuần thục
trước khi chuyển sang cấp độ chuỗi cung ứng cao hơn “chiến lược chuỗi cung ứng tích hợp”. Với chiến lược của cơng ty theo đuổi “chiến lược chi phí thấp nhất” thì chuỗi cung ứng phải theo chiến lược tiết giảm tối đa chi phí.
- Thị trường chính của cơng ty là Miền Nam, cơ sở hạ tầng tại Huyện Củ Chi tương đối tốt, cũng như nguồn nguyên liệu nội địa dùng sản xuất trà hịa tan và cà phê hịa tan (màng đĩng gĩi, thùng carton, hộp giấy,…) gần nhà máy nên nhà máy đặt tại Củ Chi là phù hợp.
- Cơng suất nhà máy 3,500 thùng/ngày 8 giờ làm việc và diện tích kho bãi hiện tại chứa 120.000 thùng sẽ đáp ứng nhu cầu cho ba năm tới nên cơng suất nhà máy vẫn giữ nguyên.
Như vậy, Chiến lược chuỗi cung ứng này chỉ phù hợp trong trung hạn từ 03-05 năm. Khi cơng ty phát triển ở một cấp độ cao hơn thì phải xây dựng lại chiến lược chuỗi cung ứng cho phù hợp với tình hình thực tế. Khi đĩ, cơng ty cĩ thể chọn cấp độ chuỗi cung ứng cao hơn như “mơ hình chuỗi cung ứng tích hợp”.
3.2.2Xây các mối quan hệ trong chuỗi cung ứng
3.2.2.1Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp
Với chiến lược chuỗi cung ứng đã chọn thì cơng ty đang hướng dần đến việc cần tạo mối liên kết và tích hợp dần các hoạt động giữa nhà cung cấp và cơng ty. Do đĩ, Cơng ty cần phân loại nhà cung cấp để xác định đối với nhà cung cấp nào thì xây dựng “mối quan hệ giao dịch thơng thường – transaction collaboration”, nhà cung cấp nào thì xây dựng “mối quan hệ hợp tác – Cooperative collaboration”, nhà cung
cấp nào thì xây dựng “mối quan hệ hợp tác - collaboration” và đối nhà cung cấp nào thì xây dựng “mối quan hệ liên minh - alliance”. Đầu tiên, cơng ty tập trung vào các nguyên liệu chiếm 20% chủng loại nhưng chiếm 80% giá trị tiêu dùng như đường cát, đường dextrose, sữa bột, hương liệu, acid citric, hộp carton, thùng carton, màng phức hợp đĩng gĩi để xây dựng mối quan hệ “cộng tác phối hợp – coordinated collaboration” và “cộng tác liên minh – Alliance collaboration”, cịn các nguyên liệu chiếm 80% chủng lại nhưng chỉ cĩ giá trị tiêu dùng 20% như màu thực phẩm, phụ gia,…. thì giử ở “mối quan hệ giao dịch – transaction collaboration”.
3.2.2.2Quản lý mối quan hệ nội bộ
Với chuỗi cung ứng đang chuyển từ chức năng sang quy trình thì giai đoạn này tập trung chính vào việc quản lý chuỗi cung ứng nội bộ (Internal Supply chain Management - ISCM) làm cho việc cộng tác trong chuỗi cung ứng nội bộ được thơng suốt. Cơng ty cần xây dựng các quy trình phối hợp liên phịng ban nhằm tăng cường đáp ứng nhu cầu khách hàng, giảm tồn kho, giảm chi phí. Tái cấu trúc lại cơ cấu tổ chức nhằm tăng cường khả năng hợp tác (phần 3.2.5) và phối hợp thực hiện các chức năng trong chuỗi cung ứng nội bộ như dự báo, kế hoạch tổng hợp, mua hàng, sản xuất, phân phối và giao hàng (phần 3.2.3)
3.2.2.3Quản lý mối quan hệ khách hàng
Để xây dựng mối quan hệ khách hàng theo chiến lược chuỗi cung ứng mà cơng ty đã chọn trong giai đoạn hiện tại thì cơng ty cần phải phân loại khách hàng những khách hàng nào là khách hàng rất quan trọng, khách hàng nào là quan trọng, khách hàng nào quan trọng vừa, hay khách hàng tiềm năng…để từ đĩ cơng ty xây dựng mối quan hệ nào cho phù hợp. Tương tự như xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp thì cơng ty cũng chọn các khách hàng nào mà 20% khách hàng mang lại 80% doanh số cho cơng ty để xây dựng các mối quan hệ liên kết sâu hơn như “cộng tác hợp tác”, “cộng tác điều phối” và “cộng tác liên minh”, cịn các khách hàng mà 80% khách hàng chỉ mang lại 20% doanh số thì cơng ty vẫn tiếp tục “cộng tác giao dịch”.
3.2.2.4.Xây dựng mối quan hệ thành cơng
- 80 -
Xác định mức độ cộng tác phù hợp
Đảm bảo mỗi đối tác cĩ nghĩa vụ và trách nhiệm với kết quả của sự cộng tác. Cùng chia sẻ lợi ích, thành cơng, thất bại và rủi ro.
Sẵn sàng chia sẻ thơng tin nếu cần. Tin tưởng lẫn nhau là yếu tố khơng thể thiếu cho cộng tác thành cơng.
Đề ra mục tiêu và trách nhiệm rõ ràng của các đối tác.
Sử dụng cơng nghệ để hỗ trợ các mối quan hệ cộng tác như cơng nghệ thơng tin, hệ thống ERP…..
3.2.3Cải tiến các chức năng hoạt động của SC nội bộ
Cơng ty cần triển khai áp dụng quản trị chuỗi cung ứng để quản trị hoạt động của cơng ty như xây dựng, cải tiến các hoạt động của chuỗi cung ứng nội bộ sau: