CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUỖI CUNG ỨNG
3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động SC
3.2.3 Cải tiến các chức năng hoạt động của SC nội bộ
Cơng ty cần triển khai áp dụng quản trị chuỗi cung ứng để quản trị hoạt động của cơng ty như xây dựng, cải tiến các hoạt động của chuỗi cung ứng nội bộ sau: 3.2.3.1Cải tiến chức năng dự báo
Chức năng dự báo nhu cầu thuộc bộ phận kinh doanh: dự báo nhu cầu cần dự báo nhu cầu dài hạn (10 năm), trung hạn (05 năm), ngắn hạn (dự báo năm, dự báo quý, dự báo tháng). Nguồn để dự báo nhu cầu là dữ liệu quá khứ và các hoạt động marketing như khuyến mãi, trưng bày, giảm giá, các chiến dịch quảng cáo… cùng với các yếu tố tác động đến sản lượng bán như các hoạt động của đối thủ cạnh tranh, các đối thủ xâm nhập thị trường, xu hướng và biến động thị trường,…Cơng ty dùng kết hợp cả hai phương thức dự báo là dự báo theo mơ hình chuỗi thời gian và mơ hình nhân quả. Cĩ nghĩa cơng ty dựa vào dữ liệu bán hàng quá khứ chọn mơ hình phù hợp dựa vào sự phân bố của dữ liệu và các yếu ảnh hưởng cùng với sự cộng tác từ khách hàng (khách hàng sẽ dự báo nhu cầu theo định kỳ). Sau đĩ, Cơng ty thực hiện so sánh dự báo của khách hàng với dự báo mà Cơng ty tự thực hiện để đưa ra dự báo cuối cùng. Cơng cụ phục vụ dự báo tương đối phổ biến và hữu ích là phần mềm manugistics. Nĩ phù hợp với mơ hình mà Cơng ty cần dự báo. Các thời hạn của dự báo như sau:
- Dự báo 10 năm: cuối chu kỳ 10 năm, cơng ty sẽ dự báo cho 10 năm tiếp theo - Dự báo 5 năm: Cuối chu kỳ 5 năm, Cơng ty sẽ dự báo cho 5 năm tiếp theo.
- Dự báo năm: tháng 10 của năm trước, Cơng ty dự báo nhu cầu của năm sau. - Dự báo quý: đầu mỗi quý, Cơng ty dự báo nhu cầu cho quý tiếp theo.
- Dự báo tháng: trước 20 hàng tháng, Cơng ty dự báo cho nhu cầu tháng tiếp theo 3.2.3.2Cải tiến chức năng lập kế hoạch tổng hợp
Dựa vào dự báo nhu cầu, Cơng ty xây dựng kế hoạch tổng hợp cho ngắn hạn: mặt hàng kinh doanh của cơng ty là bột hịa tan thuộc ngành nước giải khát nên sẽ bị ảnh hưởng bởi yếu tố mùa vụ rất mạnh: sản lượng tiêu thụ vào mùa mưa (mùa thấp điểm – từ tháng 08 đến tháng 02 năm sau) chưa bằng một nửa của mùa cao điểm (mùa nĩng – từ tháng 03 đến tháng 07 hàng năm). Trong khi đĩ, cơng xuất nhà máy bị thừa vào mùa thấp điểm nhưng lại thiếu hụt vào mùa cao điểm. Cụ thể, cơng xuất nhà máy khoản 3.000 thùng hàng/ngày cho 8 giờ làm việc, nhưng vào mùa cao điểm thì sản lượng tiêu thụ từ 5.000 – 6.000 thùng/ngày, cịn vào mua thấp điểm thì sản lượng tiêu thụ vào khoản từ 1.000 – 2.000 thùng/ngày. Vì cơng suất của nhà máy khơng thể thay đổi trong ngắn hạn và cơng suất nhà máy dư thừa vào mùa thấp điểm, đầu tư cho máy mĩc để thay đổi cơng suất tốn nhiều chi phí nên cơng ty khơng thể chọn chiến lược “thay đổi cơng suất trong ngắn hạn”. Ngồi ra, để vận hành máy mĩc, địi hỏi lao động phải cĩ tay nghề và được đào tạo chuyên mơn nên cơng ty cũng khơng thể chọn chiến lược “thay đổi lao động theo mua vụ” vào mùa cao điểm được. Do đĩ, cơng ty phải chọn kế hoạch tổng hợp “sản xuất để tồn kho” của mùa thấp điểm để phục vụ cho mùa cao điểm. Ngồi ra, cơng ty cũng phải sử dụng kết hợp chiến lược “tăng ca” vào mùa cao điểm để giảm lượng hàng ùn tắc do kho bãi cĩ giới hạn, kho chỉ cĩ thể chứa khoản 120.000 thùng.
Khi cĩ dự báo dài hạn cho 05 năm hay 10 năm, cơng ty phải lên kế hoạch xây dựng kho bãi, nhà máy, nhân lực để phục vụ cho nhu cầu mà khơng phải bị động khi cĩ nhu cầu mà cơng ty khơng đáp ứng được.
3.2.3.3Cải tiến chức năng mua hàng
- Chức năng mua hàng là hoạt động mang lại giá trị gia tăng cao trong chuỗi giá trị của cơng ty, tiết kiệm chi phí tồn kho, tiết kiệm chi phí do giá, nâng cao chất lượng sản phẩm và đáp ứng sản xuất kịp thời. Để đạt được các mục tiêu trên, bộ
phận mua hàng cần phải xây dựng được mối quan hệ với nhà cung cấp thật tốt (giải pháp xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp ở phần 3.2.2.1). Ngồi ra, bộ phân mua hàng cũng cần liên kết với kế hoạch nguyên liệu thật chặt chẽ nhằm đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kịp thời. Bộ phận mua hàng cần tạo điều kiện nhiều hơn cho nhà cung cấp tham gia vào việc thiết kế sản phẩm (đối với những nhà cung cấp xây dựng mối quan hệ cộng tác phối hợp (co-ordinated collaboration) hay mối quan hệ cộng tác liên minh (alliance collaboration) nhằm đơn giản hĩa thiết kế để tiết kiệm nguyên liệu, tăng năng suất và tận dụng xu hướng nguyên liệu mới (và điều này cũng theo chiến lược của cơng ty là dẫn đạo chi phí)
- Hoạt động mua hàng cũng cần đa dạng hĩa nhà cung cấp nhằm giảm thiểu rủi ro khi cĩ nhà cung cấp gặp sự cố rủi ro thì cơng ty cĩ nhà cung cấp dự phịng để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng nguyên liệu kịp thời, khơng làm ngưng trệ do thiếu hụt nguyên liệu.
- Phịng mua hàng cần tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp để chọn các nhà cung cấp cĩ năng lực đáp ứng nhu cầu cho cơng ty đảm bảo giao hàng đúng hạn nhằm giảm thiểu lượng tồn kho an tồn. Như vậy, lượng nguyên liệu tồn kho sẽ được giảm thiểu.
- Cơng ty cĩ kế hoạch mua hàng dài hạn như cĩ kế hoạch năm và cung cấp thơng tin cho nhà cung cấp để nhà cung cấp ổn định giá cả và chuẩn bị đáp ứng nhu cầu của cơng ty kịp thời
- Ngồi ra, cơng tác mua hàng ngồi chức năng của mình, bộ phận mua hàng tham giao tích cực vào quy trình chuỗi cung ứng nội bộ, liên kết chặt chẽ với kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên liệu, tập trung vào lợi ích tổng thể của cơng ty để làm giảm tổng chi phí.
3.2.3.4Cải tiến chức năng sản xuất
Đối với chức năng sản xuất, cơng ty cần quan tâm trong việc phải phân loại các chiến lược sản xuất sao cho phù hợp với chiến lược chuỗi cung ứng như phân loại các mặt hàng nào thì sản xuất theo chiến lược “sản xuất để dự trữ”, mặt hàng nào thì sản
xuất theo chiến lược “sản xuất theo đơn hàng”. Đối với các mặt hàng bán nhanh 20% mặt hàng nhưng chiếm khoản 80% doanh số của tồn cơng ty (Fast Moving Item) thì cơng ty nên chọn chiến lược “sản xuất để tồn kho”, các mặt hàng cịn lại, cơng ty chọn chiến lược “sản xuất theo đơn đặt hàng”. Như vậy, cơng ty sẽ giảm bớt lượng tồn kho thành phẩm cũng như tồn kho bao bì, nguyên liệu nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Ngồi ra, cơng ty cũng áp dụng phương thức “sản xuất tinh gọn” vào trong sản xuất để tối ưu hĩa hoạt động sản xuất.
3.2.3.5Cải tiến chức năng logistics a/ Cải tiến hoạt động quản lý đơn hàng a/ Cải tiến hoạt động quản lý đơn hàng
Hoạt động quản lý đơn hàng cũng là một trong các điểm tiếp xúc của cơng ty với khách hàng. Nĩ là một nhân tố quan trọng để xây dựng liên kết giữa mối quan hệ khách hàng với mối quan hệ nội bộ của cơng ty và cũng là mắt xích để làm cho mối liên kết nội bộ được trơn tru. Khi nhận được đơn hàng, thì đơn hàng phải truyền tải khắp tổ chức từ bộ phận nhận đơn hàng, sản xuất, bộ phận kế hoạch, kho, giao hàng, bộ phận dịch vụ khách hàng, bộ phận kế tốn.. Như vậy, đơn hàng sẽ được các bộ phận liên quan thực hiện. Ngồi ra, bộ phận nhận đơn hàng cịn phải thực hiện chức năng điều phối đơn hàng sao cho đáp ứng được nhu cầu thực của khách hàng, tránh trường hợp nhà phân phối lợi dụng sự biến động thị trường, đặt hàng quá dư thừa để tồn kho gây nên trình trạng mất cân đối và đùn ứ trong chuỗi cung.
b/ Cải tiến hoạt động soạn hàng và kho bãi
Để hoạt động soạn hàng nhanh chĩng đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chĩng và tiết kiệm chi phí, cơng ty cần xây dựng sơ đồ kho và vi tính hĩa hoạt động quản lý kho trên hệ thống máy tính. Nhờ đĩ, cơng ty cĩ thể kiếm sốt được chủng loại hàng tồn kho, vị trí hàng tồn kho, hạn sử dụng nhằm phục cho việc soạn hàng nhanh chĩng và thực hiện nguyên tắc nhập trước xuất trước (tránh trường hợp hàng bị cận hoặc hết hạn sử dụng do kho quản lý khơng nắm được hàng tồn kho theo hạn sử dụng sản phẩm).
Hoạt động của cơng ty là một hoạt động mang tính tổng thể tích hợp các hoạt động riêng lẻ. Hoạt động dịch vụ khách hàng là một khâu quan trọng trong việc tích hợp mối quan hệ nội bộ (ISCM) với mối quan hệ khách hàng (CRM). Do đĩ, cơng ty cần xây dựng bộ phận dịch vụ khách hàng để nhận đơn hàng, trả lời các khiếu nại, các thắc mắc, phản hồi thơng tin tình trạng đơn hàng, thơng báo các thơng tin liên quan đến sản phẩm, các thơng tin hệ thống phân phối, chính sách phân phối, những thơng tin mà cơng ty muốn chuyển đến cho khách hàng cũng như quan tâm đến khách hàng bằng các chương trình chăm sĩc cụ thể trong từng thời điểm cụ thể.
d/ Cải tiến chức năng giao hàng
Hoạt động giao hàng cần xây dựng lịch trình, tuyến giao hàng và cơng suất chở hàng của xe sao cho tổng chi phí là tối ưu nhất. Để đạt được các mục tiêu trên thì bộ phận giao hàng phải liên kết chặt chẽ hơn với sản xuất cũng như bộ phận quản lý đơn hàng để vừa đáp ứng được nhu cầu khách hàng nhanh chĩng, vừa tối thiểu hĩa chi phí giao hàng như kết hợp các đơn hàng trên cùng tuyến đường để hàng đi giao là đầy tải (full load). Hay xây dựng các lịch trình để thơng báo cho khách hàng để khách hàng đặt hàng vào các tuyến mà cĩ thể kết hợp với các khách hàng khác cĩ thể giao hàng đầy tải khi vận chuyển.
Đối với các đơn hàng về Tỉnh thì cơng ty cần hợp tác với một cơng ty giao nhận chuyên nghiệp để outsourcing dịch vụ này cho đối tác thực hiện nhằm đảm bảo hàng hĩa đến tay khách hàng một cách nhanh chĩng nhất.
3.2.4Một số giải pháp tối ưu hĩa tồn kho
- Cải thiện khả năng dự báo nhu cầu: Việc dự báo nhu cầu của cơng ty thường
khơng chính xác là do lấy tình hình hiện tại dự báo cho nhu cầu tương lai nên thường làm dự báo nhu cầu sai lệch so với nhu cầu xảy ra thực tế. Nâng cao dự báo nhu cầu như phần 3.2.3.1
- Giảm thời gian giao hàng: Thời gian giao nguyên liệu hay thành phẩm (lead time) dài cũng là nguyên nhân gây nên nhu cầu thực tế khác biệt với nhu cầu dự báo lớn vì thời gian giao hàng càng dài thì độ sai lệnh dự báo càng cao. Như vậy, để hạn chế tồn kho do nguyên nhân này, doanh nghiệp chủ động chuyển
các nguồn hàng cĩ thời gian giao hàng dài sang nguồn hàng cĩ thời gian giao hàng ngắn hơn (như xem xét thay các nguyên liệu nhập khẩu từ châu Âu cĩ thời gian giao hàng khoản 03 tháng sang châu Á cĩ thời gian giao hàng từ 15 ngày đến 1.5 tháng hay những nguyên liệu nào mà nội địa cĩ thể đáp ứng được thì chọn nguồn nội địa mà tổng chi phí tương đương hay thấp hơn nếu được). Hay thời gian giao hàng của bao bì rút ngắn xuống từ 7 – 10 ngày xuống từ 3 – 5 ngày bằng cách tạo mối quan hệ tốt với nhà cung cấp (Giải pháp 3.5.1 quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp)
- Trưng bày tại điểm bán: Với việc dứ báo nhu cầu quá mức từ các cấp trong
chuỗi cung ứng (từ nhà bán lẻ, nhà phân phối, cơng ty, nhà cung cấp,…) đã gây nên một lượng tồn kho dồn từ cấp này sang cấp khác. Để hạn chế tồn kho do trường hợp này gây nên, chúng ta phải xây dựng chuỗi cung ứng mở rộng hơn, cĩ nghĩa rằng cơng ty phải xây dựng chuỗi cung ứng mở rộng để xây dựng mối quan hệ đến các nhà bán lẻ nhằm xây dựng mơ hình kiểm sốt tồn kho bằng mơ hình kiểm sốt trưng bày tại điểm bán. Tại một điểm bán, cơng ty xây dựng chính sách trưng bày (với lượng tồn kho tại điểm bán bằng số mặt trưng bày nhân với chiều sâu) với mục đích vừa tối ưu tồn kho vừa mang lại hiệu quả trưng bày để giới thiệu sản phẩm. Khi khách hàng mua tại điểm bán thì số lượng tồn kho tại điểm bán giảm xuống, thì nhà bán lẻ đặt hàng cho nhà phân phối bằng số lượng khuyết này (số lượng đã bán), và nhà phân phối đặt hàng cho cơng ty, cơng ty đặt hàng cho nhà cung cấp)
- Phá bỏ chính sách đặt hàng định kỳ: Với nguyên nhân đặt hàng định kỳ cũng
là một trong những yếu tố gây nên tồn kho. Do đĩ, để tối ưu hĩa tồn kho thì cơng ty phải liên kết với nhà phân phối cũng như nhà cung cấp giảm dần đặt hàng theo định kỳ, thay vào đĩ là đặt hàng theo nhu cầu thực.
- Chia nhỏ lơ hàng: Một trong những nguyên nhân gây nên tồn kho quá mức nữa là đặt hàng theo lơ lớn mà nhà cung cấp quy định. Để giảm lượng tồn kho do nguyên nhân này gây ra, cơng ty cần xây dựng lại mối quan hệ với nhà cung cấp nhằm truyền đạt cho nhà cung cấp hiểu rõ lợi ích của việc chia nhỏ lơ hàng nhằm giảm thiểu tồn kho. Hơn nữa, các nhà cung cấp thường quy định số lượng
tối thiểu cho một đơn hàng là theo từng mặt hàng (SKU) để tối thiểu hĩa chi phí vận chuyển. Để giảm thiểu tồn kho quá mức thì cơng ty cần đề xuất nhà cung cấp thay vì đặt hàng với số lượng tối thiểu cho từng mặt hàng SKU thì áp dụng số lượng cho đơn hàng tối thiểu, tức là cơng ty cần gơm nhiều mặt hàng đặt hàng một lần thì vừa đảm bảo chia nhỏ lơ hàng trên từng mặt hàng vừa đảm bảo đơn hàng tối thiểu. Ngồi ra, Cơng ty cần xây dựng mối quan hệ tốt với các cơng ty khác để tạo liên minh mua hàng nhằm kết hợp nhu cầu của nhiều cơng ty mua hàng với số lượng lớn. Sau đĩ, chia nhỏ lơ hàng cho nhiều cơng ty sử dụng. Như vậy, cơng ty vừa mua được giá rẻ vừa giảm thiểu lượng tồn kho. - Kiểm sốt tồn kho tại nhà phân phối: Cuối tháng nhà phân phối hay nhân viên
thường chạy doanh số cuối tháng để đảm bảo chỉ tiêu. Do đĩ, các đơn hàng phát sinh cuối tháng lớn, nhưng khơng xuất phát từ nhu cầu thực tế. Do đĩ, để giảm tồn kho phục vụ cho nhu cầu này, cơng ty cần kiểm sốt định mức tồn kho nhà phân phối để hạn chế các nhà cung phân phối chạy chỉ tiêu cuối tháng khi đặt hàng quá nhiều so với định mức tồn kho.
- Xây dựng chương trình khuyến mãi kéo: Cơng ty thường chạy chương trình
khuyến mãi hay giảm giá cho nhà phân phối nên nhà phân phối thường đặt hàng quá mức để hưởng chương trình làm cho hàng ùn tại nhà phân phối. Để giảm tồn kho trong trường hợp này, cơng ty chưa chú ý nhiều đến việc xây dựng chương trình khuyến mãi giảm giá cho người tiêu dùng cuối cùng. Mà nhu cầu người tiêu dùng cuối cùng mới phản ánh nhu cầu thực. Do đĩ, Cơng ty cần xây dựng các chương trình khuyến mãi cho đến tay người tiêu dùng nhiều hơn để kích thích nhu cầu thực.
- Phối hợp với nhà cung cấp mua hàng với giá bao gồm khấu trừ giảm giá:
Để giảm thiểu tồn kho do cơng ty tận dụng các chương trình khuyến mãi hay giảm giá của nhà cung cấp, cơng ty phải xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung